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1.了解公文的概念、特点及种类。
2.掌握公文的格式。
公文概述
公文有广义和狭义之分。从广义上讲，公文是指党政机关、社会团体、企事业单位在进行公务活动时所使用的体式完整、内容系统的各种书面材料。从狭义上讲，公文主要是指国家行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。本篇主要学习行政公文的写法。
（1）规范和指导作用。公文中有相当一部分是法律、规定、条例和办法，具有法定效力，能规范行为、指导行动。
（2）宣传和教育作用。公文承担着宣传、贯彻国家方针和政策的使命，具有教育群众、统一思想、统一行动的功能。
（3）交流和沟通作用。公文能使国家的各项方针和政策在上下级机关、平行机关间传递。通过沟通与交流，各部门相互配合，步调一致。
（4）凭证和依据作用。公文是办理公务的凭证和依据。离开了行政公文，各级机关就难以开展正常有序的工作。
法定的权威性主要表现在两个方面：一是具有法定的作者，即制成者和发布者均是依法成立、合法存在的，是依法行使职能权利和履行义务的机关及其领导人，以领导者的名义发文时必须在个人名字前冠以机关的名称与领导职务；二是具有法定的效用，制发公文是行使法定职权的行为，因此对于受文对象来说，公文具有法定的权威和效用，必须遵照执行。
明确的政策性是由行政公文的政治内容决定的。党政机关的行政管理活动，如发布行政法规、宣布重大强制性行政措施、传达国家的方针政策等，都具有明确的政策性。
公文的效用具有时间性，也就是所说的时效。公文必须及时下发或上达，迅速地解决公务活动中的实际问题。超过一定时间，公文就失去了解决现实问题的效用。因此，行政公文在某一特定时间发挥作用，不具备永久的效用。
程式是编制和办理公文的一系列方法、程序与格式。行政公文具有不同于一般文章的规范的程式。2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《党政机关公文处理工作条例》，对公文种类、公文格式、行文规则、公文拟制、公文办理和公文管理进行了明确的规定，要求各单位遵照执行。
公文有多种分类方法，如表2-1所示。
表2-1 公文的种类
公文的格式分为版头、主体、版记三部分。
公文首页红色分隔线以上的部分称为版头。版头约占版面的1/3，包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。
版头中各要素的含义及格式要求如表2-2所示。
表2-2 版头中各要素的含义及格式要求
注：如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，则应按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
公文首页红色分隔线（不含）以下至公文末页首条分隔线（不含）以上的部分为主体。主体包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。
主体中各要素的含义及格式要求如表2-3所示。
表2-3 主体中各要素的含义及格式要求
续表
公文末页首条分隔线（含）以下，末条分隔线（含）以上的部分称为版记，包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素。
版记中各要素的含义及格式要求如表2-4所示。
表2-4 版记中各要素的含义及格式要求
公文的版式如图2-1所示。
图2-1 公文的版式
注：①版心虚线框仅为示意，在印制公文时并不印出；实线框为纸边。
②有关页码的具体规定可参考《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）。