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1.2.1 排版打印类表格

排版打印类表格是指借助Excel高效的表格排版功能,快速制作出的简洁、整齐、美观的表格。

排版打印类表格就像产品说明书,通过对信息的梳理和排版,让读者可以轻松地理解表格要传达的信息。制作这种表格要实现的核心目标是:信息分类、表格排版和打印设置。

信息分类

如果一个表格很乱,那么首先要做的不是对表格进行排版,而是对信息进行分类。

要想清晰地表达信息,应该按照不同的维度对信息进行分类,并按照信息的复杂度分层次地呈现相应内容。

下面是信息分类前后的项目进度管理表,信息分类前,表格只是数据的简单堆砌,阅读起来比较吃力;通过调整字体颜色、设置条件格式等操作进行信息分类后,表格阅读起来就条理清晰了很多,信息的传递效率得到了大幅提升。

表格排版

信息分类后,通过恰当的排版可以在表格中呈现样式不同的信息模块。

基于平面设计中排版的4个原则(对比原则、对齐原则、重复原则、亲密原则),可以为表格中的信息模块设计样式,以突出重要信息。

●对比原则:使用加粗、填充颜色等操作来区分标题和正文。

●对齐原则:设置单元格的对齐方式,如使数字右对齐、文字左对齐,让表格内容更加整齐。

●重复原则:在表格中使用统一的标题样式,并不断地重复,让表格样式统一。

●亲密原则:使用合并单元格、插入空行或空列等操作区分不同的信息模块,增强信息的亲密性。

打印设置

排版后的表格只是Excel中的视觉样式,如果要打印出来,则需要结合纸张的大小做细节上的调整,步骤如下。

❶ 调整打印页面的尺寸。

❷ 设置分页位置。

❸ 在页眉和页脚中添加公司信息、页码信息、水印等。 piNECu4HcepS+n9vcUzdGqHk0/k0gWWWSvQcXJEoyIVMhz6Vu0V5zi0Z4nBe/YvC

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