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贺卡、邀请函、录取通知书、荣誉证书等文档往往需要批量制作，这类文档的共同特点是形式和主要内容相同，只有姓名等个别部分不同。使用WPS文字的邮件合并功能可以非常轻松地做好此类工作。
邮件合并的原理是将发送的文档中相同的部分保存为一个文档，称为主文档；将不同的部分，如姓名、电话号码等保存为另一个文档，称为数据源，通过插入合并域的方式将主文档与数据源合并起来，形成用户需要的文档。
4-1 创建主文档
新春贺卡主文档的制作步骤如下。
1）启动WPS文字，创建一个空白文档并以“春节贺卡”为文件名进行保存。
2）切换到“页面布局”选项卡，单击“页面设置”对话框启动器按钮，打开“页面设置”对话框，切换到“纸张”选项卡，在“纸张大小”下拉列表中选择“B5（JIS）”选项，如图4-2所示。切换到“页边距”选项卡，在“页边距”栏中将“上”微调框的值设置为“12.85”，“下”“左”“右”微调框的值均设置为“3”，如图4-3所示。单击“确定”按钮返回文档中，完成文档的页面设置。
图4-2 设置“纸张大小”
图4-3 设置“页边距”
3）单击“页面布局”选项卡中的“背景”按钮，从下拉列表中选择“其他背景”→“纹理”选项，如图4-4所示，打开“填充效果”对话框，单击对话框中的“其他纹理”按钮，如图4-5所示。打开“选择纹理”对话框，找到素材文件夹中的图片“背景图片”，如图4-6所示。单击“打开”按钮，返回“填充效果”对话框，单击“确定”按钮，返回文档中即可完成背景图片的设置。
图4-4 “纹理”选项
图4-5 “填充效果”对话框
图4-6 “选择纹理”对话框
4）切换到“插入”选项卡，单击“页眉和页脚”按钮，如图4-7所示。文档进入页眉的编辑状态。
图4-7 “页眉和页脚”按钮
5）切换到“插入”选项卡，单击“艺术字”按钮，在样式库中选择艺术字样式“填充-矢车菊蓝，着色1，阴影”选项，如图4-8所示。在艺术字的文本框中输入“恭贺新春”。
图4-8 选择艺术字样式
6）选中艺术字文本，切换到“文本工具”选项卡，设置文本的字体为“隶书”，字号为“72”，加粗，在“文本填充”和“文本轮廓”下拉列表中均选择标准色中的“红色”。单击“文本效果”按钮，从下拉列表中选择“倒影”→“紧密倒影，接触”选项，如图4-9所示。
7）将艺术字拖动到页眉的底部，切换到“绘图工具”选项卡，单击“对齐”按钮，在下拉列表中选择“水平居中”选项，如图4-10所示。单击“旋转”按钮，在下拉列表中选择“垂直翻转”选项，完成艺术字的翻转设置，效果如图4-11所示。单击“页眉和页脚”选项卡中的“关闭”按钮，退出页眉页脚的编辑状态。
图4-9 选择“倒影”效果
图4-10 选择“水平居中”选项
图4-11 艺术字旋转后的效果
8）切换到“插入”选项卡，单击“形状”按钮，在样式库中选择“线条”栏中的“直线”，按住键盘上的〈Shift〉键的同时按下鼠标左键向右拖动，在页面中绘制一条直线。
9）选中刚刚绘制的直线，切换到“绘图工具”选项卡，单击“形状样式”功能组中的“轮廓”按钮，在下拉列表中选择“白色，背景1，深色25%”选项；再次单击“轮廓”按钮，选择“线型”→“1.5磅”选项；再次单击“轮廓”按钮，在下拉列表中选择“虚线线型”→“短划线”选项。单击右侧“大小和位置”启动器按钮，打开“布局”对话框，切换到“大小”选项卡，在“宽度”栏中将绝对值设置为“18.2”，如图4-12所示。切换到“位置”选项卡，将水平和垂直对齐方式均设置为“相对于”“页面”“居中”，如图4-13所示。单击“确定”按钮，关闭对话框，返回文档中，完成形状位置的设置。
图4-12 “大小”选项卡
图4-13 “位置”选项卡
