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本节介绍的7个排版原则适用于使用Word进行的各类排版任务，也可以将其延伸到Word之外的其他排版工具。前4个原则是大多数版式设计所需遵循的基本原则，后3个原则是从使用Word排版时如何提高操作效率、避免重复劳动的角度提炼出来的，以便让排版工作变得更加简捷高效。
对齐原则是指页面中的每一个元素都应该尽可能地与其他元素以某一基准对齐，以此为所有元素建立视觉关联。图1-29中，虽然对所有内容设置了居中对齐，但是这种对齐方式使页面看上去比较松散，这是因为没有为页面中的元素建立视觉关联。
应用对齐原则可以改善页面的显示效果。保持图1-29中第一行标题的位置不变，将其他几行内容都设置为左对齐，得到图1-30所示的效果。此时的效果有了一些改善，因为除了第一行标题之外的其他内容都以页面左边缘为基准进行对齐，不但这些内容更整齐易读，而且还凸显第一行标题位置的与众不同，更能体现标题的重要性。
图1-29 应用对齐原则前的效果
图1-30 应用对齐原则后的效果
关于段落对齐方式的更多内容，请参考本书第5章。
紧凑原则是指将相关元素成组地放在一起，从而让内容更清晰，更具结构化。图1-31中，虽然内容以页面左边缘为基准进行对齐，但是所有内容都挤在一起，既不利于阅读，也很难看出各段内容之间的关联。图1-32为应用了紧凑原则之后的效果，增大彼此不相关的标题和段落之间的距离，这意味着间距较小的标题和段落具有某种关联。
图1-31 应用紧凑原则前的效果
图1-32 应用紧凑原则后的效果
关于段落间距的更多内容，请参考本书第5章。
对比原则是指让页面中的不同元素之间的差异更明显，以便更好地突出重要内容，同时让页面看上去更生动。图1-33所示的内容虽然应用了紧凑原则，但是所有文字具有相同的字体和大小，缺乏层次感。为了让标题和正文之间的区别更明显，可以为标题设置不同于正文的字体，例如黑体，并为各个标题设置加粗格式，还可以增加第一行标题的字体大小，如图1-34所示。
图1-33 应用对比原则前的效果
图1-34 应用对比原则后的效果
关于设置字体格式的更多内容，请参考本书第5章。
重复原则是指让页面中的某些元素重复出现指定的次数，以便营造页面的统一性并增加吸引力，同时还可以让页面的排版更显专业效果。图1-35所示为应用重复原则前、后的效果对比，为各个标题设置相同的项目符号之后，显著增强了标题之间的统一性。
图1-35 应用重复原则前、后的效果对比
关于设置项目符号的更多内容，请参考本书第5章。
一致性原则是指在整个排版任务中，除非有特殊需要，否则应该确保同级别、同类型的内容具有相同的格式，让排版后的文档看起来整齐规范。Word中的样式功能可以帮助用户更好地实现一致性原则。一个样式同时包含字体、段落、边框、底纹等多种格式，将所需设置的格式创建为样式，以后就可以使用样式一次性为所需的内容设置多种格式，从而确保不同位置上的内容具有完全相同的格式。
关于样式的更多内容，请参考本书第3章。
可自动更新原则是指对于文档中可能发生变化的内容，尽量使用Word中的自动化功能进行处理，以后当这些内容发生变化时，可以由Word自动维护并反映内容的最新状态，而无须手动修改这些内容。“可自动更新”是排版长文档时应该遵循的一个重要原则，尤其文档中包含大量的编号和交叉引用时，应用该原则可以显著提高效率，减少错误。
可自动更新原则常见的应用场景是文档中的编号。在为文档中的标题设置编号时，如果手动输入这些编号，则在以后调整标题的位置时，需要手动修改标题的编号，不但增加工作量，还容易出错。使用Word中的自动编号功能，可以让Word根据标题的位置自动调整其编号，而不再需要用户手动修改。
可自动更新原则的另一个常见应用场景是引用文档中某个位置的内容。如果直接输入要引用的内容，例如“请参考第3章3.1.2小节”，以后一旦改变所引用小节的编号，就需要在引用的位置进行同步修改。如果文档中出现引用的位置较多，则在整篇文档中找到并修改这些内容将是一项相当费时的工作。使用Word中的交叉引用功能，可以让Word自动更新编号，而不再需要用户手动修改。
可重用原则通常出现在程序设计中，是指将编写好的一段代码在其他工程中重复使用，从而提高编写相同或相似代码的效率。可重用原则同样适用于排版，该原则在Word中主要体现在样式和模板的使用上。为了确保对位于多个位置的内容设置完全相同的格式，同时为了提高设置多种格式的操作效率，简便的方法是使用样式。如果要在不同的文档中使用创建好的样式，则可以在这些文档之间复制现有的样式。
模板的作用与样式类似，模板中包含页面格式、样式、内容等多种元素。将设置好页面格式和样式的文档创建为模板，以后就可以基于模板创建新的文档，这些新建的文档都会包含完全相同的页面格式和样式。
关于模板的更多内容，请参考本书第2章。
可自动更新原则和可重用原则是提高排版效率的两大利器，善用这两个原则，可以使排版任务事半功倍。
除了前面介绍的7个排版原则之外，在排版过程中还要注意一些细节问题。
●每个段落的首行通常需要空两格，特殊排版要求除外。
●标点符号不能位于行首。
●不能产生掉角行，即每一行不能少于两个字。
●一个词尽量排在一行，不分两行排。
●英文单词过长而在行尾无法完整显示时，需要使用连字符“-”进行转行处理，连字符位于行尾，转行后，在下一行继续输入上一行结尾单词的未完成部分。