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外贸单证不能随意缮制，必须符合国际商务相关惯例、法令规定和实际需要，在实际操作中，原则上应做到正确、完整、及时、简洁、清晰，以便顺利收汇。
正确是单证工作的前提，是安全收汇的保证。“正确”至少包括以下两个方面的内容。
各种单据必须做到“三相符”（单据与信用证相符、单据与单据相符、单据与贸易合同相符），其中“单证相符”占首要地位。“单单相符”以“单证相符”为前提，在现实操作中若单证不符，即使“单单相符”，也会遭到银行的拒付。“单同相符”是指单据的内容应该与合同一致。通常从银行的角度来说，它们只控制“单证相符”和“单单相符”。而从外贸出口企业的角度来说，除以上 3 个“相符”外，还有一个“单货相符”也需要进行严格控制，这样单证才能真实地代表出运的货物，确保履约正常和安全收汇。
各种单据必须符合有关国际惯例《跟单信用证统一惯例》（以下简称《UCP600》）和进出口国的有关法令和规定。
完整是构成单证合法性的重要条件之一，是单证成为有价证券的基础。“完整”包含 3 个方面的内容。
单证在通过银行议付或托收时，一般都是成套的和齐全的，遗漏一种单证，就是单证不完整。例如，在CIF交易中，出口商向进口商提供的单证至少应有发票、提单和保险单。出口商只有按信用证或合同规定备齐所需单证，银行（或进口商）才能履行议付或承付的责任。
单证内容完整，即每一种单证本身的内容（包括单证本身的格式、项目、文字、签章和背书等）必须完备齐全，否则就不能构成有效文件，也就不能被银行接受。
单证份数完整，即要求出口商必须要按信用证或买卖合同的要求如数交齐各种单证的份数，不能短缺，尤其是提单的份数，更应该按要求出齐。
及时是指进出口单证工作的时间性很强，出口商必须紧紧掌握装运期、交单期和信用证的有效期。“及时”出单包括以下两个方面的内容。
各种单证都要有一个适当的出单日期，每一种单证的出单日期不能超过信用证规定的有效期或商业习惯的合理日期。如保险单和检验证书的日期应早于提单的日期，而提单的日期不应晚于信用证规定的最迟装运期限，否则，就会造成单证不符。
如果信用证未对交单有效期作出规定，按《UCP600》的规定：“议付银行将拒绝接受迟于运输单证出单日期 21 天后提交的单证。”
简洁是指单证的内容应力求简化。《UCP600》指出：“为了防止混淆和误解，银行应劝阻在信用证或任何修改书中加注过多细节的内容。”其目的是避免单证的复杂化，提高工作效率。
清晰是指单证的表面清洁、美观、大方。单证的清晰要求单证格式的设计和缮制力求标准化和规范化，单证内容的排列要行次整齐、字迹清晰、语句流畅、用词简明扼要，更改处要盖校对章或简签。如果单证涂改过多，应重新缮制单证。
国际商务业务中涉及的单证很多，根据不同的分类标准可以产生不同的类别。
根据贸易双方涉及的单证可分为进口单证和出口单证。
进口单证：进口国的企业及有关部门涉及的单证，包括进口许可证、信用证、进口报关单、成交合同和保险单等。
出口单证：出口国的企业及有关部门涉及的单证，包括出口许可证、出口报关单、包装单据、出库货运单据、商业发票、保险单、汇票、检验检疫证和产地证等。
根据单证的性质可分为金融单据和商业单据。
金融单据：汇票、本票、支票或其他类似用以取得款项的凭证。
商业单据：发票、运输单据、货权凭证或其他类似单据及任何非金融单据。
根据单证的用途可分为资金单据、商业单据、货运单据、保险单据、官方单据、附属单据。
资金单据：汇票、本票、支票等信用工具。
商业单据：商业发票、形式发票、装箱单、重量单等。
货运单据：各种运输方式单据的统称。《UCP600》将运输单据分为七大类：海运提单；不可转让海运单；租船合约提单；空运单、公路、铁路、内河运输单据，专递和邮政收据；报关单；报检单；托运单。
保险单据：保险单、预保单、保险证明、投保单等。
官方单据：海关发票、领事发票、原产地证明书、检验检疫证等。
附属单据：寄单证明、寄样证明、装运通知、船舱证明等。
根据进出口业务环节可分为托运单证、结汇单证、进口单证等。
外贸企业单证员在日常工作中需要广泛接触和使用英语，因此英语是外贸单证员的基本工作手段。注意：信用证及其他各种相关单据大都采用大写形式。
进出口贸易企业使用最多的办公自动化软件是Word和Excel等，外贸单证岗位人员必须能熟练使用这些办公自动化软件。
大中型外贸企业基本上都有自己的ERP管理软件，单证岗位是企业ERP系统中的一个组成部分。因此，单证岗位人员必须熟悉相应的工作界面，并能在相应的工作界面上熟练、准确和及时地操作。
一个优秀的外贸单证员在掌握国际贸易专业基本课程知识的基础上，还应了解我国有关进出口货物贸易的相关政策、法律、规定、出口信用保险等知识和国际惯例等，特别是必须十分了解如下国际贸易惯例。
全称为“ The Uniform Customs and Practice for Documentary Credits, 2007 revision, ICC Publication No. 600”，即《跟单信用证统一惯例》，简称《UCP600》，于 2007 年 7 月 1 日生效，共有 39 条。
全称为“International Standard Banking Practice for the Examination of Documents and Docu mentary Credits, 2007 revision for UCP600, ICC Publication No. 681”，即《关于审核跟单信用证项下单据的国际标准银行实务》，简称《ISBP681》，适用于《UCP600》，共有 185 条和 1 个附件。
