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RGB即光学三元素，是一种颜色标准，R、G、B分别对应红（Red）、绿（Green）、蓝（Blue），这三种色彩混合叠加可以形成日常中所有的颜色，包括Excel在内大多数的制图软件都支持通过设置RGB实现精确调节颜色。
Excel自带一些可以直接使用的主题颜色和标准颜色，在实际办公中有时也需要使用其他颜色，例如公司的主题色，这样就需要单击“开始”选项卡，在“字体”组中选择“颜色”菜单下的“其他颜色”选项，通过RGB指定颜色，如图1-47所示，设置字体颜色为其他颜色。
图1-47 设置字体颜色为其他颜色
选择“其他颜色”选项，在弹出的“颜色”对话框中单击“标准”选项卡，有更多的标准色供选择，如需要精确地指定颜色，可单击“自定义”选项卡，Excel2016及以后的版本提供了两种精确修改RGB的方式，即单独修改每个颜色的参数值和直接修改下面的“十六进制”参数。两者是一一对应的，红色153对应十六进制的前两位99（9*16+9=153），绿色255对应十六进制的第三和第四位FF（A代表10，F代表15，15*16+15=255），蓝色204对应十六进制的后两位CC（C代表12，12*16+12=204）。如果修改RGB数值，十六进制的值也会随之变化，同理修改十六进制的值，RGB数值也会发生变化，如图1-48所示。
图1-48 设置RGB
通过前面的介绍我们已经知道如何在已知RGB三值的情况下调节颜色，那么如果在一个网页上看到喜欢的配色，如何获取它的RGB呢？目前Excel不支持颜色识别，但也无须下载新的软件，我们可以借助属于Office软件PPT的“取色器”功能获取颜色的RGB，步骤非常简单，只要两步即可实现：
（1）将网页截图复制到PPT中。
（2）在PPT中选择一个文本框，单击“开始”选项卡，单击“字体”组中的“取色器”按钮，单击后，将鼠标光标在所需颜色所在位置停留2秒就会弹出颜色类型和对应的RGB值，如图1-49所示，获取到当前背景颜色是靛蓝色，RGB值是(44,53,96)。
图1-49 取色器获取RGB值
也可以在单击“取色器”按钮后，将鼠标光标放到对应的颜色所在区域，单击鼠标。再次设置颜色时，刚获取的颜色就会出现在“最近使用的颜色”列表中，如图1-50所示。选中这个颜色再选择“其他颜色”选项同样可以获取RGB值。
图1-50 颜色菜单下的最近使用的颜色
定义名称是在Excel工作表中为某列数据、某区域数据、常量以及函数赋予一个名称。在Excel公式的参数中通过简洁的名称替代繁杂的单元格地址，让公式清晰明了，便于理解和维护。
添加定义名称的方法非常简单，如图1-51所示，选中B列到E列第1行到第9行数据，单击功能区“公式”选项卡，在“定义的名称”组单击“定义名称”按钮，在“新建名称”对话框的“名称”框输入名称。
图1-51 添加定义名称
有时Excel的公式所在单元格与引用的数据不在同一个工作表（Sheet），如果引用数据所在的工作表名称很长，写出来的公式就会很长且看起来很复杂，可读性和维护性非常差。定义名称后，本工作簿内不同的工作表都可以引用定义的名称，直接用定义名称替代对应的列，也可以看出引用的是哪一列，如图1-52所示，使用定义名称后的公式简约很多。
图1-52 定义名称可简化公式
在数据库中，字段是指包含某一专题信息的一列数据，用于标识事物或现象的特征，例如“姓名”“订单编号”“库存量”都属于字段。而表中的每一行叫作一个记录，是事物和现象的具体表现，例如某一个记录姓名是“李娜”，订单编号是“A100161”等。Excel中定义名称引用一整列时（如B:B）就是对整列数据进行标注，并用列名作为名称名，即定义的名称即代表了整列数据的含义，这时该列就是一个字段，字段名称就是定义名称。如定义为“区域”，那么这一列的数据都是区域的记录，在书写公式时就可直接输入定义好的名称。
