控制通常是指管理人员按照事先制定的计划和标准,检查和衡量被控对象在实施过程中所取得的成果,并采取有效措施纠正所发生的偏差,以保证计划目标得以实现的管理活动。实施控制的前提是确定合理的目标和制定科学的计划,继而进行组织设置和人员配备,并实施有效的领导。计划一旦开始执行,就必须进行控制,以检查计划的实施情况。当发现实施过程有偏离时,应分析偏离计划的原因,确定应采取的纠正措施,并采取纠正行动。在纠正偏差的行动中,继续进行实施情况的检查,如此循环,直至建设工程项目目标实现为止,从而形成一个反复循环的动态控制过程。
由于控制方式和方法的不同,控制可分为多种类型。归纳起来,控制可分为两大类,即主动控制和被动控制。
(1)主动控制。主动控制就是预先分析目标偏离的可能性,并拟订和采取各项预防性措施,以使计划目标得以实现。实施主动控制,可以采取以下措施:
1)详细调查并分析研究外部环境条件,以确定影响目标实现和计划实施的各种有利和不利因素,并将这些因素考虑到计划和其他管理职能之中;
2)识别风险,努力将各种影响目标实现和计划实施的潜在因素揭示出来,为风险分析和管理提供依据,并在计划实施过程中做好风险管理工作;
3)用科学的方法制订计划。做好计划可行性分析,消除那些造成资源不可行、技术不可行、经济不可行和财务不可行的各种错误和缺陷,保障工程项目的实施能够有足够的时间、空间、人力、物力和财力,并在此基础上力求使计划得到优化。事实上,计划制定得越明确、完善,就越能设计出有效的控制系统,也就越能使控制产生更好的效果;
4)高质量地做好组织工作,使组织与目标和计划高度一致,把目标控制的任务与管理职能落实到适当的机构和人员,做到职权与职责明确,使全体成员能够通力协作,为共同实现目标而努力;
5)制定必要的备用方案,以对付可能出现的影响目标或计划实现的情况。一旦发生这些情况,因有应急措施做保障,从而可以减少偏离量,或避免发生偏离;
6)计划应有适当的松弛度,即“计划应留有余地”。这样,可以避免那些经常发生但又不可避免的干扰因素对计划产生影响,减少“例外”情况产生的数量,从而使管理人员处于主动地位;
7)沟通信息流通渠道,加强信息收集、整理和研究工作,为预测工程未来发展状况提供全面、及时、可靠的信息。
(2)被动控制。被动控制是指当系统按计划运行时,管理人员对计划的实施进行跟踪,将系统输出的信息进行加工、整理,再传递给控制部门,使控制人员从中发现问题,找出偏差,寻求并确定解决问题和纠正偏差的方案,然后再回送给计划实施系统付诸实施,使得计划目标一旦出现偏离就能得以纠正。被动控制是一种十分重要的控制方式,而且是经常采用的控制方式。被动控制可以采取以下措施:
1)应用现代化管理方法和手段跟踪、测试、检查工程实施过程,发现异常情况,及时采取纠偏措施;
2)明确项目管理组织中过程控制人员的职责,发现情况及时采取措施进行处理;
3)建立有效的信息反馈系统,及时反馈偏离计划目标值的情况,以便及时采取措施予以纠正。
为了取得目标控制的理想成果,应当从多方面采取措施。建设工程目标控制的措施通常可以概括为组织措施、技术措施、经济措施和合同措施四个方面。
(1)组织措施。控制是由人来执行的,监督按计划要求投入劳动力、机具、设备、材料,巡视、检查工程实施情况,对项目信息的收集、加工、整理、反馈,发现和预测目标偏差,采取纠正行动等都需要事先委任执行人员,授予相应职权,确定职责,制定工作考核标准,并力求使之一体化运行。除此之外,如何充实控制机构,挑选与其工作相称的人员;对工作进行考评,以便评估工作、改进工作、挖掘潜在工作能力、加强相互沟通;在控制过程中激励人们以调动和发挥他们实现目标的积极性、创造性;培训人员等,都是在控制过程中需要考虑采取的措施。只有采取适当的组织措施,保证目标控制的组织工作明确、完善,才能使目标控制取得良好效果。
