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无论是从一个表单中获取需要的数据，或者从几个表单中提取需要的数据生成一张汇总统计表，或者引入另外一个表单中，还是将多个表单数据合并，制作各种统计分析报告，都不能也不应该通过手工筛选、复制、粘贴（让人叹息的是，这些手工操作在实际工作中普遍存在），而应该利用相应的工具自动完成，如Excel函数、数据透视表、VBA等，这些工具是任何一个财务人员必须掌握和熟练应用的。
日常数据处理包括排序、筛选、复制、粘贴等，可以使用一些常用的Excel工具高效解决，而不是手工处理。即使使用这些工具，也要讲究方法，才能发挥最大的效率且不容易出错。
例如，排序很简单，要对数据区域按某列进行排序，只需单击该列的任一单元格，再单击功能区的排序按钮即可。
再如，要从客户列中获取不重复的客户名单，很多人使用高级筛选功能筛选不重复项，其实，Excel提供了一个删除重复值的按钮，直接单击这个按钮即可。
Excel还有一些非常实用的技巧（快捷键），适当掌握一些技巧可以提高数据处理效率。例如，可以联合使用Ctrl+G组合键和Ctrl+Enter组合键快速填充空白单元格；使用Ctrl+E组合键快速从某列提取并填充符合内在规则的数据；使用Alt+;组合键定位可见单元格等。
这些常用工具和技巧会在本书中结合实际案例进行详细介绍。
在实际工作中，常用的函数并不多，不需要学会几十个上百个函数的使用方法，也没必要，因为有些函数在实际工作中很少用到，甚至根本用不到。
例如，财务工作中基本用不上这些所谓的财务函数（PMT、PRICE、SLN、DDB），不要认为Excel中的财务函数就是用来做企业财务工作的。在财务管理中，更频繁的工作是合并数据、处理数据、查找引用数据、制作统计分析报表、制作财务经营分析报告等，这些工作就是反复使用查找函数（VLOOKUP、INDEX、MATCH、INDIRECT、OFFSET）、逻辑判断函数（IF、IFERROR、ISERROR）、分类汇总函数（COUNTIF、COUNTIFS、SUMIF、SUMIFS、SUMPRODUCT）等，而不是使用Excel函数分类中的“财务函数”。
例如，Excel中提供了大量的数学函数和三角函数，但实际工作中，除了少数几个函数如SUM、SUMIF、SUMIFS、ABS、INT、ROUND外，其他的函数可能很少用得上。例如，在分析上半年的经营情况时，是不会用SIN函数画出正弦曲线来展示企业在曲折前进的。
要学习和掌握的函数并不多，能熟练运用、灵活运用即可。
可以说，数据透视表是数据分析的利器，它的出现将人们从手动获取数据、汇总计算分析中解放出来，通过拖动字段瞬间就能得到各种统计分析报表。
大部分人都会使用数据透视表，但也要明白，数据透视表不仅可以使用一个表格数据进行透视分析，而且可以将多个工作表数据合并进行透视分析，还可以使用文本文件数据、数据库数据进行透视分析。此外，数据透视表不仅可以进行合计计算，而且可以进行组合计算、百分比计算、累计计算等，还可以在数据透视表中插入公式做更多的计算。因此，学会数据透视表的基本操作还不够，还要了解和掌握数据透视表在数据分析中的实用技能。
对数据分析来说，经常需要对大量工作表进行合并，对数据进行快速整理和加工，制作一键刷新的数据合并和数据分析模型。此时，Power Query工具和Power Pivot工具就是不二选择了，也许有人还不清楚这两个工具是“何方神圣”，但了解并学会使用后，就会发现函数和VBA似乎变得没有那么好用了。
例如，有十多个文件夹，每个文件夹中有数十个Excel工作簿，每个工作簿中有数十个工作表，怎样将这些工作簿的数据进行合并呢？Power Query工具可以解决这个问题。
数据分析可视化是数据分析的最终展示形式，正所谓一图抵万言，用图表说话。相信每个人都会制作柱形图、折线图、饼图，但是数据分析结果不只是柱形图、折线图、饼图能展现清楚的，因为图表反映的不是数字层面的信息，而是数字背后隐藏的信息。
例如，两年销售额增长了30%，此时需要层层剖析，这样的增长是哪个产品带来的，是哪个地区带来的，是哪些客户带来的，图表会直观地显示这些信息。
数据分析可视化的常用工具有Excel图表、Tableau、Power BI等，其中Excel图表是基础。尽管制作深度的数据分析图表有点烦琐，但可以随时切换数据分析角度，转换分析逻辑，在这一点上Excel图表展示出了它的灵活性和包容性。
不论是什么工作岗位，如果需要频繁地处理数据，最好学点代码，如VBA、Python等，尤其是VBA，Excel中本身就有，也能很方便地处理Excel表格，学习起来也很简单。花点时间、精力掌握一些VBA知识，并用在实际的数据管理和数据处理工作中，开发一些自动化的数据管理系统，可以让数据采集和数据处理更加自动化，单击按钮就能快捷而高效地完成。