3.1　在课件中输入和编辑文本

制作课件时，通常需要先输入课件中的文字内容，然后再插入合适的图片。在幻灯片中输入文字可以使用占位符、文本框、艺术字等多种方法。本节除了介绍输入文本的方法之外，还将介绍编辑文本的常用方法，包括文本的移动、复制、查找和替换。“文本”是对“文字”一词更加概括和抽象的描述，如无特殊说明，本章及本书其他章会根据表达的流畅性，交替使用“文本”和“文字”两个词语。

3.1.1　在占位符中输入文本

在幻灯片中输入文本的最简单方法是使用占位符。占位符的外观类似于文本框，其中默认显示一些提示性文字，单击占位符的内部时，提示性文字会自动消失，并显示一个闪烁的竖线，等待用户输入。

在PowerPoint中新建一个空白演示文稿，其中默认包含一张版式为“标题幻灯片”的幻灯片，在该幻灯片中有两个占位符，在两个占位符中分别显示“单击此处添加标题”和“单击此处添加副标题”提示性文字，如图3-1所示。

如需在占位符中输入文字，可以单击占位符的内部，将在占位符中显示一条闪烁的竖线，此时可以输入所需的内容，闪烁的竖线随着输入的内容自动右移，如图3-2所示。将这条闪烁的竖线称为“插入点”，其高度表示当前的字体大小。

当输入的内容到达占位符的右边缘时，后续输入的内容会自动转入下一行。如需在指定的位置换行输入，可以按Enter键将插入点直接移到下一行，而无须等到占位符的右边缘，如图3-3所示。

在占位符中可以通过单击或按键盘上的箭头键改变插入点的位置，以便在已输入好的内容之间插入内容。如果输入了错误的内容，可以选择该内容，然后按Delete键将其删除；或者将插入点定位到要删除的内容的左侧或右侧，然后按Delete键或BackSpace键。

3.1.2　在大纲视图中输入文本

如果输入的内容比较复杂且具有层次结构，则可以使用大纲视图进行输入，以便在输入时更好地掌控内容的结构。如需切换到大纲视图，可以在功能区的“视图”选项卡中单击“大纲视图”按钮，如图3-4所示。

进入大纲视图后，窗口左侧不再显示幻灯片缩略图，而是显示所有幻灯片中的文字。图3-5包含3张幻灯片，每张幻灯片使用一个数字和一个矩形图标表示，数字表示幻灯片的编号。矩形图标右侧的一行或多行文字是幻灯片中的内容，颜色较深的文字是标题，颜色较浅的文字是正文。

在大纲视图中输入和编辑幻灯片中的内容有以下几种方法：

●　在要输入内容的矩形图标右侧单击，然后输入所需的内容，输入的内容同步显示在幻灯片编辑区中。

●　如果幻灯片中已经包含内容，则可以在大纲视图中单击内容之间的位置，然后插入新的内容，或删除插入点两侧的内容。

●　在大纲视图中拖动鼠标指针可以选择所需的内容，然后对其执行剪切、复制、粘贴、删除等操作。

●　当插入点位于矩形图标右侧第一行文字的范围内时（即幻灯片中的标题），按Enter键将添加一张新的幻灯片，按Shift+Enter快捷键将从插入点位置强制换行显示和输入，按Ctrl+Enter快捷键将插入点定位到当前幻灯片的正文部分。

●　当插入点位于矩形图标右侧除第一行之外的其他行文字的范围内时（即幻灯片中的正文），按Enter键将在一个新建的段落中输入内容，按Shift+Enter快捷键将强制换行输入，换行后的内容与之前的内容仍属于同一个段落，按Ctrl+Enter快捷键将添加一张新的幻灯片。

●　使用光标拖动数字右侧的矩形图标，可以移动幻灯片的位置。

3.1.3　在文本框中输入文本

如需将文字添加到幻灯片中的任意位置，则可以使用文本框。虽然占位符和文本框有很多相似之处，但是它们之间仍然存在着一些重要区别：

●　为了提醒用户在占位符中输入哪些类型的内容，默认会在占位符中显示提示性文字，而在文本框中默认不显示任何内容。

●　在占位符中输入的内容无须设置即可具有特定的字体格式，而在文本框中输入的内容只具有PowerPoint默认的字体格式。

●　占位符有多种类型，分别用于输入文字、插入图片、插入图标、插入SmartArt、插入表格、插入图表、插入视频等，而在文本框中只能输入文字。

如需在文本框中输入文字，可以先在幻灯片中插入一个文本框，然后在功能区的“插入”选项卡中单击“文本框”按钮上的下拉按钮，在弹出的快捷菜单中选择“绘制横排文本框”或“竖排文本框”命令，如图3-6所示。

