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本书是笔者在2015年至2022年间，为各地档案部门所做18个专题讲座的讲稿汇编。
每次做讲座时我都声明，我的专题讲座坚持“三不讲”的原则：一是纸上有了的不讲，包括公开出版物和内部出版物上已经发表过的内容；二是网上有了的不讲，包括互联网和手机上能够查到的东西；三是别人讲过的我不讲。我只讲我自己独有的东西。
本书所收的讲稿，基本都符合“三不讲”原则，都属于我自己特有的东西。它是我对之前30多年档案工作的再反思、再认识、再总结，同时也有我对档案工作未来的新展望、新预测、新希冀。呈现给读者的，是我对档案和档案工作及档案工作者认识的再拓展、再深化、再升华。其中一些创新性、颠覆性、开拓性的新观点、新见解，体现出我国档案学理论的创新性成果，有些在国际档案界也属于原创性、开拓性的新理论、新概念、新话语。试为读者略举如下。
在第一讲“新时代档案工作新思维”中，我提出的“档案工作先行论”，在国际档案界，就属于空谷足音。之前，多少年来，几乎所有档案工作者都认为，档案工作处于各项工作的末端，是末尾性的工作。但我却从大量案例中得出结论：档案工作既是上一件事情的末端，又是下一件同类甚至不同类的事情的开端；档案工作在很多情况下，可以为其他工作起头、开路、领跑，在各方面工作中，当先行者，当排头兵，当引领人。我把这称为“档案工作先行论”。这一理论，颠覆了人们对档案和档案工作及档案人的认识，大大拓展了人们对档案和档案工作及档案人价值、作用和地位的认识，为档案工作者在各项工作中主动作为、领先行动、发挥更大作用，提供了理论依据和理论指导。这种颠覆性观点，在国际档案界具有新颖性和先导性，具有原创性和独创性，可以在国际档案学原创理论的花园里，占有一席之地，可以算作中国档案人对国际档案界的一个小小贡献。
我还提出了“移动档案”这一新概念。我把各地政府与档案部门在手机上发布档案信息，称为“移动档案”，并认为“移动档案”可以使政府实行“透明执政”和便民服务，提高行政透明度和行政效率，改进官民关系，将对国家政治治理和社会治理产生影响。它将成为一种不可抗拒的新的潮流而影响档案界和政府部门。在国内外档案界，我也是提出“移动档案”并预测其趋势和影响的第一人。
此外，我还第一次提出，要“把各级行政服务中心的服务对象、把通过网络和电视利用档案的人群，纳入档案利用的服务范围和统计范围”，并指出其重大意义。这在国内外档案界，也是前所未有的新观点。
在第二讲“档案价值鉴定”中，我从档案对其形成者、涉及者、研究者、所有者四个方面所具有的价值出发，分析了“档案价值具有多重性”；又从因人而异、因时而异、因事而异、因地而异这四个方面，分析了“档案价值具有不确定性”，进而提出用对自身形成的所有档案及他人形成但涉及自身的所有档案“全部留”的办法，来破解“档案价值鉴定”这个难题。这些观点，都是国内外档案界不同于他人的独创性观点，可以丰富档案学理论，也是可以引领档案工作实践、破解档案工作难题的先导性观点。
在第六讲“从‘选时代’到‘全时代’——智慧社会档案工作的历史性转折”中，我开创性地提出了“选时代”即“选择性管理”和“全时代”即“全部性管理”的新概念、新术语，提出了“全时代”的三方面内涵和“五个全”的内容，并指出，档案工作目前正在从“选时代”走向“全时代”，“选时代”将退出历史舞台，“全时代”将占据主导地位。
在具体论述应该怎样由“选时代”向“全时代”转变时，又提出了对档案价值的新认识，特别是用公式 D （档案工作总收益）= L （利用档案的总收益）- G （管理档案的总成本），揭示出档案的价值原理、档案工作的增值定律、档案工作的基本公式。这就把档案工作、档案部门、档案人几千年来为什么会一直存在，又为什么会越来越发展的原理点明了、说透了。更重要的是，我还揭示了档案让人类离动物界越来越远、让人类一代比一代更聪明的原理，指出了档案对于人类发展的重大价值。这些在国内外档案界，也都是从未有人提出过的原创性新观点、开创性新理论、前瞻性新认识，是中国档案人对国际档案界又一个小小的新贡献。
