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本章导读
Word是Microsoft公司推出的一款强大的文字处理软件，使用该软件可以轻松地输入和编排文档。文本类文档是所有文档类型中最基础也是最常用的文档类型，例如通知、合同、启示、制度等。本章将通过案例的形式来介绍文本类文档制作过程中所涉及的知识点。
本章要点
★设置文本格式
★设置段落对齐方式
★设置页面格式
★编辑正文
★设置标题样式
★设置文档边框和底纹
通知文档是日常办公中最常见的文档类型，通知文档主要由通知标题、称呼、正文内容、落款和日期组成。本案例将制作一份物业通知文档，通过该案例，读者可以了解新建文档、保存文档、设置文本格式和设置段落格式等知识。
在制作通知文档前，首先需要新建一个空白Word文档，将其保存到合适的位置并正确命名，以方便文档的管理。
步骤1 1进入需要存放该文档的文件夹，在页面空白处单击鼠标右键；2在弹出的快捷菜单中选择“新建”→“Microsoft Word文档”命令。
步骤2 1为新创建的Word文档命名；2完成后单击文件夹空白处即可。
新建文档之后，就可以开始输入通知的内容了。一则通知通常包含标题、称呼、正文内容、落款和日期。下面介绍如何在Word中输入通知文档的内容。
步骤1 双击打开新建的Word文档，切换到中文输入法，输入标题文本。输入的文本将出现在文档开头的光标处，随着文本的输入，光标会向右移动。
步骤2 标题输入完毕后，按下“Enter”键（回车键），光标将定位到下一段落的开头处。
步骤3 继续输入称呼、正文内容、落款和日期等内容，在输入过程中如果出现输入错误，可以按下“Back Space”键（退格键）删除后重新输入。
步骤4
通知内容输入完成后，单击页面左上角的“保存”按钮
保存文档。
在Word中，默认的字体为“等线”，字号为“五号”，颜色为“黑色”。用户可以根据需要更改文档字体格式，以使文档更加美观。
步骤1 1选中标题文本；2切换到“开始”选项卡；3在“字体”组中设置字体为“楷体”，字号为“小一”，见右上图。
步骤2 1选中标题以外的所有文本；2在“开始”选项卡中，设置字体为“仿宋”，字号为“小四”，见右中图。
步骤3
1选中正文中的停水时间文本。2在“开始”选项卡中分别单击“加粗”按钮
和“下画线”按钮
。
段落对齐方式是指段落在文档中的排列位置，例如标题需要居中对齐，落款需要靠右对齐等。下面就为通知文档设置对齐方式。
步骤1
1将光标定位到标题段落中；2切换到“开始”选项卡，在“段落”组中单击“居中对齐”按钮
。
步骤2
1选中落款和日期文本；2切换到“开始”选项卡，在“段落”组中单击“右对齐”按钮
。
对于中文段落，通常讲究首行缩进2个字符。虽然采用在行首输入空格的方式也能实现首行缩进，但该方式既会增加工作量，又不规范，正确的设置方法如下。
步骤1 1选中除称呼和落款外的所有正文文本。2在选中的文本上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“段落”命令。
步骤2 1弹出“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡的“特殊”下拉列表中选择“首行”选项。2单击“确定”按钮。
知识点拨
在编辑文档时，使用“Enter”键创建的新段落会自动沿用上一段落的段落格式，包括对齐方式、首行缩进、段间距和行距等。
为了使文档疏密有致，通常需要对段落的间距和行距进行适当调整。段间距是指段落与段落之间的距离，行距是指单个段落中各行之间的距离。下面就对通知文档的段间距和行距进行设置。
步骤1 1在标题段落中单击鼠标右键；2在弹出的快捷菜单中选择“段落”命令。
步骤2 1弹出“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡的“间距”栏中设置“段前”和“段后”各为“1行”。2单击“确定”按钮。
