第3章
文档中的表格应用

本章导读

在制作Word文档时，用表格可以将各种复杂的多列信息简明、概要地表达出来。而通过图表，可以让用户更快、更清楚地了解表格中的数据变化。本章通过具体的案例介绍在Word中使用表格的方法。

本章要点

★表格的插入与调整

★填写表格内容

★美化表格

★插入表格

★制作斜线表头

★计算表格数据

3.1　制作“个人简历表”文档

人个简历制作的好坏，直接影响到应聘效果。好的个人简历，可使招聘人员眼前一亮，并能够耐心阅览。“个人简历表”是简历的一部分，主要用于填写个人基本信息，具有非常重要的作用。下面以制作个人简历表为例介绍Word中表格的使用方法。

3.1.1　表格的插入与调整

个人简历通常以表格的形式来呈现，下面介绍如何在文档中插入表格，以及如何调整表格结构。

1.表格的基本操作

Word提供了可视化表格插入功能，可以快速插入一个简易的表格，方法如下。

步骤1 新建“个人简历表”文档，输入文档标题，并设置字体为“黑体”，字号为“二号”，对齐方式为“居中”。

步骤2 1将光标定位到下一行，单击“插入”选项卡“表格”组中的“表格”下拉按钮；2在弹出的下拉列表中的虚拟表格模块中选择一个8行5列的虚拟表格。

知识点拨

在“表格”下拉列表的可视化表格模块中，最大只能插入一个8行10列的表格，如果希望插入更多行列数的表格，可以单击下方的“插入表格”命令。

步骤3 单击鼠标后，表格即可插入到文档中。

步骤4 如果要为表格添加行或列，可以将光标定位到需要插入行或列的单元格中，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单的“插入”子菜单中进行选择即可，见下页左上图。

步骤5 如果需要删除行或列，可以将光标定位到要删除的行或列的任意单元格中，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除单元格”命令，然后在弹出的对话框中选择“删除整行”或“删除整列”命令即可。

步骤6 如果要删除整个表格，只需单击表格左上角的 图标选中整个表格，然后按下“Backspace”键（退格键）即可。

2.调整表格结构

插入表格后，需要对表格的结构进行调整，方法如下。

步骤1 1拖动鼠标左键选中第1行中的第2、3、4个单元格，在选中的单元格上单击鼠标右键；2在弹出的快捷菜单中选择“合并单元格”命令。

步骤2 1选中第5列中的第1～6个单元格；2在选中的单元格上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“合并单元格”命令。

步骤3 使用同样的方法合并其他需要合并的单元格，完成后的效果如下图所示。

步骤4 拖动单元格边框调整好表格列宽，并根据实际内容需要在下方添加行，完成后的效果如下页左上图所示。

3.1.2　填写表格内容

表格调整完毕后，用户可根据需要填写表格内容，方法如下。

步骤1 1单击表格左上角的 图标，选中所有单元格；2在“开始”选项卡中设置单元格字体为“黑体”，字号为“四号”；3设置段落对齐方式为“居中”。

步骤2 依次在单元格中输入简历相关内容，并调整好行高。

步骤3 将光标定位到“相片”单元格中；切换到“表格工具-布局”选项卡，在“对齐方式”组中单击“水平居中”按钮。

步骤4 将光标定位到“相片”单元格中，切换到“表格工具-布局”选项卡，在“对齐方式”组中单击“文字方向”按钮，将文字方向切换为竖直排列。

步骤5 将“相片”文本字号设置为“二号”，并在文字中间插入空格。

步骤6 将“通信地址”“教育经历”“工作经历”等文本的单元格对齐方式设置为“水平居中”。

3.1.3　美化表格

表格内容设置完毕后，还可以对表格进行美化，包括为表格设置边框和底纹等，方法如下。

步骤1 切换到“表格工具-设计”选项卡，在“边框”组的边框样式下拉列表中选择一种外框样式，见右上图。

步骤2 此时光标变为 形状，将鼠标指针移动到表格外边框上，按下鼠标左键进行绘制，见右中图。

步骤3 使用同样的方法更改其余三边的边框样式，完成后的效果如下图所示。

步骤4 1将光标定位到“求职意向”单元格，切换到“表格工具-设计”选项卡，在“表格样式”组中单击“底纹”下拉按钮；2在打开的下拉列表中选择一种底纹颜色。

步骤5 使用同样的方法为其余标题单元格设置底纹颜色，完成后的效果如下图所示。

步骤6 为表格标题设置一个段后距离，案例最终效果如下图所示。

3.2　制作“公司开支统计表”文档

在制作一些简单的办公报表或者统计表时，可以使用Word软件轻松制作。而且使用Word表格中的公式功能，也可以对表格中的一些数据进行简单的计算。下面以制作“公司开支统计表”为例，介绍Word表格中公式的操作。

