下载掌阅APP，畅读海量书库
立即打开
我们可以从广义和狭义分别为文件定义，还可从学术论文角度和档案管理工作方面为其定义，但后两者是比较常用的有代表性的定义：
（1）学术定义。文件一般指在各种材料中，社会组织或者个人在各类工作中整理成具有一定需求的信息记录。
（2）档案管理工作的定义。在中国行业标准有关档案类的文件——《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）中对文件给出的解释是：国家机构、部门、社会团体以及个人在践行其法定工作范围中形成的有关历史记录。但是在实际工作中，“文件”其实与“文书”“文案”“文章”“档案”有关，狭义的文件定义也可以此来理解。
（1）公文制作的特殊性：制作者的法定性及特定的收阅者。公文的作者是法定的，特指能以自己的名义行使职权和承担义务的机关单位。
（2）公文具有合法性和时效性：合法性主要是指在内容和程序制定上，也就是说制定公文时必须要考虑是否符合法律法规的有关规定。公文的时效性一般情况下很强，有注明时间要求的公文，因为没有及时处理而耽误工作，会造成一定的损失。
（3）公文有一定的处理程序。要做到及时、准确地处理公文，必须建立规范的公文处理制度，简化中间手续，增强时效性，只有这样才能保证公文尽快得到处理。
在实际工作中，文件按照其规范可以分为通用公文和事务文件。
党政机关、企事业单位的规范性文件一般情况下叫做通用公文。适用于政府部门、社会机构、事业单位等，具有传达、叙述、具体交办事宜、宣传、通知、记录等作用。21世纪初，我国修订了《国家行政机关公文处理办法》，规定国家党政机关、企事业单位使用的文件种类共有13类14种，包括命令、决定、通告、公告、通知、报告、通报、议案、批复、请示、函、意见、会议纪要。因此，我们要分析各类通用公文的使用情况并鉴别分类。
事务文件特指政府单位、事业机构在处理日常工作中的问题、信息通报、计划、经验总结、调研问题和工作指导中按主次文件处理建立的一类公文。