在第七讲“智慧档案——我国档案馆、室建设的新方向”中，我提出了把非电子档案“数据化”的新概念，并由此对智慧档案馆、室作出了新定义，指出：真正的智慧档案馆、室，不是对档案卷盒、档案柜架、档案环境、档案人流、档案工作等的自动控制或智能化管理，而是对档案全文的数据化，特别是对数据的深度挖掘和自主推送，即对档案内容的智慧性开发，让档案里的前人智慧，成为今天人的智慧，成为人的外脑。智慧档案馆、室，是对数字档案馆、室和档案信息化的升级版、迭代版、换道版，可以对档案直接数据化，从而可以省去纸质档案数字化过程中的标题录入等无效劳动、重复劳动；可以不搞对档案卷盒的自动跟踪、自动调取等冗余技术，从而节省大量人力、物力和财力。未完成非电子档案数字化的单位，可以“换道超车”，直接搞档案数据化，越过数字档案馆、室，而直接建立智慧档案馆、室。这些都给智慧档案、智慧档案馆、智慧档案室的概念，赋予了新内涵，填补了新内容，同过去其他人提出的智慧档案的概念，作出了区隔，划出了界线，有了明显的新内涵。特别是“档案数据化”这一新概念的提出，以及对档案数据进行挖掘和推送、进行智慧性开发这一新任务、新途径的提出，为未来的档案工作，排除了误导，纠正了偏向，解除了疑惑，指出了新方向、新路径、新任务和新的着力点，给了档案工作者以新启发、新认识、新动力。
在第八讲“怎样学习、宣传、执行好《档案法》”中，我提出“要明白《档案法》没有包括档案工作的一切工作”，“要以实际行动来充实和延伸《档案法》的规定”，“要用法的精神去做那些没有写进《档案法》的事”。这些观点和提法，都是有别于别人也超越于前人的，可以防止有的人误读《档案法》，机械地认为《档案法》没有写的就不能干；防止他们用《档案法》来缩小档案工作的范围和档案事业的边界、来束缚档案部门和档案人的创造性与积极性；可以鼓励人们不囿于《档案法》的现有内容，运用《档案法》的根本原则和精神实质，去创造性地执行《档案法》。
在第十一讲“档案事业发展的三大战略”中，我在讲档案工作的职能时说，“过去我们认为：档案工作的职能在于为国家积累档案史料，维护历史的真实面貌”，但现在我认为，“档案工作的职能还应该包括提高社会的管理水平，或者说通过建立档案去帮助社会各方面提高管理水平，增强社会的进步和稳定。这是档案工作的更大职能、更高境界，也是我多年来想到的作为档案人的更高理想”。我还回顾说，在2009年8月在安徽建立农产品质量安全档案会议上讲话时，已经提出了这个观点，指出“建立档案，不仅是为了将来写历史”，“而首先是为了现在来规范管理，提高管理水平，把现实工作搞得更好”，并特意为讲话加了个标题，“通过建立档案来规范社会管理，提高管理水平”。我的这一“档案工作职能首在提高社会管理水平”的观点，是对当时我国档案界强调档案维护历史面貌、保留社会记忆职能，而忽视档案服务现实工作、忽视规范和提高社会管理等认识的拨乱反正，也是档案工作理论中的一个小小创新。
文中还提出“要重视并善于通过抓为各方面建立档案，去为现实各方面服务”，并指出，过去我们“以为档案工作为社会的服务，只是通过提供档案信息这一途径来实现的，但现在看来”，“还有一个重要途径，那就是：通过抓建立某一方面的档案，去促进那个方面的管理，提高那一方面的管理水平，从而促进社会进步与稳定。这是档案工作服务社会的一个新的重要途径，也是档案工作实现社会服务价值的一个新的重要方面。它的功效和作用，一点也不比向社会提供档案信息的功效、作用小。这是我们过去很少这样认识”、“很少这样讲”的。
提出这一观点后，又接着揭示出其原理：“因为档案是一种可进行追溯性检查的真实记录，或者说是一种可再现事实的真实记录。通过建立档案，可以把人、财、物的各个环节、各个方位、各个时间点的真实情况反映出来。”“对管理者来说，可以有序地、有条理地、全方位地且高效地去管理人、财、物……从而提高效率；对被管理者来说，自己的状况是被客观地记录着的，这样，他就会比没被记录而更自觉、更自律，不待扬鞭自奋蹄，表现得更出色。这样，管理者和被管理者的效率都提高了，整个社会的管理都有序了，管理水平和质量就提高了。”
这一原理的揭示，不仅具有档案学的意义，而且具有管理学的意义；不仅档案学界没人揭示过，而且管理学界也没人揭示过；不仅对档案工作和档案工作者有利，而且对管理工作和管理工作者也有利。
在此基础上，又提出“三个要”和“三个还要”：“我们不仅要重视档案工作为历史服务的功能，而且还要重视档案工作为现实服务的功能；不仅要重视通过为各方面提供档案信息为社会服务，而且还要重视通过为各方面建立档案为社会服务；不仅要为将来那些档案能进入国家档案馆的单位提供建档服务，而且还要为将来那些档案可能进入不了国家档案馆的单位提供建档服务。”这“六个服务”，不但对档案工作的功能做出了空前全面的总结，而且使之有了前所未有的新扩大，可以让我们以更多的途径、在更加广阔的舞台上，开展档案工作服务，发挥档案工作的作用。