定义名称同时支持联想功能，如图1-53将E列定义名称为“区域”后，输入COUNTIFS函数，输入“区”后会自动联想出定义好的名称（区域），单击或者直接输入完整名称“区域”即可引用该列，如图1-53所示。
图1-53 定义名称的联想功能
定义名称功能主要作用于Excel公式，可让Excel更加简洁以及更加快捷地书写和维护公式。
主题颜色是工作簿下整体的系统颜色，即在插入图表或字体，且未单独指定颜色时使用的默认颜色。调节配色是修饰图表的重要步骤，如果可以通过一次设置就解决配色问题可谓是一劳永逸。
主题颜色设置的方法也非常简单，单击功能区“页面布局”选项卡，单击“主题”组的“颜色”按钮，在下拉菜单中进行颜色设置，Excel系统自带多种配色，第一个就是系统默认的配色，在最下面选择“自定义颜色”选项可以配置常用的主题色，如图1-54和图1-55所示。
在设置主题颜色并选择该主题色后，再进入颜色设置时，可直接选择前面设置好的颜色，同时在主题色下方会自动生成主题色的渐变色，如图1-56所示。
图1-54 主题色设置
图1-55 主题色设置
图1-56 主题色设置
使用Excel管理数据有时需要在特定的单元格限制内容，不符合要求的数据禁止输入，这种给表格建立规范的功能在Excel中被称为数据验证。
数据验证是指对数据的一种约束，例如员工信息表格中性别列只允许填写“男”或“女”，这时就需要对该列添加数据验证来限制填写的内容，以保证数据的准确性和一致性。
Excel添加数据验证的方法也很简单，选中单元格或单元格区域，在功能区中单击“数据”选项卡，单击“数据工具”组中的“数据验证”按钮，即可进行数据验证设置，如图1-57所示。
图1-57 添加数据验证
Excel数据验证的验证条件包括数值、日期、文本等，在“数据验证”对话框中可通过在“验证条件”组“允许”下拉列表中切换验证方式。其中“序列”是使用频率最高的方式，可以选中单元格区域作为数据验证范围，在“允许”下拉列表中选择“序列”选项，在“来源”框中选中单元格区域，单击“确定”按钮，即完成设置，如图1-58所示。在添加数据验证的数据单元格内会出现一个下拉框的按钮，单击下拉框即可选择对应的数据，且在这个单元格内只能通过下拉选择或者输入来源选中的数据区域的数据，输入其他内容则会提示错误。
图1-58 数据验证设置内容
作为重要的数据管理软件，Excel中的数据有些是通过人工填写的，很难保证数据的准确性，通过数据验证对数据添加限制既能提升效率还能提升数据有效性。添加数据验证后的单元格样式与筛选器样式相近，所以数据验证也可以作为动态图表和动态可视化看板中的筛选器。
数据分列，顾名思义就是将某列数据拆分为多列数据。在Excel中，数据分列功能还可以用于转换数据类型。
选中数据列，在功能区中单击“数据”选项卡，在“数据工具”组单击“分列”按钮进入分列向导，如图1-59所示。分列向导一共有三步，为分列方式、分隔符、数据格式。如果要进行转换数据，无须设置前两步，直接单击“下一步”按钮至最后一步选择数据格式即可。如果是对数据进行拆分则每一步都需要设置。
图1-59 数据分列
（1）分列方式：在弹出的“文本分列向导”对话框中可以选择“分隔符号”和“固定宽度”两种分列方式，本例采用“分隔符号”的方式，分隔固定长度字符串时，如身份证号，可以采用“固定宽度”的方式进行分隔，选中“分隔符号”，单击“下一步”按钮，如图1-60所示。
