任务一
制作“培训通知”文档

通知是指向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。在日常办公中，使用较多的通知是培训通知。

培训通知的目的不同，其包含的内容也会有所不同，但培训目的、培训时间、培训地点、培训对象、培训要求、培训注意事项等内容都是需要体现的。

一、任务目标

本任务将使用Word制作“培训通知”文档，在制作文档时首先输入文档内容，然后对文档内容的字体格式和段落格式进行设置，接着为文档部分段落添加需要的编号、边框和底纹，使文档的排版、布局更加规范。通过对本任务进行学习，读者可快速制作出专业的办公文档。

本任务制作完成后的效果如图1-1所示。

二、相关知识

本任务制作过程中涉及的知识和操作包括认识Word 2016工作界面、查找和替换设置、段落编号设置等，下面进行简单介绍。

（一）认识Word 2016工作界面

在计算机中安装Office 2016后，启动Word 2016，在Word 2016界面右侧选择“空白文档”选项，即可新建一个Word空白文档。Word 2016的工作界面主要由快速访问工具栏、标题栏、按钮区、选项卡、功能区、导航窗格、文档编辑区、滚动条、状态栏和视图栏组成，如图1-2所示。

· 快速访问工具栏： 用于放置一些使用频率较高的工具。默认情况下，该工具栏包含“保存”按钮 、“撤销键入”按钮 、“重复键入”按钮 和“自定义快速访问工具栏”按钮 。当需要将其他常用的按钮添加到快速访问工具栏时，单击“自定义快速访问工具栏”按钮 ，在弹出的下拉列表中选择需要的选项后，就可将对应的按钮添加到快速访问工具栏中，以便快速进行相应的操作。

· 标题栏： 用于显示正在编辑的文档文件名以及所使用的软件名称等。

· 按钮区： 包括用于登录微软用户账户的 按钮、控制窗口的“功能区显示选项”按钮 、“最小化”按钮 、“向下还原”按钮 、“最大化”按钮 和“关闭”按钮 等。

· 选项卡标签： 单击选项卡标签名称可切换到相应选项卡。

· 选项卡： 将Word的各种工具以选项卡的形式集合在一起，不同的选项卡中存放着不同功能的工具，每一个选项卡中的工具被分类放置在不同的组中，单击某些组右下角的对话框启动器按钮 ，可打开相应的对话框或任务窗格，对某些参数进行设置。

· 导航窗格： 在“标题”选项卡中显示文档中的标题大纲；在“页面”选项卡中显示文档中每个页面的效果；在搜索框中输入查找或搜索内容，查找结果或搜索结果将在“结果”选项卡中显示。

· 文档编辑区： 用于输入、编辑文档内容，设置页面和文档格式等，是Word文档的主要工作区域。

· 滚动条： 当文档页面中的内容不能完全显示出来时，可拖曳滚动条查看相应的内容。向上或向下拖曳右侧的垂直滚动条，可查看当前页面前后的内容；向左或向右拖曳下方的水平滚动条，可查看当前页面左右的内容。

· 状态栏： 位于工作界面底部左侧，用于显示当前文档的状态和相关信息，如当前页面的页码、文档总页数、总字数和语言等。

· 视图栏： 位于工作界面底部右侧，用于切换文档视图和调整视图显示比例。

（二）查找和替换设置

在编辑Word文档时经常会出现多处相同的文本输入错误的情况，如果一处一处地进行查找和修改，会花费大量的时间和精力。因此，可以使用Word提供的查找和替换功能进行文档内容的批量查找和修改，大大提高文档的编辑效率。

在Word中使用查找和替换功能，不仅可以对文本内容进行批量修改，还可以对格式、特殊格式等进行查找和替换，下面进行简单介绍。

· 查找和替换文本： 将文本插入点定位至文档任意一处，然后按【Ctrl+H】组合键，弹出“查找和替换”对话框，如图1-3所示。在“替换”选项卡的“查找内容”下拉列表框中输入要查找的文本内容，在“替换为”下拉列表框中输入要替换为的文本内容，单击 按钮。替换完成后将显示替换的数量。