除了创新性的理论和观点外，书中还有一些创新性的话语，或闪光的金句、富有哲理性和明白易懂的语言，也值得给读者推荐一些。比如：
在第一讲“新时代档案工作新思维”中，我从三个故事中总结出三句话：“思维决定地位”，“思路决定出路”，“思想决定影响”。并归纳出思维是“总闸门”、技术和方法是“水龙头”，档案工作者应该树立正确的思维方法。
在讲档案资源体系时说：“档案工作应该对立档单位全覆盖，应该监督所有的立档单位全部建立档案，应该保证所有立档单位的档案最后全都有归属、全都有去处。”
我从历史经验中总结说：“如果从10年、50年的历史来看，档案备份可能是多余的；但从100年、500年的历史来看，档案备份绝不是多余的，而是必须的、有远见的。”“档案人员要有历史的眼光、长远的眼光，而不要短视和近视。”
我从自己的一系列创新实践中总结出：“创新的春天里，不会有天黑。”“创新的春天里，不会没有花。”
我根据自己的一个创新实践总结出：“档案人的最大荣幸，莫过于他提供的档案，送上了总书记和总理的案头。”
我把各级行政服务中心或居民服务中心的工作内容，归纳为同档案有关的两项工作：“利用旧档案”和“形成新档案”，特别是由此而提出，“应该把他们的服务对象纳入档案利用的统计范围”。
根据网络的重要性，我提出档案人要积极运用网络特别是移动网络，为档案工作插上“网络翅膀”和“移动翅膀”，“使档案移动起来、飞翔起来，让它无远不在、无处不到”。
在第二讲“档案价值鉴定”中，我说：在档案的各项工作中，档案价值鉴定最重要。档案价值鉴定就好比“农民种田选种子”，如果“把有价值的档案都扔掉了，把没有价值的档案留下来”，那么，“后边做的一切工作意义都不大”。“在档案工作中，档案价值鉴定是1，其他各项工作是0，没有这个1，后面的0再多也没用”。
“思想比知识更重要。”
“档案工作者是重塑历史、控制人类记忆的人。”
我从一些单位销毁档案的案例中总结出：“档案馆、室在需要销毁档案前，不但要进行再鉴定，而且对鉴定准备销毁的档案，还可以‘缓期执行’，再放一放，‘让子弹再飞一会儿’，让档案再睡一阵子。”并用“重要的事情说三遍”的形式，重复三次警告大家：“档案工作者的最大失策、最大失误和最大失败，是把不该销毁的档案销毁掉。”
我用一系列事例说明：“人的档案最重要”，“要把所有涉及人的档收集全、保管好、利用活”。
在讲到档案对维护国家领土完整的作用时总结：“档案能起到军队起不到的作用。”
在讲到档案对国家的经济价值时，总结出“档案很值钱”，“档案就是钱”，“档案比钱还值钱”三句话。
我根据自己的经验总结：“大多数文件材料形成后，总有其大小不等的利用价值。”“被重新利用一次以上。”“世界上没有绝对没有利用价值的文件和档案。”
我根据一些实际案例总结出：档案价值因人而异、因时而异。“同样一件档案，有人看作草，有人看作宝；世上只有不懂档案价值的人，而没有不具利用价值的档案。”“同样一批档案，今天如同一把草，明天就可能如同一块宝；暂时无人利用的档案，不代表永远无人利用。”
档案是“前人的‘旧爱’，它总会在新的时代，成为另一批人的‘新欢’；不同的时代，档案会得到不同的‘新欢’”。
在论证对自身形成的档案和他人形成的但与自己有关的档案时，提出应该“全部留”：“建立档案，就像建立军队一样，为了‘用兵于一时’，你就必须‘养兵于千日’；为了毫无遗漏地提供，你就必须毫无遗漏地留存。如果你今天做不到‘全留存’，那你明天就做不到‘全提供’。”“你今天把档案‘扫地出门’，你明天就可能因此而‘出门扫地’。”并明确地指出，“无论是谁，他都不能准确地预测哪份文件完全没有价值”，“不需要归档、留存”。“谁如果说他能准确预测”，“他一定是在吹牛、说假话”。这将有助于人们不再被“砖家”的谬论误导。
在讲到上级档案和本单位档案谁更重要时说：“对一个单位来说，真正最有价值、最为重要，也最应该划为永久的，应是它本单位自身形成的档案，而不是它的各级上级单位。”从而说明了“本单位档案比上级档案更重要”这个道理。
在讲到要慎重对待文件材料的销毁与留存时说：“在制定和修改文件归档范围和保管期限表时，是宽一些比严一些更利于文件的留存；在具体确定一份文件是否归档和该划为哪种保管期限时，也是宽一些比严一些更利于文件的留存；在进行档案的移交和销毁的再鉴定时，还是宽一些比严一些更利于档案的留存。”再三再四地号召人们：“多留下一些档案。”
