下载掌阅APP，畅读海量书库
立即打开
我国现行的档案法律法规中指出，档案信息工作实行主体引领、分级管理的原则，全面维护档案信息的完整性与真实性，为方便社会公众有效查阅服好务。这是新中国成立后对档案信息管理的基本要求。基于这一基本理念，我们档案信息的基础管理工作一步步健康地发展起来。
我们实行的社会制度是以公有制为基础，多种所有制经济共同发展。因此，我们的档案信息工作本质是社会主义的档案事业，这种公有制的管理制度为档案信息的收集与管理奠定了良好的基础。这个基础原则是由列宁最先提出的。我们以我国实际国情为基础，借鉴了列宁确立的原则，不断深入研究社会主义档案信息管理工作的行为原则。在20世纪50年代初，中国第一次举行了档案工作会议，在会议中明确提出：当前我国档案工作必须及时解决的问题是建立健全档案信息的收集与管理的规章制度。在这次会议后，国家档案主管机构多次下文要求将汇集管理作为档案信息管理的基本原则。
中国的第一个五年计划是20个世纪50年代初开始的，我国的档案信息体系也是在这个时期创立的。改革开放以后，我国的档案信息事业迎来了新的“春天”，特别是近20年来互联网技术的广泛运用，广大公众对互联网档案信息的需求十分迫切。针对这一形势，我们对档案信息工作实施系统的整合与电子化管控，只有强化全方位的管控，才能有效地为新时期的各行各业服好务。与此同时，我们在新环境下要加大对电子档案信息的科学研究，对政务类档案信息及行业档案资源实行自上而下的统一管理。在档案信息实践工作中，我们充分认识到，档案信息工作的基本原则是档案汇集，通过对案卷整体的管控，全力维护案卷的完整与安全，从而便于档案管理机构的实际操作，杜绝分散馆藏现象的发生。
档案信息管控基础原则及内涵包括三项：
（1）确立档案信息管理工作的组织原则以及管控体系——即总体引领、分级管控；
（2）档案信息管控基础原则及内涵提出了档案信息管控机制本质及目标——维护档案信息的完整性与准确性；
（3）档案信息管控基础原则及内涵明确了档案信息管控的实现标准——方便各行各业的阅读者查阅。
总体引领、分级管控是我国档案信息管理的基本原则与管控主题。它是依照我国以公有制为主体的社会性质而制定的，同中国档案信息管理工作的现实状况完全适应。总体引领、分级管控包含的内容主要有三项：
1.我国档案信息管理事业在国家主管部门的引领下，由各省市自治区的档案信息管理机构实施主体、分级、分类别的统一管控。
主体管控是指上一级档案信息管理部门管控下一级全档信息的专项业务，同时对整个档案信息工作实施总体规划与布局，创立相关类别的档案信息规章及管理工作原则，确立总体指引政策，实施总体指导、核查与督导。
分级管控是指由各省市自治区的档案信息管理机构实施主体、分级、分类别的统一分级负责。各省市自治区的档案信息管理机构必须根据属地档案信息管理章程及档案信息管理法规，对属地的档案馆（室）、管理部门和各个行业组织的档案团队实施业务指引、核查与督导。
2.上一级档案主管机构对各省市自治区的档案信息管理机构实施主体、分级、分类别的统一管制。
各个集团企业和行业组织等机构衍生的案卷信息，必须事先经上一级档案信息管理机构或上一级档案管理者实施统一汇集管理，不可分散存管，任何单位或个人都不得占为己有。各省市自治区产生的档案信息需要长时间馆藏案卷，对新中国成立初期的旧政府档案资料及中国红色历史档案资料，必须依照相关法律法规，按照要求向有关档案信息专业管理组织移送，最后由上级专业的档案馆（室）统一进行系统存档。以往留存的历史档案文卷，只要是没有按照法律法规章程审核批准的案卷，都不能随意实施移送或销毁。
3.政务档案信息资源的总体管控。
根据政务类档案信息的特点对其实施总体管控模式。政务类档案信息在20世纪50年代末期是由分散管控模式管理的，后改为总体管控。政务类档案信息由上一级档案信息管理部门实施引导，下一级单位不论是政务部门还是事业单位组织，都必须接受上一级档案信息管理部门的档案指导。根据政务档案信息管理的实际发展要求，我们对档案信息管理方式进行了必要的改革。
维护档案信息资源的统一、完整与规范，是档案信息管理工作最基本的要求，同时也是各级政务档案信息管理机构的重要责任。要为档案信息事业提供有效的物质基础，就必须维护档案信息资源的统一、完整、规范。
1.维护档案信息资源的统一、完整、规范。
这项内容主要有两层含义。首先是确保档案信息在数量上保持完整性。众所周知，依照我国现行的档案法律法规的要求，凡是必须馆藏的案卷信息一定要按规定统一收集，不能缺少任何一部分，这样才能确保小至一个单位、大至一个省市的案卷资源的完整性。其次是管理者要从手段上保持档案信息间的有序联系。那些具有馆藏价值的档案信息资料，要根据这些档案信息的特点，收集整理成相互关联的有机卷体。
2.维护档案信息的可靠性。
维护档案信息的可靠性有以下两个方面的内容。首先是确保案件信息自身的安全可靠性。做好这项工作必须运用合规的管控模式及全新的专业方法，为档案信息创造良好的馆藏环境，杜绝档案信息损毁的人为因素，减少环境因素对案体的直接破坏。在档案信息使用时，案体如有破损或严重褪色情况，必须抓紧时间展开保护性抢救，特别是运用高科技手段尽最大努力让案件信息保存时间更长一些。其次是维护档案信息内容的完整性。我们必须加强档案的安保意识，要建立一套安保责任体系，依照现行的法律法规的具体要求，对那些急需维护或保密的案卷信息要适时限定查阅区域和范围，并实行最严格的管控。同时要灵活区分案卷信息安全保密和有条件放开两者的政策界限，做到保密案卷不出馆、不丢失、不越区域，以便保护党和国家的相关机密。
3.维护档案信息的完整性和安全性。
他们二者之间关系是紧密相连、因果互通的。只有在维护好案卷信息的完整性基础上，才能够有效地确保全宗信息的安全性。零乱或缺失必然会使案卷损毁，特别是那些特定的档案信息资料缺失或损毁，还可能造成突发不稳定的现象。因此，档案信息的完整性是确保档案信息安全的根本。
档案信息工作的基本目标就是方便各行各业的使用与查阅，大家踊跃查阅才能展现出档案管理工作的巨大成果。广大档案管理工作者从事档案管理工作的最终极目标就是为各行各业的查阅者提供便利。因此，方便各行各业的查阅者调取案卷信息资料，是我们档案信息管理事业的出发点，也是促进整个档案信息管理工作发展唯一不变的责任。档案工作优秀与落后，大多是以使用的方便程度作为度量标的，这是我们从根本上推动档案事业的科学、有效前进的目的。我们可以从20世纪50年代到80年代新中国发布的大量档案文献与文件中得知，档案信息必须要方便大家使用，这是一个极为重要的目标要求。因此，今后的档案信息工作要继续以“方便各行各业查阅者使用”为不变的目标，并以此为精神引领带领我们的档案信息工作不断迈向新高峰。新时期档案管理者只有始终铭记这个硬道理，才能更好地规避档案信息工作中各种各样的内部与外部冲突，才能使档案信息管理工作步入稳步发展的健康轨道。在长期的的案卷信息管控工作中，广大档案信息管理工作者都应当树立长远的战略发展目标，扎扎实实地把为查阅者服务作为核心原则，这是我们衡量案卷信息工作成果最根本的原则。