2.3 账套管理

账套是用于存放企业财务和业务数据的特定载体。用友ERP系统所提供的是管理平台和管理工具，企业用户在购买软件后必须根据企业的业务管理和核算需要进行个性化的设置，以使软件功能与企业的具体业务相衔接。这就好比从市场上买来了账簿，必须通过立账，在账簿中定义账簿的具体记录内容，才能使账簿真正成为业务核算的载体。

用友ERP-U8允许同时建立多个账套，一个账套代表一个独立的企业资源管理系统，所以当企业使用用友ERP-U8时，首先要做的就是建立一个账套以作为企业资源管理的专用系统，依托这个专用系统存放自己的业务数据，并且在业务发生时通过这个专用系统进行操作和数据处理。

用友ERP-U8有账套和年度账之分。账套是用来管理某企业所有业务和核算数据的，而年度账是分年度分别管理该企业的某年度业务和核算数据的。一个账套内可以建立多个年度账。在输出账套时，如果该账套中只保存有一年的业务信息，则输出内容为该账套的账套信息和该年度的业务和核算信息；如果该账套中保存有多年的业务信息，则输出内容为该账套的账套信息和所有年度的业务和核算信息。

管理也分为账套管理和年度账管理，功能包括建立账套、修改账套、输出账套（即备份账套）、引入账套等。其中，年度账管理由账套主管承担，系统的账套管理除了修改账套必须由账套主管承担外，其他的账套管理操作均由系统管理员执行。

2.3.1 建立账套

建立账套就是利用ERP系统在计算机上建立一套独立、完整的企业资源管理系统，账套的建立标志着企业在软件上已有了专门为企业服务的企业资源管理系统。一般的商业性ERP系统允许使用多个账套。在用友ERP-U8中，每个账套用一个账套号和一个账套名称来表示，账套号不能重复，账套号和账套名称是相互对应的。账套号可以由用户自由选择，也可以由系统按顺序自动排序编号。

【例2-2】 按以下资料创建一个企业账套。

账套号：001。

账套名称：上海市AAA服装有限公司。

启用日期：2023年9月。

单位地址：上海市青年路10号。

税号：01000。

联系电话：021-55556666。

企业类型：工业。

行业性质：2007年新会计制度科目（建账时按行业性质预留会计科目）。

账套主管：demo。

进行经济业务处理时，需要对存货、客户、供应商进行分类，有外币核算。

科目编码级次为4-2-2-2，其他编码方案采用系统默认设置。

数据精度定义的小数位采用系统默认设置，均为2。

操作步骤如下。

（1）系统管理员注册进入系统管理后，执行菜单栏中的【账套】/【建立】命令，弹出【创建账套】对话框，单击 按钮，弹出【创建账套-账套信息】对话框，依次输入新建账套的账套号、账套名称等相关内容，然后单击 按钮，如图2-3所示。

说明

● 已存账套：单击 按钮，打开下拉框，可以看到系统已存的账套情况。

● 账套号：输入新账套的编号。新建账套时，系统自动从“001”号开始编号，账套号不能重复。

● 账套名称：用于输入本单位的名称。

● 账套路径：新建账套的数据库文件在计算机中存放的相对位置。系统默认的路径是“C:\U8SOFT\Admin”，用户可以单击 按钮，重新选择账套路径，或者直接手工输入。

● 启用会计期：新设置的账套将被启用的时间。规定启用会计期是为了确定计算机核算方式下总账系统核算的起始点。一般会计期具体到月份，软件默认的日期为计算机系统的时间。会计期设定后将不能修改，因此必须谨慎设置。

● 会计期间设置：会计月份核算的起始和结账时间，一些企业由于业务的需要，会计期间的设定与自然月份不同。可以单击 按钮，进入对话框中进行修改。

（2）在【创建账套-单位信息】对话框中，输入相关的企业信息。其中，【单位名称】必须输入，其他内容可根据实际情况进行取舍，如图2-4所示。输入完毕后单击 按钮。

（3）在【创建账套-核算类型】对话框中，主要是对本位币、企业类型、行业性质和账套主管进行设置，如图2-5所示。设置完毕后单击 按钮。

说明

● 核算类型是对财务核算所选择的币别、核算方法进行的定义。其中，核算方法主要与企业所处的行业相关。在【创建账套-核算类型】对话框中，将企业类型分为工业和商业两大类，用友ERP-U8根据用户所选的企业类型在系统中预置了十余种不同性质的行业，行业性质的选择主要与会计科目、核算方法和编码方案有关。在本例中，为了使会计科目的编码设置与《企业会计制度》相一致，行业性质选择的是“2007年新会计制度科目”。

● 在【创建账套-核算类型】对话框下方有【按行业性质预置科目】复选框，如果勾选，则系统会按用户所选择的行业性质预置会计科目，用户可以在系统预置科目的基础上对会计科目进行修改和增减，这样有利于减少会计科目输入的工作量。

● 账套主管可以在【创建账套-核算类型】对话框中确定，也可以通过设置用户权限进行定义。

（4）在【创建账套-基础信息】对话框中，设置相关内容并单击 按钮；然后单击 按钮。在弹出的【创建账套】对话框中，单击 按钮，如图2-6所示。系统开始创建账套。

补充提醒

如果实际业务中存货较多，需要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置存货分类，然后才能在账套中设置存货档案。同样，如果实际业务中客户或供应商较多，需要分类，也必须先在基础信息设置中勾选分类，然后才能在账套中设置相应的档案。