3.2.1　插入表格

插入表格的方法很多，除了前面介绍的快速创建表格的方法，我们还可以创建规定行数、列数的表格，操作方法如下。

步骤1 1新建文档，切换到“插入”选项卡，在“表格”组中单击“表格”下拉按钮；2在弹出的下拉列表中选择“插入表格”命令。

步骤2 1弹出“插入表格”对话框，在“表格尺寸”选项组中分别设置“列数”与“行数”，本例“列数”为“5”，“行数”为“8”；2设置完成后单击“确定”按钮。

步骤3 1表格被插入到文档中，拖动鼠标选中第1行中的所有单元格；2在“表格工具-布局”选项卡的“合并”组中单击“合并单元格”按钮，合并首行单元格。

3.2.2　输入内容并设置格式

表格创建完成后，就可以开始输入表格内容，输入过程中，可以根据需要设置字体格式，操作方法如下。

步骤1 1在首行表格中输入表格标题文本；2在“表格工具-布局”选项卡的“对齐方式”组中单击“水平居中”按钮。

步骤2 将光标定位到其他单元格中，输入相应的内容。

步骤3 在输入过程中，如果发现行数不够用，可以将光标定位到最后一行的外侧，然后按下“Enter”键，即可增加1行。

步骤4 选中标题文本，在“开始”选项卡的“字体”组中将“字体”设置为“黑体”，“字号”设置为“四号”。

步骤5 将光标定位到标题下方第一行的最左侧，当光标变为 形状时，单击鼠标左键即可选中该行，将该行中的表头字体设置为“华文细黑”。

3.2.3　制作斜线表头

斜线表头通常用于对一个单元格中的两个数据进行分隔，制作斜线表头的方法如下。

步骤1 1将光标定位到表头行的第1个单元格中，在“表格工具-设计”选项卡的“边框”组中单击“边框”下拉按钮；2在弹出的下拉列表中选择“斜下框线”命令。

步骤2 斜线表头即被插入到单元格中。

步骤3 1切换到“插入”选项卡，在“插图”组中单击“形状”下拉按钮；2在弹出的下拉列表中选择“文本框”形状。

步骤4 拖动鼠标左键在文档中绘制一个文本框，并在其中输入斜线表头其中一边的文本内容。

步骤5 1选中文本框，切换到“绘图工具-格式”选项卡，单击“形状填充”下拉按钮；2在弹出的下拉列表中选择“无填充”命令。

步骤6 1单击“形状轮廓”下拉按钮；2在弹出的下拉列表中选择“无轮廓”命令。

步骤7 将鼠标指针指向文本框边缘，按住“Ctrl”键的同时使用鼠标左键拖动文本框，复制出另一个相同的文本框。

步骤8 在第2个文本框中输入斜线表头另一侧的文本内容，然后调整好两个文本框的位置即可。

3.2.4　美化表格

表格制作完成后，用户可以对表格添加一些修饰，如添加边框和底纹等，以美化表格，操作方法如下。

步骤1 1将光标定位到标题单元格中，在“开始”选项卡的“段落”组中单击“底纹”按钮；2在弹出的下拉列表中选择一种底纹颜色。

步骤2 选中表头行，单击“底纹”按钮，选择另一种底纹颜色。

步骤3 选中第1列单元格，使用同样的方法设置与表头相同的底纹颜色。

步骤4 1单击表格左上角的按钮选中整个表格，切换到“表格工具-设计”选项卡，在“边框”组中单击“边框样式”下拉按钮；2在弹出的下拉列表中选择一种边框样式。

