2.3　二维结构表格的合并汇总

二维表格是财务工作中常见的表格之一，所谓二维表格，就是数据的第一列和第一行均是文本。这种表格的合并汇总，不论这些行标题和列标题是否顺序一样，是否个数一样，均使用多重合并计算数据区域数据透视表来完成，而得到的结果是数据透视表，在此基础上，可以做灵活数据分析。

2.3.1　简单的加总汇总

如图2-45所示，要求将三个部门的数据加总合并到一个新工作表，计算所有部门、所有项目的合计数。

注意，这三个表格的列顺序以及列数并不相同，但它们都是经典的二维表格。

下面是这种二维表格合并的基本方法和步骤。

步骤1 按Alt+D+P组合键，打开“数据透视表和数据透视图向导--步骤1（共3步）”对话框，如图2-46所示，选中“多重合并计算数据区域”单选按钮。

步骤2 单击“下一步”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导--步骤2a（共3步）”对话框，保持默认选择，如图2-47所示。

步骤3 单击“下一步”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导--步骤2b（共3步）”对话框，选择并添加每个工作表的数据区域，如图2-48所示。

添加数据区域的方法很简单，拖动光标选择数据区域，单击“添加”按钮即可。

如果选择有误，并且已经添加了，可以在区域列表中选择该区域，单击“删除”按钮，删除该区域。

步骤4 单击“下一步”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导--步骤3（共3步）”对话框，如图2-49所示，选择“新工作表”。

步骤5 单击“完成”按钮，在新工作表中，得到了各月、各部门的费用合计表，如图2-50所示。

2.3.2　一个页字段区分的合并汇总

默认情况下，上面得到的合并表是三个部门的合计数，实际上，由于我们在图2-47中保持了默认选择，因此得到的合并表实际上有一个页字段，用来区分部门。

将字段“行”拖至“筛选”窗格，将“页1”字段拖至“行”窗格，就得到了如图2-51所示的数据透视表。

其中，“项1”“项2”和“项3”分别表示“财务部”“生产部”和“销售部”（请注意图2-48中添加数据区域后，各数据区域的顺序，这些数据区域会以默认的名称“项1”“项2”和“项3”表示，而不是具体的部门名称）。

在单元格里分别将“项1”“项2”和“项3”修改为“财务部”“生产部”和“销售部”，就得到如图2-52所示的各部门、各项费用的合并表。

重新布局数据透视表，并调整月份的顺序，修改字段名称，设置数据透视表格式，就得到了区分部门、费用和月份的三个维度的合并表（数据透视表），如图2-53所示。

2.3.3　多个页字段区分的合并汇总

在某些情况下，我们需要使用多个页字段来区分各表格的数据，此时需要创建多页字段的数据透视表。

例如，图2-54所示是各部门两年的各季度数据，分别保存在去年和今年两个表中，现在的任务是将它们合并起来，并能区分年份和季度，也就是四个维度的汇总表：年份、季度、部门和费用。

这个问题需要创建多页字段的数据透视表，也就是在图2-47中，选择“自定义页字段”，如图2-55所示。

在图2-56中，选择页字段数目“2”，并为下面的字段1和字段2分别添加年份名称和季度名称。

这里需要说明的是，为字段1和字段2分别添加年份名称和季度名称的方法稍微烦琐，例如，要在字段1中输入年份名称，就先在列表框里输入“去年”，然后单击对话框的某个可操作性的部件（例如数据区域列表处、选项按钮等），否则项目是添加不到字段项目列表中，而且添加错了，还不能删除，所以在添加字段项目时，要仔细认真，不能着急，不要出错。

分别选择添加各工作表的数据区域，并同时指定相应的年份和季度，如图2-57所示。添加完毕后，要再核对一遍，确认每个数据区域的年份和季度正确。

得到如图2-58所示的数据透视表。

剩下的任务就是重新布局数据透视表，修改字段名称，设置格式，这样就完成了两个工作表共8个数据区域的合并汇总，如图2-59所示。

2.3.4　从汇总表再得到一维表

数据透视表有一个很强大的功能：快速制作明细表，双击单元格即可完成。

例如，对于如图2-58所示的报表，希望得到各部门、各项费用、各年、各季度的明细数据，也就是一个有5列数据的一维表。双击图2-58中的“总计”单元格，得到如图2-60所示的一维表，最后修改各列标题。