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第二节
多而不杂,忙而不乱的多事务并行处理

01 跟着时间达人发现时间秘诀

时间是最公平的,它不会因为你是大富翁而多一分,也不会因为你是穷光蛋而少一秒,自始至终它就那样安安静静地走着,每天24小时、1440分钟、86400秒,不多不少、不紧不慢。

虽说时间对每个人都很公平,但总有人像拥有特异功能般,能硬生生把24小时活成48小时。前两年网上流传着一张王健林的作息表,从凌晨4:00开始到晚上19:00,一天被安排得满满当当、明明白白。很多人看了作息表都自叹不如,这种精确到分的作息表,执行难度可想而知。当然,王健林的时间作息并不见得适合我们,但他高效的时间利用率却值得我们效仿。

莫泊桑曾说: “世界上真不知有多少能够成功立业的人,只因为把难得的时间轻轻放过而致默默无闻 。”研究也证实:普通人之所以平凡,很大程度是因为时间利用率不高。 格拉德威尔在《异类》里提到过一个“1万小时定律” :1万小时的锤炼是任何人从平凡变成世界级大师的必要条件。 但现实是:除了工作和带娃,每天连1小时我们都很难挤出来,更别提1万小时了。

说起时间不够用,就不得不提英国著名女作家艾米莉·勃朗特,她的一生虽然只有短短30年,但她却成了英国文学史上的奇女子。勃朗特的“奇”来自她所写的《呼啸山庄》,这是一部被誉为英国文学史上“最奇特的小说”,小说里激动人心的情节曾感染了无数读者,但很少有人知道这本书是如何创作出来的。

勃朗特自幼家境贫寒,从小就承担了家务,一天很少有空闲时间。但酷爱写作的她从未放弃,没时间就想方设法挤时间,时间不够用就想尽办法提高利用率。于是,揉面时她会构思故事情节,扫地时她会揣摩人物性格,洗衣服时她会推敲用词。有灵感了会立刻放下手中的活,从衣袋里掏出一支铅笔、一张纸,低下头匆匆写上一阵,然后继续干活。当她头脑中再次浮现灵感和创意的时候,她就继续写一会儿。积水成渊、聚沙成塔,一本传世名著就这样诞生了。

无论是早起的王健林,还是时刻与写作“死磕”的勃朗特,他们都通过自己的方式让时间变得充裕起来。那我们是否也能借鉴他们的方法,让自己的时间宽裕起来呢?答案当然是肯定的。

不过,世界上没有任何两张相同的时间表,我们也没有必要去刻意模仿他人的时间表。只有掌握了积木定制时间管理法这一底层逻辑,才能根据自己当前的大目标,进一步提升和优化时间利用率。

02 巧安排让你比原来多出时间

这里我们不得不再次提到前文的两个概念:固定时间和可变时间。

“固定时间”是不能避免、无法改变的时间,比如:吃饭、睡觉、工作的时间。而“可变时间”则是一些相对灵活的时间,比如:家务、娱乐、休闲的时间。 只有合理安排这两块时间,时间才会真正被我们所用,为我们服务。

先来说说“固定时间”。 固定时间的最大特点是没法改变, 这块时间我们每天必做,无法节省或取消。总不能说,为了节省时间我们不吃饭了、不睡觉了吧?显然不可能。对于“固定时间”我们能做的就是:提升效能和“一鸡多吃”,但具体怎么做,有没有步骤技巧?下面我们就来深入谈谈。

提升效能很好理解,就是尽可能提高单位时间内的产出效能。那具体要怎么做?这里有个小技巧,我们可以跟踪记录自己一周的时间花费,找找自己效能最高的时间段,尽可能 将每天最难完成的工作都放在这个时间段内完成。

比如,有些人是晨起型,他们每天刚上班那段时间效率最高,那就试着将一天最重要的工作都放在早上来做。有些人是猫头鹰型,他们晚上效率高,那么重要的事就可以放在晚上来做。总之就是在精力最好的时候完成最重要的事,会让你有事半功倍的效果。

