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档案信息的整理，是指根据规定准则对档案信息卷宗实行系统的分类、整理、排序、编册以及编排，使之成为系统化的流程。档案信息的整理是档案工作的最基本环节，通过对档案信息的整理，促使档案信息能够更全面、更系统地反映出立档部门工作活动的面貌，提示文档资料之间的相互关系，便于档案信息的管理和利用。
档案信息整理可分为以下3种类型：
（1）系统排列和编目；（2）局部调整；（3）全过程整理。
档案信息整理的内容从性质上分为系统化和基本编目两部分。档案信息的系统化是指对档案信息的内容及成分进行科学分析及综合评定，要根据一定的规则及办法对档案信息分门别类、排编有序，促使其构建成一个机构、组织、个人有机联系的文件整体。一般内容包括：全宗及全宗单位内档案信息的分类、组卷，案卷内文档的排序，案卷排序，卷内目录等。档案信息的编目是以规定的形式揭示和介绍档案信息内容及形式特点的工作，内容包括：案卷文档的编号、抄写卷内文档目录及备考表的填写、案卷封面填写、案卷档号和卷内目录的编排等。档案系统化是档案编目的基础，档案编目是档案系统化的体现，二者相互联系。
依照档案信息的形成规则及其特点，档案信息整理工作的准则如下：一是维护档案文档之间的历史关系；二是充分利用原来的档案整理基础；三是方便于档案信息的管理及利用。
1.维护档案文档间的历史关系。
所谓维护档案文件间的历史关系，泛指文件在形成或处理过程中所产生的内在关联性，它不仅表现在档案文档的来源和形成时间上，还表现在档案内容以及形式等方面的关联性上。
2.充分利用原来的档案整理基础。
充分利用原来的档案整理基础。泛指对已经整理好的档案文件，尽量不要打乱原来的档案整理体系，尽量按照原来的装订方式整理，最好不轻易破坏，尊重原来的整理基础。
3.方便档案信息的管理及利用。
方便档案信息的管理及利用。不仅是档案信息规整工作的出发点，也是档案信息管理的根本目的，还是确保档案信息整理质量的最后一道关卡。
全宗信息是一个独立的组织、企事业单位、机关或者人物在活动中组成的有机联络的档案信息整体。一般来说，档案案卷是一个组织、机构、单位、机关的所有档案信息。依照案宗管理档案文件是组织档案信息工作的基础准则及重点理论。
所谓建档机构，又称档案案宗组织者，它由构成档案信息的机构、单位或者个人组成。判断一个单位、机构、组织是否是建档机构，一般看它是否具备以下基本条件：
（1）可独立行使职权，并以本身的资格独立对外行文；
（2）有独立的会计核算部门或者经济部门，可以独立制作预算或财务规划；
（3）设置专门管理人员的机构，具备一定的人员调动和变动权力。
一般情况下，第一个条件是最基本的，以第一个条件为主要条件，后两个可以作为补充条件。
（1）行政变更的全宗信息处置。
（2）建档机构变更后的全宗信息处置。
（3）建档机构变更状况的全宗信息处置。
（1）全宗信息的汇集；（2）全宗信息的收集；（3）案卷信息的收集。
案卷内档案信息的分门别类是指把立档机构或部门所构成的档案文件，根据案卷原始属性来源、入卷日期及案卷信息等文体内含的不同形式，分成若干层级或类型，使之组成一个有机体系。一般可分为档案分类方法的选择、档案分类方法的制订、档案信息归纳及档案排序等形式。分门别类应该遵照以下几点要求：
（1）客观性；（2）逻辑性；（3）可操作性。
档案信息分类的方法是指依照时间、形式、内容上档案信息的异同点，把档案信息分为类别和层次组成体系，也称为“分类方法”“档案信息文件的归类”“档案信息分类的特点”。案卷内档案信息分类的具体方法一般可分为以下4种：
一是时期分类方法；二是机关、个人分类方法；三是问题分类方法；四是分门别类分类法。
所谓档案信息分类编制方案，是指本单位全部类目体系的分类方案要保持稳定性，一旦编定，不得随意改变。分类方案前后要一致，要根据单位的情况来编制，如需更改，要根据单位的实际情况进行修整和完善。
1.单位案卷信息分类的编制。
单位案卷信息分类的编制，要反映本机关活动中产生的有价值的各种类别及载体的所有档案材料，根据工作职能，结合机关档案信息的实际工作内容和特殊载体情况特征，对档案信息进行科学划分。一般在单位档案信息分类过程中，首选的分类方法是采纳分门别类法。
2.公司全宗信息类别划分方案的编排。
依据我国档案局颁布的《工业企业档案分类试行规则》，一般工业、企业案卷信息的分类设为10个一级类别，包括党群工作类档案、行政管理类档案、经营管理类档案、生产运行类档案、产品类档案、科研类档案、建设项目类档案、设备生产及仪器类档案、财会审计类档案、干部与职工类档案。特大型公司可能生产特殊载体档案，有部分案卷信息难以纳入以上十大档案类别的，公司可结合实际情况增加一级档案类目。
档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，具有统计监督作用。档案的编制应遵循以下原则：
（1）唯一性原则；（2）合理性原则；（3）稳定性原则；（4）扩充性原则；（5）简单性原则。
依据《档号编制规则》的规定，档号的结构有三种。《归档文件整理规则》颁布实施后，又出台了档号的第四种结构。
1.案卷信息号的基本编制方法。
案卷信息号是指给立案机关编制的代号，一般用四位代码来标注。首位一般是用汉语拼音字母编制的序号，后面三位通常以阿拉伯数字来标注档案编制的序列号。整理好的档案一般以“件”或“册”为单位来存放管理。
2.案卷目录号的基本编制方法。
一般情况下，案卷的目录编号是以三位阿拉伯数字标注的，依据案卷内整理的情况，可依照不同的档案编制时间，不同的档案组织构成，不同的档案保管日期，及不同的档案专题和载体形式来设置。
3.案卷类别号的基本编制方法。
案卷的类别号一般是由汉语、文字、大小写拼音或字母、阿拉伯数字组合的方式来标注。档案类别号的编制一般不建议超过三级，在一个档案馆（室）内或者一个档案案卷内，不能用重复的类别号来标识案卷。
4.案卷项目号的基本编制方法。
案卷的项目号基本是引用相关管理单位编制的项目号。
5.案卷号的基本编制方法。
在档案工作中，案卷号一般用三位阿拉伯数字来标注，目录内的案卷要按编排顺序的流水序号来排列，在卷号编制中不能出现空档号。所有档案目录内的全宗编制只允许有一个或一组有序的案卷流水序列号。