时间开销记录的结果该怎么回顾

刚刚坠入爱河的朋友，往往会患得患失。投入吧，生怕这段感情最后“竹篮打水”；不投入吧，又有“锦瑟年华谁与度”的惆怅。

这种心态，和记录时间开销的新手太像了！记吧，不知道这些数据到底有什么用；不记吧，内心惴惴不安：一个如此厉害的自我管理手段，不坚持坚持好像说不过去。

我想治治小伙伴的“纠结症”，说说时间开销的结果到底有什么用。

看看三组时间

关于时间开销记录的统计，目前没有权威的标准。柳比歇夫对时间开销统计做得相对简单，只是分类别计算时长。

当你坚持记录了一段时间之后，不妨先以“每日”为单位，看看下面三组时间的使用情况。

（一）高效与浪费时间

看看一天当中哪些是高效时间，哪些是浪费或无意义的时间。什么叫高效？你可以自行定义。我对它的理解是，这个时间段内能够 心无杂念、持续专注 在任务上，而且通常是能持续25分钟以上的相对整块时间。与之相对应，浪费的时间就是做事没有和预期计划一致或东搞西搞的时段。

对这两类时间判定后，主要考虑两点：

1.为何某段时间高效，是精力原因还是其他原因？

2.为何某段时间难以专注，做事偏离了计划？是那个时间段自控力较差，还是有什么在无情地吞噬你的时间，而此前从来没有意识到？

尝试几天记录后，找到每日精力比较好的高效时段。

（二）自由与被占时间

生活和工作中很难避免被组织或别人占用时间，特别是大忙人，像“明星”一样每天都要赶很多场。被占用的时间很多，属于自己的时间很少。

被占用的时间 主要指用于组织或别人给你安排的任务（如参加会议、商务交流、出差办事等），或者是自己为别人服务的时间（如给别人做咨询、开班授课、陪孩子）。特别是职场新人，一开始都很受“照顾”，需要多干跑腿办事、收发传真、修理设备等杂事。 这些时间被固定住了，难以大幅度挪用来安排自己想做的事。

与之相反的就是“自由时间”，即你可以自由支配的时间。

对这两类时间判定后，主要考虑两点：

1.占用你时间的人和事是否有规律可循？

2.是否因为被占时间影响了个人生活质量？是否可以减少被占时间？

如果被占时间很多，而且都非常必要，那只能想办法挖出“边角料”时间自由支配。

很多“大神”经常是“空中飞人”，他们在飞机上就能看完一本书，在坐高铁时就能写完一篇读书笔记。他们就是见缝插针地利用“边角料”时间的高手。

（三）创造与事务时间

除了高效与浪费、自由与被占两组以外，还可以看看一天当中用于创造与事务的时间分配是什么情况。 “创造时间”是指被安排了动脑量较大的任务， 往往需要持续专注， 有个人成果、作品产出的时间 。

比如：

●完成一篇高质量的文章

●与众多同事研讨后形成一份项目方案

●读完经典书籍后画出一份思维导图

●梳理重复性工作的流程与清单

●完成一个工作上的项目

……

有的“大神”坚持“每日一更”公众号，因为他们内心深深感到，如果一天结束之前没有产出一份作品，这天就好像不够圆满。

与之相对应的就是 “事务时间”。这些时间的流向是对情境质量要求不高、以体力劳动为主的任务。 比如收拾文件夹、复印或打印材料、拖地板，等等。

对这两类时间判定后，主要考虑两点：

1.每天是否有创造时间，还是全为事务时间？

2.如果没有创造时间，就要琢磨一下如何调整以提升创造时间的比例。

为什么强调创造时间？因为创造类的任务代表你的成果和智慧，彰显你的价值，特别是在知识经济时代，有成果、有价值的人在职场上更受青睐。如果你想提升个人价值，就要拿出成果和作品说话。

这三组时间判定后，可以综合起来分析，调整任务安排策略。 调整的原则有两个：

●找出个人每天的高效时间段，方便未来制订计划时放入创造类任务；

●尽量提升每天自由支配的时间量，想办法将此类时间向创造类任务投放。

关注三大情况

除了上面三组时间以外，再从“月回顾”的角度来说说我的方法。

（一）关注重要指标情况

记录当时迅速而不加思考，你来不及看清哪件事情到底花了多少时间。回顾时可以关注一下某个类别、某个项目或者某个事件的耗时，我把它们称为“重要指标”。

1.某个类别

就像记账后，你会分出花在衣、食、住、行上的分别有多少钱那样，时间开销记录也可以按照既定的类别进行分类查看。这是最基本、最简单的统计方式。

2.某个项目

这里的项目不一定是大项目，可以只是相对复杂的任务。当你完成一个相对复杂的任务后，对任务前前后后的耗时进行统计。通常复杂任务会分解成简单任务分布在许多天里，统计时用一个关键词将各个时间段串起来，得到统计结果。比如，举办一次沙龙活动之后，算一算从开局投入到完美收尾，需要耗费你多少时间。

