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1.立卷的定义。
按照一定的原则和用途把相关单位或部门人员处理后的文本整理、保存、汇集成册，列成规则的案卷的过程叫作立卷。
2.立卷的特点。
可以按一种或几种要求和基本特征对文件进行立卷，比如按名称立卷、按地区立卷；还可以利用两个特征或多个特征立卷，比如按时间和地区两个特征立卷、按时间和问题两个特征立卷。具体的立卷方式一定要按照上级要求和部门规定灵活选择运用。
1.部门立卷。
（1）集中式。一般在机关单位办公文秘部门采用的比较多。
（2）部门式。一般是在几个档案管理部门组织协调下，机关的一级内设部门根据授权分别立卷的模式。这样可以充分发挥档案管理部门熟悉业务和文件处理的优势，有效提高工作效率。
2.结合立卷方式。
结合立卷方式就是文件管理部门和档案管理部门结合自身特点，充分发挥各自优势，是协调整理机关单位文件立卷的一种方式。
（1）根据需要召开立卷工作会议。一般需要机关单位分管领导办公文秘以及档案管理部门领导和分管立卷人员参加。
（2）对负责分管立卷工作的人员要按照一定的间隔时间进行培训和测评考试。对考试不及格或测评没有通过的人员及时调岗或辞退。
（3）根据要求系统收集和整理文件。
按照要求及时对文件建立类别和目录（也叫立卷类目或归卷类目），就是立卷单位根据计划安排，提前对年度文件进行预测，安排文件类目、条款、归档文件表等。
平时归卷就是在日常工作中，立卷人员按照单位规定和部门要求，对日常工作中形成的文件及时进行归类、归卷（或组卷），一般是按时间的先后顺序来收集、整理、完成归卷。
（1）编排每卷范围内的文件。对文件的编排有多种方法，如可以按时间、按内容、或按问题和时间相结合的方式来排列卷内文件。具体采用何种方式要根据上级主管单位要求和部门规定及工作需要等来选择。
（2）编辑文件页码和每个文件的详细编码和页码（件）号。
（3）详细完整地填写文件卷内文件目录。为了能够及时准确地查阅、统计、核对和检查卷内文件，要建立文件目录。文件目录一般放在案卷首页，项目包括序号、归档时间、文件编号、文件名称、所在页码以及备注等。
整理归档文件，即将归档文件以件为单位进行装订、编辑文件号码、编辑文件目录、按要求对文件分类、按顺序排列并整理装进档案盒，只有这样才能实现档案文件整理有序化、管理科学化、查阅方便化。这样的归档文件整理方式，即组件。
（1）便于档案的科学管理和提高工作效率。
（2）有利于档案整理、调阅、工作监督等。
（3）有利于提高档案工作的信息化、规范化和科学化。
（4）便于以后档案管理工作中的计算机管理系统的引进和开发。
1.装订。
装订时，要按照单位要求选购符合档案管理保护条件的装订材料，装订时必须一侧或两侧对齐，不管是采用“三孔一线”还是“两孔一线”，原则都是第一要有利于档案的保护，第二要有利于以后工作中的调阅。
2.组件分类。
分类是按时间、问题、来源、单位、材质等进行的。在实际工作中一般选择其中两项或多项来进行分类。
3.排列。
不管是按时间、重要程度还是按问题种类分类排列，都要求排列整齐划一、整洁干净，做到档案管理的规范化。
4.编号。
编号就是按照一定要求，使用字母、数字或其他符号对文件进行有序编排，首字母一般表示大的类别，数字一般表示时间和当天编号。在实际工作中，可以按一定要求灵活分类、逐一编号，每一项文件首页右上端的空白处都要加盖专用章，并且简单填写文件内容提要。具体编号各机关单位可以根据需要自行设计。
文件装盒后移交和送达档案室（馆）的过程叫作归档，归档文件要保证其完整性和保密性。
根据2006年12月18日颁布的《机关文件材料归档范围和文书保管期限规定》要求，需要归档的文件必须归档。
每个单位对归档时间都有严格的规定，按月归档的文件必须在第二个月上半月前归档。按年度归档的文件，应在第二年上半年前归档。但有些专门档案因其特殊性和保密性，可以根据规定，特别安排归档时间。
归档要求是指对归档的档案文件和有关材料的质量、装订和装盒等工序有严格的质量要求。包括文件分类方法是否正确、行文是否合规、装订装盒是否规范、档案盒质量是否符合档案保护标准、排列是否整齐和完整、有电子文件的是否遵循文电合一要求、是否按时归档、交接手续是否严格按规定执行等。