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职场情境
小艾是某中等职业学校电子商务专业的学生，由于在校期间成绩优异，专业知识过硬，所以，她在未毕业时就获得了江苏松达运营有限公司（以下简称“松达运营”）提供的实习机会。今天是小艾实习生涯的第一天，她被安排到松达运营的综合管理部，负责协助各部门开展公司的日常管理工作，该部门的经理李经理（以下简称“李经理”）负责小艾的工作安排。
为了帮助小艾尽快适应岗位，李经理带小艾熟悉了办公环境，并向她简要介绍了主要的工作内容和职责。在李经理的带领下，小艾很快就了解了工作职责和要求，并开始执行李经理为她安排的第一项工作——制作“会议通知”文档。
学习目标
知识目标
（1）掌握新建文档和编辑文档的相关知识。
（2）熟悉美化文档的相关操作。
技能目标
（1）能够熟练使用Word编排简单的文档。
（2）能够使用基本的编排技巧制作精美的文档。
素养目标
（1）培养创新精神，增强自主学习能力。
（2）提高审美能力和文字表达能力。
案例效果
任务描述
小艾第一次制作通知类型的文档，对文档的内容和格式要求都不太明白，为了避免出错，小艾主动寻求李经理的帮助。李经理细心地向小艾介绍了公司常用的通知类型的文档的一般格式，主要包括会议时间、会议地点、会议内容和参会人员4部分。了解清楚后，小艾就开始了文档的制作工作。
任务实施
活动一 启动Word 2016并输入文本
小艾先启动Word 2016，然后手动录入具体的通知内容，并在该过程中确保录入文本的正确性，最后以“会议通知”为名将文档保存到计算机中。
启动Word 2016的方法有多种，如利用“开始”菜单启动、通过快捷图标启动、通过现有文档启动等，小艾选择利用“开始”菜单来启动Word，具体操作如下。
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启动Word 2016
步骤 01
成功进入Windows操作系统后，单击桌面左下角的“开始”按钮
，在弹出的“开始”菜单中选择“Word 2016”选项。
步骤 02 启动Word 2016，在打开的界面中选择“空白文档”选项，系统将新建一个以“文档1”为名的空白文档。
知识窗
Word 2016的操作界面由标题栏、功能区、文档编辑区和状态栏等部分组成，如图1-1所示。其中，最常用的便是功能区和文档编辑区。功能区是所有工具按钮与参数选项的集合，它由若干个功能选项卡组成，每个选项卡中又包含若干个设置组，通过功能区可以实现对文档的各种设置操作。文档编辑区是编辑文档和设置文本内容的区域，其中不断闪烁的短竖线称为文本插入点，当其闪烁时，便可在相应的位置输入需要的文本内容。
图1-1 Word 2016的操作界面
小艾根据李经理提供的会议通知信息，在新建的空白文档中录入通知内容，具体操作如下。
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输入文本
步骤 01 在Word文档编辑区中单击输入标题文本“会议通知”，如图1-2所示。
步骤 02 按【Enter】键换行后，输入会议通知中剩余的文本内容（配套资源：\素材\项目一\会议内容.txt），如图1-3所示。
图1-2 输入标题文本
图1-3 输入剩余的文本内容
活动二 保存“会议通知”文档
完成文本录入操作后，李经理提醒小艾要及时保存文档，以防数据丢失，具体操作如下。
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保存“会议通知”文档
步骤 01 按【Ctrl+S】组合键或选择【文件】/【保存】命令，打开“另存为”界面，选择“浏览”选项，如图1-4所示。
步骤 02
在打开的“另存为”对话框中设置文档保存的位置，输入文件名（如“会议通知”），保存类型一般选择默认的“Word文档”类型，单击
按钮，如图1-5所示。
图1-4 选择“浏览”选项
图1-5 设置“另存为”对话框中的参数
任务描述
李经理告诉小艾，录入文本仅仅是编辑文档的第一步，接下来还需要对文档中的文本内容进行检查和修改，并对字体格式、段落格式等进行设置，这样才能制作出一份完整且美观的会议通知文档。
任务实施
活动一 编辑会议通知文本
正在编辑会议通知文本的小艾突然接到通知，需要将会议时间调整为3月3日。小艾立即修改了会议时间，并适当完善了会议内容，同时检查并修改了文字错误，具体操作如下。
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编辑会议通知文本
步骤 01 拖曳鼠标选择会议时间文本“2月21日”，如图1-6所示，重新输入会议时间“3月3日”。
步骤 02 将文本插入点定位至标题行的起始位置，按【Enter】键换行，重新将文本插入点定位至第1行中，输入公司名称“江苏松达运营有限公司”，如图1-7所示。
