前言

党的二十大报告提出：教育、科技、人才是全面建设社会主义现代化国家的基础性、战略性支撑。必须坚持科技是第一生产力、人才是第一资源、创新是第一动力，深入实施科教兴国战略、人才强国战略、创新驱动发展战略，开辟发展新领域新赛道，不断塑造发展新动能新优势。

近年来，职业教育课程不断改革、办公软件不断升级，教学方式也在不断调整。为提高教学质量和效率，持续推进教育领域的数字化改革，使学生具备在信息技术社会中的办公自动化能力，我们认真总结了以往的教材编写经验，用了多年时间深入调研各地、各类院校的教材需求，组织了优秀的、具有丰富教学经验和实践经验的编者团队编写了本书。

本书本着“工学结合”的原则，力求帮助各类院校快速培养优秀的技能型人才。本书在教学方法、教材特点和教学资源3个方面体现出了特色。

教学方法

本书按照“情景导入→目标指导→课堂知识→项目实训→课后练习→技能提升”式教学法，将职业场景、软件知识、行业知识有机整合，各个环节环环相扣、浑然一体。

● 情景导入： 以日常办公场景展开，以主人公的实习情景模式为例引入项目教学主题，让学生了解相关知识点在实际工作中的应用情况。本书中设置的主人公如下。

米拉：职场新人。

老洪：米拉的直接领导，职场的引入者。

● 目标指导： 每个项目都从学习目标、技能目标和素质目标3个方向为学生提供目标指导，让学生可以带着目标学习，明确学习目的，提升学习效果。

● 课堂知识： 具体讲解与项目相关的各个知识点，并尽可能通过实例、操作的形式将难以理解的知识展示出来。在讲解过程中，穿插有“知识补充”和“操作提示”小栏目，以提升学生的软件操作技能，拓宽知识面。

● 项目实训： 结合课堂知识及实际工作需求进行综合训练。因为综合训练注重培养学生的自我总结和学习能力，所以在项目实训中，本书只提供适当的操作思路及步骤提示以供学生参考，要求学生独立完成操作，以充分训练学生的动手能力。

● 课后练习： 结合项目内容给出难度适中的练习题和上机操作题，让学生强化和巩固所学知识。

● 技能提升： 以项目讲解的知识为主导，帮助有需要的学生深入学习相关知识，达到融会贯通的目的。

教材特点

根据现代职业院校的教学方向和教学特色，我们对本书的编写体系做了精心的设计，本书具有以下特点。

● 立德树人，融入实际： 本书精心设计，因势利导，依据专业课程的特点采取了恰当方式自然融入工匠精神、创新思维等元素，注重挖掘其中的职业素养，体现爱国情怀，培养学生的创新意识，将“为学”和“为人”相结合。

● 校企合作，双元开发： 本书由学校教师和企业工程师共同开发，由企业提供真实项目案例，由常年深耕教学一线且有丰富教学经验的教师执笔，将项目实践与理论知识相结合，体现了“做中学，做中教”等职业教育理念，保证了本书的职教特色。

● 精选案例，产教融合： 本书以情境导入，将职业场景、软件知识、行业知识有机整合，帮助学生牢固掌握办公自动化相关知识，并通过实训对知识进行融会贯通，提高学生的实际应用能力。

● 创新形式，配备微课： 本书针对重点、难点知识录制了微课视频，学生可以利用计算机和移动终端学习，实现了线上、线下混合式教学。

教学资源

本书的教学资源包括以下4个方面的内容。

● 素材文件与效果文件： 包括书中课堂案例所涉及的素材文件与效果文件。

● 模拟试题库： 包含题型丰富的练习试题，教师可自行组合出不同的试卷进行测试。

● PPT课件和教学教案： 包括PPT课件和Word文档格式的教学教案，以便教师顺利开展教学工作。

● 拓展资源： 包括各类办公文档模板、办公设备高清图片等。

特别提醒：读者可访问人邮教育社区（www.ryjiaoyu.com）搜索本书书名下载上述教学资源。

本书涉及的所有案例、实训、讲解的重要知识点都配有二维码，读者只需要用手机扫码即可查看对应的操作演示，以及知识点的讲解内容，方便读者灵活运用碎片时间，即时学习。

本书由郭芳、王欢、白会肖任主编，孟志达、周东朝、黄焱任副主编。虽然编者在编写本书的过程中倾注了大量心血，但恐百密之中仍有疏漏，恳请广大读者不吝赐教。

编者
2023年1月 VS8ZMMzoJsyGpTTXNmcd359Uk8uoSDm6YGvHPPFdukI8Geqnb6ZAzReou63aLoWG

项目一
认识办公自动化与操作平台

情景导入

米拉大学毕业后，在某公司应聘上了行政助理一职。在入职的第一天，作为部门领导的老洪就带领米拉熟悉了公司的业务，认识了行政部的同事，并介绍了今后的工作环境。为了让米拉尽快适应工作，老洪向米拉提出了一些问题。

