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Word 2003及更低版本的Word使用的是菜单栏和工具栏的传统界面，从Word 2007开始，Word使用功能区界面代替传统界面。为了提高排版效率，用户可以根据个人操作习惯自定义Word的操作界面。本节将介绍Word的操作界面，以及一些有用的设置。
本书以Word 2019为操作环境，Word 2019延续了自Word 2007开始使用的功能区界面，从整体上来说，Word 2007及后续版本的Word在功能区的外观和组成等方面并无本质区别。
启动Word 2019并新建一个空白文档，将显示图1-4所示的界面，该界面由以下几个部分组成。
图1-4 Word 2019操作界面
●快速访问工具栏。快速访问工具栏包含执行指定操作的命令按钮，默认只有【保存】、【撤销】和【重复】3个按钮。将鼠标指针指向其中的按钮并稍做停留，系统会自动显示该按钮的名称。如果存在等效的组合键，会显示在按钮名称右侧的括号中。
●标题栏。标题栏用于显示当前打开的文档的名称和Word程序的名称。
●窗口状态控制按钮。窗口状态控制按钮用于调整窗口的不同状态，包括【最小化】、【最大化】/【还原】和【关闭】3个按钮，虽然“最大化”和“还原”是两个不同的功能，但是它们共用一个按钮。
●功能区。功能区位于标题栏的下方，是一个横向贯穿Word窗口的矩形区域。功能区由选项卡、组、命令3个部分组成，每个选项卡中的命令按照功能类型分为多个组，例如设置字体格式的命令位于【开始】选项卡的【字体】组中。单击选项卡的名称将激活该选项卡，然后可以执行其中的命令。单击某些组右下角的“对话框启动器”（一个向右下方的箭头标记），在打开的对话框中可以对组中的选项进行更多的设置。
●内容编辑区。在该区域中输入、编辑和排版文档中的内容。
●垂直滚动条。拖动垂直滚动条可以显示垂直方向上位于窗口之外的内容。与垂直滚动条类似，拖动水平滚动条可以显示水平方向上位于窗口之外的内容。
●状态栏。状态栏位于Word窗口的底部，其左侧显示当前文档的基本信息，例如当前页面的编号、文档包含的总页数和字数等；其右侧为调整窗口显示比例的控件，例如【+】和【-】按钮；控件的左侧为视图按钮，单击视图按钮可以切换到不同的视图。右击状态栏，在弹出的菜单中可以选择要在状态栏中显示的信息类型。
为了提高排版效率，用户可以将常用的命令添加到快速访问工具栏或功能区中，还可以在功能区中创建新的选项卡，并指定选项卡中包含的组和命令。
用户可以将常用的命令添加到快速访问工具栏，以后可以单击快速访问工具栏中的按钮执行相应的命令，从而提高操作效率。
单击快速访问工具栏右侧的下拉按钮，弹出图1-5所示的菜单，其中带有勾标记的命令表示当前已被添加到快速访问工具栏。在菜单中选择没有勾标记的命令可将其添加到快速访问工具栏，选择有勾标记的命令则可将其从快速访问工具栏中删除。
图1-5 在菜单中选择命令
如果要将功能区中的命令添加到快速访问工具栏，可以右击功能区中的某个命令，在弹出的菜单中选择【添加到快速访问工具栏】命令，如图1-6所示。
图1-6 将功能区中的命令添加到快速访问工具栏
如果要添加的命令不在功能区中，则可以右击快速访问工具栏，在弹出的菜单中选择【自定义快速访问工具栏】命令，打开【Word选项】对话框的【快速访问工具栏】选项卡，在左侧的下拉列表中选择【不在功能区中的命令】，如图1-7所示。
图1-7 选择【不在功能区中的命令】
在左侧下方的列表框中将显示“不在功能区中的命令”类别中的命令，选择要添加的命令，然后单击【添加】按钮，将其添加到右侧的列表框中，如图1-8所示。位于右侧列表框中的命令将显示在快速访问工具栏中，单击【上移】按钮或【下移】按钮可以调整命令的排列顺序。
图1-8 将所需的命令添加到快速访问工具栏
使用以下两种方法可以删除快速访问工具栏中的命令。
●在快速访问工具栏中右击要删除的命令，然后在弹出的菜单中选择【从快速访问工具栏删除】命令。
●打开【Word选项】对话框中的【快速访问工具栏】选项卡，在右侧的列表框中选择要删除的命令，然后单击【删除】按钮。
自定义功能区的方法与自定义快速访问工具栏类似，右击功能区，在弹出的菜单中选择【自定义功能区】命令，打开【Word选项】对话框的【自定义功能区】选项卡，在左侧的下拉列表中选择命令所在的位置，然后在其下方的列表框中选择所需的命令，再在右侧的列表框中选择一个组，单击【添加】按钮，将所选命令添加到选择的组中。
自定义功能区时，使用【新建选项卡】、【新建组】和【重命名】3个按钮，可以在Word默认的选项卡中创建新的组，并将所需命令添加到新建的组中，也可以创建新的选项卡，并修改选项卡、组和命令的名称。自定义功能区如图1-9所示。
图1-9 自定义功能区
注意
只能将命令添加到新建的组中，而不能添加到Word默认的组中。
可以使用以下几种方法隐藏功能区。
●双击功能区中任意一个选项卡的名称。
●右击功能区或快速访问工具栏，在弹出的菜单中选择【折叠功能区】命令。如果在Word 2007/2010中操作，则需要选择【功能区最小化】命令。
