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前文已述，电脑是法律人最主要的信息处理和输出设备。无论是律师，还是法官、检察官，乃至法学教师，所使用的主力办公设备都是电脑。在开学术研讨会的时候，能够看到不同职业的法律工作者齐聚一堂，他们所携带的办公设备均是笔电。作为主力办公设备，法律实务工作者需要的办公软件可谓少而精。甚至连法学理论工作者要掌握的数据分析软件，实务工作者都用之很少。
对于律师和法检工作者来说，都会有一套案件管理系统。法检系统的软件是通过招投标后由法检系统委托公司特别定制的，个人对此没有选择的余地。而律师的案件管理系统往往由律所来考察决定。
无论使用Windows系统还是使用Mac OS系统，Office或WPS软件都是必不可少的。Pages、Numbers目前取代Word、Excel等软件尚有难度。在办公软件套装中，最常使用的便是Word、Excel、PowerPoint等产品，对于常用武器要想用得更加顺手需要精细掌握。
Word打字几乎人人都会。而打字速度的提升除了盲打的实战训练，还需要输入法软件的加成。常见的输入法都已经能够很好地满足敲键打字的需要。选择一款自己喜欢的输入法后，尽量保持不再更换。输入法也会与个人的遣词造句习惯相适应，逐渐熟悉个人的语言习惯，默认候选词也会越来越满足个人的需求。
除最基本的打字外，Word本身也具有强大的排版功能。如果是法官、检察官制作法律文书，法检系统内部统一使用的文书排版系统便能解决排版问题，法院系统出具的文书格式、字体、字号都相对统一，给人以非常规整的感觉。而律师在制作文书时，没有统一排版的工具，往往调整格式比较随意。有的律师代写的诉状用5号宋体字，看起来像法学理论杂志上登载的文章。而有的律师为了方便阅读，把字号调整成2号宋体字，让读者有观阅PPT（PowerPoint的简称）的感觉。更有甚者，有的律师自己出具的前后多份法律文书，排版、字体、字号也不统一，显然会给人以凌乱的感觉。关于文书制作的样式，本书在后文办公技巧的打磨与提升部分还会提到，本处所要表明的是，Word程序尽管是最简单、最基础的法律产品出产工具，作为职业法律人也不要仅仅把它当成一款打字软件，即便是主司打字的程序也需要掌握它的其他常用功能。在必要的时候也可以下载安装一些体积不大但对常用排版工作非常有帮助的插件，如小恐龙公文排版助手等工具。Word当中存在人们往往并不熟知的功能，可以通过互联网课程以很小的花费而系统地掌握Word的一些高级技巧，一次学习，终身受益。
Excel软件对于经常代理民间借贷纠纷以及金融借款合同纠纷、证券投资类纠纷的律师来说是必备的软件。依据款项往来的日期、数额、利率等因素，可以方便地计算出欠付款的本息，免除手工计算的烦琐。但它的使用门槛比Word要高，需要更高的学习成本，制表过程既需要有良好的“布局”意识，又要有清晰的数学思想，需要经过一定训练才能掌握。如果你的业务领域涵盖了上述需要大量计算的类型，那么Excel使用技巧也是必备的本领。Excel产品的功能很强大，但需要知晓的函数也较多，为了使人更便捷地掌握Excel制作数据及图形的方法，许多插件将函数封装成按钮的形式，使用户界面更为友好。比如，方格子、Power Map、Data Chart等。