步骤5 1单击“边框”下拉按钮；2在弹出的下拉列表中选择“内部框线”命令。

步骤6 1保持表格选中状态不变，在“边框样式”下拉列表中选择另一种边框样式；2再次单击“边框”下拉按钮；3在弹出的下拉列表中选择“外侧框线”命令。

3.2.5　计算表格数据

在Word表格中，用户也可以对表格数据进行简单的计算，方法如下。

步骤1 1将光标定位到合计行的第一个单元格中；2单击“表格工具-布局”选项卡“数据”组中的“公式”按钮。

步骤2 弹出“公式”对话框，系统默认公式为求和公式，保持默认状态，单击“确定”按钮。

步骤3 返回文档中，即可查看到单元格中已经显示了求和结果值。

步骤4 使用相同的方法计算出其他单元格中的合计信息。

3.2.6　插入图表

为了能更加直观地展示表格中的数据，可以在文档中插入相关的图表内容，具体操作方法如下。

步骤1 将光标定位到表格下方，在“插入”选项卡的“插图”组中单击“图表”按钮。

步骤2 1弹出“插入图表”对话框，在左侧列表中选择“柱形图”选项；2在右侧选择“簇状柱形图”选项；3完成后单击“确定”按钮。

步骤3 返回文档中即可查看到图表已经创建，并且自动在Word中创建了一个Excel表格。

步骤4 将Word表格中的数据复制到Excel表格中。

步骤5 图表中的数据将自动完成更新。

步骤6 1选中图表，切换到“图表工具-格式”选项卡，在“形状样式”组中单击“形状填充”下拉按钮；2在弹出的下拉列表中可以为图表添加背景颜色。

步骤7 将光标定位到“图表标题”文本框，将图表标题更改为需要的图表名称即可，完成后的最终效果如下图所示。

知识点拨

插入的图表同图片一样，可以调整大小和位置，设置对齐方式和文本环绕方式等。

3.3　制作“企业报刊”文档

在Word中，表格不但可以用来归纳文本和数据，还可以用于制作版面框架，从而对整个页面进行板块划分，进而制作出版式多样化的文档，如报纸、杂志、书籍等。下面以制作企业报刊中的第1个版面为例，介绍表格在框架制作中的应用。

3.3.1　设置纸张大小和页边距

在制作文档前，首先需要设置文档纸张大小，用户可以根据实际情况进行设置。此外，通过设置页边距，可以确定文档版心大小。

步骤1 1新建Word文档，切换到“布局”选项卡，在“页面设置”组中单击“纸张大小”下拉按钮；2在弹出的下拉列表中选择“其他纸张大小”命令。

步骤2 弹出“页面设置”对话框，打开“纸张”选项卡，在“纸张大小”选项组中设置“宽度”为“23.5厘米”、“高度”为“35厘米”。

步骤3 1切换到“页边距”选项卡；2设置上、下、左、右页边距均为“2厘米”；3单击“确定”按钮。

步骤4 弹出提示对话框，单击“忽略”按钮即可（此步骤为可能出现）。

知识点拨

单击“确定”按钮后，如果弹出上述对话框，则表示当前打印机不支持该尺寸的纸张大小，此时单击“忽略”按钮可以继续编辑，但如果需要进行真实打印，则需要减小纸张大小或是更换更大幅面的打印机。

