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第二节
档案资源的信息综合开发与使用的路径与方式

一、档案资源的信息综合开发与使用的一般路径

档案资源的信息综合开发与使用的一般路径是指馆藏部门为达到全宗使用者要求开展的一种工作方式。依照综合开发与使用管理对象的区别,可以划分为提供档案全宗原始文件、提供全宗附件及仿制件、提供全宗资料深加工品等路径;根据综合开发与使用管理途径的区别,可以分为全宗资料阅览服务、政务全宗资料开放阅览服务、互联网使用服务、全宗信息汇编发行、全宗出展及公共宣咨询传等路径。

二、档案资源的信息综合开发与使用的一般方法

档案资源的信息综合开发与使用的一般方法是档案管理机构为了达到档案使用者要求开展的全宗信息阅览、全宗放开、全宗信息发布、全宗出展、全宗汇编等。

三、全宗信息阅览

全宗信息阅览是档案馆藏部门利用档案全宗信息为广大使用者提供的一项全宗资源综合开发与服务的方式,涵盖全宗信息借阅、全宗信息仿制、全宗信息出借、全宗信息证明、全宗信息服务等基本方式。

(一)档案信息的借阅

档案信息的借阅是指档案信息机构依据使用人的阅档要求,在档案馆(室)提供相关的全宗信息材料的管理行为,是馆藏部门最基础且经常使用的一种全宗信息资源综合开发与使用的方式。

档案馆(室)是指档案机构及档案部门为使用者阅档提供的固定查阅场馆。通常来讲,档案馆(室)必须设置独立阅读室、开放阅读场所和独立查阅工作室,同时根据实际情况创立微缩胶片独立阅读场所、声像读阅室、计算机阅读场所等。馆藏部门要遵照《中华人民共和国档案法》和相关规章制度,《外国组织和个人利用我国档案试行办法》等法规规定的阅览要求及制度,依法依规实施档案信息阅览及使用服务。

(二)档案信息的出借

档案信息的出借是指为达到一些专门的使用要求,馆藏部门暂时把档案信息出借给档案室以外的使用人借阅的一种全宗资料综合开发与使用的方式。档案信息通常不出借,必须经上级主管部门审批允许后方可出借。

(三)档案信息的证明

档案信息的证明是指根据全宗信息的记录出示的凭证式证明。出具档案信息的证明要以引述或节录档案原文为主要编写方法,要保证内容的准确、真实、客观。

四、档案信息放开

目前我国许多省市档案馆(室)全宗资料的管理方法规定,省、市级档案馆(室)的下列全宗资料,必须面向公众放开,但机关保密档案、商品保密档案、私人隐秘档案或者上级按规定不可以放开的除外。

可放开的档案包括:(1)1949年之前收集的档案信息;(2)1949年之后收集的档案信息,期限已满三十年的;(3)附属于机关档案在可公开内容的全宗信息;(4)社会与经济、科学与技术、教育文化等方面的档案信息;(5)大型活动类全宗信息,馆藏超过半年的。

有条件放开全宗信息资源具有重要意义,因此要扎实稳妥开展档案信息开放工作,依照上级的相关规章制度,细致做好放开信息考察验证工作,努力周到地做好各项准备,尤其是必须按照国家及各省、市档案信息解密及放开管控要求,在各自管理范围权限内开展全宗信息资料的解密及放开管控查证的工作。

五、档案信息的发布

档案信息的发布是指将全宗信息及案卷的特定部分,利用一定的方式首次对社会发布。

档案信息的发布具有系统的鉴定流程及批准权限。我国《档案法》明确指出,国家及事业单位的一切档案,必须经上级管理机构审核批准后,档案部门才可以予以发布;企事业单位及私人所拥有的档案信息资料,档案信息的管理者具有公布的权利;企事业单位及私人存放在政府档案馆(室)的全宗资料,由存放人自主决定公布与否。 V0eB8zH45f1+1nd32sorKuxVYb3rFT8ON4fngzh+qUHjT+mvyVkMIhxFB09S4o93

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