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Qu'il s'agisse de l'exportateur qui désire créer de nouvelles relations et trouver de nouveaux débouchés pour ses marchandises,ou de l'importateur qui veut se procurer les marchandises et s'adresser à un nouveau fournisseur pour l'inviter à lui faire ses propositions ou à le renseigner, il doit tout d'abord trouver un partenaire.
Pour une firme engagée dans le commerce extérieur, les relations d'affaires avec sa clientèle sont considérées comme biens valables. On doit donc faire de son mieux pour chercher de temps à autre de nouveaux clients afi n d'assurer un développement continu des af aires.
Ordinairement on peut obtenir ces informations par les canaux de: Bureau du Conseiller Commercial（经济商务参赞处）, banque, chambre de commerce, confrères, publicité, salon ou foire, etc. Après avoir obtenu le nom et l'adresse des fi rmes désirées, on peut commencer à s'adresser aux clients. Que par courrier électronique ou par téléphone, ce genre de communication commence en général par dire comment on connaît le nom et l'adresse de son correspondant. Tout en exprimant son désir d'établir des relations, on peut présenter quelques détails sur ses propores affaires, tels que nature des marchandises, conditions de transaction, références bancaires, etc. Pour l'exportateur, il peut vanter avec adresse la qualité de ses acticles, la facilité de vente, des conditions avantageuses, etc. Pour l'importateur, il peut demander l'envoi d'échantillons, catalogues, tarifs et autres renseignements. Mais il faut énoncer clairement ce qu'on veut vendre ou demander.
Tout renseignement doit être confirmé par écrit, et donc la disposition d'une lettre commerciale est indispensable dans une transaction concrète. La formule d'une lettre se compose des parties suivantes :
En-tête（信头）. Y compris la raison sociale de la maison de commerce, la marque de fabrique, l'adresse, le numéro de téléphone ou de fax, l'e-mail, etc. Aussi peut-on ajouter d'autres informations telles que la forme de la société, la compte chèque postal, le numéro d'entreprise dans le SIREN (Système d'Identifi cation du Répertoire des Entreprises), etc.
Référence（发文编号）. La référence se compose d'une série d'abréviations qui désignent le numéro, la personne qui rédige cette lettre, la personne qui l'enregistre, le code du service, etc. Cela s'écrit ainsi: V/Réf. (VOTRE RÉFÉRENCE来文编号) et N/Réf.(NOTRE RÉFÉRENCE本文编号).
L'objet（事由）, ou l'objet sous rubrique, qui se trouve souvent sous la référence, peut faire part au destinataire l'essentiel de la lettre ou retirer son attention. En raison de la clarté,on utilise plutôt une phrase nominale au lieu d'une phrase normale.
Nom et adresse du destinataire, qui se situent en haut à droite, sous l'en-tête, se compose des informations suivantes: le nom et le titre de fonctions du destinataire, le nom et l'adresse de la société destinataire, aussi faut-il indiquer la boîte postale ou CEDEX (Courrier d'Entreprise à Distribution Exceptionnelle) s'il en est nécessaire.
Lieu et date, sont assez importants au point de vue d'archiver et de consulter ces dossiers.
Désignation. Si c'est pour une personne concrète, on prend souvent la formule comme Monsieur, Madame, Chère Madame XXX ， Cher Monsieur XXX . On peut aussi ajouter son titre de fonctions, comme Monsieur le Directeur ou Madame la Directrice . Attention ! Il n'est pas d'usage d'utiliser l'abréviation dans cette partie.
Corps, c'est le contenu essentiel d'une lettre qui doit être bref, claire, correct, et poli, pour favoriser les af aires et l'établissement d'une relation commerciale.
Pièces jointes. On écrit l'abréviation P . J ., ou ci-inclus pour indiquer qu'il y a encore des dossiers concernant la lettre.
Nous vous informons que...
Veuillez trouver ci-joint
Nous avons le regret de vous informer...
Nous avons le plaisir de vous annoncer...
Nous tenons de vous faire part de...
Nous avons bien reçu...
Nous accusons réception de...
Nous vous remercions de...
Nous avons pris bonne note de...
En réponse à..., nous...
Nous référant à..., nous...
Veuillez nous faire connaître...
Veuillez nous faire parvenir...
Nous sommes désireux de savoir...
Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir...
Nous vous serions obligés de bien vouloir...
Nous vous saurions gré de.....
Nous espérons avoir le plaisir de recevoir une réponse rapide.
Dans l'attente de recevoir votre réponse par télex, nous...
Veuillez confi rmer cet arrangement par retour du courrier.
Nous vous serions obligés de prêter toute votre attention à cette af aire.
Nous espérons que la livraison vous donnera pleine satisfaction.
Nous espérons que la marchandise vous parviendra à temps et bon état.
Veuillez agréer, Monsieur, nos salutations distinguées.
Veuillez croire, Messieurs, à nos sentiments les meilleurs.
Veuillez agréer, Messieurs, l'expression de nos meilleurs sentiments.
Dans l'attente d'une réponse rapide, nous vous prions d'agréer, Messieurs, l'expression de nos sentiment distingués.
Avec nos remerciements, nous vous prions de croire, Monsieur, à l'assurance de nos sentiments les meilleurs.