而所谓的“一鸡多吃”就是做一件事,多找几个目的。比如,工作时你可以单纯地完成工作;也可以既工作又提升自己专业技能,同时拓展自己的人脉。再比如,做家务时,你可以是单纯地做家务;也可以是既做家务又听音频课程等。 “一鸡多吃”的技巧就是那些不需要单线程全身心投入的事情,我们就不要将眼光局限在当前正在做的事情上,而要找找是否还能同时达到别的目的。

接着来说说“可变时间”。前面我们说了可变时间需要通过“调整结构”和“利用碎片”来管理,它是时间管理的关键,决定了时间管理的成败。针对“调整结构”和“利用碎片”有哪些技巧需要格外注意呢?

调整结构的关键其实在于找准自己的大目标, 因为可变时间最终都要围绕大目标进行调整。这里的技巧是,找一个大段的空闲时间,比如周末下午拿一张白纸,花半天时间把自己所有的目标都写下来。然后把那些一闪而过、一时兴起、略显迟疑的都删掉,保留1~3个自己最想干的。再对这几个目标排序,把现阶段你最想为之付出的那个目标找出来,剩下的就是把可变时间向这个目标靠拢。

比如,现阶段你最大的目标是“高质量陪伴孩子到3岁”,那么就把每天看综艺、刷视频的时间,用来收集有趣、有料的亲子游戏;把晚上看电视的时间,用来陪孩子玩游戏;把早起睡懒觉的时间,用来给孩子做一顿丰富的早餐;等等,总之就是让可变时间都服务于“高质量陪伴孩子到3岁”这个目标。

利用碎片时间的关键则在于:你的时间到底有多碎?

这里把碎片时间也做个简单分类,小于5分钟的称为超级碎片时间,5~10分钟的称为普通碎片时间。研究发现,做任何一件事情都需要一段时间来进入状态,就是说如果仅有5分钟超级碎片时间,但你却用来思考新项目方案,显然不会有结果。而如果你用这5分钟,打个电话和许久未见的闺蜜联络下感情,一定会有新的收获。

如果想快速进入状态,我建议你在 超级碎片时间去完成逻辑最浅、进入状态最快的非逻辑类任务, 比如:回个微信,想想晚上吃什么,等等; 普通碎片时间稍长,则可以用来完成简单推理, 比如,收集一些工作资料,阅读一篇育儿文章,等等。

总之,不管是固定时间还是可变时间,只要懂得合理规划,一定会让时间更加充分。这里给大家推荐一个好工具:日程表。

03 用好日程表再多事情也不怕

事实上,不只王健林、比尔·盖茨这些成功人士喜欢用日程表,现在越来越多的普通人也加入了使用日程表的行列。日程表能一目了然地看到全天计划,并把事情按实施顺序分类,舍弃不需要的任务,优先处理紧急和重要的任务,确保各项事情及时有效推进,并在规定时间内完成既定任务。

心理学研究发现,计划一旦写下来,实施者将不会坐等别人先行动,他们会变得更加积极主动,从而更容易拥有控制权。

当然,日程表可以很精确,比如,王健林的就精确到几点几分;也可以是个大概的范围估计,比如,简单列一下今天要完成的3件事,这都算日程表。把自己每天要做的事写下来,把重要的事放在你的高效时间完成,每做完一件就在后面打钩,慢慢地,你就会发现再多事情也不怕了。

表3-1 日程表

小练习:固定时间与可变时间盘点

1.选定一周时间,从周一开始,每天记录自己的时间花费。

2.从记录表中找到固定时间,想想哪些时间可以“一鸡多吃”或哪些可以提高效能。

3.盘点可变时间花在了哪里,找出哪些时间需要调整结构,哪些时间属于碎片时间。 NTwuHQ/3Fpr07dMPf45UGpg0I1oWUSyO0FW8qLjpvoG+3o9F5IM5cBfs+x7V6KDz

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