老洪：米拉，你知道什么是办公自动化吗？

米拉：我知道，办公自动化是现在常用的一种办公方式，它不仅可以实现办公事务的自动化处理，还可以极大地提高个人或者群体的工作效率。

老洪：说得不错，那今天你先熟悉一下我们公司办公系统相关的软/硬件设施，巩固一下计算机操作系统的使用方法，之后给你安排具体工作。

米拉：好的，我知道了，我会努力学习的。

学习目标

技能目标

●能够对办公自动化实现的功能和技术支持有深入的了解。

素质目标

●培养办公室人员应具备的基本素质，提高信息技术素养。

●可以根据不同需求完成自动化办公，并保证任务完成的完整性与规范性。 VS8ZMMzoJsyGpTTXNmcd359Uk8uoSDm6YGvHPPFdukI8Geqnb6ZAzReou63aLoWG

任务一
认识办公自动化

米拉了解到，办公自动化（Office Automation，OA）也称为无纸化办公，是一种将现代化办公和计算机技术结合起来的新型办公方式，也是信息化社会的必然产物。实现办公自动化，可以优化现有的管理组织结构、调整管理体制，在提高效率的基础上提升协同办公的能力。

一、任务目标

本任务将介绍办公自动化的基础知识。通过本任务的学习，读者可以了解办公自动化的特点、办公自动化的技术支持，以及办公自动化系统的软、硬件。

二、相关知识

事实上，办公自动化需要多方面的知识积累和技术支持。

（一）办公自动化的特点

一般来讲，办公自动化具有以下4个方面的特点。

● 集成化： 软、硬件及网络的集成，人与系统的集成，单一办公系统与社会公众信息系统的集成组成了“无缝集成”的开放式办公自动化系统。

● 智能化： 面向日常事务处理，能辅助人们完成智能性劳动，如汉字识别、辅助决策等。

● 多媒体化： 包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。

● 运用电子数据交换： 通过电子方式，采用标准化的格式，利用计算机网络在计算机间进行数据交换和自动化处理。

（二）办公自动化的技术支持

办公自动化离不开各种技术的支持，其中，网络通信技术、计算机技术、人工智能技术、大数据技术、云计算技术等是办公自动化中较为重要的技术。

1.网络通信技术

利用网络通信技术可以通过计算机和网络通信设备对图形和文字等形式的资料进行搜集、存储、处理和传输等，使信息资源达到充分共享。例如，在办公时，可以使用网络通信技术对各种信息进行搜集、处理，并实现信息的实时共享，提升办公效率。

2.计算机技术

计算机的出现使人类迅速步入信息社会。计算机既是一门学科，也是一种能够按照指令对各种数据和信息进行自动加工和处理的电子设备，办公自动化离不开计算机。计算机技术是指计算机领域中所运用的技术方法和技术手段，包括硬件技术、软件技术和应用技术等。计算机技术是办公自动化技术的核心之一。在众多计算机技术中，字符编码技术和多媒体信息技术是信息存储、传递和分享的常见技术。

3.人工智能技术

人工智能（Artificial Intelligence，AI）是解释和模拟人类智能、智能行为及其规律的学科。其研究的主要目标在于研究用机器来模仿和执行人脑的某些智能，探究相关理论和研发相应技术，如判断、推理、识别、感知、理解、思考、规划、学习等思维活动。

如今，人工智能技术已经渗透到人们日常生活的方方面面，如微软的Cortana、百度的度秘等智能助理和智能聊天类应用就是常见的人工智能应用，甚至一些简单的、带有固定模式的资讯类新闻也是由人工智能来推送的。

4.大数据技术

大数据就是巨大量的数据，大数据技术就是应用巨大量数据的技术。在办公中使用大数据技术通常需要在办公自动化系统中建立强大的数据中心，然后对各种数据进行采集、分析、整理，最后汇总成有价值的信息，为最终决策提供参考和帮助。

5.云计算技术

云计算又称为网格计算，使用云计算技术可以在很短的时间内处理巨大量的数据，从而实现强大的网络服务。云计算技术已经被广泛应用到办公自动化领域，云办公、云存储等云计算功能的开发和应用极大地提升了办公效率，并为真正实现自动化办公提供有效的平台。

