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想要实现真正的高效，必须建立一键刷新的数据自动化管理和数据分析模板，而不是手工收集数据。
首先要规范基础表单，每个岗位、每个节点的表单各居其位、各司其职，既互不干扰，又相互关联。
根据实际需要，把常用的、固定格式的报表做成自动化的，不管是使用函数公式、VBA还是使用Power Query，遵循的原则就是：简单高效！函数能解决的，不需要使用VBA；VBA能解决的，不需要使用Python；Power Query能解决的，不需要再写VBA代码。
所谓数据自动化管理模板，不是在单元格中手工输入数据，更不是每个表单彼此独立存在，而是数据的采集和维护自动化，表单之间的数据流动自动化，避免手工操作引起的数据混乱、错误，甚至数据卡顿和丢失。
对于一些小型的数据表单，如员工花名册、考勤表，使用Excel函数公式就可以了。对于一些典型的表单系统，如销售管理表单、BOM计算表单、生产管理表单，最好使用VBA，因为此时的数据管理不仅要求准确地进行数据采集和保存，还要求数据能够快速准确地传递，快速响应各环节和各节点的需求。
如果每月都做一次相同步骤的操作，做相同格式的分析报告，不同的仅仅是数据变化而已，此时就需要从这样烦琐的重复劳动中解脱出来，建立一键刷新的数据自动化分析模板。
例如，现在有保存在文件夹中的数个工作簿，用于存储每月的销售月报，每个工作簿中又有数十个工作表，用于存储每个门店的月销售数据。
现在的任务是：
● 截至本月，公司各门店的盈亏分布如何？多少家亏损，多少家盈利？
● 在过去的几个月里，重点门店的盈亏情况是如何变化的？
● 盈利和亏损的原因是什么？
数据量大且分散在各工作簿中，同时工作簿还会增加，分析的维度也不少，此时，必须想办法建立一键刷新的数据自动化分析模板。针对这个案例，使用Power Query和Power Pivot就可以解决。
在建立数据自动化分析模板时，要用到的技能并不多。但是，设计数据自动化分析模板同样需要缜密的逻辑思路，然后把这些任务通过工具变为可见。
例如，一个很重要的客户，要求将目前的信用期限从10天延长至20天，并要求提供最优惠的8.5折的折扣，如果能满足要求，可以增加20%的采购量。作为销售经理，他要考虑的问题是能够扩大销售、获得更多的提成，他会斟酌后答应客户的要求。但从财务的角度分析，客户的这个要求能得到满足吗？如果答应了这样的条件，会不会在未来的某个月出现资金短缺？如果出现了资金短缺，是否要提前筹资？既然要筹资，是否会产生更多的资金成本，导致提高了产品的销售成本？这些问题需要财务部仔细考虑和测算，那么，怎么测算？如何根据现有的几个表格数据建立一个能够调节各主要销售指标的动态模板？
再如，材料成本是产品成本中占比最大的成分，如何降低采购成本是采购部和财务部需要一起考虑的问题。作为财务部，能否给采购部提供一套模板能够随时测算产品成本，在保证产品毛利的情况下能够获得更多与供应商谈判的筹码？