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WPS Office是一款功能强大且应用广泛的常用办公软件。支持文字文档、电子表格、演示文稿、PDF文件等多种办公文档的处理，并集成了一系列适应现代办公需求的云服务，是提升办公效率的一站式融合办公平台。本章对WPS Office的基础功能进行详细介绍。
WPS Office 2019将多款常用办公软件融合为一体，不管对哪个软件进行操作都需要先启动WPS Office，通过“首页”界面新建、访问以及管理文档。
启动WPS Office 2019之后，会自动打开“首页”界面。后续的工作任务需要从“首页”界面开始。当想要新建各类文档时，可以在“首页”界面单击“新建”按钮，如图1-1所示。
图1-1
当前窗口中随即打开“新建”页面，通过页面顶端的文字、表格、演示等按钮可选择要创建的文档类型。例如，想要新建文字文档，则单击“文字”按钮。WPS提供了多种创建文档的方式，用户可以根据需要新建空白文档，或创建模板文档等，如图1-2所示。
图1-2
在WPS“首页”界面单击“打开”按钮，在随后弹出的对话框中可以找到保存于计算机中的文档。另外，“首页”界面还会显示最近使用过的不同类型的文档，双击即可打开相应文档，如图1-3所示。
图1-3
文件导航栏中包含最近、星标、共享、我的云文档、常用等选项，作用如下。
在WPS“首页”界面可以对文档进行管理，例如复制、移动、分享、重命名、添加到指定位置等。
在任意文档列表中，将光标停留在文件夹或文档选项上时，该选项的右侧会显示“进入多人编辑”“分享”“星标”以及“更多操作”按钮，通过这些按钮可快速执行相应操作，如图1-4所示。
图1-4
单击“更多操作”按钮，或右击选项，在弹出的快捷菜单中还可以执行打开、重命名、复制、复制或移动到指定文档列表、打开历史版本、添加星标、固定到“常用”等操作，如图1-5所示。
单击文档选项，窗口右侧会弹出一个窗格，窗格中会根据文档类型显示不同的选项。例如，选择的文档为演示文稿时，窗格中除了显示文件信息以及“分享”按钮，还会提供“输出为PDF”“转图片格式PPT”“输出为图片”等选项，如图1-6所示。
图1-5
图1-6
可以为重要的文档添加星标，以便快速查找和编辑文档内容，操作如下。
Step 01
在WPS“首页”界面打开“最近”页面，将光标移动到需要添加星标的文件选项上方，随后单击其右侧的
图标，如图1-7所示。
Step 02 在弹出的对话框中选择文件的存储位置，单击“上传”按钮，如图1-8所示。上传成功后，在存储位置即可快速找到被添加了星标的文件。
图1-7
图1-8
WPS所融合的多款办公软件，其工作界面的基本构成有很多共通处。特别是文字、表格和演示编辑界面拥有相同的结构，如图1-9～图1-11所示。
图1-9
图1-10
图1-11
“文件”按钮位于软件界面的左上角，单击“文件”按钮，可展开文件菜单，文件菜单中包含常用的新建、打开、保存、打印等命令。另外还提供“最近使用”列表，方便用户快速打开最近使用过的文档，如图1-12所示。
图1-12
快速访问工具栏位于“文件”按钮右侧，用于放置使用率较高的命令。该区域默认包含“保存”
、“输出为PDF”
、“打印”
、“打印预览”
、“撤销”
以及“恢复”
6个命令按钮，如图1-13所示。
图1-13
单击自定义访问工具栏最右侧的
按钮，通过在下拉列表中提供的选项，可向“自定义快速访问工具栏”中添加或删除常用命令，或调整快速访问工具栏的显示位置，如图1-14所示。
图1-14
WPS利用“选项卡”对不同功能的命令进行分类整理，放置命令的区域称为“功能区”。通过切换选项卡可以快速切换不同的功能区，如图1-15所示。
