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仅仅认准了主角还不够，还得学会辨认源数据表的品质。也许是长期的使用习惯，或者是过分夸大了天下只有一张表的概念，要不就是还未掌握相关的技巧，在你的源数据表中，可能还存在以下这些缺陷。
回想一下你的表格，第一列是否也是“序号”（如图 2-3）？
图 2-3
这种做法非常常见，虽然大家可能并不清楚为什么要这样做，却一直保持着这个习惯。我也真不能告诉你这就是错的，相反，它还是还原数据初始顺序的一种技巧。
我们都知道，在表格中按某个字段进行排序以后，数据的初始顺序就被打乱了。如果数据本身不是以日期作为排序依据，想要还原几乎是不可能的。可别告诉我你玩的是“撤消”（Ctrl+Z），请千万记住，它十分不可靠。假如在排序之前制作一个辅助的序号列，像图 2-3所示那样，就能让Excel记住数据初始的位置。
可据我所知，大多数人并不是带着这个目的来做序号列的，而且，数据的初始顺序通常是以日期为依据。这样的话，序号列就显得画蛇添足了。
利用Excel对数字规律的判断，以及参照相邻列快速复制的特性，当有需要时，即使在庞大的源数据中，也能快速生成序号。
第一步，在A2、A3 单元格分别输入数字 1 和 2，并选中这两个单元格（如图 2-4）。
图 2-4
第二步，将光标移至A3 单元格右下角，使其呈黑色十字形，然后双击鼠标左键完成序列的填充（如图 2-5）。
图 2-5
聪明的Excel能够自动判断两个数之间的步长值（也就是差值），如果输入的数字为1和3，则得到1、3、5、7、9……依此类推。
借用一句不恰当的广告词——“一表虽好，可别贪杯哦”！“贪”在这里指的是对天下第一表功能的过度放大。没错，天下第一表概念的确提倡将与一件事相关的数据放在同一张表中，但这并不代表一个部门甚至一家公司所有的数据都只用一张表来体现。
拿美容院的例子来说，从客人进店消费到结账离开是一个完整的故事，故事所涉及的数据自然可以归为一张表。但如果要将产品的供应商、库存状况，或者技师的个人信息都塞进这张表，就会显得不太妥当了。虽然美其名曰包罗万象，可使用起来只会徒增麻烦。
而且，就算源数据只讲了一个故事，每个字段都与主角有关，也不能因为过分追求信息的完整，而做出“清明上河图”似的表格。没有查询和分析价值，或者无法规律性得到的字段，尽量不要出现在源数据表中。图 2-6 是一张酒店的销售跟踪表，设计的字段已经足够复杂了，是否有必要再关注一些无法规律性得到的信息，如“客户职位”和“客户喜好”，就值得我们好好斟酌一番。
图 2-6
一件事一张表，故事完整、情节紧凑，这才是“天下第一表”该有的特质。
听懒人说源数据表的字段不要没完没了，调皮鬼又来劲了，心想：“你要短，那我就让它短。”只见他用最牛快捷键（Ctrl+Shift+方向键）迅速选中了所有行，把它们隐藏了起来，接着又把列都隐藏了起来，只留下一点点单元格。这下可好，庄园变成了卧铺，一眼望去，还真够短的（如图2-7）。
图 2-7
在Excel中，有不少工具可以将同列的数据进行分类汇总，如数据透视表、SUMIF等。但如果这些数据分散在不同的列，事情就会变得复杂许多。为了不给自己找麻烦，同属性的数据就应该被记录在同一列。
这里所说的同属性，是指所属同一类，例如：男和女属于性别，A彩电和B彩电属于产品，进和出属于状态。如图2-8所示，这是一份电子版的记账凭证。
图 2-8
由于借方和贷方同属于“记账符号”，按照源数据表的录入规则，它们应该出现在同一列才对（如图 2-9）。
图 2-9
我不懂财务，但是看过纸质的记账凭证。从那里，我找到了分列记录法的源头（如图2-10）。
图 2-10
可电子数据毕竟与纸质数据不同，在使用Excel记录数据时，这种格式是不宜套用的。
P.S.作为一张源数据表，图 2-8 第一行的标题“记账凭证”是多余的。实在需要，可以将其设置为工作表名称。
想想十指相扣的感觉，这在Excel中如同用一列数据填补另一列数据的空单元格（如图2-11）。
第一步，选中G3:G12，并复制（如图2-12）。
图 2-12
第二步，选中F3，单击鼠标右键，点击“选择性粘贴”，勾选“跳过空单元”（如图2-13）。
图 2-13
第三步，点击“确定”，完成填“空”式复制（如图2-14）。
图 2-14
“跳过空单元”指的是，只将复制的数据区域中非空的单元格粘贴到新的数据区域。所以，G3、G5等空单元格才不会覆盖F3、F5及其他与G列空单元格同行的F列单元格。
在电影里，一个主角演独角戏，两个主角演对手戏，三个主角演纠葛戏，四个主角演伦理戏……总之，无论有几个主角，都有戏。可在源数据表里，主角只能有一个，这出戏也必须是独角戏。如果不小心出现了两个主角，那一定没戏。
可你别以为只有一个主角就代表字段很少，内容不够丰富。那可未必，这要看你拍的是“精彩一瞬间”，还是“某某人漫长的一生”。
还说美容院的表格：源数据虽然以客人为主角，但表格的用途只是辅助经营管理，所以当客人离开美容院后是去吃汉堡，还是回家喝可乐，就与这张表无关了。这种表格，数据流程不长，算是“精彩一瞬间”（如图2-15）。
图 2-15
我曾经为一家电视购物公司设计的表格却大不相同，它前前后后记录了“产品漫长的一生”。其中有不少字段都具备成为主角的气质，例如服务专员、订单号、物流单号等，但最终它们都只代表了“产品”一生中的某一个阶段。在这张表中，作为主角的“产品”前半生在电视台拍广告，被人看中了找上门来，于是服务专员迎了上去，做了张订单把它给卖了，留下了买家的各种信息，专员也顺便积累了业绩。它的后半生先在物流公司做了登记，然后被送到买家手里，经过一段试用期，表现好的被留下，不好的被退了回来。
这是一个很长的数据流程，但由于业务模式简单、数据关联度高，所以很合理地全被塞进了一张表里（如图 2-16）。
图 2-16
简单的也好，复杂的也罢，只要紧紧围绕一个正确的主角，就能让设计思路变清晰。有时当你觉得怎么设计都挺别扭的时候，首先想想看，是不是出现了多个主角，讲了好几个故事。正是这些不同的故事，造成了数据的不均衡，以至于无法在一张表中很好地体现。这就好比硬要将工资、考勤和绩效做在一张表里，哪怕想破脑袋，或许也只能无功而返。
思考的过程，比经历思考后得到的结果宝贵许多。因为结果可以有千万种，而思考的过程或许完全相同。寻找事物最本质的规律，举一反三、以一敌百，无疑是真正的懒人偷懒的绝招。