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按照文件形成的先后顺序可以分为以下几个步骤：
（1）领会制作或拟写的相关意图，明确要达到的目的和效果。
（2）通过多方面调查和研究，获取所需要的材料。
（3）把各种构思汇总，拟写出文件提纲。
（4）先行制作或拟写一个初稿，在此基础上认真修改。
1.行文规范。
（1）控制发文数量和范围的时候一定要严格，以免造成不必要的时间、资源浪费及不良影响。
（2）非特殊需要，行文时不能越级，必须一级一级地下达传送。不能打乱行政关系。
（3）行文时还要注意部门与部门、单位与单位、单位与部门等的隶属关系和前后排序。
（4）主要送达单位或部门与抄送单位或部门一定要写清楚并特别注明。
（5）如果是同级别单位同时行文，必须是两个或两个以上的单位。
2.结构规范。
公文的结构规范要求要注意保密级别、结构格式、时间期限、缓急程度，还必须注明标题、主抄送单位、发布日期等要件。
文件制作或拟写好后，只有经过各种处理，才能知道具体该由谁或哪个单位对其进行处理、管理和整理归档等。
各主送和抄送单位围绕所收文件进行的一系列工作就是我们所说的收文处理。包括由谁签收，由谁负责审核、分送和传阅部门或个人，由谁负责归类档案等工序。
一般是指各主、抄送单位在发文过程中围绕所发文件进行的一系列工作。工作程序主要包括拟定初稿、核发文稿、制定文号、检查完善、按规定加盖单位或部门印章等。