图1-15
当对文档中的某些对象执行操作时，选项卡区域会显示针对所选对象的上下文选项卡。例如在文档中插入形状后，选中形状，便会出现“绘图工具”上下文选项卡，如图1-16所示。
图1-16
当屏幕空间不足时，可以折叠功能区，以便增加编辑区的显示范围。具体操作方法如下。
Step 01
单击窗口右上角的“
”按钮，如图1-17所示，即可隐藏功能区。
图1-17
Step 02
功能区被折叠后，单击
按钮可将功能区重新显示出来，如图1-18所示。
图1-18
协作状态区由3部分组成，分别为协作成员区域、文档状态区域（按钮）以及协作入口区域，如图1-19所示。
图1-19
协作状态区的各组成部分具体说明如下。
文档编辑区域位于界面的中间，用于编辑和展示文档内容。不同的文档类型，其编辑区域的形态也有所差别，如图1-20～图1-22所示。
图1-20
图1-21
图1-22
状态栏位于窗口的最底部，用于显示文档状态信息以及存放视图的控制按钮，由状态信息区、护眼模式按钮（仅限WPS文档和WPS表格）、视图切换区以及缩放比例控制区4部分组成，如图1-23所示。
图1-23
状态栏中各组成部分的具体说明如下。
按钮显示最佳比例，单击
按钮全屏显示。
任务窗格位于窗口右侧，单击其中的按钮可以展开或折叠对应的窗格，如图1-24所示。单击任务窗格底部的
按钮，可以打开“任务窗格设置中心”对话框，如图1-25所示。在该对话框中开启或关闭指定的功能开关，可向任务窗格中添加或删除相应的命令按钮。
每个WPS账户都用于专属的云空间，云空间主要用来存储文档或其他类型的文件。在WPS“首页”界面单击“我的云服务”文字链接，如图1-26所示。打开“我的云服务”标签，在该标签中可以了解到当前账号的云空间使用情况，通过单击页面左下角的文字链接还能够了解更多云服务的相关内容，如图1-27所示。
图1-26
图1-27
保存在计算机中的文件或文件夹可上传到云空间，也可以直接将新建的文档保存到云空间。在WPS“首页”界面打开“我的云文档”，单击右上角的“新建”按钮，在展开的列表中可以新建文档、新建文件夹或上传文件和文件夹到云空间，如图1-28所示。
图1-28
除了将文件或文件夹上传到云空间，还可以将计算机中的文件备份同步到云端，从而免去手动上传备份文件或将文件存储在U盘中的麻烦。
在WPS“首页”界面顶部单击
按钮，在展开的列表中选择“设置”选项，如图1-29所示。打开“设置中心”标签，在“工作环境”组中打开“文档云同步”开关，如图1-30所示。此后在WPS中查看或编辑过的文档便会被自动备份至云文档。
图1-29
图1-30
WPS可以将计算机中的文件夹同步到WPS云空间，完成同步后只需登录WPS账号，即可在计算机或其他移动设备中查看同步文件夹中存储的全部内容。
Step 01 右击需要同步的文件夹，在弹出的快捷菜单中选择“自动同步文件夹到‘WPS云文档’”选项，如图1-31所示。
Step 02 在随后弹出的对话框中单击“立即同步”按钮，即可让文件夹与WPS云空间中的文件夹保持一致，如图1-32所示。后续的文件更新、新增或删除文件、文件的重命名等，将同步到WPS云空间。
图1-31
图1-32
WPS网盘是WPS云服务提供的云盘工具，可以用来存储和管理WPS云空间中各种类型的文档。在计算机中打开“此电脑”对话框，可以找到“WPS网盘”入口，如图1-33所示。
图1-33
若“此电脑”对话框中不显示“WPS网盘”入口，可以在WPS“首页”界面单击“我的云服务”文字链接，如图1-34所示。打开“我的云服务”标签，在该标签中单击“WPS网盘”按钮，打开WPS网盘，如图1-35所示。
图1-34
图1-35