我根据医学界“不要伤害病人”的共同理念，呼吁档案人也建立一个共同的理念：“不要伤害档案。”并指出，“该归档的不归档，该划永久的不划永久，该移交不移交，该留存不留存，该保护不保护”，“把不该销毁的销毁掉”，都是在伤害档案。对此六类伤害档案的事，“我们档案人以后绝不能再干”。大声呼吁：“绝不伤害档案，应该成为档案工作者的戒律和教条，成为档案人的誓言和基本理念。”
针对一些档案人员不珍惜档案的行为，我提出：“档案人对档案要怀有敬重和珍惜，而不要怀有冷漠和轻视。”档案人“应该有一个共同的信条：‘档案比钱贵’”。
我对档案价值鉴定总结出“五个无用、五个有用”，并让大家记住：“一是对自己无用的，可能对别人有用；二是对本单位无用的，可能对社会有用；三是对国家无用的，可能对个人有用；四是对今天无用的，可能对明天有用；五是表面看无用的，可能实际上有用。”
在第三讲“让档案活起来、亮起来、火起来——档案开发的形式与实践经验”中，我热情讴歌了档案开发工作：档案开发是“让档案活起来的魔杖，让档案亮起来甚至火起来的火柴，对档案有着点石成金、化腐朽为神奇的点化作用和神奇魔力”。
“每一项档案开发成果，都是再生的档案、扩散的档案、流动的档案、有主题的档案、会说话的档案、有思想的档案、有序组合的档案，都是一座由档案之沙石聚合而成的文化大厦，都在显示着历史、讲述着故事、传布着智慧、闪耀着光芒。”
“档案开发是对档案资源的有效整合和极大扩散，它像孙悟空拔自己身上的毫毛一样，把档案这个唯一的‘真身’，克隆成无数个‘变身’、‘分身’。”
“档案开发，还是对档案的有效聚集和有效提振。一件零散的档案，就像一只离开身体的手，它只是名义上的手，实际上发挥不了手的作用。但一旦被人们用一个好的主题聚集起来、组合起来，就立马像是接到身体上的手，活动了起来，作用了起来。”
我热情赞颂了档案开发者：“是挖掘档案的人，是运动档案的人，是盘活档案的人，是补强档案的人，是点亮档案的人，是发现档案的人，是把档案升值、升华的人，是档案的整容师、塑形师、包装师。”
“档案是水，档案开发者是温度。你给它0度，档案就是冰；你给它50度，档案就是温水；你给它100度，档案就沸腾。”
“档案开发者，是用前人的思想，去影响后人的思想；用前人的灵魂，去唤醒后人的灵魂；用前人的行为，昭告后人的行为。他们高擎着前人智慧的火炬，为后人照亮前行的道路。他们是为档案工作发出亮光、发出声响的人。”
我在介绍利用档案撰写学术论文这种开发形式时说：“是对档案的深度开发和二度加工。它源于档案，又高于档案。”“如果说档案是砖石，用档案撰写的学术论文，则把砖石砌成了建筑。经过它的加工和包装，档案就放出光彩了。”
在介绍向领导编报专题参考材料这种形式时说，这是档案开发“极其重要的形式”。因为“它影响的是‘关键少数’。它不但能最大限度地发挥档案作用，也能最大限度地引起领导对档案工作的重视”。
“如果说，争取到有关部门对档案工作的支持，我们只是得到了‘一桶水’；而如果争取到领导对档案工作的支持，那我们就得到了‘水龙头’。”唤醒大家更多、更好地运用这种形式。
通过自己从完全不懂搞电视片到搞成并播出若干部大型文献电视片的成功案例，我告诉大家：“别人能干的事，你都能干，哪怕你还是一个‘大白’，但只要你努力，也许会干得比别人更好。”
“要永远保持对自己的自信，保持对创新的渴望和热情。这两点，比其他各种具体技术都重要。”
“只要敢干，我们也许就能干成别人没干过的事。”
在讲档案开发各种形式时，我告诉大家：“形式其实很重要”；“选择了形式，就是选择了平台、选择了出路、选择了效果”；“要勇于尝试新形式”；“没准儿你自己现在还没有发现的天才、天赋或擅长，就是搞下一种形式的档案开发”。
在讲档案开发的体会时，我说，在档案开发中，材料是“金牌”，形式是“银牌”，选题是“金牌”，情怀则是“王牌”。
“只要踩到国家需要点上，档案开发想不火都难。”
“只要能踩到社会关注点上，档案开发想不火也难。”
“任何不以实用为目的的档案开发，任何不具有实用价值的档案开发，都是在浪费人和钱。”
“搞档案开发，触不触电、上不上荧屏很关键。”
“纸上努力做得再好，不如网上随便‘搞搞’。”
“搞档案开发，一定要上网、上线，线上线下一起搞。”
“档案开发，要让故事高于档案，让思想高于故事。也就是选用档案来引出故事、讲出故事，再从故事中提炼出思想、提炼出智慧来，从而把档案升华，把档案点亮，让档案增值，让档案完成从蚕到蛹、从蛾到蝶的蜕变。”
“泥泞路上的奔驰车，怎么也跑不过高速路上的夏利。这说明：平台很重要。档案开发必须找到好的公共平台，才能成为公共产品，才能扩大社会影响，收到社会成效。”
