找到“企业培训为什么收效甚微”和“为什么要建立全面培训体系”的原因后,企业管理者就能明确全面培训体系的作用和价值。那么接下来要做的就是积极搭建与实施全面培训体系,提升企业培训效果。
企业可以引用国际标准化组织(ISO, International Organization for Standardization)质量管理体系理论构建全面培训体系的框架。因为ISO质量管理体系有助于确保培训的质量和效果(尤其是在培训项目执行过程中),让培训者能够精准把控关键节点。同时,ISO质量管理体系还能针对不同行业、不同性质的客户和不同项目做到基本管理服务标准和个性化定制服务之间的有机统一,这样可以确保全面体系框架的统一性。全面培训体系的框架如图1-2所示。
图1-2 全面培训体系的框架
质量手册是表明培训意向,制定达成目标的策略及方法的文件,主要包括培训方针、经营理念等策略性文件。
①质量手册是由企业最高层批准发布的企业内部文件,具有一定的权威性,是企业实施培训活动的基本规范和指导方针。
②质量手册是企业质量体系存在的证明,也是能够保障全面培训体系的质量的书面证据,是获得员工或公司信赖的方式。
③质量手册可以保障质量体系运行,进而确保全面培训体系可以顺利地推行,取得理想的效果。
质量手册的结构为前言(企业简介及手册简介)、颁布令、质量方针和目标、组织结构、行政组织机构图、质量保证组织机构图、质量手册管理细则、附录等。不同培训项目的质量手册内容不同,企业管理人员应根据项目性质和实际情况设计质量手册的内容。
程序文件是在培训质量管理体系中质量手册的下一层级的文件,用来明确各项执行流程、对应的负责人员以及执行机制。程序文件的本质作用是为质量手册提供支持,主要包含的内容是关于培训质量体系所有要素的规定和要求。
①使质量活动受控。
②对可能会影响培训质量的各项活动做出规定和要求。
③明确各项培训活动的方法、评估标准,使培训活动处于控制范围内。
④表明培训质量管理的责任人及其需要担负着的具体责任。
⑤作为执行、验证和评审质量活动的依据。
⑥确保程序的相关规定在实际的培训活动中运行。
⑦为培训活动的执行情况留下证据。
⑧依据程序评估的标准对培训活动的实际执行情况进行评估,判断其是否符合要求。
程序文件的主体内容包括描述文件的基本内容、目的、适用范围、职责、工作程序、引用文件及相关的记录。
程序文件的下一层级的文件是作业指导书,内容主要是详细说明培训项目的执行方案,是对程序文件的补充或具体化。作业指导书主要有以下两个作用。
作业指导书是指导并保障全面培训体系运作、培训活动顺利开展的指导性文件。
作业指导书可以为程序文件提供支持,确保程序文件起到应有的作用。
作业指导书主要有两种形式:书面作业指导书和口述作业指导书。无论是哪种形式,作业指导书都应满足以下两个基本要求。
“最好、最实际”原则是指导书的内容质量要有保障,要贴合实际,可以为企业培训活动提供有效指导。具体来说,企业在制作作业指导书的时候应使用科学的方法,使指导书的内容有保障,提升指导书的操作性,从而保障全面质量管理体系的运行取得理想的效果。而下文展示的是5WIH原则。
Where(哪里):在哪里使用此作业指导书?
Who(谁):什么样的人使用该作业指导书?
What(什么):此项作业的名称及内容是什么?
Why(为什么):此项作业的目的是干什么?
When(何时):什么时候使用该作业指导书?
How(如何):如何按步骤完成作业?