图1-60 文本分列向导第一步「分隔方式」
（2）分隔符号：“文本分列向导”的第二步是指定分隔符，本例中B列数据使用“-”区分不同列别的数据，所以要使用“-”作为分隔符，但是“-”不包含在默认的分隔符号中，所以需要在“分隔符号”组中选择“其他”并在输入框内输入“-”，这时在“数据预览”中会呈现分隔后列的样式，设置完成后单击“下一步”按钮，如图1-61所示。
（3）数据类型：“文本分列向导”的第三步是指定列的数据格式，本例直接采用默认的，即在“列数据格式”组选择“常规”单选按钮。同时为保留B列的信息不被覆盖，可在“目标区域”框中输入“$C$1”，即从C列开始分列，最后单击“完成”按钮完成分列向导，如图1-62所示。
图1-61 文本分列向导第二步「分隔符号」
图1-62 文本分列向导第三步设置「列数据类型」
完成上述三步向导后得到分列数据，如图1-63所示。
图1-63 数据分列结果
数据分列的另外一个功能是转换数据类型，有时Excel中的数据单元格内左上角有绿色三角并且默认左对齐，如图1-64所示，这时Excel内的数值是以文本类型保存的，如果需要对这一列进行统计计算需要先将其转换为数值类型。
图1-64 文本格式的单元格
转换数据类型的“分列向导”前两步不需要指定，直接单击“下一步”按钮，在“分列向导”的第三步选择“常规”选项，并单击“完成”按钮，如图1-65所示，就可将数据类型从文本转换为数值，这时单元格左上角的绿色三角消失了，同时单元格内容自动靠右对齐，结果如图1-66所示。
图1-65 分列向导第三步实现转换数据
图1-66 文本转换数值结果
使用上述的方法也可将数值类型转换为文本类型，最后一步选择数据类型为文本即可，通过分列的方式也可以将数值类型转换为日期类型，在最后一步选择数据类型为“日期”，如图1-67所示，结果如图1-68所示。
图1-67 分列向导第三步实现转换数据
图1-68 数值转换为日期格式
数据透视表是Excel重要的功能组件，主要功能是将基础的明细数据进行分类汇总，转化为有分析意义的统计数据。数据透视表兼具筛选、排序和分类等功能，是使用Excel进行数据分析最常用的工具之一。
建立数据透视表的步骤主要可以分为三步：插入数据透视表、拖动字段、修改值计算方式，三步都是可视化的操作，可以快速地完成数据处理和统计。
（1）插入数据透视表
插入数据透视表之前首先需要对数据进行检查。数据透视表数据源中的每一列称为字段，列标题称为字段名称，透视表的汇总方式就是将字段拖动至对应的区域。透视表的数据源必须满足三个条件：
· 数据源中不能有合并单元格。
· 字段名称即列标题不能为空。
· 字段名称必须唯一标识一列数据，即列标题不能重复。
下面就以某公司销售数据为例分析不同区域不同类别的销售情况。单击明细数据区域任意一个单元格或按Ctrl+A键全选明细数据，在功能区中单击“插入”选项卡，在“表格”组单击左上角第一个“数据透视表”按钮，在弹出的“来自表格或区域的数据透视表”对话框内的“表／区域”框中对明细的数据区域进行设置，前面已经选择“A1:F30”，这里就无须二次设置，采用默认即可。还可以在“选择放置数据透视表的位置”组选择建立的透视表放在当前工作表还是放在新建的工作表。为方便区分，一般默认选择“新工作表”单选按钮，即在数据透视表的对话框中一般不需要设置，直接单击“确定”按钮即可，如图1-69所示。
如果数据更新较为频繁，可以先通过按Ctrl+T键将数据转换为超级表，再以超级表作为数据透视表的数据源，这样方便后续的数据刷新。
（2）拖动字段