“在档案开发中，找到好的合作方至关重要。有时候，这甚至比找到好的选题更重要。”“好的选题，好比是笼子里的一只鸟，跳来跳去，范围有限；而好的合作方，则能帮你打开笼子，让鸟飞出去，飞到四面八方。”
向上级“请示，也是推介，而且可能是最好的推介。因为一旦获得领导的认可”，“你的开发就有了‘尚方宝剑’，接下来，你做什么都会一路绿灯”。
我从自身经历中告诉大家：“从事档案开发，一定要有档案开发的情怀。”“我理解，情怀就是感情加胸怀，它是一种情愫、一种情趣，一种兴致和情致，一种胸怀和襟怀。”它是“念念不忘、依依不舍”，“是志向所在、兴趣所在，是使命意识、责任意识，是文化溢出、文明素养，是自觉所为、主动所为，是自愿去干、义务去干，是勇于担当、自愿担当，是无私奉献、自得其乐，是乐在其中、其乐无穷。只有具有档案开发情怀，你才会对档案开发自觉主动、不知疲倦，不顾一切、近于痴狂地去想去做，才会努力干得更多、干到最好”，“才能以它为乐，以它为荣，才能把它作为你事业的一部分、甚至是生命的一部分，作为你人生价值的体现，作为你展示多样才华和生命光彩的舞台”。
在第四讲“档案工作怎样创新”中，我热情讴歌了创新：“创新是国家软实力、睿实力的核心，是综合国力、国家实力的重要组成部分。创新在任何地方，都是一种生命力，一种推动力，一种引导力，一种创造力，一种成长力。”
“创新是从根本上打开增长之锁的钥匙。创新能让人们在一条路的尽头出现转折和拐弯，把人们引向新的道路；创新能在黑暗的边界现出曙光，把人们带进新的一天。”
我告诉人们：“创新，并不是高不可攀的事，而是人人可为的事。”
“‘心’有所创，才能‘新’有所创。”“创新的最大障碍在于心理障碍。”“所以，我们首先要击破人们心中的‘贼’，让人们的思想冲破自做的牢笼，冲破自织的罗网，冲开自设的天花板，从而心无阻碍地去创新。”
我把创新分为两类：一类是“原始性创新”，或叫“原创”。它让人类发生的，是“从零到一”、“从无到有”的改变，难度很大，一般人不易做到。另一类是“改进性创新”或叫“翻新”，“它是对‘原始性创新’在新的领域加以运用，或者在某些方面加以改进、翻新”。它是几乎“人人可为”的。“创新的本质，是突破和改变。只要你对现状作出改变，对边界作出突破，对历史记录加以改写，你实际上就是在创新。”
在讲怎样进行创新时，我根据亲身体会，总结出九种创新的思维方法：①鲤鱼翻身，②反弹琵琶，③另起炉灶，④无中生有，⑤不拘一格，⑥花样翻新，⑦腾笼换鸟，⑧推彼及此，⑨借船出海。
在第六讲“从‘选时代’到‘全时代’——智慧社会档案工作的历史性转折”中，总结了档案价值：“档案不仅具有原生价值，而且具有衍生价值；不仅具有凭证价值，而且具有记忆价值；不仅具有行政价值，而且具有学术价值；不仅具有现实价值，而且具有历史价值；不仅对其形成者具有利用价值，而且对其涉及者、研究者、所有者也具有利用价值；不但对经济、政治、经济、文化的发展有价值，而且对人们的休闲娱乐、认识深化、思想丰富、素质提高也有价值。”
“在大数据时代，每一件档案都会与其他信息一起，而集合成为被挖掘出来的新资源，都会成为一个慧点，而为未来的智慧管理发出一分热，放出一分光。”
“档案和档案工作，帮助人类把今天的所思所想、所作所为记录下来，并且作为档案保存下去，让明天的人类加以学习、传承和借鉴。这才使人类的知识经验越来越丰富，每一代人都能够站到前人的肩膀上，比前人看得更远、看得更清，从而一代比一代更聪明。这是档案和档案工作在人类发展史的重要作用，和对人类发展的重要价值。”
档案人要明白：“你自己形成的所有档案和别人所形成的同你相关的所有档案，都是你的财富，而不是你的包袱；都是你的资源，而不是你的耗点；都会为你增值，而不会为你耗值；对你都是宝，而不是草。”
“在智慧管理时代，每一件档案都不是多余的”，“管理每一件档案”，“都不是白白的浪费”，“都会对社会有正面的收益”。
在讲到电子档案备份时说：“别的单位、别的人，可以多讲成本，而不讲备份，而档案人不能。”因为“我们是专门负责档案的长期保存和持续性利用的，是保护档案安全的‘守门员’，我们是保障档案安全的最后屏障和最后一道底线”。“我们不能不承担自己的使命”。
历史“活生生地证明：时间，是档案的最无情敌人！在历史的长河里，各种天灾，各种人祸，还有自然老化这种客观规律，总是会对档案不时地突然造成各种损害”。“唯有备份”，“才能有效地延缓其消失的过程”。
“档案的备份，就像是一座楼房的消防设施，也像是一个国家的常备军队。”