作业指导书的格式应简单明了,利于阅读对象理解、记忆作业指导书的内容。作业指导书主要有两种格式,一种是文本格式,另一种是表格格式。
文本格式即用文本形式呈现作业指导书的内容,参考模板如下。
1.目的(明确阐述书写全面培训体系作业指导书的目的)。
例如,在确定培训目标的基础上,为了顺利实施培训项目而制定全面培训体系作业指导书。
2.适用范围(介绍全面培训体系作业指导书适合哪些人在什么情况下使用,其实就是回答5W1H原则中的“Who”和“Where”)。
例如,适用于本企业的所有员工。
3.工作职责(哪些人使用作业指导书,他们的职责分别是什么)。
例如,培训组织的主要负责人负责培训方案的策划、修改和审批。
4.工作程序(可包括实施全面培训体系的步骤、指导方法以及相关要求,明确完成时限)。
5.支持性文件(该作业指导书为哪些文件提供支持)。
6.工作中形成的记录(报告、表单等工作中形成的主要记录性文件)。
7.其他注意事项。
表格形式即用表格呈现作业指导书的内容,参考模板如表1-1所示。
表1-1 表格形式的作业指导书模板
无论是文本格式还是表格格式的作业指导书,其内容都不是固定的,培训组织应根据培训项目的具体情况确定作业指导书的内容。总之,作业指导书的内容越具体、详细、全面,越有利于培训项目的开展和实施。
表格、记录、文件、档案是全面培训体系框架最底层的文件,用以记录培训项目的状态和所达到的结果,主要包括培训方案、签到表、课程表、培训作业统计等。在培训过程中,相关人员要妥善保管好这些文件,以便后期对培训结果进行总结时可以查看、回顾。
一个完善、有效的全面培训体系必须满足质量管理体系的基本要求,这样才能保障全面培训体系的质量,确保该体系可以顺利实施并达到理想的结果。
全面体系实施的关键是要掌握全面培训体系实施标准的特点和培训机制。
ISO于1999年12月颁布了《ISO 10015:质量管理——培训指南》(下文简称为ISO 10015标准),该标准中明确了培训标准的特点,该特点同样适用于全面培训体系的实施标准。
ISO 10015标准明确提出了要监视整个培训过程中的每个阶段,作用是对培训体系实施的整个过程进行监视与持续改进,确保培训体系可以顺利实施。
ISO 10015标准明确地提出,组织在实施全面培训管理体系时,应以组织建立的质量方针和培训方针为标准,这样才能确保培训可以满足组织的需求。同时,组织还应将组织战略的目标、要求及培训目标作为“培训计划”的输入项,以确保组织的培训可以按事先确定的培训目标完成。
ISO 10015标准要求在学员接受培训后,组织应建立一套对培训过程进行评价的机制,包括长期培训效果评价和短期培训效果评价,以确保培训的有效性。
标准管理体系下的培训机制是指经过细心策划的,较为系统、全面的培训制度和体系,能够帮助企业不断改进培训中存在的不足,提升培训质量。企业要想建立标准管理体系下的培训机制就要做好以下四项工作。
能够创造价值的培训一定是能够满足学员需求的培训,因此,开展培训前的重点工作是确定培训需求。
确定培训需求后,便可以围绕需求以及组织的实际情况,设计和策划培训项目。
合理安排时间和地点,为学员提供培训学习服务,让培训项目落实。
培训结果有利于培训组织做出下一步决策,进一步改进、优化培训项目,所以这部分内容是培训机制中不可或缺的。
掌握了全面培训体系实施标准的特点和标准管理体系下的企业培训机制后,就相当于已经掌握了全面培训体系构建的精髓,接下来就可以实施全面培训体系了。
全面培训体系实施主要包括确定培训需求、设计和策划培训、提供培训、评价培训结果、培训过程的管控和改进五个步骤,如图1-3所示。
图1-3 全面培训体系实施的步骤
如何让培训有助于提升业绩?首先从确定培训需求开始。如何确定培训需求呢?可以按照表1-2的内容展开调研、分析。
表1-2 确定培训需求
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明确培训需求后,便可以根据需要设计和策划具有针对性的培训计划,具体可参考表1-3。
表1-3 设计和策划培训
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设计和策划完善的培训计划后,下一步要做的就是按照计划有序地提供培训,具体可参考表1-4。
表1-4 提供培训
在学员完成所有的培训课程后,培训组织还应对最后的培训结果进行评价,只有这样才能不断完善和改进培训项目,提升培训项目的价值。具体的评价流程可参考表1-5。
表1-5 评价培训结果
为了确保全面培训体系的实施效果,还应对整个培训过程进行管理和改进,具体可参考表1-6。
表1-6 培训过程的管控与改进
以上实施的是全面培训体系的五个步骤,这是较为系统、规范、科学的培训体系实施步骤,可以有效促进培训项目贴近实际,创造价值。