3.3.2　绘制基本框架

基本页面设置完成后，就可以开始进行框架设计了。框架的制作过程就是表格的编辑过程。

步骤1 1切换到“插入”选项卡，单击“表格”下拉按钮；2在弹出的下拉列表中单击虚拟表格中的“1行1列”选项。

步骤2 单行单列的表格将被插入到文档中，将鼠标指针指向表格下边框，当鼠标指针变为双向箭头形状时按下鼠标左键并向下拖动，使表格布满整个文档页面。

步骤3 1在“插入”选项卡中再次单击“表格”下拉按钮；2在弹出的下拉列表中选择“绘制表格”命令。

步骤4 此时鼠标指针变为 形状，将鼠标指针移向表格左上方，按下鼠标左键并向右拖动，在表格上方区域中绘制一条横线。

步骤5 在下方的单元格右侧向下拖动鼠标绘制一条竖线，将单元格划分为两列。

步骤6 继续绘制表格，将表格制作成如下图所示的结构。表格绘制完成后按“Esc”键退出绘制状态。

步骤7 1在表格左上角的 图标上单击鼠标右键；2在弹出的快捷菜单中选择“表格属性”命令。

步骤8 1弹出“表格属性”对话框，切换到“行”选项卡；2取消勾选“指定高度”复选框；3单击“确定”按钮。

步骤9 此时表格将以最小高度显示，并且会根据输入的内容自动调整各个单元格的高度。

3.3.3　制作报头

表格框架制作好以后，就可以在各个单元格中输入相应的内容了。报刊的第1版通常包含报头，即报纸名称、日期、刊号、Logo等内容。

步骤1 1拖动鼠标左键选中第1排中的3个单元格；2切换到“表格工具-布局”选项卡；3在“对齐方式”组中单击“水平居中”按钮 。

步骤2 在第1行中间的单元格中输入报纸名称，并将字体设置为“华文行楷”，字号为60磅，颜色为红色。

步骤3 在第1行左边的单元格中插入“Logo.png”图片素材，并将其大小调整到和报名相近的高度。

步骤4 在第1行右边的单元格中输入日期、刊号和发行周期等信息，设置字体为“黑体”，并分别设置不同的字号。

知识点拨

在制作报头的过程中，可以根据单元格中内容长度手动调整各个单元格的宽度，拖动竖向边框左右移动即可。

3.3.4　制作新闻内容

报头制作完成后，接下来就可以在下方的单元格中输入新闻内容了。新闻内容包括标题、正文和图片，输入完成后，分别为其设置相应的格式即可。

步骤1 1拖动鼠标左键选中除第1行以外的所有单元格；2将字体设置为“宋体”。

步骤2 将第1条新闻的标题及内容复制到第2行左边的单元格中，将标题文本的字体设置为“黑体”，字号为“小二”，颜色为红色。

步骤3 选中正文内容，在“开始”选项卡的“段落”组中单击右下角的扩展功能按钮 。

步骤4 1弹出“段落”对话框，在“缩进”选项卡的“特殊”下拉列表中选择“首行”选项；2单击“确定”按钮。

步骤5 在标题和正文中间新增一个空行，插入“新闻1.png”素材图片，调整图片到合适的大小，并设置为“居中对齐”。

步骤6 在下方的单元格中输入第2条新闻内容，并设置与第1条相同的字体和段落格式。

步骤7 在该单元格中的任意光标位置插入“新闻2.png”素材图片，在图片上单击鼠标右键；在弹出的菜单中选择“环绕文字”→“四周型”命令。

步骤8 拖动图片到正文左上角，并将图片调整到合适的大小。

步骤9 在下方的两个单元格中分别输入一条新闻内容，将标题字体设置为“黑体”，字号为“四号”，颜色为黑色，并设置为居中对齐，设置正文为首行缩进。

步骤10 在右侧的3个单元格中分别输入一条简讯类新闻内容，将标题的字体设置为“方正大黑简体”，字号为“五号”，颜色为“黑色”，将正文的字号设置为“小五”。

知识点拨

在排版过程中，可以随时根据实际情况调整左右两列单元格的宽度，并根据版面大小增减文字内容。

3.3.5　隐藏表格边框

报刊排版完毕后，需要将所有表格边框隐藏，以达到美观的效果，方法如下。

步骤1 1单击表格左上角的 图标，选中整个表格；2在“开始”选项卡的“段落”组中单击“边框”下拉按钮；在弹出的下拉列表中选择“无边框”命令。

步骤2 报刊（第1版面）制作完成后的最终效果如下图所示。

技能提升

·固定表格标题行

在Word中编辑表格时，如果表格有多页，默认情况下标题行只在第一页表格中显示，这样会导致一些阅读上的困难；因此，为了能够更加方便地阅读表格，应固定表格标题行。

固定表格标题行的操作步骤为：将光标定位在标题行中，切换到“表格工具-布局”选项卡，然后单击“数据”组中的“重复标题行”按钮即可。

·让表格与文本实现绕排

默认情况下，在Word中插入的表格是嵌入型的，即表格两侧无法编排文字，如果需要实现表格与文本的绕排，可以通过以下设置来实现。

在表格中任意位置单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“表格属性”命令，弹出“表格属性”对话框，切换到“表格”选项卡，然后在“文字环绕”栏中选择“环绕”选项即可。

有时候误操作将表格设置为了环绕模式，这时表格旁边就会出现文字，此时只需将表格环绕模式设置为“无”即可。

·将表格一分为二

在制作表格时，有时会遇到需要将一个表格拆分为两个的情况，可以通过下面的方法来完成。选中需要拆分表格区域，在“表格工具-布局”选项卡的“合并”组中单击“拆分表格”命令即可。 OPenVP991/3GT6+EPbWb2Kl/ckr6TnY1xX17cQ6mSYEdwLVkgocZiedR/ZCtOaka