3.2　设置文本的字符格式和段落格式

字符格式以“字符”为单位，用于控制文本的外观，例如文本的字体、大小和颜色。段落格式以“段”为单位，用于设置段落的外观，例如段落的缩进和对齐方式。本节将介绍为文本设置字符格式和段落格式的方法。

3.2.1　设置字符格式

文本常用的字符格式包括字体、字号、颜色、加粗、倾斜等。设置字符格式的命令位于功能区“开始”选项卡的“字体”组中，如图3-19所示。

如需找到更全面的字体选项，则可以单击“字体”组右下角的对话框启动器，在打开的“字体”对话框中进行设置，如图3-20所示。

如需为文本设置字符格式，需要先选择文本再进行设置，有以下两种情况：

●　如需为占位符中的所有内容设置字符格式，可以单击占位符的边框选中占位符，然后使用“字体”组中的命令或“字体”对话框设置字符格式。如果没有显示占位符的边框，则可以先单击占位符的内部，然后再单击占位符的边框。选中的占位符的边框显示为实线，未选中的占位符的边框显示为虚线。

●　如需为占位符中的部分内容设置字符格式，则可以单击占位符的内部，然后在其中选择所需的文本，再为其设置字符格式。

如图3-21所示，将标题的字体设置为“黑体”，将正文的字体设置为“隶书”，效果如图3-21所示。

操作步骤如下：

（1）单击标题所在的占位符的内部以显示其边框，然后单击该占位符的边框将占位符选中。

（2）在功能区的“开始”选项卡中单击“字体”右侧的下拉按钮，然后在打开的下拉列表中选择“黑体”，如图3-22所示。

（3）单击正文所在的占位符的内部以显示其边框，然后单击该占位符的边框将占位符选中。

（4）在功能区的“开始”选项卡中单击“字体”右侧的下拉按钮，然后在打开的下拉列表中选择“隶书”。

为文本框或艺术字中的文本设置字符格式的方法与占位符类似，先选中文本框或艺术字，然后使用“字体”组中的命令或“字体”对话框设置字符格式。还可以使用功能区中的“绘图工具”|“格式”|“艺术字样式”组中的选项为文本设置艺术字效果，该方法对占位符中的文本同样有效，如图3-23所示。

3.2.2　设置段落的对齐方式

在占位符中输入文字时，每段文字自动以占位符的左边缘为基准进行对齐，将这种对齐方式称为“左对齐”。除了左对齐之外，在PowerPoint中还包括居中对齐、右对齐、两端对齐和分散对齐4种对齐方式。设置段落对齐方式的命令位于功能区的“开始”选项卡的“段落”组中，如图3-24所示。

如果只为一个段落设置对齐方式，则只需将插入点定位到该段落的范围内，然后选择一种对齐方式。如需为多个段落设置对齐方式，则需要先选择这些段落，然后再选择对齐方式。其他段落格式的设置方法都与此类似。

图3-25所示是对6段文字分别设置3种对齐方式的效果，前两个段落设置的是左对齐，中间两个段落设置的是居中对齐，最后两个段落设置的是右对齐。

前面介绍的5种对齐方式是以占位符的宽度为参照进行对齐的，是水平方向上的对齐方式。如果以占位符的高度为参照设置文字在垂直方向上的位置，则可以在功能区的“开始”选项卡中单击“对齐文本”按钮，然后在弹出的快捷菜单中进行选择，包括“顶端对齐”“中部对齐”和“底端对齐”3种，即占位符中的上、中、下3个位置，如图3-26所示。

3.2.3　设置段落的缩进方式

通过设置缩进方式，可以调整文本和项目符号之间的距离。如果每段开头没有项目符号，则调整文本与占位符左边缘之间的距离。在PowerPoint中有3种缩进方式：首行缩进、左缩进、悬挂缩进，它们的功能如下。

