OKR的进度审查应该是OKR周期中的重中之重。你的团队知道他们的目标,但老实说,事情并不总是按计划进行。OKR进度审查的最佳实践可帮助你:对当前进度有一个全局观;在为时已晚之前识别障碍;确定方向不变的前提下,做些业务微调或重点转移;调整你的团队,缺资源的协调资源,有惊喜发现的更加发力;明确并校准预期;确定下周的优先级。
很多公司本来就有周会或者双周会制度,通常是星期五或者周一的简短会议,OKR的讨论可以嵌入周会中,OKR是支持业务的工具而不是束缚业务的枷锁。
要注意,OKR跟踪会议不应该是公司全体会议,而是每个部门或团队都应该有自己的会议。如果初创公司没有组建部门或团队,可以召开全体会议或者各自与其经理会面并报告。
除此之外,管理者也可以视需要安排1∶1的事先讨论或者及时跟进,也许不是一个会议,只是在茶水间里一起用了10分钟喝喝咖啡。笔者本人经历的最简短的跟踪会议是,我的老板马上要去机场,连咖啡都没有时间跟我喝,于是他问我是否可以跟他一起乘电梯下楼,并陪他等车来。这三五分钟内我们就沟通了两三个最重要的事情进展,而他也及时赶到了机场,并没有误机。
我们建议每周或者双周召开OKR跟踪会议,小型团队不超过15分钟,大型团队不超过30分钟。这应该有足够的时间来反思目标进展并为下一周设定优先事项。
一开始,时间安排可能需要一些培训,但是一旦你掌握了流程的要点,请保持一致并坚持既定的时间。OKR跟踪会议应直奔主题,按时结束。如果个别员工的OKR或个别关键结果需要深入讨论,深入工作应单独进行,不要耽误全部门的时间。
每个部门或团队应该每周举行一次OKR跟踪会议。召开经理和高级管理层之间更广泛的OKR会议也是一个好办法,但频率较低(例如,每月一次)。
目前各个公司使用的办公应用或者软件都有会议功能,可以帮助你顺利设置定期的OKR进度审查会议,并每周提醒所有参与者。对于这种常规会议,我们建议提前预订好大家的时间,一方面有助于养成习惯,另一方面员工安排其他业务活动时候可以避开这个时段,免得需要做两难的选择。我们建议在会议邀请中注明简单的会议日程,尤其是刚开始开OKR跟踪会的时候。
与持续时间一样,OKR跟踪会议的议程应该清晰一致。这将有助于养成习惯并设定正确的期望,因此员工不会因会议时间长了或讨论意外议程而措手不及或感到意外。
下面是你可以用于OKR跟踪会议的一个实用模板:
分享与每个目标相关的关键结果的进展,这意味着从一个OKR开始并讨论所有相关KR的进度,然后继续讨论其余的OKR。
每个OKR(或单个 KR)的所有者必须为每个计划设置一个状态,并传达引导他们选择每个状态的上下文。我们推荐以下选项:
取消;偏离轨道;延迟;在轨(正点);已完成。
在讨论每个关键结果时,确保每个人都解决阻碍进展的障碍。
自上次OKR签到会议以来,你是否尝试过有助于推动关键结果的新事物?或者你是否意识到应该以不同的方式做事?
通过掌握状态、阻碍因素和吸取的经验教训,团队可以决定在接下来的一周内重点推进哪些计划以及优先考虑哪些事项。
也许你会意识到KR不会因为你无法控制的原因而推进,并且最好将其搁置到下一个季度,同时将更多时间投入到偏离轨道、延迟和正常运行的关键结果上。
有些话题可能需要深入讨论,但OKR进度审查会议不适合单个话题的深入。因此,凡是需要深入讨论的各方应该安排单独的会议。
确保所有团队成员都清楚下周需要其他人提供的优先事项和意见。如果需要针对特定的关键结果安排重点讨论。
持续记录进展是关键,将帮助你的团队保持专注和会议简短。最简单的方法是使用与你的会议相配的目标跟踪工具。通过这种方式,你可以轻松地看到议程中的目标状态和进度。
当你按照议程进行时,做笔记(可以选择公开或私密)并写下行动项目。理想情况下,选择一个记录工具,让你可以将这些笔记带到下一次会议,这样你就可以更有效地跟踪仍然需要解决的问题。
尽管每周的OKR跟踪会议不是就特定障碍进行彻底讨论的合适场所,但这次会议应该不仅仅是记录这些特定问题。会后应尽快就特定的障碍采取行动。
除了举行OKR跟踪会议外,还可以根据需要安排与每个下属进行一对一会议。