En vous remerciant des ef orts que vous faites pour promouvoir la vente de nos produits,nous vous prions de croire, Monsieur, à nos sentiments respectueux et dévoués.
No. 1
Société nationale chinoise
d'Importation et d'Exportation
des Machines
Succursale de Tianjin
14, rue Changde, Tianjin
Alger, le 13 juin 2019
Messieurs,
Nous sommes redevables de votre adresse à l'ambassade de la République Populaire de Chine en Algérie et nous serions heureux de collaborer à la commercialisation de vos articles dans notre pays.
A cet ef et, nous vous remettons, ci-joint, une liste sommaire des articles relevant de nos activités.
Nous vous signalons que notre travail d'intermédiaire se fait à titre de représentation à la commission.
Pour établir des relations entre nos deux maisons nous envisageons une période d'essai d'une durée d'un an, pendant laquelle nous pourrons vous montrer nos capacités d'une part et étudier les possibilités de vente d'autre part.
Après quoi, nous prendrons en considération la représentation exclusive de votre fi rme en Algérie.
Nous vous prions de bien vouloir nous faire parvenir vos catalogues d'exportation en vingt exemples illustrés en français, ainsi que les listes de prix correspondants en FAB et CAF, notre commission incluse.
Nous souhaitons connaître aussi vos conditions de vente et les délais de livraison.Nos références bancaires: Union bancaire pour le Commerce et l'Industrie-Alger.
Dans l'attente de votre réponse, nous vous prions d'agréer, Messieurs, l'expression de nos sentiments distingués.
(signature)
No. 2
Agence commerciale
Boite postale Nº325 Lomé-Togo
Shanghai, le 14 juin 2019
Messieurs,
Nous accusons réception de votre lettre du premier juin et vous remercions de votre demande concernant la quincaillerie de bâtiment. Nous sommes heureux d'entrer en relation avec votre maison et sommes prêts à développer le commerce avec votre pays,afi n de favoriser la production et faire prospérer l'économie.
Nos articles fabriqués en matériaux de première qualité sont d'une qualité excellente,mais d'un prix raisonnable. Nos nombreux clients dans plus de 70 régions et pays du monde en sont très satisfaits.
Ci-joint, nous vous envoyons, sur votre demande, un catalogue de quincaillerie, une liste de tarif, et les prospectus concernant la vis à bois, le gond, le fi let à fenêtre etc. Bien que nos usines aient en main beaucoup d'ordres pour ces articles, nous ferons l'impossible pour vous en fournir un certain nombre comme preuve de notre volonté de collaborer avec vous. Nous espérons que vous nous écrivez le plus tôt possible pour que nous puissions vous réserver la marchandise.
Dans l'attente de votre réponse, nous vous prions d'agréer, Messieurs, l'expression de nos sentiments distingués.
(signature)
Questions : D'après ce qu'on écrit dans chacune de ces lettres, répondez
1. Pourquoi écrit-on?
2. Pouvez-vous trouver les éléments qui correspondent à la formule d'une lettre commerciale?
3. Quelle est la qualité（身份） du rédacteur de la lettre?
1. Nous vous accusons la réceptionde votre lettre du....
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2. Nous vous serions gréde nous envoyer ces renseignements le plus tôtpossible.
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3. En attendantvotre réponse,veuillez croire,monsieur,ànos sentiments distingués.
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4. Comme l'exportation de cet article fait partie de mes activités, vous voudrez bien à partir de maintenantvous adresserànous.
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1. Nous sommes redevables de votre adresse à Monsieur le conseiller Commercial auprès de l'Ambassade de Chine à .....
2. Nous vous serions obligés de bien vouloir nous adresser une documentation des marchandises.
3. Nous nous intéressons à l'importation de vos articles.
4. Nous vous demandons de nous envoyer vos offres avec tout renseignement utile pour vous passer une commande.
5. Nous souhaitons connaître aussi vos conditions de vente et les délais de livraison.
6. Nos produits sont très apprésiés dans bon nombre de marchés d'outre-mer pour leur haute qualité et leur prix modéré.
7. Nous vous recommandons les dif érents articles que nous sommes en mesure de fournir à présent.
8. Nous nous spécialisons dans l'importation et l'exportation de ...
9. Nous possédons des relations très étendues dans toutes les villes de notre pays.
10. Nos relations très étendues nous mettent en contact avec...
11. Une commande considérable vous sera transmise sans délai.
12. Nos conditions de paiement sont par lettre de crédit irrévocable confi rmée et réalisable(payable) sur traite à vue.
13. Nous sommes prêts à développer le commerce avec votre pays afin de favoriser la production et faire prospérer l'économie.
14. Nos articles sont d'une qualité excellente et d'un prix raisonnable.
15. Notre marchandise jouit d'une bonne réputation sur....
16. L'étude du marché s'avère intéressante pour l'écoulement de....
17. Vous voudrez bien nous faire part de la quantité dont nous avez besoin.
18. Sur une base d'égalité et d'avantages réciproques, nous désirons...
19. Si vous trouvez que cet article convient à votre marché, vous voudrez bien nous contacter.
20. Nous sommes heureux d'entrer en relations avec votre fi rme.