· 查找和替换格式： 在“查找和替换”对话框中的“替换”选项卡中单击 按钮，展开对话框的更多选项。将文本插入点定位到“查找内容”下拉列表框中，单击 按钮，在弹出的下拉列表中选择需要查找的格式，如选择“字体”选项，将弹出对应的“查找字体”对话框，如图1-4所示，在其中可对查找的字体格式进行设置。设置“替换为”格式的方法与之类似，只需打开对应的对话框进行设置即可。

· 查找和替换特殊格式： 将文本插入点定位到“查找内容”下拉列表框中，单击 按钮，在弹出的下拉列表中提供了Word 2016支持查找的一些特殊格式，如图1-5所示。选择相应的特殊格式后，其对应的符号将自动填入下拉列表框中。“替换为”下拉列表框中的特殊格式也可使用该方法设置后进行替换。

（三）段落编号设置

在文档中为段落添加编号，可以使文档的层次结构更清晰，也便于快速区分段落的先后顺序。如果内置的编号样式不能满足文档制作的需要，则可根据需要自定义编号。另外，如果编号的起始值不正确，则还可进行修改。自定义编号和设置编号起始值的方法如下。

· 自定义编号： 选择需要添加编号的段落，单击【开始】/【段落】组中“编号”按钮 右侧的下拉按钮 ，在弹出的下拉列表中选择“定义新编号格式”选项，打开“定义新编号格式”对话框，在“编号样式”下拉列表框中选择需要的编号样式，然后在“编号格式”文本框中设置编号，在“对齐方式”下拉列表框中选择编号对齐方式，如图1-6所示，设置完成后单击 按钮。

· 设置编号起始值： 将文本插入点定位至需要更改段落编号的位置，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置编号值”命令，打开“起始编号”对话框，在“值设置为”数值框中输入编号的起始值，单击 按钮，如图1-7所示。编号起始值将变为设置的值，并且后面连续的编号将自动更改。

三、任务实施

（一）输入特殊字符与日期

下面在Word空白文档中输入培训通知内容，插入特殊符号和日期，其具体操作如下。

（1）启动Word 2016，新建一个名为“培训通知”的空白文档，在文档中输入“培训通知内容.txt”中的内容，将文本插入点定位到文档第2行的“2021”文本前，单击【插入】/【符号】组中的“符号”按钮 ，在弹出的下拉列表中选择“其他符号”选项，如图1-8所示。

（2）打开“符号”对话框，在“字体”下拉列表框中选择“等线”选项，在下方的列表框中选择需要插入的符号“ ”，单击 按钮，如图1-9所示。

（3）所选符号将插入文本插入点所在位置，使用相同的方法在“2021”文本后插入“ ”符号。

（4）将文本插入点定位到落款处的“人事行政部”下方的空行中，单击【插入】/【文本】组中的“日期和时间”按钮 ，如图1-10所示。

（5）打开“日期和时间”对话框，在“可用格式”列表框中选择“2021年3月26日”选项，单击 按钮，如图1-11所示。

（6）所选日期和时间格式将插入文本插入点处，如图1-12所示。

（二）编辑和设置文本格式

对输入的文字内容进行编辑，可以确保文档内容的正确性。另外，也可以对文档的字体格式和段落格式进行设置，使文档的排版和布局更加规范。下面先对文档内容进行复制、查找和替换，然后对文本字体格式、段落格式等进行设置，其具体操作如下。

（1）选择“南银商贸有限公司”文本，单击【开始】/【剪贴板】组中的“复制”按钮 ，如图1-13所示。

（2）将文本插入点定位到“主送”文本下方的空行中，单击“剪贴板”组中的“粘贴”按钮 下方的下拉按钮 ，在弹出的下拉列表中选择“只保留文本”选项 ，即可将复制的文本无格式粘贴至文本插入点处，如图1-14所示。

（3）使用相同的方法将“2021年3月26日”文本复制粘贴到“南银商贸有限公司”文本后。

（4）按【Ctrl+H】组合键打开“查找和替换”对话框，在“替换”选项卡的“查找内容”下拉列表框中输入中文状态下的“：”，在“替换为”下拉列表框中输入英文状态下的“:”，单击 按钮，如图1-15所示。