图1-6 选择会议时间文本
图1-7 输入公司名称
步骤 03
拖曳鼠标选择文本“安全生产”，单击【开始】/【剪贴板】组中的“复制”按钮
，或按【Ctrl+C】组合键复制文本，如图1-8所示。
步骤 04
将文本插入点定位到文本“讨论”的后面，单击【开始】/【剪贴板】组中的“粘贴”按钮
，或按【Ctrl+V】组合键粘贴文本，如图1-9所示。
图1-8 复制文本
图1-9 粘贴文本
步骤 05
在【开始】/【编辑】组中单击“替换”按钮
，如图1-10所示。
步骤 06
打开“查找和替换”对话框中的“替换”选项卡，在“查找内容”文本框中输入“2022”，在“替换为”文本框中输入“2023”，单击
按钮，如图1-11所示。
图1-10 单击“替换”按钮
图1-11 输入要查找和替换的内容
步骤 07
完成文本替换操作后，单击“查找和替换”对话框中的“关闭”按钮
。
步骤 08 返回操作界面，将文本插入点定位至最后一个段落的末尾，按两次【Enter】键，分别输入通知出处和通知发布时间，效果如图1-12所示。
图1-12 完善会议通知内容
知识窗
在Word文档中，除了可以拖曳鼠标选择任意文本外，还可以选择整句文本、选择一行文本、选择多行文本等，方法如下。
·选择整句文本： 按住【Ctrl】键在段落中单击，可快速选择单击处的整句文本。
·选择一行文本：
将鼠标指针移至版心左侧，当其变为
形状时，单击即可选择鼠标指针指向的整行文本。
·选择多行文本：
将鼠标指针移至版心左侧，当其变为
形状时，按住鼠标左键垂直向上或向下拖动鼠标便可以选择连续的多行文本。
活动二 设置会议通知的字体格式
小艾仔细检查了会议通知的内容，确认无误后，对会议通知的字体格式进行设置，具体操作如下。
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设置会议通知的字体格式
步骤 01
将鼠标指针移至第1段文本的最左侧，当其变为
形状时单击，选择整段文本，在【开始】/【字体】组中的“字体”下拉列表中选择“华文中宋”选项，在“字号”下拉列表中选择“小初”选项，如图1-13所示。
步骤 02
保持第1段文本的选中状态，在【开始】/【字体】组中单击“字体颜色”按钮
右侧的下拉按钮
，在弹出的下拉列表中选择“标准色”栏中的“红色”选项，如图1-14所示。
经验之谈
选择要设置字体格式的文本后，按【Ctrl+D】组合键，可打开“字体”对话框，其中包括“字体”和“高级”两个选项卡。在“字体”选项卡中，可以对所选文本的字体、字号、字形、字体颜色以及下划线等进行设置；在“高级”选项卡中，则可以对所选文本的缩放比例、间距大小和位置等进行设置。
图1-13 设置字体和字号
图1-14 设置字体颜色
步骤 03 选择第2段文本，在【开始】/【字体】组中的“字体”下拉列表中选择“华文中宋”选项，在“字号”下拉列表中选择“一号”选项，如图1-15所示。
步骤 04 选择除公司名称和会议标题外的所有文本内容，在【开始】/【字体】组中，将字体格式设置为“仿宋”，将字号大小设置为“四号”，如图1-16所示。
图1-15 设置字体和字号（1）
图1-16 设置字体和字号（2）
步骤 05 选择段落“一、会议时间”，在按住【Ctrl】键的同时选择“二、会议地点”“三、会议内容”“四、参会人员”3段文本，如图1-17所示。
步骤 06
保持文本的选中状态，在【开始】/【字体】组中单击“加粗”按钮
加粗文本，如图1-18所示。
图1-17 选择多段文本
图1-18 加粗文本
活动三 设置会议通知的段落格式
为了使文档清晰明了，易于阅读，小艾准备对会议通知的段落格式进行设置，包括对齐方式、边框样式等，具体操作如下。
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设置会议通知的段落格式
步骤 01
将文本插入点定位至第1段文本中，在【开始】/【段落】组中单击“居中”按钮
，如图1-19所示。
步骤 02
选择第1段文本（包括段末的段落标记），在【开始】/【段落】组中单击“边框”按钮
右侧的下拉按钮
，在弹出的下拉列表中选择“边框和底纹”选项，如图1-20所示。
图1-19 设置段落对齐方式
图1-20 选择“边框和底纹”选项
步骤 03
打开“边框和底纹”对话框中的“边框”选项卡，在“颜色”下拉列表中选择“标准色”栏中的“红色”选项，在“宽度”下拉列表中选择“3.0磅”选项，单击“预览”区的“下边框”按钮
，如图1-21所示，最后单击
按钮。
步骤 04
返回Word操作界面，将文本插入点定位至第2段文本中，单击【开始】/【段落】组中的“居中”按钮
，将该段落的文本居中对齐，然后单击【开始】/【段落】组右下角的“对话框启动器”按钮
，如图1-22所示。
经验之谈