在第七讲“智慧档案——我国档案馆、室建设的新方向”中说：智慧档案馆、室“是继传统档案馆、室和数字档案馆、室之后的第三代档案馆、室，是档案馆、室的3.0版，是数字档案馆、室和档案信息化的‘升级版’”。
“智慧，是综合处理后的信息，是互相关联的信息，是重新生成的信息。”“打个比方，信息是面粉，智慧，则是面粉做成的馒头、包子、饺子、面包等面粉加工品。”
“数据，是智慧档案馆、室的基础。”“有了数据，有了各种数据技术，才有智慧档案馆、室。”
“在智慧档案馆、室里，数据＝档案全文数据＋物流数据＋人流数据＋环境数据。”
“智慧档案馆、室光有数据还不行。”“数据只是信息，一堆数据，没有数据挖掘技术去处理它，它仍然是死的，活不起来，成不了智慧。”“打个比方，数据是米，数据挖掘与自主推送技术是厨师，只有米，没有厨师，就做不成香喷喷的米饭。”“离开数据挖掘与自主推送技术，数据永远是一；有了数据挖掘与自主推送技术，它就能够举一知十，而且还主动告诉你，自动地推送给你。”
“智慧档案馆、室＝档案全文数据＋数据挖掘与自主推送技术＋数据采集系统＋数据存储系统＋数据传输系统。”
“也可以说，智慧档案馆、室＝大数据＋数据挖掘与自主推送技术＋物联网。”
“不久前，我在观看人工著录与录音转化著录的比赛时，主持人曾问我，这种著录将来前景如何时，我就回答了三个字：会消失。因为档案全文数据化后，就无需再做现在的这些标题或主题著录工作了。”
“数据越多越智慧。”
“数据就是财富。”
“数据就是档案。”
“数据＝财富＝档案。”
“通过人脸识别技术”，可以把“照片、录像档案中的人物数据化”。“这样，照片和影像当中的很多人物，就被自动地识别出来了，‘死人’变成了‘活人’，‘无名氏’变成了‘有名氏’，人物的数据会大大地扩充，变得更为广泛。”
“在智慧档案馆、室建设中，档案人的主要任务是提需求。”因为“只要我们提出需求，就会有人帮助我们实现需求”。
在第八讲“怎样学习、宣传、执行好《档案法》”中说：学习、宣传、执行《档案法》，“不要‘大水漫灌’，对所有单位和个人都一样，而要搞‘滴灌’，针对不同的对象，各有侧重，分别施策”。
在第十讲“指导新形势下档案工作的纲领性文献——解读《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》”中说：“《意见》的五个方面，共同组成了档案工作之‘本’。‘本’字一共有五个笔画，每一个笔画可以代表这五个方面中的一个。上面的一长横，代表体制机制，是档案工作的起始点。”“中间的一竖，代表安全体系”，“是档案工作的中心，表明安全是贯穿于档案工作各个方面、各个环节的，档案工作必须以安全为中心”。“左边的一撇，代表档案资源体系；右边的一捺，代表档案利用体系。而这一撇一捺，又正好构成一个‘人’字，表明档案资源体系和利用体系建设，都要以人为本、以人为核心；做好档案工作，必须写好‘人’字。下面的一短横，代表支持保障。没有这一笔，‘本’字就成了‘木’。”“所以它是关键的一笔，表明档案工作必须有支持保障才行。”
在第十一讲“档案事业发展的三大战略”中说：“档案工作包括收、管、用三大任务，人、财、物三大问题。这六个字中，人最重要、最关键。没有人，其他五个字都做不好。”
“人的档案最重要。”
“人的各方面档案都重要。”
“建立覆盖人民群众的档案资源体系和覆盖人民群众的档案利用体系，是21世纪档案工作区别于以往档案工作的重要内容，也是中国档案工作区别于外国档案工作的重要内容，是继历史档案开放和可公开现行文件利用以后，我国档案工作中又一具有转折性意义的重要标志。它将使我国档案工作走向真正意义上的现代化，走向大众化和社会化，使档案工作走出象牙塔、走出封闭圈、走出神秘性，从而紧密联系于社会、深深植根于大众、牢牢服务于现实，使它获得广泛的支持，获得不竭的动力，保持旺盛的生命力。它将成为中国特色社会主义档案事业体系的又一显著特征，成为中国档案事业科学发展、持续发展的一个发动机。”
“要想提高社会的档案意识，必先提高档案界的社会意识，为社会服务好。”
“如果你关起门来搞业务，不围绕中心去服务，就没人来重视你、关注你，你就会被边缘化、被抛弃，我们的事业就会冷清、凋零、没落，根本谈不上发展，只能自娱自乐、自我欣赏。”
“没有服务为引导，档案业务工作就失去目的，就是盲目行驶的船；没有服务作目标，档案各项业务就没有方向，就是偏离航道的船。”必须“用服务去指导业务、带动业务，提高业务工作水平”。