（5）从文档首行开始查找中文状态下的“：”，并以灰色底纹突出显示查找的内容。当查找到需要替换的中文状态下的“：”时，单击 按钮进行替换，如图1-16所示。

（6）单击 按钮继续查找，如果需要替换，就单击 按钮，如果不需要替换，就单击 按钮继续查找。查找完成后，在打开的“是否继续从头搜索”提示对话框中单击 按钮，如图1-17所示。

（7）返回“查找和替换”对话框，单击 按钮关闭该对话框。在文档中选择“南银商贸有限公司文件”文本，在【开始】/【字体】组中将字体设置为“方正兰亭纤黑简体”，字号设置为“二号”，字体颜色设置为“红色”，单击【开始】/【段落】组中的“居中”按钮 ，将文本对齐方式设置为居中对齐，如图1-18所示。

（8）使用相同的方法对文档中其他部分文本的字体、字号和对齐方式进行设置，设置完成后选择前3行，单击“段落”组中的“行和段落间距”按钮 ，在弹出的下拉列表中选择“3.0”选项，如图1-19所示。

（9）使用相同的方法将最后3行的行距设置为“1.5”。

（10）选择“各部门同事：”至“主题：”中间的所有段落，单击“段落”组右下角的对话框启动器按钮 ，打开“段落”对话框，在“特殊”下拉列表框中选择“首行”选项，在“行距”下拉列表框中选择“多倍行距”选项，在“设置值”数值框中输入“1.2”，如图1-20所示。

（11）单击 按钮，返回文档可看到所选段落首行缩进两个字符，并且行间距也增大了。

（三）添加项目符号和编号

为了使段落之间的层次更加清晰，可以为多个有关联的段落添加项目符号和编号，其具体操作如下。

（1）按住【Ctrl】键拖曳鼠标选择“培训时间安排”“课程安排与培训讲师”“培训地点”“参加人员”“注意事项”段落，单击【开始】/【段落】组中“编号”按钮 右侧的下拉按钮 ，在弹出的下拉列表中选择“一、二、三……”编号样式，将其应用到所选择的段落中，如图1-21所示。

（2）选择“注意事项”下的5个连续段落，在“编号”下拉列表中选择“1）、2）、3）……”编号样式，将其应用于所选段落。

（3）选择“课程安排与培训讲师”段落下的3个连续段落，单击【开始】/【段落】组中“项目符号”按钮 右侧的下拉按钮 ，在弹出的下拉列表中选择“定义新项目符号”选项，如图1-22所示。

（4）打开“定义新项目符号”对话框，单击 按钮，如图1-23所示。

（5）打开“符号”对话框，在“字体”下拉列表框中选择“Wingdings 2”选项，在下方的列表框中选择“ ”符号，单击 按钮，如图1-24所示。

（6）返回“定义新项目符号”对话框，单击 按钮，返回文档可看到所选段落添加的自定义项目符号效果，如图1-25所示。

（四）添加边框和底纹

在编辑文档时，还可以添加边框和底纹来突出显示文档中的重要内容。在Word中，既可以直接添加内置的边框样式，还可以根据需要自定义边框。下面为文档个别段落添加需要的边框和底纹，其具体操作如下。

（1）选择“南银印发〔2021〕TZ H-01号”所在的段落，单击【开始】/【段落】组中“边框”按钮 右侧的下拉按钮 ，在弹出的下拉列表中选择“边框和底纹”选项，如图1-26所示。

（2）打开“边框和底纹”对话框，在“边框”选项卡左侧的“设置”栏中选择“自定义”选项，在“颜色”下拉列表框中选择“红色”选项，在“宽度”下拉列表框中选择“1.5磅”选项，单击“预览”栏中的 按钮，为段落添加下框线，单击 按钮，如图1-27所示。

（3）选择文档最后3行，打开“边框和底纹”对话框，在“边框”选项卡中为所选段落添加内框线和下框线。

（4）单击“底纹”选项卡，在“填充”下拉列表框中选择“白色，背景1，深色15%”选项，在“应用于”下拉列表框中选择“段落”选项，如图1-28所示。

（5）单击 按钮，返回文档，可查看添加的边框和底纹效果，如图1-29所示，完成本任务的制作。