10）将光标定位到文档中，切换到“开始”选项卡，在“字体”功能组中，设置字体为“微软雅黑”，字号为“16”，输入如图4-14所示的文字，并根据效果调整文本的对齐方式。
图4-14 贺卡内容
11）单击“保存”按钮，完成主文档的制作。
4-2 邮件合并
由于邮件合并中需要数据源，可以先将需要接收邮件的客户信息做成WPS表格文件，之后将此文件作为邮件合并的数据源。本案例中已将客户信息保存为“客户通讯录.et”文件，所以在创建好主文档后，就可以进行邮件合并了，具体操作步骤如下。
1）打开主文档“春节贺卡”。将光标置于文档中“尊敬的”之后，切换到“引用”选项卡，单击“邮件”按钮，如图4-15所示，文档自动切换到“邮件合并”选项卡。
2）单击“打开数据源”下拉按钮，从下拉列表中选择“打开数据源”选项，如图4-16所示，打开“选取数据源”对话框，找到素材文件夹中的“客户通讯录”，如图4-17所示。单击“打开”按钮，完成数据源的选择。
图4-15 “邮件”按钮
图4-16 “打开数据源”选项
图4-17 “选取数据源”对话框
3）单击“收件人”按钮，打开“邮件合并收件人”对话框，系统默认全部选中收件人列表，如图4-18所示。单击“确定”按钮，关闭对话框，完成收件人的选择。
4）将插入点定位于“尊敬的”之后，单击“插入合并域”按钮，如图4-19所示，打开“插入域”对话框，选择列表中的“姓名”选项，如图4-20所示，单击“插入”按钮，再单击“关闭”按钮，返回文档中，完成域的插入。使用同样的方法，在“姓名”域后插入“称谓”域。
图4-18 “邮件合并收件人”对话框
图4-19 “插入合并域”按钮
图4-20 “插入域”对话框
5）单击“合并到新文档”按钮，如图4-21所示。保持“合并到新文档”对话框中的“全部”单选按钮的选中，如图4-22所示。单击“确定”按钮，返回主文档，此时生成合并后的新文档“文字文稿1”。
图4-21 “合并到新文档”按钮
图4-22 “合并到新文档”对话框
6）切换到“文字文稿1”文档中，单击“保存”按钮，弹出“另存为”对话框，设置文件的保存路径，以“合并后的贺卡”命名文件进行保存。之后关闭“合并后的贺卡”和“新春贺卡”。
4-3 制作标签
贺卡制作完成后，为了方便邮寄，可以利用WPS文字的邮件合并制作标签，粘贴到邮寄信封上。操作步骤如下。
1）新建一个空白的文档，在文档的首行输入“收件人标签”字样。之后在下方插入一个3行1列的表格，并向表格中输入如图4-23所示的内容。
2）切换到“引用”选项卡，单击“邮件”按钮，文档自动切换到“邮件合并”选项卡，单击“打开数据源”按钮，从下拉列表中选择“打开数据源”选项，打开“选取数据源”对话框，在对话框中找到数据源文件“客户通讯录.et”。
3）将插入点定位于“邮政编码：”之后，单击“插入合并域”按钮，打开“插入域”对话框，选择“域”列表框中的“邮编”选项，如图4-24所示。单击“插入”按钮，完成“邮编”域的插入。
图4-23 表格内容
图4-24 插入“邮编”域
4）使用同样的方法向表格相应的位置插入“通讯地址”域和“姓名”域。插入完成的效果如图4-25所示。
图4-25 标签表格插入域后效果
5）将插入点定位于表格下方的首行，单击“插入Next域”按钮，此时在光标闪烁处插入了Next域。
6）复制表格与Next域，至占满整个文档，效果如图4-26所示。
7）单击“查看合并数据”按钮，即可看到合并后的效果，如图4-27所示。
图4-26 复制表格与Next域后的效果
图4-27 合并数据后的效果（部分）
8）单击“合并到新文档”按钮，保持“合并到新文档”对话框中的“全部”单选按钮的选中，单击“确定”按钮，返回主文档，此时生成合并后的新文档“文字文稿2”，以“收件人标签”为名进行保存。