“档案安全始终是档案工作的生命线和底线，是档案馆、室的基本任务和第一要务。确保档案安全，是党和人民对档案工作的基本要求，是档案工作者的基本职责和天大责任。对档案馆、室及其工作者来说，安全重于泰山，安全高于一切；确保档案安全是本职、是天职、是称职，不抓档案安全是失责、是渎职、是不尽责，抓不好档案安全是不称职，要负全责，要免职或撤职。”
“档案安全关系档案工作者的个人前途和命运。”
“档案安全的最大保障是人的认真，最大危险是人的疏忽。”
“安全问题无所不在。”
“安全问题人人有责。”
人的认识错误会导致“政策性失误”，“它比任何自然灾害”，“危害更大，后果更烈”。
档案馆、室“一定要建设符合规范的档案库房，为档案安全加上‘防护壳’，套上‘安全罩’”。
在第十二讲“怎样搞好档案资源体系建设”中说：各级档案部门领导“要善于围绕中央的重要思想”，“去思考档案工作怎样紧跟”，“也就是说，要‘上接天线’”；“要善于调查研究，到基层去”，“总结经验”，也就是说，“要‘下接地气’”。要善于“思考和琢磨中央的精神跟它有没有关系、有什么关系，怎样去贯彻并设法去落实，也就是说，要有心眼、肯动心眼。没有心、没有眼，就琢磨不出自己的东西来”。
“当领导是干什么的呢？”“我说就是‘上接天线’，‘下接地气’，根据上面的精神和下面的情况，提出自己的办法。也可以说，是用上面给的米和下面支的锅，去做出自己的饭。”
我告诉人们，“档案工作干来干去，实际上只是念了一本‘三字经’，即收、管、用”，档案的“收集、管理和利用”。“档案工作的核心，就是收集、管理、利用这三个方面。”“其他的如人、财、物、法、宣、教、科、学等，都是为这三个字服务的”，是为了“把这‘三字经’念得更好而已”。三个体系“其实不过是升级版的收、管、用‘三字经’，其中，资源体系解决的是收，安全体系解决的是管，利用体系解决的是用”。
“不但现在已经称为档案的是档案，而且现在很多还没有称为档案的也是档案。比如：文书、文件、文献、记录、信息、数据等。”
“档案是财富，而不是包袱。”
“档案的作用，概括地说”，有四个方面，即“存凭、资政、留史、育人”。
“档案工作应该对立档单位全覆盖，应该监督指导所有的立档单位全部建立档案，应该保证所有立档单位的档案最后都有归属、都有去处。这样，我们的档案资源体系才可能是健全的、合理的。”
“收藏家们有一个理念，叫‘百年无废纸’。在他们眼里，没有无价值的档案。过几十年、上百年后，连当年的废纸都值钱。”
档案人要“向收藏家学习，一是学习他们辨废识宝、变废为宝的眼力，二是学习他们执着收藏、一以贯之的毅力”。
在第十三讲“怎样搞好档案安全体系建设”中说：“对档案人员来说，只要档案安全不出事，上级领导就不会找你事；只要档案能安全，你的岗位就安全。”
“只要你不贪不拿，能够让档案人下台的，就只有档案不安全了。”
“档案安全对档案人是‘一票否决’的事，是头等重要的事。如果要让我用三句话来归纳档案工作者的最重要职责和任务，那么，我要说：第一是保安全，第二是确保安全，第三是穷尽一切办法确保档案安全。”
“档案安全的重点，就是一保纸质档案安全，二保电子档案安全。”
在当今的电子时代，“信息技术日新月异，信息专家高手如云，今日的安全之盾，永远只能挡住昨日的攻击之矛，而挡不住明天的攻击之矛。今天的盾刚做好，明天又一款新的矛就会出现，防不胜防”。
“我们必须多一重确保安全的手段。我们不能让‘档案大存储’变成‘档案大消失’，不能让‘大数据时代’，变成‘数据大遗失’时代，不能让今天的‘信息时代’，在未来变成‘信息空白时代’。”
“要充分认识到电子档案、电子网络、云存储等的高危性，认识到现有网络安全设施的局限性、脆弱性、不可靠性，认识到网络攻击、网络窃密的经常性、激烈性、技术先进性和人员复杂性等。”
“无论是采用新的管理办法也好，还是采用新的技术手段也好”，始终不忘“用安全去拷问、去衡量其是否能用”。
“在网络技术方面，矛和盾的攻防将是长期的、无止境的，再坚固的盾，也只能防昨日之矛，而不能防今日之矛和明日之矛；今日之矛再厉害，明日之盾也能防护它”，所以要“不断升级自己的防护设施”。
档案馆、室“不能当信息技术的‘小白鼠’、做信息技术的‘试验品’”。“在采用新的信息技术之前”，要“对它用安全问题再三加以拷问”，“并要与对方签订协议，由对方对安全后果担全责，把双方都绑在安全战车上、放在安全利剑下，让双方谁都不敢松懈，从而确保档案安全”。
在第十四讲“如何制定和执行好文件归档范围和保管期限表”中说：“我对档案的态度，用一句歇后语来说，就是：韩信带兵——越多越好。”
“我对档案保管期限的态度，也可以用一句歇后语来说，就是：茅台酒放在酒窖里——年头越长越好。”