选择一个命令后，在幻灯片中拖动鼠标指针绘制一个文本框，然后输入所需的内容。文本框中也有一个插入点，显示当前输入文字的位置。横排文本框与竖排文本框的区别在于文字的排列方式：横排文本框中的文字是从左到右、从上到下依次排列，竖排文本框中的文字是从上到下、从右到左依次排列，如图3-7所示。

3.1.4　在艺术字中输入文本

除了占位符和文本框之外，还可以使用“艺术字”功能输入文本。在功能区的“插入”选项卡中单击“艺术字”按钮，然后在打开的列表中选择一种艺术字，如图3-8所示。

选择后将在当前幻灯片中插入一个艺术字，可将其看作是一个带有特殊字体格式的文本框，其中包含预置的文字，如图3-9所示。输入所需的文字即可替换预置的文字，如图3-10所示。

3.1.5　设置文本级别

在PowerPoint中输入的文本具有不同的级别。例如，在版式为“标题和内容”的幻灯片中有两个占位符，位于上方的占位符中的文本属于“标题”级别，位于下方的占位符中的文本属于“正文”级别，标题的级别高于正文的级别。正文中的文本可以继续划分级别。

图3-11所示的幻灯片版式为“标题和内容”，在该幻灯片中的文本共有3个级别：

●　上方的“PowerPoint界面结构”文字是标题，在该幻灯片中的级别最高。

●　下方的所有文字都是正文，但是根据每行文字的缩进格式分为两个级别，“选项卡”“组”和“命令”3行文字是正文中的第二级，其他几行文字是正文的第一级。与幻灯片左边缘的间距越大，文字的级别越低，反之亦然。

为了使内容结构清晰，并增加可读性，可以在输入内容时为其设置不同的级别，有以下几种方法：

●　将插入点定位到要设置级别的段落范围内，然后在功能区的“开始”选项卡中单击“降低列表级别” 按钮或“提高列表级别” 按钮，如图3-12所示。

●　切换到大纲视图，在左侧窗格中右击要设置级别的段落范围内，然后在弹出的快捷菜单中选择“升级”命令或“降级”命令，如图3-13所示。

●　选择要设置级别的内容或单击内容的起始位置，按Tab键将内容降低一级，按Shift+Tab快捷键将内容提高一级。

3.1.6　移动和复制文本

在PowerPoint中可以使用以下3种方法移动和复制文本：

●　选择要移动的内容，然后使用光标拖动选中的内容，将其移动到目标位置。如需复制内容，只需在拖动过程中按住Ctrl键。

●　选择要移动的内容，右击选区并在弹出的快捷菜单中选择“剪切”命令，然后右击目标位置并在弹出的快捷菜单中选择一种粘贴方式，如图3-14所示。如需复制内容，只需在第一次右击时从弹出的快捷菜单中选择“复制”命令，其他操作不变。

●　选择要移动的内容，按Ctrl+X快捷键，将选中的内容复制到剪贴板并删除原位置上的内容，然后单击目标位置并按Ctrl+V快捷键，将剪贴板中的内容粘贴到目标位置。如需复制内容，只需将Ctrl+X快捷键改为Ctrl+C快捷键，其他操作不变。

如需移动或复制占位符中的所有内容，则可以单击占位符的内部，然后按Ctrl+A快捷键，选中占位符中的所有内容，接着使用上面的方法执行移动或复制操作。

3.1.7　查找和替换文本

为了提高修改文本的效率，可以使用“查找”功能快速找到目标内容所在的位置，然后对其进行修改。如果要修改的内容出现在多个位置，则可以使用“替换”功能批量完成修改工作。

图3-15中的演示文稿中有3张幻灯片，现在要将每张幻灯片中的Word改为PPT。

操作步骤如下：

（1）选择任意一张幻灯片，然后在功能区的“开始”选项卡中单击“替换”按钮，如图3-16所示。

（2）打开“替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入Word，在“替换为”文本框中输入PPT，然后单击“全部替换”按钮，如图3-17所示。

（3）弹出如图3-18所示的对话框，显示成功替换的数量。单击“确定”按钮，将每一张幻灯片中的Word改为PPT。