(2)技术措施。控制在很大程度上要通过技术来解决问题。实施有效控制,如果不对多个可能的主要技术方案进行技术可行性分析,不对各种技术数据进行审核、比较,不事先确定设计方案的评选原则,不通过科学试验确定新材料、新工艺、新设备、新结构的适用性,不对各投标文件中的主要技术方案进行必要的论证,不对施工组织设计进行审查,不想方设法在整个项目实施阶段寻求节约投资、保障工期和质量的技术措施,目标控制就会毫无效果可言。使计划能够输出期望的目标需要依靠掌握特定技术的人,需要采取一系列有效的技术措施实现项目目标的有效控制。
(3)经济措施。从项目的提出到项目的实现,始终伴随着资金的筹集和使用工作。无论是对工程造价实施控制,还是对工程质量、进度实施控制,都离不开经济措施。为了理想地实现工程项目,项目管理人员要收集、加工、整理工程经济信息和数据,要对各种实现目标的计划进行资源、经济、财务诸方面的可行性分析,要对经常出现的各种设计变更和其他工程变更方案进行技术经济分析,以力求减少对计划目标实现的影响,要对工程概、预算进行审核,要编制资金使用计划,要对工程付款进行审查等。如果项目管理人员在目标控制时忽视了经济措施,不但使工程造价目标难以实现,而且会影响到工程质量和进度目标的实现。
(4)合同措施。工程项目建设需要设计单位、施工单位和材料设备供应单位分别承担设计、施工和材料设备供应。在市场经济条件下,这些单位分别根据其与业主签订的设计合同、施工合同和供销合同来参与工程项目建设,他们与工程项目业主构成了工程承发包关系。为了对这些合同进行科学管理,以实现对工程项目目标的有效控制,业主还可委托专业化、社会化的项目管理单位及监理单位,在其授权范围内由项目管理单位及监理单位依据其与业主签订的委托合同及相关的工程建设合同行使管理及监理职责,对合同的履行实施监督管理。由此可见,确定对目标控制有利的承发包模式和合同结构,拟订合同条款,参加合同谈判,处理合同执行过程中的问题,以及做好防止和处理索赔的工作等,是建设工程目标控制的重要手段。
控制的方法随控制目标的不同而不同,常用的项目目标控制方法有如下几种。
(1)网络计划法。网络计划技术是一种用于工程项目进度控制的有效方法,在工程项目目标控制中采用这种方法,也有助于工程成本的控制和资源的优化配置。
(2)S曲线法。对一个工程项目而言,如果以横坐标表示时间,纵坐标表示累计完成的工程数量或造价,即可形成一条形如“S”的曲线。S曲线可用于综合控制工程造价和工程进度。
(3)香蕉曲线法。香蕉曲线法的原理与S曲线法的原理基本相同,其主要区别在于:香蕉曲线是以工程网络计划为基础绘制的。由于在工程网络计划中,工作的开始时间有最早开始时间和最迟开始时间两种,如果按照工程网络计划中每项工作的最早开始时间绘制整个工程项目的计划累计完成工程量或造价,即可得到一条S曲线(ES曲线);而如果按照工程网络计划中每项工作的最迟开始时间绘制整个工程项目的计划累计完成工程量或造价,又可得到一条S曲线(LS曲线),两条S曲线组合在一起,即成为香蕉曲线。
与S曲线法相同,香蕉曲线同样可用来综合控制工程造价和工程进度。
(4)排列图法。排列图又叫主次因素分析图或帕累特图,是用来寻找影响工程(产品)质量主要因素的一种有效工具。
(5)因果分析图法。因果分析图又叫树枝图或鱼刺图,是用来寻找某种质量问题产生原因的有效工具。
(6)直方图法。直方图又叫频数分布直方图。它以直方图形的高度表示一定范围内数值所发生的频数,据此可掌握产品质量的波动情况,了解质量特征的分布规律,以便对质量状况进行分析判断。
(7)控制图法。排列图法、直方图法是质量控制的静态分析方法,反映的是质量在某一段时间里的静止状态。然而,工程(产品)都是在动态的生产过程中形成的,因此,在质量控制中单用静态分析方法是不够的,还必须有动态分析方法。采用动态分析法,可以随时了解生产过程中质量的变化情况,及时采取措施,使生产处于稳定状态,起到预防出现废品的作用。控制图法就是一种典型的动态分析方法。
除上述方法外,建设工程目标控制的方法还有很多,如目标管理法、责任图法、价值工程、看板管理法、PDCA循环法等。
建设工程项目成本管理包括成本预测、成本计划、成本控制、成本核算、成本分析、成本考核等内容。