（三）办公自动化系统的硬件和软件

办公自动化系统由硬件和软件组成，硬件即计算机和外部设备等实体，软件即安装在计算机上的各种程序。

1.硬件

办公自动化系统硬件部分主要由主机、输入/输出设备、控制设备和各类功能卡等组成，在实际应用中可以根据需求决定除主机外其他设备的取舍，而无须将所有的设备都购置和接入。

● 主机： 主机是计算机硬件的载体。计算机自身的重要部件都放置在主机内，如主板、硬盘等，其外观如图1-1所示。

● 电源： 电源是计算机的供电设备，为计算机中的其他硬件（如主板、硬盘等）提供稳定的电压和电流，使硬件正常工作，其外观如图1-2所示。

● 主板： 主板又称为主机板、系统板或母板，主板上集成了各种电子元件和电路系统等。主板是影响计算机工作性能的主要部件之一，其外观如图1-3所示。

● 中央处理器： 中央处理器（Central Processing Unit，CPU）是计算机系统的运算和控制核心，其外观如图1-4所示。

● 外存储器： 外存储器是计算机的重要存储设备之一，常见的外存储器有硬盘、磁带、U盘等。其中硬盘通常分为机械硬盘和固态硬盘两种，固态硬盘存取数据的速度更快，常用作系统盘。图1-5所示为机械硬盘。

● 内存储器： 内存储器用于临时存放数据和协调中央处理器的处理速度，其外观如图1-6所示。

● 显示器： 显示器是计算机重要的输出设备，办公中普遍使用轻便且能有效地减少辐射的液晶显示器，其外观如图1-7所示。

● 网卡： 网卡又称为网络适配器，是网络和计算机之间接收和发送数据信息的设备。网卡分为集成网卡和独立网卡两种，独立网卡的外观如图1-8所示。

● 显卡： 显卡又称为显示适配器或图形加速卡，主要用于计算机中的图形与图像的处理和输出，其外观如图1-9所示。

● 键盘和鼠标： 键盘和鼠标是基本的输入设备，用户可通过它们向计算机发出指令进行各种操作，其外观分别如图1-10、图1-11所示。

● 音箱和耳机： 音箱和耳机是主要的声音输出设备，通过它们，用户在操作计算机时才能听到声音，其外观分别如图1-12、图1-13所示。

2.软件

软件是指安装在计算机上的各种程序，根据功能的不同可分为系统软件和应用软件两种。

● 系统软件： 系统软件是指控制和协调计算机及外部设备，支持应用软件开发和运行的系统，其中常用的是Windows操作系统和国产的银河麒麟、红旗Linux、中兴新支点、深度（deepin）、中标麒麟Linux等，计算机只有在安装系统软件后，才能为其他软件提供使用平台。

● 应用软件： 应用软件是指一些具有特定功能的软件，这些软件能够帮助用户完成特定的任务，如WPS Office办公软件是多数办公用户首选的专业软件，钉钉是一款专为企业员工打造的办公软件，腾讯微云是一款用于管理各种文件的软件。

三、任务实施

（一）连接计算机外部设备

在日常办公中，人们大多使用台式计算机，因为台式计算机屏幕较大，适合长时间办公，且散热更好。下面连接台式计算机的外部设备，其具体操作如下。

（1）将鼠标和键盘的连接线插头对准主机中主板对外接口的USB接口中，然后再将显示器配置的数据线插头插入主机中主板对应的接口中（这里的显示器数据线采用HDMI），如图1-14所示。

（2）将计算机电源线插头连接到主机的电源接口中，并按下电源的开关（“〇”表示打开；“—”表示关闭），如图1-15所示。

（3）将显示器包装箱中配置的电源线一头插入显示器电源接口中，再将显示器数据线的另外一个插头插入显示器后面的接口中，如图1-16所示。

（4）将显示器电源线插头插入插线板中，再将主机电源线插头插入插线板中，如图1-17所示。

（二）启动和关闭计算机

连接好计算机后，若要使用计算机进行办公，则需要启动计算机，进入操作系统，并在任务完成后关闭计算机。下面启动和关闭计算机，其具体操作如下。

（1）接通电源后，按下主机上的电源开关，启动计算机，进入Windows 10操作界面，如图1-18所示。

（2）单击任务栏中的“开始”按钮 ，在打开的菜单中选择“电源”选项，在打开的列表中选择“关机”选项，如图1-19所示，关闭计算机。