步骤3 1选中除标题外的所有段落，在选中的段落上单击鼠标右键。2在弹出的快捷菜单中选择“段落”命令。
步骤4 1弹出“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡的“行距”栏中设置行距值为“1.3”。2单击“确定”按钮。
步骤5
制作完成后再次单击“保存”按钮
保存文档，案例最终效果如下图所示。
知识点拨
在文档编辑过程中，用户要及时保存文档，以防止因断电、死机或软件异常等情况而造成信息丢失。对于已经保存过的文档，在进行保存时会覆盖原文档，如果需要将文档另存，可在“文件”页面中执行“另存为”操作。
劳动合同是公司常用的文档资料之一。一般情况下，企业可以采用劳动部门制作的格式文本，也可以在遵循劳动法律法规前提下，根据公司情况，拟定合理、合法、有效的劳动合同。
为使劳动合同更加规范。在制作劳动合同之前，需要进行相关的页面设置，如设置纸张大小、装订线、页边距等，以使其符合打印要求。
1.设置纸张大小
通常情况下，文档纸张大小的设置应与实际使用的打印纸张大小相同，这样才能避免出现打印误差。文档默认的纸张大小为A4，如果需要使用其他大小的纸张进行打印，可以更改文档纸张大小参数，方法如下。
步骤1 1新建Word文档，切换到“布局”选项卡；2单击“纸张大小”下拉按钮；3在弹出的下拉列表中可以直接选择一些常用的纸张类型。
步骤2 如果预设选项中没有符合要求的纸张大小，可以单击最下方的“其他纸张大小”命令。
步骤3 1弹出“页面设置”对话框，在“纸张”选项卡的“纸张大小”选项组中可以自定义纸张大小；2设置完成后单击“确定”按钮即可。
2.设置页边距
页边距是指文档四周的空白区域。页边距包括上、下、左、右页边距，如果默认的页边距不适合正在编辑的文档，可以通过设置进行修改。
步骤1 1切换到“布局”选项卡，单击“页面设置”组中的“页边距”下拉按钮；2在弹出的下拉列表中单击底部的“自定义页边距”命令。
步骤2 1弹出“页面设置”对话框，在“页边距”选项卡的“页边距”选项组中，可以分别设置“上”“下”“左”“右”4个方向的页面边距；2设置完成后单击“确定”按钮即可。
知识点拨
对于对页形式的文档（如书籍），常常需要将页边距设置为对称形式，此时可以在“页面设置”对话框的“多页”下拉列表中选择“对称页边距”选项，即可分别设置内、外页边距。
设置好文档页面格式后，就可以进行正文内容的录入了，在录入过程中还需要对字体格式、段落格式等进行设置，下面进行详细讲解。
1.输入首页内容
创建了劳动合同文档之后，就可以开始在文档中输入劳动合同的内容了，具体操作方法如下。
步骤1 将输入法切换到自己熟练的输入法，输入“编号：”文本，然后按下“Enter”键进行换行，继续输入劳动合同首页内容。
步骤2 1将光标定位到“编号”文本之后，单击“开始”选项卡“字体”组中的“下画线”按钮；2在文本后输入空格。使用同样的方法，在其他需要手动填写的位置输入下画线。
2.编辑首页文本
输入劳动合同首页文本后，需要对首页的文本格式进行相应的设置，包括字体、字号、行距等设置。
步骤1 1选中首页中的所有文本；2在“开始”选项卡的“字体”组中设置字体为“宋体”，设置字号为“四号”。
步骤2
1选中首页中的所有文本，单击“开始”选项卡“段落”组中的“行和段落间距”按钮
；2在弹出的下拉列表中选择“3.0”命令，见右上图。
步骤3
1选中“劳动合同书”文本；2设置字体为“黑体”，字号为“初号”；3单击“段落”组中的“居中”按钮
；4单击“段落”组右下角的扩展功能按钮
，见右中图。
步骤4 1弹出“段落”对话框，在“间距”选项组中设置“段后”距离为“2行”；2单击“确定”按钮。
步骤5 此时，劳动合同首页便制作完成了，效果如下图所示。
劳动合同首页制作完成后，接下来开始制作劳动合同正文。
1.编辑合同正文
在录入和编辑文档时，有时需要从外部文件或其他文档中复制一些文本内容，例如本例将从素材文件中复制劳动合同的内容并进行编辑。
步骤1 1将光标定位到首页的末尾处；2切换到“插入”选项卡，单击“页面”组中的“分页”按钮，使光标跳转到下一页，见右上图。
