第五节
电子文档信息的产生及类别划分

一、电子文档信息的产生

电子文档信息的产生是该信息资源整个形成过程的总称，通常包含建立、整合、传播等三项业务。

（1）电子文档信息的建立：指的是在电子工作体系中，创建文档信息接、收外部机构转发的信息的流程。电子信息主要有文档名称确定、核定文档信息的储存方式、对电子文档信息实施类别划分、对电子文档信息的价值进行检验、把电子文档信息馆藏在规定的场所、建立初元数据。同时，我们必须对电子文档进行及时搜寻、统一管理。

（2）电子文档信息的整合：指的是电子文档信息由单位内各个机构、多名管理者整合产生效益的过程。整合工作完成后，我们可用电子化工作体系规范文档信息的管理流程，从而迅速提升文档的信息作用。与此同时，我们应当大力加强文档信息的版本管控，杜绝文档信息版本产生修改或篡改等问题，并始终注重原始文档信息的查询工作。

（3）电子文档信息的传播：指的是电子文档信息在各个单位时间的传播流程。电子文档信息的传播方式主要有两种：第一是采用公共系统，第二是通过专门网络传递。传播中应注意安全因素、格式问题以及传输软件与业务系统的集成问题。

二、电子文档信息的类别划分

电子文档信息的类别划分主要有案卷实体类别划分法及电子信息类别划分法两种。

（一）案卷实体类别划分

案卷实体类别划分是对管、存电子文档资源介质分类的方法，发生在电子文档信息的储存过程中，具有比较高的密度，介质的总数也比较少，因此划分方法相对简便，可以根据介质的形态采取持续编码的方式，同时要有效结合储存内容的传媒类型，用简便方法划分后统一编排码号。

（二）电子信息类别划分

职能类别划分方式就是根据电子文档信息展示的部门职能实施划分的一般方式。这个划分可以对职能类别划分方式实行有效检索，可以反映文档信息之间的关联性，同时还可以对存、索权责实行有效管控。

职能类别划分方式对电子文档信息实施类别划分主要有两项主要内容：

（1）创立职能类别划分标准，确定电子文档信息类别划分标准。

电子文档信息类别划分标准与职能划分方法完全一致，大项、分项、全宗大体对应着各项职能内所产生的电子文档信息统一体，通常的层级设定必须与电子文档信息产生部门的具体情况相结合，类别划分标准并非固定不动，可以实施按期依规维护。

（2）在专业体系与电子文档信息管控工作中，配置职能类别划分标准和文档信息类别划分办法。 Z8Yhcdhvv1RRX6pVFzkVB9iOYHKlqSoKX5cFn0j4yx9W3KVPxJav3k92SrPGHwXj