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地方志作为全面记述一个地方自然、政治、经济、文化、社会的历史与现状的资料性文献，具有重要的资政、存史、教化作用，尤其对于统治者来说，地方志是其统治合法地位的象征，又是了解地情民情、辅佐为政的重要典籍，因而历来为统治者所重视。“上自最高统治者皇帝，中及一方封疆大臣，下至州县一级的主官佐贰，无不重视地方志书的编纂与运用。”
从东汉到隋唐两宋，都有皇帝下诏修志的事例。地方志是古代中央政府唯一命令地方必须编修的一种图书。国有史，方有志，是我国文化事业的传统。
明朝建立之初，朱元璋就曾下诏：“凡隶于职方者，咸应以其志上之，盖将纪远近、考古今、审沿革、校异同，以周知夫四方之政。”
洪武三年（1370），诏令中书省：“将天下城池、山川、地理、形胜，亦皆以成书，藏之内府，以垂永久。”又命儒士魏俊民、黄篪、刘俨、丁凤、郑思先、郑权等6人，从事《一统志》的编修。
洪武十六年（1383）、十七年（1384），又要求将各处城池险要、土地人民等“绘图以进”。洪武二十七年（1394），诏命翰林儒臣刘基“以天下道里之数，编类为书”，于是编成了明代第一部交通总书《寰宇通衢书》。永乐十六年（1418）四月，明成祖“诏令天下郡、县、卫所，皆修志书”；六月，又诏“纂修天下郡县志书”，命礼部遣官遍诣郡县，博采事迹及旧志书。
永乐十年（1412）、十六年（1418），还专门颁布《纂修志书凡例》，对志书中建置、沿革、分野、城池、山川、坊郭、镇市、土产、贡赋、风俗、户口、学校、军卫、郡县廨舍、寺院、祠庙、桥梁、古迹、宦迹、人物、仙释等内容的编纂，都做出具体规定，不能归入以上条目的重要史实，专辟“杂志”一目保存。当地反映“政教风俗，题咏山川”等有价值的诗文，也专辟一目收录，使志书得以保存人文史料。这是现存最早的关于地方志编纂的政府条令，由朝廷颁布修志凡例，对于州县编纂志书的兴盛和体例的完善，起到了积极的示范促进作用。明初期洪武、永乐两朝的修志诏书和凡例，都是在南京颁布的。永乐迁都之后，朝廷仍三令五申督促修志之事。
明初，由朝廷编纂的或者由礼部编成的总志有《大明志书》《大明清类天文分野之书》《寰宇通衢书》《洪武京城图志》等。
洪武三年（1370）编纂并于当年刻印的《大明志书》，凡12省、120府、108州、887县、3安抚司、1长官司，“东至海，南至琼崖，西至临洮，北到北平”，都在记载范围以内。其主要内容为“类编天下州郡地理形势，降附颠末”。
这是明代编纂的第一部全国总志，可惜已佚，卷数也不详。
图3-1 《大明清类天文分野之书》
洪武十七年（1384）编成的《大明清类天文分野之书》24卷，记郡县建置沿革，传世明刻本题刘基撰。“其书以十二分野星次分配天下郡县，于郡县之下，又详记古今建置之由。”
当时由南监刊印，曾颁赐秦、晋、燕、周、楚、齐六府。修《永乐大典》时诸府州县多引该书，可见此书专记沿革，是一部专志体的全国区域志。
《寰宇通衢书》1卷，成书于洪武二十七年（1394），撰人不详。据郑晓《今言》介绍：“书分八目。东距辽东都司，又自辽东东北至三万卫；西极四川松潘卫，又西南距云南金齿；南逾广东崖州，又东南至福建漳州府；北暨北平大宁卫，又西北至陕西、甘肃。为驿九百四十。浙江、福建、江西、广东之道各一；河南、陕西、山东、山西、北平、湖广、广西、云南之道各二；四川之道三。为驿七百六十六。凡天下道里，纵一万九百里，横一万一千七百五十里。四夷之驿不与焉。”
这是一部专记全国交通驿程的总志，传世有明初刻本。
明成祖在永乐十九年（1421）曾诏修《天下郡县志书》：“特命儒臣大加修纂，必欲成书，贻谋子孙，以嘉惠天下后世。”
图3-2 《洪武京城图志》
景泰年间，修成《寰宇通志》。天顺二年（1458）命李贤等为总裁，将永乐时编的《天下郡县志书》和景泰时编成的《寰宇通志》合成为《大明一统志》，天顺五年（1461）编成。成化四年（1468）《大明一统志》交由福建刊印，颁发天下。
明太祖敕礼部纂修，于洪武二十八年（1395）完成，共1卷，设宫阙、城门等13目，配有8幅插图。传世有明初刻本、弘治重刻本。