项目成本预测是指承包企业及其项目经理部有关人员凭借历史数据和工程经验,运用一定方法对工程项目未来的成本水平及其可能的发展趋势作出科学估计。成本预测的目的,一是为挖掘降低成本的潜力指明方向,作为计划期降低成本决策的参考;二是为企业内部各责任单位降低成本指明途径,作为编制增产节约计划和制订成本降低措施的依据。
项目成本预测是项目成本计划的依据。预测时,通常是对项目计划工期内影响成本的因素进行分析,比照近期已完工程项目或将完工项目的成本(单位成本),预测这些因素对工程成本的影响程度,估算出工程的单位成本或总成本。成本预测的方法可分为定性预测和定量预测两大类。
成本计划是在成本预测的基础上编制的,是承包企业及其项目经理部对计划期内项目的成本水平所作的筹划,是对项目制定的成本管理目标。承包单位项目成本计划是以货币形式编制的项目在计划期内的生产费用、成本水平及为降低成本采取的主要措施和规划的具体方案。成本计划是目标成本的一种表达形式,是建立项目成本管理责任制、开展成本控制和核算的基础,是进行成本费用控制的主要依据。
承包企业的项目计划成本应通过投标与签订合同形成,作为项目管理的目标成本。目标成本是承包企业实施项目成本控制和工程价款结算的基本依据。项目经理在接受企业法定代表人委托之后,应通过主持编制项目管理实施规划寻求降低成本的途径,组织编制施工预算,确定项目的计划目标成本。
成本控制是指在项目实施过程中,对影响项目成本的各项要素,即施工生产所耗费的人力、物力和各项费用开支,采取一定措施进行监督、调节和控制,及时预防、发现和纠正偏差,保证项目成本目标的实现。根据全过程成本管理的原则,成本控制应贯穿于项目建设的各个阶段,是项目成本管理的核心内容,也是项目成本管理中不确定因素最多、最复杂、最基础的管理内容。项目成本控制包括计划预控、过程控制和纠偏控制三个环节。
成本核算是指利用会计核算体系,对项目建设工程中所发生的各项费用进行归集,统计其实际发生额,并计算项目总成本和单位工程成本的管理工作。项目成本核算所提供的各种信息,是成本预测、成本计划、成本控制和成本考核等的依据。
承包单位的项目成本核算应以项目经理责任成本目标为基本核算范围;以项目经理授权范围相对应的可控责任成本为核算对象,进行全过程分月跟踪核算。根据在建工程的当月形象进度,对已完实际成本按照分部分项工程进行归集,并与相应范围的计划成本进行比较,分析各在施分部分项工程成本偏差的原因,并在后续工程中采取有效控制措施并进一步寻找降本挖潜的途径。企业的项目经理部应在每月成本核算的基础上编制当月成本报告,作为项目施工月报的组成内容,提交企业主管领导、生产管理和财务部门审核备案。
成本分析是揭示项目成本变化情况及其变化原因的过程。在成本形成过程中,利用项目的成本核算资料,将项目的实际成本与目标成本(计划成本)进行比较,系统研究成本升降的各种因素及其产生的原因,总结经验教训,寻找降低项目施工成本的途径,以进一步改进成本管理工作。成本分析为成本考核提供依据,也为未来的成本预测与成本计划编制指明方向。项目成本分析的基本方法包括:比较法、因素分析法、差额计算法、比率法等。
成本考核是在工程项目建设的过程中或项目完成后,定期对项目形成过程中的各级单位成本管理的成绩或失误进行总结与评价。通过成本考核,给予责任者相应的奖励或惩罚。承包企业应建立和健全项目成本考核制度,作为项目成本管理责任体系的组成部分。应明确规定考核的目的、时间、范围、对象、方式、依据、指标、组织领导以及结论与奖惩原则等。
综上所述,项目成本管理中的每一个环节都是相互联系和相互作用的。成本预测是成本计划的编制基础,成本计划是开展成本控制和核算的基础;成本控制能对成本计划的实施进行监督,保证成本计划的实现,而成本核算又是成本计划是否实现的最后检查,它所提供的成本信息又是成本预测、成本计划、成本控制和成本考核等的依据;成本分析为成本考核提供依据,也为未来的成本预测与编制成本计划指明方向;成本考核是实现成本目标责任制的保证和手段。