单击“确定”按钮后自动跳转至新工作表，选中数据透视表区域内任意单元格，在弹出的“数据透视表字段”对话框内将维度字段拖动至“行”和“列”区域，将计算字段拖动至“值”区域。如图1-70所示，将“区域”字段拖动至“行”区域，将“产品类别”字段拖动至“列”区域，将“订单额”字段拖动至“值”区域。这样就得到了一个二维统计表，当然也可以根据分析目的继续将更多的维度字段拖动至“行”和“列”区域，以及将统计字段拖动至“值”区域。
（3）修改计算方式
完成拖动后还需要确认透视表的汇总方式，对于数值类型的字段透视表默认计算方式是求和，图1-70中的“求和项：订单额”是对订单额进行求和汇总，而对于文本字符串类型的字段默认是采用计数的汇总方式。
单击“值”区域的“求和项：订单额”按钮，在弹出菜单中单击“值字段设置”按钮，在“值字段设置”对话框中可以设置汇总值的字段名称，还可以通过在“值字段汇总方式”组的“选择用于汇总所选字段数据的计算类型”列表框修改值计算方式，数据透视表提供了求和、计数、平均值、最大值、最小值等汇总计算类型，这里选择“平均值”选项，并单击“确定”按钮，如图1-71所示。最后得到“行标签”是“区域”字段，“列标签”是“产品类别”字段，按照“销售额”平均值进行汇总的统计二维表，如图1-72所示。
图1-69 创建数据透视表
图1-70 拖动汇总字段
图1-71 设置值字段计算方式
图1-72 数据透视表
在建立数据透视表过程中第三步最容易被忽略，对于数值型字段我们大多数情况采用求和的计算方式，对于文本类型大多数情况都采用计数的方式，所以采用透视表默认的统计方式也可以满足大多数使用场景。但有时我们也需要统计最大值或平均值，如果遗漏了第三步就会导致错误。另一种情况是对于数据类型为数值的订单编号，如果需要统计订单数量而采用了透视表的默认求和的计算方式显然是不对的，所以在完成字段拖动后要检查核对“值”的计算方式。
有时数据量较多时，需要筛选数据，数据透视表也提供了筛选功能。
（1）插入筛选器
在“数据透视表字段”对话框中将筛选字段拖动至“筛选”区域，在透视表的左上角就会出现一个筛选器，选中对应的选项，透视表就会显示筛选结果，如图1-73所示。
图1-73 数据透视表添加筛选
（2）切片器
切片器也可以实现透视表筛选功能，不过需要单独添加，选中数据透视表区域任意一个单元格，在功能区中单击“数据透视表分析”选项卡，在“筛选”组单击“插入切片器”按钮，在弹出的菜单中选中筛选字段，选中“目的省份”就建立了目的省份的切片器，在“目的省份”对话框中选择对应选项可以对数据透视表进行筛选，如图1-74所示。
图1-74 数据透视表添加切片器
添加切片器时需要注意的是在Excel中切片器是透视表独有的，“插入切片器”按钮处于“数据透视表分析”菜单栏下，所以添加切片器前需要选中透视表区域，这样在功能区中才会显示“数据透视表分析”菜单栏。
Excel中透视表数据也可以作为插入图表的数据源，如果通过切片器切换透视表的数据，那么基于透视表数据制作的图表也会发生变化，所以切片器也可以作为动态图表的筛选器，进而通过数据透视表实现动态图表以及数据可视化看板，制作方法会在后面章节详细介绍。
数据透视表是Excel性价比最高的技能之一，只要通过简单的操作即可实现很多统计和分析功能，其主要功能与SUMIFS函数和COUNTIFS函数一致，都是将明细数据转化为统计数据，在学习和办公中可结合函数一起应用，两者在不同的应用场景各有优势。如果分析主体较为稳定，使用函数较为方便，保留公式可以做到一劳永逸。如果分析主体经常变化，例如分析员工的业绩时员工频繁入离职，如果使用公式，需要非常复杂的函数才能将所有人工号列出来，而使用透视表只要刷新一下就可以了。同时数据透视表相比于公式更适合处理较为紧急的工作，所以根据使用场景判断使用函数还是透视表可实现Excel办公效率最大化。