这些全国总志在编修前，往往要地方政府进呈有关资料，此举促成了地方志书的编修。当时，不少地方往往参照《大明一统志》的体例编修通志、府志和州志。明人莫旦在《（弘治）吴江志》序中说：“昔《大明一统志》之纂也，朝廷先期遣使采天下事实。吴江县奉文集耆儒开局于圣寿寺。……稿成上郡，郡又类总进于朝，……后旦二人又私相与议曰：‘奉文纂修者，乃天下之书，其法当略。至一邑之中，亦自有书，其纪宜详。今略者就绪，而详者可遂已乎？’”
莫旦认为，为《大明一统志》提供材料应该是简略的，而地方的志书应当是详细的；在完成了供《大明一统志》用的简要材料之后，县里应该及时把详细的材料编刊成书。这类由上级编修志书而促成下级地方志书编修的事例，在明代方志的序跋里随处可见。
隋唐之前，各地图经、地记的编修多为地方官、文人学士、当地士绅发动，完全由官方组织的很少，基本上属于私修。隋大业中，炀帝曾下令修全国性总志《区宇图志》，这是中国官修方志的开端，后来各朝官修制度渐趋完善。宋徽宗大观元年（1107），为编修《九域志》，朝廷下令设置九域志局，这是国家设局修志的开始。明初承袭官修方志的做法，全国总志由中书省、翰林院及礼部组织编撰，府州县志的编修也遵循官修的制度。明中期，为保证《寰宇通志》和《大明一统志》的编修，设立了一统志馆。
地方志书的主修多为地方的最高官员，如知府、知县等；主纂多为地方学署的最高官员，如教谕、学正、训导等，或有名望的学者。其他还有收集资料、校对、刻印等人员，多由文教部门的官员或儒学的生员担任。
编修人员的数量，省志多达数十人，府州县志一般数人或十多人，也有二三十人参与的。如《（嘉靖）南畿志》辑志名氏有：通辑1人（提督学校监察御史闻人诠）、编辑1人（行太仆寺卿陈沂）、分辑6人（府学教授、县学教谕）、各府州分纂22人（府和州的同知、通判、推官、县丞、教授、训导等）、校对2人（府学教授）、监梓2人（上元县知县、县丞）、管理供给2人（江宁县主簿、应天府阴阳学正），共36人。
编修地方志的经费和刻印费用一般由政府负责，如《漕运通志》《皇明太学志》由国子监刊印，《（洪武）苏州府志》《姑苏志》、张国维《吴中水利全书》由苏州府署刊刻，《（正德）江宁县志》由江宁县署刊刻。经费拮据时，也有让地方政府分摊或由官员捐俸、士绅资助的做法，如《（正德）上元县志》，主修是知县白思齐，他在后序中说：“虑其公帑空竭，刻梓资金无所出，遂倡同寅各捐俸薪以协赞乃成。”而上述《南畿志》的监梓、管理供给由南直隶所辖上元县、江宁县、应天府的官员负责，分明有“摊派”之意。
县志是县里最重要的典籍，历来为地方所重视，花费财力、物力也在所不惜，即使经济欠发达的地方，也要勉力而为。睢宁县地处苏北，南宋时黄河夺泗入淮，几乎年年成灾。万历十年（1582），山东日照人申其学任睢宁知县，时值黄水淹城，官署民舍荡然无存。崇祯十一年（1638），关西人高岐凤任睢宁知县，“值流寇焚毁之余，居民皆鸟兽散，存者不过数十余家。……时田野皆萑苇荒芜，一望苍苍……”
在这样的处境下，这两位知县都主持编修了县志，可惜均已散佚，但编修人员的名单有幸保存在后来的志书里。1994年出版的《睢宁县志》里留下了这两份名单：
万历十四年《睢宁县志》修志人员名录
总裁：申其学（知县 日照）
纂修：黄廷勅（教谕 番禺） 刘尔庄（训导 中都）
校阅：李思庄（县丞 闽中） 纪世宦（主簿 北直） 周翥（邑人） 仝粹（邑人） 丘九仞（邑人） 胡文习（典史） 仝林（庠生）
崇祯十五年《睢宁县志》修志人员名录
总裁：高岐凤（知县 关西）
纂修：胡至贞（教谕 新安） 吴希有（训导 濠梁）
参阅：周绳武（龙南知县 邑人） 胡效猷（高邮司训 邑人） 刘永庆（浮山知县 邑人） 王应中（乡魁 邑人） 周明远（贡士 邑人） 仝振奇（贡士 邑人） 魏梦熊（廪监） 王明元（廪监）
督刊：朱世隆（典史） 孙国桢 仝存奇 刘大受 王应坤 郭之屏 魏梦旸 朱廷献 胡系虞 王任久 朱凌云 张虎文 孙云朽 周世玺 李明辅 仝惟寅
邑耆民：魏应元 周应林 仝鼎新 胡腾鲤
从以上两份名单可以看出，《睢宁县志》几次编修，都由知县担任主要负责人，主簿、县丞、教谕、训导等也参与其中。万历志参与者10人，崇祯志参与者增加到31人，一些在外地做官的“邑人”也参加了审阅的工作。