步骤2 打开“劳动合同范文.docx”素材文件，按下“Ctrl+A”快捷键选择所有文本，然后按下“Ctrl+C”快捷键复制文本，见右中图。
步骤3 将鼠标指针定位到“公司劳动合同”文档第2页的顶端，按下“Ctrl+V”快捷键粘贴文本。
步骤4 1选中劳动合同正文文本；2在“开始”选项卡的“字体”组中将字体设置为“楷体”，字号为“小四”。
步骤5 1选中劳动合同正文文本，在选中的文本上单击鼠标右键；2在弹出的快捷菜单中选择“段落”命令。
步骤6 1弹出“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡的“特殊”下拉列表中选择“首行”；2设置“段前”和“段后”距离均为“6磅”；3设置“行距”为“多倍行距”，“设置值”为“1.2”；4单击“确定”按钮。
2.分栏排版
劳动合同页尾的签名通常采用甲乙双方左右排版，此时可以使用分栏功能将其分为两栏排版。
步骤1 1选中签名文本；2单击“布局”选项卡“页面设置”组中的“分栏”下拉按钮；3在弹出的下拉列表中选择“两栏”选项。
步骤2 设置完成后效果如下图所示，甲乙双方的签字行将呈左右两栏排版。
阅读模式是Word中专门用于文档阅读的视图模式。在阅读模式下用户只能浏览文档，而不能编辑文档，文档内容会自动适应窗口大小重新排版，以便用户在任意窗口大小下浏览文档。
步骤1 切换到“视图”选项卡，单击“视图”组中的“阅读视图”按钮。
步骤2 进入阅读视图状态，单击左右的箭头按钮即可完成翻页。
步骤3 单击“视图”→“页面颜色”命令，在弹出的子菜单中可以选择页面背景颜色。
步骤4 1单击“视图”→“导航窗格”命令，可以打开导航窗格；2在其中切换到“页面”选项卡，可以选择要浏览的页面。
步骤5 单击“视图”→“编辑文档”命令可以退出阅读模式，返回编辑模式。
劳动合同制作完成后，需要将其打印出来，以供公司使用，打印文档的方法如下。
步骤1 单击“文件”选项卡，见下页左上图。
步骤2 在打开的“文件”页面中单击“打印”命令，进入“打印”页面，在右侧窗格中将显示打印预览，通过打印预览可以查看最终打印效果，滚动鼠标滚轮可以进行前后翻页，见下页左中图。
步骤3 1确认无误后，在“打印机”列表中选择已安装的打印机，并设置打印份数、打印范围等参数；2设置完毕后单击上方的“打印”按钮即可进行打印。
知识点拨
在“打印”页面的“设置”栏中单击“打印所有页”下拉按钮，在打开的下拉列表中可以选择只打印当前页或当前选定区域。
员工行为规范是公司规章制度的概括，通常张贴在办公室中醒目的位置，用于随时提醒员工规范自己的行为。员工行为规范要求重点突出、条理清晰、字体醒目、言简意赅，能起到警示的作用。
在制作“员工行为规范”文档前，可以先对光标处的文本格式和段落格式进行设置，以便输入的文本可以直接应用设置好的格式，从而免去许多重复性的操作。
步骤1 新建空白Word文档，将文档开头光标处的文本字体设置为“宋体”，字号为“小四”。
步骤2 在光标处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“段落”命令。
步骤3 1弹出“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡中，设置“特殊”选项为“悬挂”；2设置“缩进值”为“1.25厘米”；3设置“行距”为“多倍行距”，“设置值”为“1.2”；4单击“确定”按钮。
步骤4 打开“行为规范范文.docx”素材文件，按下“Ctrl+A”快捷键选中全部文本，再按“Ctrl+V”快捷键复制。
步骤5
返回Word文档，在光标处单击鼠标右键，在弹出的菜单中单击“只保留文本”按钮
。
知识点拨
在从别的文档或网页中复制文本进行粘贴时，如果直接按“Ctrl+V”快捷键进行粘贴，则会将原文本的文本格式一同复制过来。而如果使用“只保留文本”按钮，则会以当前文本格式进行粘贴，该功能又称为“无格式粘贴”。
步骤6 复制的文本内容将以当前光标处的文本和段落格式粘贴到文档中。
