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电子文档信息的质量要求是影响文档入档与否的关键要素。电子文档信息的质量管控工作大致有两项：首先是电子文档信息的内容质量必须具有安全性、历史性、可读性、实用性、科学性、应时性等；其次是电子文档信息的一般质量标准，主要有提升专业管理能力、实现司法目标、减少管理风险、保障公共记忆等作用。下面是文档信息的基础质量要件：
1.确保电子文档信息历史真实性的标准。
电子文档信息的历史真实性标准基本反映在两方面：首先是文档信息在产生过程中的历史真实性，也就是说所有文档信息必须是真实展现我们管理工作的各项记录，并且能够经得起历史的检验，只有这样，电子文档信息才可以适应数字化的发展步伐，才能保证它的生命价值；其次是文档信息在产生以后的真实性，主要是观察它在完整的文档价值周期内有没有经过任何修改或篡改，以保证它的历史展示价值，学术界称之为永久价值属性。在管理工作中，我们通过文档信息的内容认证、领导签名、权限范围等检验手段，运用配套管控标准来确保文档信息的真实性。与此同时，我们还可以运用事前管控储存形式、安全存管文档资源、过程监控并记载文档信息产生流程，以及事后检验督查的方式来统一维护。
2.全力确保电子文档信息的完整齐全。
文档信息的完整齐全大体包含两个方面内容：首先是所有电子文档信息的形态、性质、环境背景完整不缺失；其次是电子文档信息及其形态关联的文档资源总数完整，使文档信息间的相互关联得到有效维护。前者应有意识地将其构成要素集中管理，后者必须及时说明规则以及入档范畴。与此同时，我们需要运用数字化管理方式把电子文档信息的介质形态数字化处理，使它们之间的联系更加紧密。
3.确保电子文档信息的读取价值。
电子文档信息的读取价值指的是文档信息经电子化处理后，能够以实现人工读取的方法转出，人工读取并转出要确保文档资料的可读性。保障电子文档信息真实性、完整性、可读性的方法有：
把电子文档信息以非闭合形态存管；把文档信息产生体系同文档资源共同入档留存；利用可以打开文档信息的读取工具；把文档资源通过技术条件中转到新的、科学的管理环境中，上述流程在学术界内被统称为“迁移现象”；把电子文档资源转至纸质、微缩照片等现代载体，可以有效提高文档信息的读取价值。
1.对电子文档信息价值周期实施连续的全程管控。
全程管控电子文档信息的整个价值周期是实现文件效益的基本途径。电子文档信息的连续性管理，是确保电子文档质量的基本保证。
2.对电子文档资源产生初期实施案卷信息的功能性管理。
对文档资源实施案卷功能管理，是确保电子文档信息保存价值永久、安全、可借鉴的根本方法。从电子文档信息产生初期就开始实施案卷信息的功能管控，积极主动收集馆藏的行为，对促进文档信息使用效率的提升，强化质量管理具有积极的作用。
3.对电子文档信息管控过程的再优化。
电子文档信息管控过程并非是对人工管控过程的再重复，而是依照电子文档信息的学科特征，运用电子处理手段及各项关键数据，采取单次输进、N次输出、并联工作等方式，形成现代高端的数字流程，体现了过程管控前端工作的优势。
电子文件打破了人类同文档信息传统的联系方式，过去我们对文档信息的所有管理都必须依靠系统完成，因此需要利用专门的程序来实现记载、整理、处置与有效读取文档信息。现在电子文件与以往的介质体比较而言，具有非常多的新特性，学术界称之为技术特性。从某种意义上讲，电子文档信息管控方式的改革来源于此。
（1）文档的机器识读系统：在数字化体系中，数字1、2的数码表达与我们的视觉视角具有本质的区别，各类文档资料有自己的数码编案。我们必须采取专业的程序对上述数码进行解答与还原，只有这样我们才可能识别与理解。