全称为“Uniform Rules for Bank to Bank Reimbursement Under Documentary Credits, ICC Publication No. 725”，即《跟单信用证项下银行间偿付统一规则》，共有 17 条，于 2008 年 10 月1 日生效。
全称为“Uniform Rules for Collections, ICC Publication No. 522”，即《托收统一规则》，简称《URC522》,1995 年修订，于 1996 年 1 月 1 日开始实施，共有 26 条。
国内出口商采用信用证支付方式，只要提交相符单据（“单证相符”和“单单相符”），就能得到开证行付出的即期款项或到期得到开证行付出的远期款项。货款由开证行保证承付，表面上出口货款是安全的、没有风险的，其实未必完全如此。进口商所在国家或地区，开证行规模和资信，远期信用证期限长短，信用证兑付方式，信用证规定单据种类及填制内容和出口商品特性等因素都可能导致国内出口商不能充分获得开证行的银行信用保证，国内受益人的货款风险或多或少还是存在的。因此，出口商应采取相应的货款风险预防措施。
国内出口商应尽量指定世界知名银行，如花旗银行、兴业银行、汇丰银行、德国商业银行、澳新银行和渣打银行等作为开证行。这些银行信誉卓著，且大都在我国有分行，只要受益人相符交单，就能取得相应的货款。国内出口商不要接受进口国的地方性小银行作为开证行。
采用即期信用证方式，无论是自由议付信用证，还是受益人选定指定银行付款信用证或限制议付信用证，在受益人向指定银行交单后，指定银行一般当天或翌日就能快递寄出相关单据，开证行收到单据翌日起 5 个银行工作日内必须兑付相符交单。这样一来，受益人即使未能相符交单，也有时间妥善处理。
国内受益人采用信用证方式，就是要相符交单，得到开证行付出的相应款项。显然，证内规定的单据越少越好，单据填写的内容越简单越好，这就需要说服国外进口商同意部分单据放在证内，如全套正本提单、保险单、商业发票、装箱单等，其他必需的单据则由受益人直接快递给申请人，证内可以要求提供相应的寄单证明（受益人证明和/或快递收据）。
在远期信用证或即期信用证规定寄 1 /3 正本提单给进口商的情况下，船公司签发的指示性抬头的提单收货人栏可以选择凭开证行指定（TO THE ORDER OF THE ISSUING BANK）。进口商取得这样的提单后，提单正本必须在开证行背书后，才能用于办理提货手续。开证行一旦背书，就将卷入基础交易合同中，受益人即使不符交单，开证行也会督促申请人付款。出于同样的目的，国内受益人对空运运单的收货人栏可以选择填写开证行名称和地址。申请人凭航空公司的到货通知提货后，开证行必须付款，这对受益人信用证项下的货款安全很重要。
对一些国别风险比较高的开证行或资产规模小的开证行开立的信用证，国内受益人不能接受远期信用证，即期信用证也须经第三国的国际性大银行加具保兑。保兑行与开证行一样承担第一性付款责任，同时受益人还要争取信用证内规定的单据少，填写的内容简单，保证相符交单。
对欧洲等发达国家或地区出口冷冻水产品等，国外进口商往往要求货到检验检疫合格后才付款，要求在信用证内加注相应的“软条款”，我国出口实务中常见的软条款有 3 种。
信用证暂不生效条款，如：“THIS CREDIT WILL BE OPERATIVE ONLY AFTER RECEIPT OF THE ISSUING BANK’S FURTHER INSTRUCTION. ”
信用证内要求申请人或其代表签发品质检验证书，如：“CERTIFICATE OF QUALITY IN TRIPLICATE ISSUED BY THE APPLICANT, WHOSE SIGNATURE MUST BE IN CONFORMITY WITH THE ISSUING BANK’S FILE. ”
第三方签发的检验证书，如：“AN ORIGINAL CERTIFICATE OF CARGO MATCHING IS SUED BY THE REPRESENTATIVE OF ×××（注：独立的和公正的检验机构）, WHOSE SIGNA TURE MUST BE IN CONFORMITY WITH THE ISSUING BANK’S FILE. ”
不管何种软条款，从诚信角度来看，受益人都面临着难以相符交单的现实问题。国内受益人在万不得已的情况下接受单据化的“软条款”时，必须考虑必要性、公正性、公平性和合理性。不必要、不公平和不合理的“软条款”绝不能接受。
根据外贸单证的广义分类，外贸单证员应熟悉和掌握的出口流程中各时段单证的种类如下。
交易磋商阶段的相关单证包括买方询盘、卖方报盘、买方还盘、卖方接受函、外销合同等。
落实信用证阶段的相关单证包括形式发票、催证函电、信用证通知书、信用证、要求改证的函电、信用证修改通知书等。
出口备货阶段的相关单证包括内销合同、品质控制文件等。
租船订舱阶段的相关单证包括出口货物明细单、配船及费用确认单据等。
出口报检阶段的相关单证包括报检委托书、外销合同、信用证、商业发票、装箱单、健康证明等。
出口报关阶段的相关单证包括报关委托书、商业发票、装箱单、出口货物报关单等。
装船出运阶段的相关单证包括出口货物明细单、装货单、场站收据副本、装运通知等。
出口结汇阶段的相关单证包括商业发票、海运提单、装箱单、健康证明、受益人证明、汇票、一般原产地证、普惠制原产地证、船公司证明等。
收汇核销阶段的相关单证包括收汇水单、出口收汇核销单、报关单、商业发票、核销单送审登记表等。