下载掌阅APP，畅读海量书库
立即打开
科学规范的表单是数据管理的基础，更是高效地进行数据分析的基础。但是很多人设计的表单既没有逻辑也没有规范，导致无论是日常处理数据还是对数据进行统计分析，都非常低效（或者根本就没效率）和烦琐。
即使是从财务软件中导出的数据，通常情况下也是无法直接进行计算分析的，需要先对其进行整理加工，制作成科学规范的表单。
企业管理的核心之一是数据管理，这就要求梳理好数据流程，设计好每个业务的基础表单。数据是具体业务的体现，因此每个表单都应该是一个业务数据，而不是将所有的业务数据都放在一个表单里。
例如，某家生产企业的营销部要设计一套销售管理表单，应该如何设计这样的数据表单呢？
销售管理的本质就是企业产品销售数据的管理，这就至少需要弄明白以下几个问题。
● 销售什么，即企业的产品管理表单，包括产品的一些基本属性（如产品编码、产品名称、规格型号、保本点、毛利率、定价、物料清单等），甚至涉及产品的生产周期、库存情况等，这些信息是很重要的。
● 销售给谁，即客户管理，因此企业需要知道客户的一些基本信息，如客户名称、地址、联系人、银行账号、税号等信息，这样可以随时联系客户，无论是开发票还是催回款，都可以方便查阅相应的信息。
● 开具发票，即发票管理，企业把产品卖给客户，需要给客户开发票，除非客户不需要发票（似乎是少数）。这样一方面完成了从销售到开票的过程，另一方面财务也可以根据开票情况进行财务处理（损益表上的收入确认），销售部也有案可循，并为后期的回款管理提供基础。
● 回款情况，即回款管理，企业需要了解每笔订单的销售回款情况，例如何时回款，是否及时回款，是否延期回款，是否一直未付款，每个客户的应收账款情况如何。这些都需要有回款记录数据，再联合发票管理信息，才能做到应收账款一目了然，对客户价值进行评估，制定相应的信用政策。
● 发货情况，即跟踪产品的发货和到货情况。发货是物流部和仓库的事情，但销售部必须给仓库下达出库单，明确给谁发货、发多少货、到货截止日期是哪天等。
● 售后服务，即对已销售商品的售后维护，包括质量跟踪、维修情况等，这些数据对改进产品很有用，从客户那里获取这些信息，及时反馈给技术部，从而改进产品、升级产品、研发新产品，这是一个良性循环。
表单设计一定要有逻辑，即数据管理的逻辑、数据流动的逻辑。
表单保存的是基本资料吗？其他表单是否引用了这些表单的数据？其他部门的表单要不要引用这个部门的数据？账务人员按照自己的习惯设计出表单，然而只有他自己知道怎样获取数据，如果要把这个表单发给其他人，对方能否实现快速、高效地获取数据？
任何一个表单的设计都要考虑上下游数据的流动问题。一个表单既承接上游表单的数据，也要汇入下游表单中。因此，企业的各种数据管理表单并不是孤立存在的，而是彼此关联的。那么，用什么字段来关联？用什么方式来关联？怎样关联才能实现数据的顺畅流动？
数据是企业的血液，如果流动不畅出现淤堵，企业就会出现问题，轻则效率下降，重则影响生产。例如，一批货本来应在3个月前就支付货款，但是已经过了3个月，等客户打电话来催才知道；本来供应商的货款已经全部支付完毕，订单已经关闭，结果又莫名其妙地下单支付了数十万元！这样的数据管理损失的就不仅仅是金钱了。
表单逻辑不仅仅是表单与表单之间数据流动的逻辑，也是表单内部各字段的逻辑。
例如，销售部确定销售产品，技术部给生产部下达产品物资清单（BOM），生产部确定物料工费，采购部确定原材料采购计划，仓库确定是否收货等，这是一个企业正常经营活动的闭环，环环相扣，表表相接，如果逻辑乱了，后果可想而知。
即使是表单内部，也需要认真思考表单中需要哪些字段，哪些字段可以从上游表单中自动获取，哪些字段需要手工录入，哪些字段还需要为下游表单使用，每个字段之间的逻辑顺序是什么。这些都需要在设计表单结构时认真梳理和思考。
很多人以Word文档的思维（本质上是报告思维）来设计基础数据表单，结果生成了具有大量合并单元格的大而全的表格，这样会很麻烦。不是说绝对不能使用合并单元格，一些特殊的日报表记录表单（如生产部门的表单、品管部门的表单等）必须有这样的合并单元格存在，以方便、准确地记录和阅读数据，但即使是这样，也要考虑后续获取数据是否方便，是否能够被其他表单高效引用。
Excel是很“包容”的，虽然用户可以在单元格中输入任意数据，但是在企业的数据管理中必须保证每个单元格中数据的准确性和规范性。
例如，“2021.7.23”“21.7.23”“21.07.23”这种格式的日期数据不能直接用于计算。
又如，在名称中加入空格，让文字上下对齐，导致无法使用VLOOKUP函数获取数据。
曾经见过这样的企业，因为材料编码、客户编码等数据没有事先确定规范，所以编码非常不规范，导致在进行数据处理分析时出现了诸多问题。
每次培训课上都会看到五花八门、种类繁多、逻辑混乱、大而全的表格，每当此时，笔者就会问学生这样的问题。
● 为什么要这样设计表格？
● 这种表格的设计思路是什么？
● 表格的设计逻辑是什么？
● 要利用这个表格做什么工作？
● 日常维护数据方便吗？
● 能很快地做出需要的各种统计分析报表吗？
● 能快速提取需要的数据并将各表格自动化关联吗？
● 如果回答是“否”，为什么还要这样设计表格呢？
由习惯造成的想当然，导致很多本来很简单的问题，变得越发复杂，如果重新梳理和整理，又需要花费很多时间。
数据规范管理是企业最基础的底层设计，而很多企业往往忽略了这个最关键的一环，希望一步到位，直接上信息化ERP，结果正如一个学生所说的那样：垃圾进去，垃圾出来。