（2）信息的专属依靠属性：在特定的功能中，电子文档信息的产生与完善，以及最终入档的完整过程都需要依靠专门的电子计算体系方可完成。电子文档资源在展示输送过程中借助专门的电子计算体系，这样就产生了电子计算机运算体系。
（3）介质的转换属性：是指信息同专门的介质之间能够分离，介质的变化对电子文档的基本属性不会造成影响，电子文档信息并非固态不变。
（4）信息的变化属性：在数字体系中，我们对文档的删减修改非常便利，除了预先设置外，我们可以不留痕迹。数字化水平的快速提升，使目前的编辑方式、储存形态、软件环境、介质载体迅速发展，在快速变革的环境下，介于管理或其他类的工作原因，可能造成资源形态的变化或者损坏。
原始数据的基本功能是全面、系统的。
（1）依靠原始数据，我们能够回放文档信息以往的演变和发展进程，原始数据是检验文档信息真实属性的基本要件，能够为文档信息的永久价值属性提供事实保障。
（2）原始数据能够确保文档信息的内容、条理与环境条件间的必然联系，以维护文档信息的系统性。
（3）原始数据展示了文档信息产生、交接过程中的技术条件，为确保它的永久使用性提供了关键保障。
（4）对那些包含索引功能的原始数据实行科学管理，能够为广大读者提供系统的、广泛的索引指南，也能够提升文档信息的使用效率。
1.电子文档信息管控准则。
电子文档信息管控准则指的是对文档信息从形成到撤销或长期馆藏的完整价值周期中实施的系统管控，管控准则是安全的、科学的、统一的管理过程。
（1）电子文档信息管控工作是一项系统的管控工作，涉及文档信息处理流程、管控准则、处理方式和质量标准，进而形成一套覆盖文档信息全程管控工作的系统规则，包括任务要求、质量标准、管控过程与科学方法体系。
（2）电子文档信息管控准则是一项全方位的管控行为，它是在“大文件”的理论框架之上，高度重视文档信息价值周期中所有环节的管控行为，高度重视管控要件的相互兼顾，要求一切管控信息与目标无缝对接，实现整体管理的系统效应。
2.前部端口管控准则。
前部端口管控准则是文档信息、案卷信息基本理论的核心内涵，它以价值周期为根本，将文档信息从产生至长期馆藏或撤销的各个过程视为一项系统流程。在上述工作流程中，文档信息的产生是前端，管理、检验、整合、运用等基础工作是中端，长期馆藏或撤销是末端。前部端口管控是完成对文档信息安全管控的基本保障，是实现文档信息价值属性、安全性、高效率的基本方略。另外，前部端口管控是文档功能优选，提升管控意义的先进方法，对改善管理功能与效率具有明显作用。
3.集成管控准则。
电子文档信息的集成管控是对那些与文档信息形成、使用、馆藏等工作行为关联的基础要件实施系统链接，完成丰富要素体系的工作流程。集成管控准则是系统管控理论不断深化的要求，它既重视文档信息的交流，也重视同文档信息有关的业务交流，还重视同其他信息的深入交流，是系统化、集约式的系统理论。
文档信息的集成管控准则涵盖了三方面要素：
（1）文档信息同专业流的集成工作。文档信息流同专业流的关联度是考察文档信息管控质量的核心准则。文档信息管控体系必须重视部门内的文档信息使用过程与专业行为，在维护文档信息安全、统一、可读性的同时，必须保障文档信息管理行为与专业行为衔接的流畅、高效。
（2）文档信息流同其他要件流的集成。文档信息是单位资源的构成部分，所有单位在管理中会继续收集、使用、馆藏或处理各个时期的文档资料。
（3）文档信息流内涵管控行为的集成。为了实现文档信息的最优管理，促进单位管理水平的提升，文档信息管控的所有项目必须依照文档信息的内在联系来完成各自集成，例如入档和整合、检验、编录等业务。
4.动态管控准则。
电子文档信息管控需要具备“以动应变”的能力，也就是说在不修改文档信息生存条件的情况下，通过努力增加系统内涵等方法来实现文档信息的系统、持续可读的要求，从而完成文档信息的管控目标。