文档主标题和节标题通常都拥有比较特别的字体样式，以便更加醒目，下面分别为文档主标题和节标题设置文本和段落样式。
步骤1 1选中首行的文档标题段落；2设置字号为“小初”。
步骤2 1在“开始”选项卡的“字体”组中单击“文本效果和版式”下拉按钮；2从下拉列表中选择一种艺术字样式。
步骤3 在选中的标题文本上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“段落”命令。
步骤4 1弹出“段落”对话框，设置“对齐方式”为“居中”；2设置“特殊”选项为“无”；3设置“段前”和“段后”均为“16磅”；4单击“确定”按钮。
步骤5 返回文档，选中第2行中的节标题段落，设置字体为“华文新魏”，字号为“三号”。
步骤6 1打开该段落的“段落”对话框，设置“对齐方式”为“居中”；2设置“特殊”选项为“无”；3设置“段前”和“段后”均为“13磅”；4单击“确定”按钮。
步骤7 1返回文档，保持节标题段落选中状态不变，在“开始”选项卡的“段落”组中单击“边框”下拉按钮；2在弹出的下拉列表中选择“边框和底纹”命令。
步骤8 1弹出“边框和底纹”对话框，在“设置”组中选择“阴影”选项；2在“样式”列表框中选择一种边框样式；3在“颜色”下拉列表中选择一种边框颜色；4在“应用于”下拉列表中选择“文字”选项；5单击“确定”按钮。
步骤9 返回文档，保持节标题段落选中状态不变，在“开始”选项卡的“剪贴板”组中单击“格式刷”按钮。
步骤10
此时光标将变为
形状，依次选中各节的节标题段落，将第1小节中已经设置好的文本样式复制到其他小节标题中。全部应用完成后按下“Esc”键，取消格式刷状态。
为了使文档更加美观，我们可以为文档页面设置边框和底纹效果，方法如下。
步骤1 1切换到“设计”选项卡，单击“页面设置”组中的“页面颜色”下拉按钮；2在弹出的下拉列表中选择“填充效果”命令。
步骤2 1弹出“填充效果”对话框，切换到“纹理”选项卡；2在“纹理”列表框中选择一个图案作为页面背景图案；3单击“确定”按钮。在弹出的菜单中选择“填充效果”命令。
步骤3 返回文档，单击“页面设置”组中的“页面边框”按钮。
步骤4 1弹出“边框和底纹”对话框，在“页面边框”选项卡的“设置”组中选择“方框”选项；2在“颜色”下拉列表中选择一种边框颜色；3在“艺术型”下拉列表中选择一种边框样式；4单击“确定”按钮。
步骤5 制作完成后，员工行为规范文档的最终效果如下图所示。
· 在文档中插入特殊符号
在输入文档内容的过程中常常需要输入一些符号。有些符号可以通过键盘直接输入，有的符号却不能，此时可通过插入特殊符号的方法实现。
将光标定位在需要插入特殊符号的位置，切换到“插入”选项卡，单击“符号”组中的“符号”下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击“其他符号”命令，弹出“符号”对话框，在“字体”下拉列表中选择符号类型，在列表框中选中要插入的符号，单击右下角的“插入”按钮即可。
· 如何输入超大文字
Word中文字的大小有两种表达方式，一种是中文表达法，如五号、三号、二号等，最大选项为“初号”。另一种是数字表达法，如11（磅）、16（磅）、20（磅）等，最大为72（磅）。如果要设置比“初号”或“72磅”更大的字号，则可以通过手动输入来实现。将光标定位到字号文本框中，输入需要的数值即可，如“130”等，然后按下“Enter”键即可。
· 制作首字下沉效果
首字下沉是一种段落修饰，可以将段落中的第一个字设置为不同的字号与字体，并进行下沉式处理，该类格式在报纸、杂志中比较常见。设置首字下沉的方法如下。
选中段落的第一个字，切换到“插入”选项卡，在“文本”组中单击“首字下沉”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“下沉”命令即可。如果要对下沉效果进行详细设置，可以单击“首字下沉选项”命令，然后在弹出的“首字下沉”对话框中进行设置即可。
