1.1 熟悉Word界面环境

在使用Word编辑和排版文档之前，首先需要熟悉Word程序的界面环境，并可根据个人操作习惯，对Word界面进行自定义设置，从而提高操作效率。

1.1.1 Word界面整体结构

Word界面由标题栏、快速访问工具栏、功能区、“文件”按钮、内容编辑区、状态栏等部分组成，如图1-1所示。

● 标题栏：显示当前打开的Word文件的名称（例如“文档1”）和Word程序的名称。

● 快速访问工具栏：排列着一个或多个按钮，单击这些按钮可以快速执行Word命令。默认只显示“保存”“撤销”和“恢复”3个命令，用户可以在快速访问工具栏中添加更多的命令或删除不需要的命令。

● 功能区：功能区是一个与Word窗口等宽的矩形区域，由多个选项卡组成，Word中的大量命令按照类别分布在这些选项卡中。用户可以在功能区中添加新的选项卡，并可自由组织选项卡中包含的命令。

● “文件”按钮：单击“文件”按钮，在打开的菜单中包含与文件操作有关的命令，例如新建、打开、保存、打印等。

● 内容编辑区：用户在Word文件中输入、编辑和排版的内容都位于内容编辑区中。当内容太多而无法完全显示在窗口中时，可以拖动水平滚动条或垂直滚动条上的滑块来查看未显示的内容。

● 状态栏：显示Word文档中的一些状态信息，例如当前显示的页面的页码以及文档的总页数。

1.1.2 快速访问工具栏

在Word程序中打开一个文档后，Word程序窗口的顶部将显示该文档的名称和Word程序的名称，该部分称为“标题栏”。快速访问工具栏默认位于标题栏的左侧，其中包含一些命令，它们以按钮的形式显示，单击这些按钮将执行相应的Word命令，如图1-2所示。

快速访问工具栏默认位于功能区的上方，可以将其显示到功能区的下方，只需右击快速访问工具栏，在弹出的菜单中选择“在功能区下方显示快速访问工具栏”命令，如图1-3所示。

1.1.3 功能区

功能区位于Word窗口标题栏的下方，它是一个横向贯穿整个Word窗口的矩形区域，如图1-4所示。在功能区中包含多个选项卡，每个选项卡的名称显示在选项卡的上方，例如“开始”选项卡、“插入”选项卡。单击选项卡的名称将激活相应的选项卡，并使其中的命令显示在功能区中，然后可以执行其中的命令。

在功能区的各个选项卡中包含很多Word命令，每个选项卡中的命令按照功能划分为多个组。例如，“布局”选项卡中的命令分为“页面设置”“段落”和“排列”3个组。

功能区中的命令分为多种类型，有可以直接单击就能执行操作的“按钮”，例如“开始”选项卡中的“格式刷”按钮，如图1-5所示；也有可以从多个选项中选择其中之一的“下拉列表”和“单选钮”，例如“开始”选项卡中的“字体”下拉列表，如图1-6所示；还有可以同时勾选多个选项的“复选框”，例如“视图”选项卡中的几个复选框，如图1-7所示。

在某些组的右下角有一个“对话框启动器” 按钮，如图1-8所示。单击该按钮将打开一个对话框，其中包含该按钮所在的组中的所有命令和选项，以及并未显示在组中的选项。例如，在“开始”选项卡中单击“字体”组右下角的 按钮，将打开“字体”对话框。

如需扩大内容编辑区的空间，可以将功能区折叠起来，只需双击功能区中任意一个选项卡的名称，此时将只显示选项卡的名称，而不会显示选项卡中的命令，如图1-9所示。在功能区折叠的状态下单击任意一个选项卡的名称，将临时显示选项卡中的命令；单击其他位置时，选项卡会再次折叠起来。

1.1.4 状态栏

状态栏位于Word窗口的底部，如图1-10所示。状态栏的左侧显示了当前文档的一些相关信息，例如当前显示在窗口中页面的页码以及文档的总页数；右侧提供了用于调整页面显示比例和视图切换的控件，使用这些控件可以调整页面的显示比例，以及在不同的视图之间切换。

1.1.5 视图

视图是为完成特定任务提供的便捷操作环境，不同的视图提供了用于完成特定任务的命令和工具。Word有5种视图：页面视图、大纲视图、草稿视图、阅读视图、Web版式视图。可以使用以下两种方法在不同视图之间切换：

● 单击状态栏右侧的视图按钮，如图1-11所示。

● 单击功能区的“视图”选项卡中的视图按钮，如图1-12所示。

动手实践 自定义设置Word界面

为了让Word界面符合个人操作习惯，用户可以将自己常用的命令添加到快速访问工具栏和功能区中，以便加快命令的执行速度，提高操作效率。

1 自定义设置快速访问工具栏

单击快速访问工具栏右侧的下拉按钮 ，弹出如图1-13所示的菜单，其中带有对钩标记的命令表示已被添加到快速访问工具栏。选择没有对钩标记的命令，即可将其添加到快速访问工具栏。如果选择带有对钩标记的命令，则会将其从快速访问工具栏中删除。

如需将功能区中的命令添加到快速访问工具栏，可以右击功能区中的某个命令，在弹出的菜单中选择“添加到快速访问工具栏”命令，如图1-14所示。

如需添加的命令不在功能区中，可以右击快速访问工具栏，在弹出的菜单中选择“自定义快速访问工具栏”命令，打开“Word选项”对话框的“快速访问工具栏”选项卡，在左侧的下拉列表中选择“不在功能区中的命令”，如图1-15所示。

在左侧下方的列表框中将显示“不在功能区中的命令”类别中的命令，选择要添加的命令，然后单击“添加”按钮，即可将该命令添加到右侧的列表框中，如图1-16所示。位于右侧列表框中的命令都会显示在快速访问工具栏中，单击“上移”按钮 或“下移”按钮 可以调整命令的排列顺序。

使用以下两种方法可以删除快速访问工具栏中的命令：

● 在快速访问工具栏中右击要删除的命令，然后在弹出的菜单中选择“从快速访问工具栏删除”命令。

● 打开“Word选项”对话框的“快速访问工具栏”选项卡，在右侧的列表框中选择要删除的命令，然后单击“删除”按钮。

2 自定义设置功能区

自定义设置功能区的方法与自定义快速访问工具栏类似，右击功能区，在弹出的菜单中选择“自定义功能区”命令，打开“Word选项”对话框的“自定义功能区”选项卡，在左侧的下拉列表中选择命令所在的位置，然后在下方的列表框中选择所需的命令，再在右侧的列表框中选择一个组，单击“添加”按钮，即可将所选命令添加到选中的组中。

自定义功能区时，通过使用“新建选项卡”“新建组”和“重命名”3个按钮，如图1-17所示，既可以在Word默认的选项卡中创建新的组，并将所需命令添加到新建的组中，又可以创建新的选项卡，并在新建的选项卡中创建新的组，然后将所需命令添加到组中。无论哪种情况，都可以修改选项卡、组和命令的名称。