●单击功能区最右侧的折叠按钮，此方法不适用于Word 2007。
●按Ctrl+F1组合键。
如果要在多台计算机中使用相同的Word界面设置，可以先在一台计算机中完成所需的设置，然后将该设置以文件的形式导出，再将该文件导入其他计算机中。操作步骤如下。
右击快速访问工具栏，在弹出的菜单中选择【自定义快速访问工具栏】或【自定义功能区】命令，打开【Word选项】对话框的【快速访问工具栏】选项卡或【自定义功能区】选项卡。
单击【导入/导出】按钮，在弹出的菜单中选择【导出所有自定义设置】命令，如图1-10所示。
图1-10 选择【导出所有自定义设置】命令
在打开的对话框中选择文件的保存位置，并输入一个易于识别的文件名，然后单击【保存】按钮，将Word界面设置信息保存为文件。
以后可以将导出的文件导入其他计算机中，以获得相同的Word界面设置。在【Word选项】对话框的【快速访问工具栏】选项卡或【自定义功能区】选项卡中单击【导入/导出】按钮，在弹出的菜单中选择【导入自定义文件】命令，然后在打开的对话框中双击要导入的文件，最后在显示提示信息时单击【是】按钮，即可导入Word界面设置文件。导入Word界面设置文件时显示的信息如图1-11所示。
图1-11 导入Word界面设置文件时显示的信息
从Word 2007开始，Word文档有了新的文件格式，在原来的文件扩展名的结尾添加字母x，即.docx，这种新格式的文件无法在早期版本的Word中打开。如果想让创建的文档可以在任意版本的Word中打开，则可以将文档保存为扩展名为.doc的文件格式。
用户可以在Word中设置保存文档时的默认文件格式。单击【文件】
【选项】命令，打开【Word选项】对话框，在左侧选择【保存】选项卡，然后在右侧的【将文件保存为此格式】下拉列表中选择【Word 97-2003文档(*.doc)】选项，最后单击【确定】按钮，如图1-12所示。
图1-12 设置保存文档时的默认文件格式
Word可以记录用户最近使用的文档的名称，便于用户以后快速打开这些文档。用户通过设置可以调整Word记录的最近使用的文档数量。单击【文件】
【选项】命令，打开【Word选项】对话框，在左侧选择【高级】选项卡，然后在右侧的【显示此数目的“最近使用的文档”】微调框中输入一个不大于50的数字，最后单击【确定】按钮，如图1-13所示。
图1-13 设置Word记录的最近使用的文档数量
如果想要隐藏最近使用的文档列表中的所有记录，可以将【显示此数目的“最近使用的文档”】设置为0。
默认情况下，Word每隔10分钟会自动将当前打开的文件保存为一个临时备份文件。当发生意外情况退出Word时，用户可以在下次启动Word时，使用临时备份文件恢复出现问题前的文档内容，减少数据损失。
单击【文件】
【选项】命令，打开【Word选项】对话框，在左侧选择【保存】选项卡，在右侧选中【保存自动恢复信息时间间隔】复选框，然后在其右侧的文本框中输入一个以“分钟”为单位的数字，该数字表示保存临时备份文件的时间间隔，最后单击【确定】按钮，如图1-14所示。
图1-14 设置保存临时备份文件的时间间隔
每次在Word中执行文档的“打开”命令时，在打开的对话框中会自动定位到同一个文件夹，它是每次打开文档时默认显示的文件夹。用户可以将常用的Word文档所在的文件夹设置为默认文件夹，从而提高文档的打开速度。
单击【文件】
【选项】命令，打开【Word选项】对话框，在左侧选择【保存】选项卡，然后在右侧的【默认本地文件位置】文本框中输入文件夹的完整路径，或者单击【浏览】按钮后选择所需的文件夹，以自动填入其完整路径，最后单击【确定】按钮，如图1-15所示。
图1-15 设置打开文档时默认显示的文件夹
在Word中每按一次空格键，会产生一个空格；每按一次Enter键，会产生一个段落。Word中使用灰色圆点表示空格，使用
符号表示段落的结束，这两种符号是Word中的格式编辑标记，它们只在文档中显示，而不会被打印出来。
在Word中还存在很多其他的格式编辑标记，用户可以设置在文档中显示哪些格式编辑标记。单击【文件】
【选项】命令，打开【Word选项】对话框，在左侧选择【显示】选项卡，然后在右侧选择要显示的格式编辑标记，最后单击【确定】按钮，如图1-16所示。
图1-16 选择要显示的格式编辑标记
在Word 2007及更高版本的Word中打开用Word 2003创建的文档时，Word窗口的标题栏中会显示“兼容模式”文字，并且自动禁用高版本Word中的新功能。如果想要去掉“兼容模式”文字，并使用高版本Word中的新功能，则需要转换文档格式。单击【文件】
【信息】命令，然后在打开的界面中单击【转换】按钮，如图1-17所示。
图1-17 转换文档格式
如果要在Word 2003中打开用高版本Word创建的文档，则需要到微软官方网站下载和安装文件类型转换器。为了确保文件类型转换器正常工作，需要将Word 2003更新到Word 2003 Service Pack 1。表1-7列出了Word 2003及更高版本的Word的文件类型及其扩展名。
表1-7 Word 2003及更高版本的Word的文件类型及其扩展名
