下载掌阅APP，畅读海量书库
立即打开
1．要转变传统的末位观念，树立先行意识。
长期以来，无论是非专业的档案工作者，还是专业的档案工作者，包括我自己在内，都认为档案工作是处于各项工作的“末端”的，觉得不管哪项工作，前面各个环节都不是档案工作，直到最后一个环节，才是把前面各个环节中形成的文件材料收集归档，归档完毕了，这项工作也就全部结束了。因此，通常在所有人包括在我自己的意识中，都认为档案工作是“收口”性的工作，是处于“末位”、“末端”、“末尾”的结束性的工作，是各项工作的“收容队”。
但2013年我听说的一件事，第一次改变了我的这种意识。2013年，有人向我介绍说，党的十八大的筹备工作，档案工作走在最前边，筹备工作的第一个环节，是查阅以前几届党代会的档案，了解党代会筹备组的有关情况；当筹备组成立后，档案部门又把上一届党代会的有关档案全部复印，装订成册，供筹备人员使用。我听了以后，当即总结说，看来，档案工作既是上一件事情的“末端”，又是下一件同类事情甚至不同类事情的“开端”。
在这之后，我又在别的地方，反复见到同样的情况。比如，有一个地铁公司，每承建一个新的地铁建设项目，都把之前已建好的项目的设计档案、施工档案、工程管理档案等拿来，取其适用者套用之，不适用者改进之，从而制定出新的设计、施工、管理等方案。又比如，有一个水电建设公司，每新建一个水电站，都把已建好水电站中最成功或与之最相近的项目的设计、施工、工程管理档案等拿来套用和改进。在以上两家公司，已竣工工程的档案，成为新开工工程套用的“模板”；新开工工程的第一件事，是复制相关档案，作为各项工作的参考。
后来我回想自己经历的许多事情，也都是如此。比如，2009年开始起草两办关于加强和改进新形势下档案工作的意见时，我首先把最近5年来党中央、国务院及两办关于加强某方面工作的意见，还有各省两办关于加强档案工作的意见，找来参考借鉴。再比如，每当启动四年一次的表彰先进工作时，第一件事总是把上一次的有关档案调出来，仿照上一次的“成例”，起草这一次的有关方案和文件。又比如，每当制定五年规划时，第一件事也总是从档案里先把上一个五年规划找出来，看上一次规划中写了什么，哪些已经实现，哪些还没实现。每年召开全国档案局馆长会议前，起草向上级的请示，通常也会把上一年的请示调出来参考一下。行话把这叫作“套模子”。
其实可能不光是我，其他人如果稍微留心一下、回想一下，也会发现有过同样的情况。
更进一步，如果翻开历史档案看，历史上这种“套模子”的事，也是比比皆是、无处不有。比如我研究明清时琉球和中国关系的历史，发现在清代档案里，每次琉球使臣来中国进贡，接待部门总是先查阅过去的档案，看以前是怎么接待的，皇帝是怎么赏赐的，使臣朝见时该怎么站位，等等，然后才据此拿出此次的接待方案报皇帝批准。而且他们拿的方案，几乎都是套用以前档案中所记载的“成例”或“故事”，套用以前的“模子”。如果最后比以前有所增减，那都是皇帝定的事。
在以上所举的所有这些事例中，档案工作不都是起头性、开端性、引领性、先行性的工作吗？并不总是处在“末位”、“末尾”、“末端”。所以，现在看来，我们过去的那些观念，有可能是错误的！
无数事实反复证明：无论在历史上，还是在现实中，人们在处理日常工作和例行公事时，档案工作在很多情况下，都既是前一件事情的“末端”，又是后一件同类事情甚至不同类事情的“开端”。只有在进行创新性工作或“拍脑袋决策”时，才不是如此。
事实上，我们档案人在很多工作中，往往是打头阵、当先锋、走在前头的，往往是档案人“外出溜一圈回来”了，而其他人还“在家穿鞋子”呢。
因此，我们必须坚决地克服陈见，打破过去长期形成的思维定势，切实转变旧的“档案工作是末位工作”、“档案部门是收容队”的观念，树立新的“先行意识”，在一切可能的情况下，用档案工作为其他工作起头、开路、领跑，在各方面工作中，当先行者，当排头兵，当引领人，从而更充分地发挥档案工作的作用，最大限度地提高档案工作和档案人的地位。
我的这一观点，也可以叫作“档案工作先行论”。
这个观点提出后，有人把它称作是档案学基础理论和档案工作理念的一场革命、一种颠覆。
我想，这并不为过。
因为它确实是颠覆前人观念的革命性观点；
是从未有人提出过的创新性观点；
是国际档案界和档案学理论中的先导性观点；
是我从三十多年档案工作实践中悟出的、有别于他人的独特性观点。