PPT软件用来辅助说明、演讲，清晰而又直观。比如，服务客户是企业，在涉及公司、证券类风险防控或法律纠纷的处理上，为公司决策层提供一次图文并茂的说明能非常好地达到宣讲目的。又如，召开学术研讨会，法学教授要说明其观点、方法、数据时，PPT软件能够带给听众直观的感受。再如，法官在专业法官会议、审委会上汇报案件时，也能更清晰地向同事展现案件的事实过程。值得一提的是，Keynote软件以其漂亮的拟物风格、简洁的设计界面、友好的操作环境惹人喜爱，笔者认为，虽然使用Keynote 软件的电脑要忍受兼容性方面的“痛苦”，但在幻灯片播放方面，Keynote确实能够带来更好的制作及演示体验。这里需要注意的是，幻灯片的软件操作方法虽然各有不同，但制作幻灯片最重要的是幻灯片的目的：它应展现的是“点”，尽量不要展示“线”，特别不能展示“面”。如果PPT用来播放整屏的文字，那和让听众去读书没有分别。既让人抓不住重点，也没有醒目的提示和动态的播放过程，就没有起到幻灯片辅助说明的功能。关于PPT制作的技术技巧，相关学习教程、网课内容非常丰富，读者可以选择学习的空间很大。PPT软件也有很多提升工作效率或提高幻灯片制作水平的插件，如islide、OneKey Tools等。
相比于前三款软件，Outlook的使用率则下降不少。邮件管理的客户端有不少优秀易用的产品，加之个人的使用习惯不同，有人至今仍习惯于登录网页版邮箱。笔者认为，电子邮箱仍然是隔地通信最为便捷、最为正规的通信方式。在与客户沟通的方式中，电子邮箱对沟通内容的保存最为便捷，一些证据资料的数字版也能通过超大附件的方式发送，对方是否读取过信息，通过技术性手段往往也可显示，且公证机关也能对可信时间戳技术建立的数据电文进行公证，具有很强的证据保存效力。针对这一通信的主要方式，笔者建议采用一个自己用得熟、用得惯的客户端。Outlook对电子邮箱管理的统合性、对日程安排的整合性与Windows系统的深度融合性其实都使它成为一个不错的选择。
说起通信工具，除电子邮件这样的正式书面沟通方式外，还有其他非正式的沟通工具如QQ、微信等日常聊天工具也能实现类似的功能。如果服务的对象是自然人，微信反而是更加常用的沟通方式。除手机端要安装必备的微信工具外，电脑端也应安装QQ及微信的客户端，方便将委托人传来的照片、录音录像等资料传输到笔电中作为加工整合的素材。同时，笔电打字往往比手机更为迅捷，如与当事人集中交流沟通又需要保存书面的文本信息，使用电脑客户端也是更优的选择。目前，在我国微信软件的使用普及率很高，使用智能手机的人几乎都有微信工具。微信在保存沟通证据、付款凭证方面都具有取证上的优势。特别是交涉内容、交涉时间与款项授受（法律用语上的交付和受领）时间结合使用，在举证阶段往往能达成非常出色的效果。所以法律实务工作者不仅要使用、会用微信的基本功能，对于微信记录的恢复、调取方法也要学习。例如，关于恢复微信聊天记录的软件，傲梅分区助手可以实现这一点。对于微信证据的调取方法，其官方网站上也有相关的说明。本书在前文已经提到，法律人的工作手机和电脑不能频繁更换，为的就是保存相关沟通资料。但手机比起电脑来，其更换的频率确实更高。对于微信、短信这样的日常沟通记录，要定期用笔电进行备份并拷贝到专用的存储设备中。特别是自主更换手机前，更要对这两项重要的书证载体进行备份。
除上述以文本为主的通信软件外，法院开庭、律师接待、法律职业共同体召开研讨会等工作环节很多时候都会借助视频会议软件进行。虽然QQ或微信都具有视频通话功能，但在多人协作作业、录制并保存视频通话内容、对会议内容进行整理等方面，专业的视频会议软件显然更胜一筹。Zoom、腾讯会议、钉钉都是使用率较高的软件。对于法院安排的互联网庭审，通常有指定的程序及软件使用说明。对于指定的平台或软件，应在开庭前预先下载程序并对操作流程进行熟悉体验，以免在正式庭审时因操作流程不熟而导致手忙脚乱。