如果这件事是经常会做的，看看总耗时间是否让你感觉太多了，想想能否在一些环节上减少时间开支呢？如果这事是你第一次尝试，下次再完成相似类型的事件，心里对耗时就有谱了。

3.某个事件

有的人会认为某件事特别重要，那么可以单独看看其时间投入。比如，关注写不同文章的耗时。这样，平均下来就能了解写作的效率。还可以看看每天睡眠、运动的时间是多少，是否达到自我要求，若没达标，思考能否改进。

还有的事件在实际进行时比预估时长多出许多，一旦在时间开销记录中发现了，就是激发你深入思考的契机。

（二）关注比例

除了关注具体的耗时数字以外，还可以考察时间占比。也就是看看在一段时间内，各大类别的耗时占总时间的比重是否平衡。

很多小伙伴喜欢用饼状图的方式制订月度计划。如果月初制订计划时，你的饼状图有标明计划的角色时间比例，那么，月底就可以拿着你的时间开销记录去比对了。

有的朋友会说，自己的生活无法兼顾这么多角色。好，经过前后对照，你可以说说感受，想想什么样是你的理想状态；为了达到这样的理想状态，你愿意做出什么样的取舍和调整。

注意，平衡不是平均 ，不是说各个大类别的耗时需要一样多，而是强调自我感受。这种占比符合你的心理期待，就是平衡。要注意关注平衡的“时间维度”至少在“月度”更合理，如果以一周为考察单位，时长偏短。

（三）关注特别情况

以上两点是同个月份当中的统计方式，你还可以在不同月份间对比。比如，关注在不同月份中耗时差异较多的，或比重变化较大的类别。

想要及时发现这点，你必须对自己每个月的基本数据相对熟悉，这需要依赖到上面所讲的“关注重点指标”。比如我通过记录知道，自己每月交通耗时是22小时左右，起居是65小时左右，休闲是22小时左右，构建与维护个人管理系统是30小时左右，等等。

当某个月的数据出现较大波动，就要了解一下是什么原因，看看对生活和工作有何影响及如何应对。像我的睡眠时间，前几个月稳定在225小时左右，近几个月在245小时左右，多出20小时。找到的原因是连续好几天晚上8点多哄宝宝睡觉时，自己一不留神跟着睡到第二天天亮，虽然睡得更多，但作息乱了，第二天反而不是特别有精神头。后来，让老公帮忙提醒我解决了这个问题。

数据统计的三点前提

如果您在回顾时间开销记录的结果时，想做精确的数据统计，最少要有三项前期准备：

1.有工具

这里的工具指方便统计的工具。如果是纯纸笔记录，在每日和每周的数据统计上还容易办到，月度层面的统计就会很费事、效率低。更快捷的统计，需要用上时间开销记录软件。

只要软件自身有分类查看、类别比例、搜索查看这些功能，基本上就够了。如果还不能满足你，再加上Excel强大的统计功能，要多好玩就有多好玩。

2.有分类

记录时间开销不是单纯记录一个事件就完事，还需要记入事件所属的类别。

无类别，就像把所有衣服通通塞进一个柜子，没有用多个抽屉或隔板把它们隔开，显得散乱。有类别，看起来整齐划一，最重要的是方便管理与掌控，精简为几大类几小类，容易进行比对。

3.有计划

记录的时间开销结果如何比对，关键得有参照物——你的计划。比如，月度的时间开销统计，自然要与你月初时所制订的月计划相比较。没有计划，最起码要有自我要求，比如要求自己每天运动多少小时，几点到几点是休息时间等。不然，如何算好，如何算差，没人说得准。

这也是为什么有的小伙伴会困惑，不知道怎么做日回顾——因为压根儿没有制订计划，要拿什么来评估呢？

是否对时间开销记录进行大规模的数据统计，看你的意愿。如果你说不清数据统计的意义，其实并不一定要这么做。仅仅按照你的标准回顾记录的结果，看看哪里有提升空间，也是可以的。因为 记录本身就有意义：当你在记录时，也在监督自己。 它能让你成为“二阶观察者”，在执行事情时多出一个监督自己的分身，时刻关注自己是在投资时间还是在浪费时间。

所以，放心地去记录时间开销吧！ gbMlfoB1ObVTn+W1K21kH+BX9ZBnLpn3bhv3NJSjURGztGi0v6m5dMGGoA3pPKMJ