“在档案的新载体时代、新技术时代，制定归档范围和保管期限表，应该明确两个指导思想：一是要让更多文件归档，二是要让更多档案留下去。”
为此，“就应该把握两条基本的原则：一条是归档从全，另一条是期限从长。这两条原则的核心是两个关键的字：一个是‘全’，一个是‘长’。我想请大家一定要记住这两条原则和这两个关键字”。
“大道至简”。“归档范围和保管期限表的制定”，“其实很简单，就是：第一，把所有文件都列上，列齐全”。包括“本单位形成的所有文件材料，还有本单位收到的外单位形成的所有文件材料，都把它们列上来，越全越好”。“第二，从长划定归档范围内档案的保管期限”。“拿得准该划永久的，你划永久；拿不准是不是该划永久的，你也划永久。这样只有好处，不会有坏处。因为在大数据时代，档案越多越有价值；档案对单位、对社会来说，都是财富，而不是包袱。”
“你今天归档不齐全，明天就可能给单位造成损失，就可能遭到单位领导的训斥，就可能让你后悔。所以我们在制定归档范围时，宁可宽一尺，也别窄一寸；宁可多归档，也不漏归档；多归档无过，漏归档有错；宁可多归三千，也不漏归一件。”
“在确定归档范围以及在每年归档过程中确定某份文件要不要归档时，要‘全’字当头，从‘全’考虑，以‘全’为要，宁‘全’勿缺；在确定和执行文件保管期限表时，还有在每年归档过程中具体确定哪份文件该划什么保管期限时，要‘长’字当头，从‘长’计议，从‘长’划定，宁‘长’勿短。”
“归根结蒂，档案安全是要念好两个字的真经：一个字是‘全’，一个字是‘长’。当然，这个真经还可以扩充为四个字，那就是：更全、更长。”
在第十五讲“怎样搞好档案文化建设”中说：“档案文化的内容，中心是以各种形式，向社会宣传档案、宣传档案工作、宣传档案工作者。”“重点应放在档案上，而不是放在档案工作和档案工作者上。”
“要善于运用覆盖面广、受众多、当下流行的文化形式，给档案插上流行的翅膀，让档案产品既可登大雅之堂，又可入群居之巷；既可上领导案头，又可上百姓炕头，成为雅俗共赏的文化精品。”
档案“文创产品并不神秘，它不过是档案内容与日常用品的巧妙结合。很多档案馆、室其实都可以做”。
“档案文化建设只有胸怀大局、围绕大局、服务大局，才会形成大格局、大突破，获得大效益、大成就，否则，只能是茶杯里的风波、花盆中的风景，自娱自乐、自我安慰而已。”
“搞档案文化建设，一定要注意两个优先，即：优先运用现代传媒，而不要局限于传统媒体；优先运用公共媒体和大众平台，而不要局限于自家媒体和专业媒体。否则，必然事倍功半。”
“建设档案文化”，“要善于和其他单位合作。合作，能取得1+1>2的效果，从而获得双赢和共赢”。
在第十六讲“档案对企业的价值和作用”中说：“档案是企业的无形资产”，“是企业价值最大、作用范围最广、作用时间最长的资产”。
档案“是企业所有有形资产的一部分”。没有档案，“企业的很多有形资产，就只是一个空壳、一堆物品而已”。
档案还是企业“各种无形资产的核心和关键，是企业所有无形资产的载体和证明”。
“档案是企业各项资产的体现形式和法律凭证，是企业各项资产的一部分的总和，其价值比企业任何一项单项的资产都更大。”
档案作为“企业各项资产、各种活动、各行为主体的记录，在企业各项事务中都发挥着作用，甚至在企业之外和企业消失之后还发挥作用，而企业其他资产都是不具备这一特点和功能的。这是档案价值中非常独特的一方面”。
以上这些段落，有的在过去，曾经让听讲者感到耳目一新，或深有同感；有的在今后，还会让更多人明白过去不曾明白的道理，知道今后该怎样去做；有的在理论上，道别人之所未道，及别人之所未及，扩展了档案工作的认识领域，丰富、拓宽了档案学理论；有的在档案工作的实际操作方面，让人们知道了要点、得着了要诀，指导、推进了档案工作实践。因此我把它们从全书的各篇当中，摘取出来，集中放在序言里，向大家推荐，为大家导览。目的是防止它们被掩埋在全书的数十万字当中；同时也是为了用全书的精华，作为导读，来引起读者的兴趣，引领读者看下去。如果读者看完全书，能受到某种触动、某种启发，有了某些提高，则我就心满意足了，既没有辜负出版社，也没有辜负读者。
明末思想家顾炎武曾说过：“必古人之所未及就，后世之所不可无，而后为之。”今天，我们讲话、写文章、出书，也要努力让自己所说的话，成为古人没能来得及说而当今和后世所应该有和不可无的。如果读者读完本书，又会生出这样的感受，那我就更加喜出望外，并要更加心生感激、视为知音了。
2021年7月30日
于北京典兰台书房