我们档案工作者，要认识到这个观点，理解这个原理，善于利用档案，去为各项工作引路、开头。
这样做，将会让社会对档案工作刮目相看；
将会让档案工作发挥更大作用、体现更大价值；
将会带来档案工作和档案工作者地位的显著提高。
2．要先行介入对上游工作的管理，主动进行“前端控制”。
档案工作中有不少是属于“上下游”，也就是上下两个不同阶段的工作。因此，我们要善于统筹，先行介入，对上游工作实行“前端控制”，以免事后收容时，有些工作重复劳动或无法补救。
比如：文书是档案的前身，文书工作是档案工作的上游。所以，我们要统筹文书和档案工作，把档案工作向上游的文书工作延伸，提前介入对文书的管理，实行“文档一体化”，实现归档的“前端控制”。这样，既可以确保文书归档齐全与及时，又可以省掉一些重复劳动。
再比如：档案室档案中有相当部分是档案馆档案的前身，档案室工作是档案馆工作的上游。所以，我们要统筹档案馆工作和档案室工作，把档案馆工作向上游的档案室工作延伸，提前介入其档案格式规范、档号规范、档案组卷及装订规范、电子档案格式及载体规范等，实行“馆室一体化”管理。
又比如：档案接收征集工作是档案利用工作的上游。我们要认真分析现在的档案利用趋势，及时调整现行的档案接收征集范围，使接收征集工作更好地满足未来的档案利用需求。比如，如果档案馆对利用者需要利用而我们未能提供出来的档案作出登记，并把它作为今后收集的重点，那么，就可以进一步完善今后的档案接收征集工作。
3．要提前对档案进行异地备份，甚至异质备份，主动防灾，确保档案安全。
在长期的档案工作实践中，我发现档案馆和档案室都存在火灾、水灾、震灾、虫灾等的几率，很难做到永远万无一失。我曾想过，档案馆、室不可能永远不出事，出事只是早晚的事。因此，我们必须提前对档案进行备份，并异地保存，主动地防患于未然。我国在20世纪60年代搞“后库建设”，2008年以后又搞“异地备份”，都是出于这种战略性考虑。这样，将来即使档案在这个地方遭灾被毁，还可用存在另一个地方的备份档案加以补救，不会使档案信息因灾而彻底毁灭。特别对安全性能比较差的电子档案，其重要的还要异质备份，并存于异地，才能确保万无一失。
历史的经验值得注意。清朝的《四库全书》抄写了7套，并放在7个不同的地方，200多年后的今天，还剩三套完整的和一套不完整的，七分之四都已经损毁或不全。明朝的《永乐大典》，因为只抄录了一套备份，而且还没抄全，过了600多年，今天仅存不到5%。这就是一个深刻的历史教训。如果从10年、50年的历史来看，档案备份可能是多余的；但从100年、500年的历史来看，档案备份绝不是多余的，而是必须的和有远见的。因此，我们档案人员要有历史眼光、长远眼光，而不要短视和近视。
4．要主动提供档案，给领导决策作有力的参考。
比如：2008年以来，中央档案馆主动根据中央领导将要做的事或关注的问题，编报档案专题参考。如在“三一四”事件发生后，编报关于西藏的材料；在汶川地震发生后，编报关于新中国历史上历次抗震救灾和灾后重建的材料等，就很受领导欢迎。不少地方的档案部门，也已经这么做了，其他档案部门也都可以这么做，根据形势和任务，预判领导的关注点或下一步将要进行的工作，主动编报和提供相关档案资料，预先供领导参考，为领导决策发挥参谋助手作用。这是档案工作更高明、更高级的服务，也是未来档案工作服务的必然方向。
5．要提前服务，引领有关工作。
例如，召开党代会前，档案部门主动把前几届党代会的主要情况和主要精神提供领导参阅；再例如，新的领导班子换届，档案部门主动把反映前几届领导班子思路、反映本地区本单位主要情况、反映党和国家领导人对本地区本单位关心和要求的档案，提供领导参阅；又例如，起草某一重要文件，档案部门把此前的有关档案先提供给有关人员参阅；还例如，某一建设工程开建前，或某一产品研发前，档案部门主动把此前类似工程或产品的档案，提供给有关人员参阅。
我知道，内蒙古包头市档案局对棚户区改造提前介入，拍摄、登记、建档，并提供给有争议的人查看。结果，12万拆迁户，在拆迁后无一人上访、闹事，受到领导的表扬。像这些提前服务，都将对有关工作起到引领作用。
先行思维，能让我们学会提前思考、提前行动，提前准备、预做方案，从而让我们先人一步、快人一着，抢占先机、抢得席位。我相信：具有先行思维，会让档案工作更见成效。