●　首行缩进：将段落中的第一行文字向右偏移，其他行文字的位置不变。

●　左缩进：将整段文字一起向右偏移，包括段落开头的项目符号。

●　悬挂缩进：如果段落开头没有项目符号，则将段落中除第一行之外的其他行文字向右偏移，第一行文字的位置不变，否则将整段文字一起向右偏移，段落开头的项目符号的位置不变。

设置段落的缩进方式有两种方法，一种方法是拖动标尺上的缩进标记。在功能区的“视图”选项卡中勾选“标尺”复选框，将在功能区的下方显示标尺，其上的3个标记分别对应3种缩进方式，如图3-27所示。

图3-28所示为首行缩进、左缩进和悬挂缩进的效果，第一段设置的是首行缩进，第二段设置的是左缩进，第三段设置的是悬挂缩进。

另一种方法是使用“段落”对话框。右击段落并在弹出的快捷菜单中选择“段落”命令，打开“段落”对话框，可以在“缩进和间距”选项卡中为3种缩进方式设置精确值，如图3-29所示。

●　设置左缩进：在“文本之前”文本框中设置左缩进的值。

●　设置首行缩进：在“特殊”下拉列表中选择“首行”，然后在“度量值”文本框中设置首行缩进的值。

●　设置悬挂缩进：在“特殊”下拉列表中选择“悬挂”，然后在“度量值”文本框中设置悬挂缩进的值。如需使该设置生效，还必须将“文本之前”文本框中的值设置为与悬挂的度量值相同。例如，将悬挂的度量值设置为2厘米，则必须将“文本之前”的值也设置为2厘米，才会显示悬挂效果。

3.2.4　设置段落的行间距和段间距

行间距是指段落中各行之间的距离，段间距是指两个段落之间的距离，分为段前间距和段后间距。如需设置行间距，可以在功能区的“开始”选项卡中单击“行距”按钮，然后在弹出的快捷菜单中选择行距的预设值，如图3-30所示。

如需为行距设置一个特定的倍数，则可以在图3-30所示的菜单中选择“行距选项”命令，然后在打开的对话框中将“行距”设置为“多倍行距”，并在右侧的文本框中输入所需的值，如图3-31所示。

如图3-32所示，第一个段落的行距为“单倍行距”，第二个段落的行距为“多倍行距”，其值为1.8，即相当于1.8倍行距。

如需设置段间距，需要打开“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡的“段前”和“段后”两个文本框中输入所需的值。段前间距和段后间距默认以“磅”为单位，如需以“厘米”为单位，可以在“段前”和“段后”两个文本框中输入“厘米”。

图3-33所示是将第一个段落的段后间距和第二个段落的段前间距都设置为30磅的效果，此时两个段落之间的距离约为60磅，前提是两个段落的行距都设置为单倍行距。

3.2.5　设置项目符号和编号

在版式为“标题和内容”的幻灯片中有两个占位符，在下方的占位符中输入文字时，每个段落的开头默认显示一个黑色圆点，输入好一个段落的内容后按Enter键，下一个段落的开头仍会自动显示相同的黑色圆点，这个黑色圆点就是项目符号。当一个占位符中包含多个段落时，项目符号可以清楚地标识每个段落的起始位置，如图3-34所示。

如果输入的多段文字具有先后顺序，则可以为这些段落添加自动编号，以明确表示顺序关系，而且在改变段落之间的排列顺序时，PowerPoint会根据段落的新位置自动更正编号的次序。

如图3-35所示，现在要为正文中的第3～5行添加编号，为正文中的其他行添加项目符号。

操作步骤如下：

（1）在下方的占位符中拖动鼠标指针选择前2行文字，然后按住Ctrl键，再拖动鼠标指针选择后3行文字，此时将同时选中前2行和后3行共5行文字，如图3-36所示。

（2）在功能区的“开始”选项卡中单击“项目符号”按钮，如图3-37所示，为选中的5行文字添加默认样式的项目符号，如图3-38所示。

（3）在下方的占位符中选择第3～5行文字，在功能区的“开始”选项卡中单击“编号”按钮，如图3-39所示，为选中的3行文字添加默认样式的编号，完成后的效果如图3-40所示。