在这里笔者根据多次组织互联网庭审的经验给出一个小提示：一定要在远程庭审前准备一个带麦的有线耳机。据笔者的经验来看，当事人亲自参与庭审时既有使用手机也有使用电脑的情况，而律师代为参加诉讼时一般使用笔电。使用笔电的效果一般更为稳定，但缺点在于声音往往不能聚拢，法庭和对方当事人难以听清发言内容。使用带麦的有线耳机可以在很大程度上改善声音输出效果。随着互联网庭审的日益普及，律师的手头工具应针对远程庭审作出优化。笔电耳机的选择，尽量不要选择头戴式而要选择入耳式，否则一天庭审下来会有头昏脑涨的感觉。笔者认为，远程开庭、远程会议、远程办公成为一种常态化的办公手段是互联网时代的必然课题。法律工作者应积极适应这种客观形势的变化，用上、用好这些现代通信软件。
最后要说的Office项下的一个单独收费软件：Visio。虽然在Word当中也能制作流程图，但这款专业软件无疑在流程图的制作上更具优势。在代理或审理复杂案件的过程中，如果仅仅依靠口头辩论来说服法官或依靠口头汇报来说服法官专业委员会成员、审判委员会委员，不仅耗时长，成效低，还有遗忘率高的缺点。
因为文字信息和视觉（图像）信息在人类大脑中的信息处理路径不同，二者处理的速度和效果均不同。文字信息仅有人类的大脑能够处理，而几乎所有的高等生物都能够处理视觉（图像）信息。这是因为如果不能在一瞬间处理完毕视觉（图像）信息，那么就可能被外敌捕获。所以视觉信息的处理速度要远远超过文字信息以及文字信息转换成的听觉信息。如果在说明案件的过程中，依据人类大脑的工作机理，用证据整理出的线索勾画出案件时间线索图、当事人攻防配置图，可以在极大程度上使案件的分析说明清晰化。律师绘制的线索清晰的流程图能有效地说服法官，法官绘制的流程图能有效说明案件情况并说服同行。画图不仅在法律文件写作中，在法学论文写作过程中也日益具有重要的地位。在Windows系统下，Visio可以帮你实现思维导图、流程图的想法。如果你使用的是Mac，那么可以使用Omnigraffle这款具有类似功能的软件。
除在软件的使用上要积累相关知识外，电子文稿的保存问题也是一门学问。有的人喜欢在操作系统的桌面上保存文稿，以至于一打开电脑，映入眼帘地是密密麻麻的图标，让人眼花缭乱。有的人保存文稿不分类，或分类过于随意，以至于检索起来十分费力。对法律实务工作者而言，工作应该是围绕案件来进行的，所以案件本身在分门别类上应起到非常重要的作用。对律师来说，本书后文所要讲到的法律产品的产出性质决定了律师的角色是把信息接力棒传递给法官，所以律师在案件前期的基础工作十分重要。对于律师而言，相关资料宜按案件分别建立文件夹。在某一案件的文件夹项下，就证据问题（收集的电子版证据资料，包括书证的扫描件、录音、录像资料），法律意见问题（加工产品，包括事实线索的勾画图例、文档描述，法律适用问题的分析）等建立下属文件夹，分类进行存放。对于法官而言，由于证据资料已经以纸质版的形式呈现在卷宗中，法官需要使用的电子版资料一般是庭审笔录、已出的法律文书（如办理二审案件时需要用到一审法律文书）等资料。有的法官习惯于将上述电子资料下载到办公电脑中保存并整理完毕后再动手写判决，而有的法官则习惯于随时打开法综系统，在案件项下搜读相关文件后再行制作文书。如果习惯于前者，那么也应像律师一样就每个案件单独设立一个文件夹。如果习惯于后者（往往在二审案件中适用），也可以就二审裁判文书总体制作一个文件夹。因为法律实务工作者所处理的工作量都非常大，所以在以上分类之前宜将年度别作为一级文件夹，首先按年度来分割文档，这样不至于在数年工作后同一文件夹项下出现密度过高、检索困难的情况。