为了保证数据安全，WPS云文档为用户提供了数据恢复功能。在WPS中编辑过的文档会按照顺序自动保存到“历史版本”中。通过“历史版本”即可快速恢复指定时间段编辑过的版本。
Step 01 在WPS“首页”界面右击文件选项，在弹出的快捷菜单中选择“历史版本”选项，如图1-36所示。
Step 02 弹出如图1-37所示的“历史版本”对话框，该对话框中会显示所有历史版本，单击“恢复”按钮，可恢复相应历史版本。
图1-36
图1-37
WPS云文件被删除后会自动进入“回收站”。若要恢复被删除的云文件，可以在“回收站”中进行操作。
在WPS“首页”界面单击“回收站”按钮，在打开的页面中可以看到被删除的云文件，右击要恢复的文件，在弹出的快捷菜单中选择“还原”选项，即可将所选文件恢复到删除之前的位置，如图1-38所示。
图1-38
WPS文档可以不受时间和地点的限制，以链接的形式与他人共享文档信息。另外还可以创建团队或多人协作共同编辑同一文档，从而提高工作效率。
WPS以分享的形式实现云文档的共享。共享文档的方法不止一种，下面介绍几种常用的方法。
方法一：在WPS“首页”界面选择要分享的文档，然后单击右侧的“分享”按钮进行分享，如图1-39所示。
图1-39
方法二：在WPS“首页”界面右击文档选项，在弹出的快捷菜单中选择“分享”选项进行分享，如图1-40所示。
图1-40
方法三：在WPS“首页”界面选中并单击打开文档选项，通过单击右侧窗格中的“分享”按钮进行分享，如图1-41所示。
图1-41
方法四：打开文档，单击窗口右上角的“分享”按钮进行分享，如图1-42所示。
图1-42
通过上述任意一种方式执行“分享”操作，系统随即会弹出一个对话框，在对话框中可选择共享的具体方式。
Step 01 在对话框中，保持默认选中的“任何人可编辑”单选按钮，单击“创建并分享”按钮，如图1-43所示。
Step 02 对话框中随即自动生成链接，单击“复制链接”按钮，如图1-44所示。将链接发送给其他人，便可实现文件的共享。
图1-43
图1-44
当需要多人协作共同编辑一份文档时，可以启用“多人编辑”模式，然后对文档进行共享。
Step 01 在WPS“首页”界面右击需要多人编辑的文档选项，在弹出的快捷菜单中选择“加入多人编辑”选项，如图1-45所示。
图1-45
Step 02 文档随即进入在线编辑状态，单击窗口右上角的“分享”按钮，如图1-46所示。
图1-46
Step 03 在弹出的窗口中单击“复制链接”文本，并将链接发送给他人，对方打开链接后即可同时编辑该在线文档，如图1-47所示。通过当前窗口底部提供的聊天软件图标可生成相应的二维码，用户也可通过发送二维码分享当前文档，如图1-48所示。
图1-47
图1-48
1．Q：分享文档时如何限制不让他人下载、另存或打印？
A： 通过1.4.1节介绍的任意一种方式执行“分享”操作，在弹出的对话框中单击“高级设置”按钮，如图1-49所示。在随后弹出的对话框中打开“禁止查看者下载、另存和打印”开关，即可限制他人操作，如图1-50所示。
图1-49
图1-50
2．Q：如何新建在线文档？
A： 打开“新建”标签，选择好文档类型，例如需要创建“WPS表格”的在线文档，则单击“表格”按钮，在打开的界面中单击“新建在线文档”按钮，如图1-51所示。打开“新建表格”标签，继续单击“空白表格文档”按钮，如图1-52所示，即可创建一份空白的在线文档。
图1-51
图1-52
3．Q：当WPS窗口中打开了很多文档时，如何将指定的文档独立出来？
A： 将光标移动到标签区域，并停留在指定文档标签上方，如图1-53所示。按住鼠标左键向标签区域以外的位置拖动，即可将该文档独立出来。
图1-53