（5）账套创建运行完成后，在弹出的【编码方案】对话框中，根据事先确定的编码方案进行修改，然后单击 按钮，再单击 按钮，关闭该对话框，如图2-7所示。

说明

分类编码是指为了便于有关文字资料的输入，以数字的形式对有关对象进行编号。编码一般分为几段，每段有固定的位数。编码的分段数称为级数，每段的固定位数称为级长，编码的总长度等于各段级长的总和。编码方案是以各级的级长来表示的，如2-3-4，即表示该编码分为3级，第1级是2位数，第2级是3位数，第3级是4位数，用数字表示即“** *** ****”，*代表0～9中的任意数。编码的设计，必须根据企业的实际需要，并留有一定余地。例如，在对客户进行编码设计时，要求第1级按商品品种进行分类，第2级按地区分类，第3级对具体客户进行编号。如果所设计的编码方案是1-2-3，则第1级的级长是1，即只能用个位数对商品品种进行分类，最多只能分为10类。这种编码方案虽然在现阶段可以满足企业对客户的分类需要，但随着企业经营业务的不断拓展，就可能会出现编码不能满足分类需要的问题，必须重新修改编码方案和有关客户的编码档案。如果企业的客户很多，其工作量是相当大的。因此，分类编码方案必须事先认真设计好，并保存下来，以备在以后对有关事项进行编码时，能按照既定的格式输入相应的数码。

补充提醒

● 由于系统根据用户所选择的行业性质预置了一级会计科目，因此，科目编码的第1级不能修改，除此之外的其他编码均可修改。

● 在编码未使用前，如果分类编码方案设置有误，可以在【企业应用平台】的【基础设置】中进行修改（具体操作方法可参考3.1节启用系统的有关内容）。

（6）在弹出的【数据精度】对话框中按实际需要进行设置，设置完成后单击 按钮。在弹出的【创建账套】对话框中，单击 按钮，账套创建成功，但暂时不启用任何系统；也可单击 按钮，在【系统管理】对话框中单击 按钮，打开【系统启用】窗口，勾选启用的系统编码，设置启用时间，单击 按钮，所选系统即启用，如图2-8所示。

说明

● 系统设置的数据精度的小数位数是0～6的整数，系统的默认值为2，可根据实际情况进行修改。账套创建完成后，也可在【企业应用平台】的【基础设置】中进行修改。

● 在【创建账套】提示框中，单击 按钮，可直接启用系统；单击 按钮，则需由账套主管登录【企业应用平台】启用系统。

● 只有在启用系统后，系统才能进行有关业务的操作。

2.3.2 修改账套

如果用户对账套初次设置的内容有不满意的地方，可以进行账套的修改，但账套的修改必须在设置了账套主管后，由账套主管完成。

操作步骤如下。

由账套主管在【系统管理】窗口中执行【系统】/【注册】命令，打开【登录】对话框，进入【系统管理】窗口，执行【账套】/【修改】命令，即可对已建账套进行修改。

补充提醒

● 若当前有系统管理员正在使用系统管理，则先执行【系统】/【注销】命令。

● 系统管理员可以创建账套但不能修改账套，账套主管可以修改账套但不能创建账套。

● 账套号、账套路径、启用账套会计年度、企业类型、行业性质在账套创建后不能被修改。分类编码方案一旦被启用，也不能被修改。

2.3.3 输出账套

账套的输出也称为账套的备份，就是把ERP系统记录的业务和核算资料以文件的形式另存起来，以保证业务和核算资料的安全、完整，这是企业ERP系统日常管理工作的重要内容。账套的输出必须在系统管理中进行，因此只有系统管理员和账套主管才有权进行操作。账套主管只能输出年度账数据，不能输出整个账套；而系统管理员只能输出整个账套，不能输出年度账数据；但两者在操作上是类似的。这里以系统管理员为例，向读者介绍有关的操作步骤。

操作步骤如下（见图2-9）。

（1）在硬盘中建立存储账套的文件夹，每次备份的文件均需独立保存于各自的文件夹中，如C:/ 01系统管理（基础档案设置完成时，建立存储路径C:/ 02基础档案，以此类推）。

（2）系统管理员在【系统管理】中注册后，执行【账套】/【输出】命令。

（3）在弹出的【账套输出】对话框中选择所要输出的账套（[001]上海市 AAA 服装有限公司），单击 按钮，在弹出的【请选择账套备份路径】对话框中，选择事先设定的磁盘和文件夹（注意一定要双击打开文件夹），然后单击 按钮。

（4）在【账套输出】对话框中单击 按钮，然后在弹出的【系统管理】对话框中单击 按钮。系统备份完成后，检查目标文件夹中是否已存有相应的备份文件。

补充提醒

在实验室环境下，如果计算机安装有还原软件，则每次实训活动结束前，必须进行账套的备份。在重要操作结束时，及时进行账套的备份，有利于分段保存操作成果。

2.3.4 引入账套

账套的引入，就是把保存好的业务数据引入系统。该功能可以用来恢复被破坏的系统业务记录，也可满足集团公司中母公司合并子公司数据所需。

在实验室环境下，如果计算机安装有还原软件，则每次实训上机时，需通过账套引入，将有关实验数据引入系统，才能继续后面的实训操作。

操作步骤如下（见图2-10）。

（1）系统管理员在【系统管理】中注册，执行【账套】/【引入】命令。

（2）在打开的【请选择账套备份文件】对话框中，找到需要引入的账套文件所在的磁盘和文件夹，单击该文件夹进行选择，选择好目标账套后单击 按钮。

（3）在弹出的【系统管理】对话框中单击 按钮，在打开的【请选择账套引入的目录】对话框中设置引入路径，可选择系统的默认设置，设置好后直接单击 按钮。

（4）在弹出的【系统管理】对话框中单击 按钮，最后单击 按钮。