如需使用不同样式的项目符号或编号，可以单击“项目符号”按钮或“编号”按钮上的下拉按钮，在打开的列表中进行选择，如图3-41所示。

如需对项目符号和编号进行更多的控制，可以在图3-41中选择“项目符号和编号”命令，然后在打开的“项目符号和编号”对话框中进行设置，如图3-42所示。

3.2.6　设置制表位

制表位是指每次按Tab键时插入点定位到的位置，默认情况下，每次按Tab键时插入点向右移动2.54厘米。利用制表位可以创建排列整齐的多行多列文字，效果类似于表格中的文字。制表符是标识制表位位置的标记，制表符的类型控制着文字的对齐方式，有以下几种：左对齐制表符 、居中对齐制表符 、右对齐制表符 、小数点对齐制表符 。

设置制表位有以下两种方法：

●　在标尺上单击。

●　在“制表位”对话框中设置。

如需在标尺上设置制表位，需要先在PowerPoint窗口中显示标尺，然后在标尺上的适当位置单击，将在单击的位置添加一个制表符，表示设置好了一个制表位，标尺上的黑色标记就是制表符，如图3-43所示。如需控制制表位的文字对齐方式，需要单击标尺之前，先单击标尺左侧的制表符标记，然后在4种制表符之间进行选择。

在标尺上添加制表符之后，可以使用光标拖动制表符来调整制表位的位置。如需删除制表位，可以使用光标将标尺上的制表符拖出标尺范围之外即可。

如需精确设置制表位的位置，可以使用“制表位”对话框。假设要在幻灯片中输入员工信息，要求员工信息中的各列数据居中对齐，并在各列数据之间保留5厘米的间距，效果如图3-44所示。

操作步骤如下：

（1）在幻灯片下方的占位符内部右击，然后在弹出的快捷菜单中选择“段落”命令，如图3-45所示。

（2）打开“段落”对话框，单击“制表位”按钮，如图3-46所示。

（3）打开“制表位”对话框，在“制表位位置”文本框中输入5厘米（“厘米”二字会自动填入），并选中“居中对齐”单选按钮，然后单击“设置”按钮，如图3-47所示。

（4）将创建第一个制表位，在“制表位位置”文本框中输入的值会被移入下方的列表框中，如图3-48所示。重复第（3）步中的操作，使用10、15、20等值创建制表位，完成后的“制表位”对话框如图3-49所示。

（5）创建好所有制表位后，单击两次“确定”按钮，关闭打开的对话框。接下来在占位符中输入员工信息，按Tab键，将插入点定位到5厘米的位置，输入第一个内容。然后按Tab键，将插入点定位到10厘米的位置，输入第二个内容，输入其他内容的方法与此类似，输入的各列数据将自动居中对齐排列。

3.2.7　设置分栏

如需使占位符中的内容显示在多个列中，可以为内容设置分栏。在占位符中的任意位置单击，然后在功能区的“开始”选项卡中单击“分栏”按钮，在弹出的快捷菜单中选择分栏的数量，如图3-50所示。将内容分为两栏的效果如图3-51所示。

如需为内容设置超过3栏的分栏，则需要在图3-51所示的菜单中选择“更多栏”命令，打开“分栏”对话框，在“数量”文本框中输入栏数，还可以在“间距”文本框中输入各栏之间的距离，如图3-52所示。

3.2.8　设置文字方向

幻灯片中的文字排列顺序默认是水平方向的，即从第一行开始，从上到下逐行排列，每一行中的文字从左到右排列。如需改变文字在幻灯片中的排列方式，可以单击占位符中的任意位置，然后在功能区的“开始”选项卡中单击“文字方向”按钮，在弹出的快捷菜单中选择文字方向，如图3-53所示。选择“竖排”后的文字排列效果如图3-54所示。