第3节
结果导向来还原

并不是所有的工作都要对着一个新建的工作簿，从设计表格开始。我们常常会收到汇总表模样的表格，并被要求按照格式填写。但作为懂得三表概念的新时代“表”哥、“表”姐，你可别傻傻地接过来就填。汇总表体现的是工作目的，我们要通过它来还原自己的源数据表，以便为将来无穷无尽的汇总要求时刻准备着。

抽丝剥茧，先果后因得字段

如图 2-17 所示，这是一张被误认为是源数据表的汇总表。

不难想象，多个“编报单位”将把它提供给上级单位，在那里，有一位苦大仇深的“表”哥或“表”姐，成天统计着来自各地、各式各样的“明细表”。其实，编报单位也好不到哪里去，因为上级单位会不断换着花样，要求制作这样或那样，格式新鲜的汇总表式的源数据表。面对这种双输的局面，其实用一张标准的源数据表就能解决问题。

还原表格要经过五个简单的步骤，分别是： 海选字段、合并字段、转换字段、用字段讲 故事，以及增加字段。

第一步：海选字段。

对表格中出现的所有信息进行判定，排除与得到数据结果无关的，例如：“序号”“顺序”“合计”“局长”“2011年6月”等（如图2-18）。

如果将来有可能直接提供源数据给上级单位，那么就可以保留“编报单位”字段以示区分，否则不用保留。

第二步：合并字段。

将保留下来的信息归类，同属性的用一个字段代替，例如：“营业税”“房产税”“印花税”等都归于“项目”（如图2-19）。

第三步：转换字段。

将表示汇总的字段转换为表示明细的字段，例如：“本月”是一个汇总的概念，而出现在源数据表中的字段则应该是“日期”（如图2-20）。

第四步：用字段讲故事。

根据以上三步得到的结果，将晋级的、合并的、转换的字段串起来，以工作流程和业务内容为依据，讲一个合理的故事。例如：“编报单位”的某“部门”，在某个“日期”，上缴或者征收了所属某“项目”的，某“金额”的税费（如图2-21）。

第五步：增加字段。

还原源数据表的目的不是只得到某一个汇总表，而是通过记录一项工作所涉及的完整的明细数据，为将来可能的数据分析奠定基础。前面说过，一份好的源数据可以“以不变生万变”。所以，仅从一个汇总表样式还原的字段，也许不能够代表这项工作的全部，还需要仔细研究工作流程和目的，完善字段，争取将对的事情一次做对。

只要熟练掌握以上五个步骤，就能逆向获得“天下第一表”。将来再面对汹涌的汇总需求时，你会少些忙碌，多点淡定，只因为，你有源数据。

“调皮鬼”捣蛋
——弄丢文本

和懒人的想法一样，调皮鬼也觉得使用Excel应该侧重于数据处理，但偶尔“做做表格”也是可以的。可作为一个同样不爱合并单元格的人，他打算用另外的方法制作标题，也顺便捣个蛋。如图 2-22 所示，他先在A1 单元格输入“明细表”三个字，然后选中A1: J1，按Ctrl+1 调出单元格格式设置，再切换到“对齐”标签，将“水平对齐”设置为“跨列居中”。于是，“明细表”跑去了中间，但你却有可能找不到它的来源。文本丢了，调皮鬼却笑了。

汇总表化繁为简，定主调

对于一眼看上去就异常烦琐的汇总表，海选字段成了关键中的关键。这类表格通常都具备重复汇总的特性，尤其是在一张表中进行了多时间段的汇总。但我们知道，只要源数据细化到日期，无论使用数据透视表组合功能，还是借助函数，都能轻易得到月、季、年的汇总结果。此外，表格中花哨的样式，容易迷惑我们的思维，让人本能地产生敬畏感。但只要遵从“天下第一表”的基本原则，以化繁为简为指导思想，就能挖出关键信息，确定源数据表的主基调。

如图 2-23 所示，这是一张复杂的汇总表。可仔细分析过后不难发现，“区域”“项目”“品种”和“规格”才是最关键的字段，余下的全都与数值有关，并且属于重复汇总。按照上文所说，只保留“日”即可。同时，D:F只是I:K的简单加和，不属于源数据字段。

找准了汇总表的主基调，将它还原为对应的源数据表就变得异常简单了（如图 2-24）。

懒人梦话

数量就是“数”和“量”，记录的时候一定要分开。否则，傻掉的会是Excel，因为它怎么也弄不明白“600箱”加“600箱”究竟应该等于多少箱！

好了，重要的概念和思路就讲到这里，马上来看看玩转三表的技巧吧！

你准备好了吗？ 0+e6xzmcazS1c4HYe8e5cRhighIc6iDxncaX19TWBF8fDD7v3Jb6cjnKo6jltEi+