利用快捷键可快速设置段落对齐方式，如按【Ctrl+L】组合键可使段落左对齐，按【Ctrl+E】组合键可使段落居中对齐，按【Ctrl+R】组合键可使段落右对齐。
图1-21 设置段落的边框样式
图1-22 设置段落的对齐方式
步骤 05
打开“段落”对话框中的“缩进和间距”选项卡，在“间距”栏的“段前”数值框中输入“3行”，如图1-23所示，单击
按钮。
步骤 06
返回操作界面，选择“为贯彻市政府……特此通知。”文本，再次打开“段落”对话框中的“缩进和间距”选项卡，在“缩进”栏的“特殊格式”下拉列表中选择“首行缩进”选项，此时默认的首行缩进值为“2字符”，如图1-24所示，单击
按钮。
图1-23 设置段前间距
图1-24 设置段落首行的缩进效果
步骤 07
返回操作界面，选择第4段文本，按【Ctrl+D】组合键，打开“字体”对话框，单击“高级”选项卡，在“字符间距”栏中的“间距”下拉列表中选择“紧缩”选项，并在右侧的“磅值”数值框中输入“0.2磅”，如图1-25所示，最后单击
按钮。
步骤 08 返回操作界面，选择文档中的最后两段文本，按【Ctrl+R】组合键，使段落右对齐，效果如图1-26所示。
图1-25 设置字符间距
图1-26 设置段落右对齐
活动四 加密会议通知文档
完成文档编辑操作后，为了避免文档被其他用户打开或改动，小艾决定对会议通知文档进行加密，具体操作如下。
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加密会议通知文档
步骤 01
选择【文件】/【信息】命令，打开“信息”界面，单击“保护文档”按钮
，在弹出的下拉列表中选择“用密码进行加密”选项，如图1-27所示。
步骤 02
在打开的“加密文档”对话框的“密码”文本框中输入密码，如“123456”，单击
按钮，如图1-28所示。
图1-27 选择“用密码进行加密”选项
图1-28 输入密码
步骤 03
在打开的“确认密码”对话框的“重新输入密码”文本框中输入相同的密码，单击
按钮，如图1-29所示。
步骤 04
单击标题栏右侧的“关闭”按钮
，此时将打开提示对话框，单击
按钮保存对文档做的更改，如图1-30所示。
图1-29 确认密码
图1-30 保存更改
步骤 05
在该文档所在的文件夹中双击该文档将其打开，此时Word 2016将打开“密码”对话框，只有在文本框中输入设置好的密码并单击
按钮后，才能打开文档（配套资源：\效果\项目一\会议通知.docx）。
技能一 高级替换操作
技能二 为文本设置渐变效果
技能三 添加项目符号
通过“会议通知”文档的制作，小艾不仅掌握了通知文档的制作和美化方法，还提升了对Word 的基本操作能力。为了进一步巩固相关操作，小艾继续制作日常办公中常用的文档“感谢信”和“会议纪要”。
实训一 制作“感谢信”文档
为了表达对合作商家的感激之情，综合管理部让小艾撰写一封感谢信，要求感谢信中明确感谢对象和具体事由。小艾接到任务后，第一时间就查阅了合作商家的相关信息，包括商家名称、合作事由、合作内容等，然后才开始制作。
本例制作的“感谢信”文档效果如图1-31所示（配套资源：\效果\项目一\感谢信.docx），具体制作思路如下。
图1-31 “感谢信”文档效果
（1）新建一个空白文档，将其命名为“感谢信”并保存到计算机中。
（2）在文档中输入具体内容（配套资源：\素材\项目一\感谢信.docx），将标题段落格式设置为“方正小宋标简体、二号、加粗、居中”。
（3）将正文各段落的字体格式设置为“宋体、三号、2倍行距”，将最后两段文本的对齐方式设置为“右对齐”。
（4）将文档中正文第2段至第5段的段落缩进格式设置为“首行缩进2字符”。
（5）利用“查找与替换”对话框中的“替换”选项卡，将文档中的错误文本“达松”替换为正确的文本“松达”。
实训二 制作“会议纪要”文档
公司于5月15日召开了一场以“保密工作”为议题的会议，会议结束后，李经理便让小艾立即将会议纪要整理出来，要求在输入会议纪要的相关内容后，再设置文本的字体格式和段落格式，并将文档保存在计算机中，最后再对其进行密码保护设置。
本例是利用提供的文本素材制作“会议纪要”文档，效果如图1-32所示（配套资源：\效果\项目一\会议纪要.docx），具体制作思路如下。
图1-32 “会议纪要”文档效果
（1）打开“会议纪要.docx”文档（配套资源：\素材\项目一\会议纪要.docx），将缺席人员“赵新麦”更改为“王慧”。
（2）将第1段文本右对齐，第2段文本居中对齐。
（3）将“总经理办公室”段落和“抄送”段落之间的所有段落的行距设置为“固定值，20磅”，为“会议内容”段落下方的4段文本设置首行缩进2个字符的缩进格式。
（4）为“总经理办公室”“会议时间：”“会议地点：”“主持人：”等文本添加加粗的字符效果。
（5）为文档中的第3段文本和最后两段文本添加边框效果，保存文档，同时对文档进行密码保护设置，保护密码为“12346”。