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使用PowerPoint制作课件之前，首先需要熟练掌握演示文稿和幻灯片的基本操作，它们是在PowerPoint中执行其他操作的基础。“演示文稿”是PowerPoint文件的特定称呼。
启动PowerPoint时默认显示“开始屏幕”界面，如图2-22所示。界面的上方以缩略图的形式显示了几个PowerPoint内置模板，可以使用这些模板创建新的演示文稿；界面的下方列出了最近打开过的一些演示文稿的名称，以便用户可以快速打开这些演示文稿。
图2-22 PowerPoint的“开始屏幕”界面
如需创建新的演示文稿，可以在PowerPoint开始屏幕的左侧单击“新建”，进入如图2-23所示的界面，然后执行以下操作：
● 单击界面上方的“空白演示文稿”，将创建一个不包含任何内容的演示文稿。
● 界面下方显示了一些模板，使用这些模板可以快速创建出符合特定应用需求和外观的演示文稿。如需获得更多的模板，可以在文本框中输入关键词进行搜索。
图2-23 新建演示文稿的界面
提 示
除了使用PowerPoint内置模板之外，用户也可以使用自己创建或收集的模板创建演示文稿，这些模板显示在“个人”类别中。
无论使用PowerPoint内置模板还是用户自定义模板，只需单击要使用的模板缩略图，就可基于该模板创建新的演示文稿。图2-24所示为单击名为“未来展望”的模板后显示的界面，单击界面中的“创建”按钮，将基于该模板创建一个演示文稿。
图2-24 使用内置模板创建演示文稿的界面
如果已经离开了PowerPoint开始屏幕，并进入PowerPoint演示文稿窗口，此时如需新建演示文稿，可以单击“文件”按钮后选择“新建”命令，然后在进入的界面中操作，该界面的外观与PowerPoint开始屏幕类似。
当需要查看或编辑存储在计算机中的演示文稿时，需要先在PowerPoint中将其打开。单击“文件”|“打开”命令，进入如图2-25所示的界面，该界面的左侧显示了“最近”“OneDrive”和“这台电脑”等几个命令，右列显示的内容根据当前在左列选择的命令而变。由于左侧默认选择的是“最近”，因此在右侧将显示最近打开过的演示文稿的名称。
图2-25 打开演示文稿的界面
左侧的几个命令的功能如下。
● 最近：显示最近打开过的演示文稿的名称，选择一个名称即可打开相应的演示文稿。在右侧的列表中右击某个名称，弹出如图2-26所示的快捷菜单，选择“固定至列表”命令可将名称固定在列表中，该名称会始终显示在列表顶部，便于快速找到频繁使用的演示文稿。
● OneDrive：使用Microsoft账户登录PowerPoint，然后可以在PowerPoint中打开存储在OneDrive中的演示文稿。
● 这台电脑：显示一个内嵌的类似于Windows文件资源管理器的导航工具，使用该工具可以在计算机中的不同文件夹之间跳转，以便从中选择要打开的演示文稿。
● 添加位置：添加云端位置。
● 浏览：选择“浏览”命令，打开“打开”对话框，从中选择要打开的演示文稿。如果无法正常打开演示文稿，则可以在“打开”对话框中选择要打开的演示文稿，然后单击“打开”按钮上的下拉按钮，在弹出的快捷菜单中选择“打开并修复”命令，以便在打开演示文稿时对其进行修复，如图2-27所示。
如果不想在打开演示文稿之前显示如图2-25所示的界面，则可以单击“文件”|“选项”命令，打开Office应用程序的选项对话框，在左侧选择“保存”选项卡，然后在右侧的“保存文档”区域中勾选“打开或保存文件时不显示Backstage”复选框。该设置也适用于2.2.3小节介绍的保存和另存文档时的操作。
图2-26 最近打开列表中的快捷菜单
图2-27 打开时修复演示文稿
注 意
从PowerPoint 2007开始，微软为演示文稿创建了新的文件格式，其文件扩展名为.pptx，这种文件默认无法在PowerPoint 2003中打开。使用PowerPoint 2003创建的演示文稿的文件扩展名为.ppt，在PowerPoint 2007或更高版本的PowerPoint中打开这种文件时，会在标题栏中显示“兼容模式”文字，此时无法使用高版本PowerPoint中的所有新功能。如果想要转换演示文稿的文件格式，则可以使用2.2.3小节介绍的方法。
保存演示文稿有两层含义：对于新建的演示文稿来说，保存演示文稿会将其以文件的形式存储在计算机磁盘中，便于以后查看和编辑；对于已经存储在计算机中的演示文稿来说，保存演示文稿会将当前的编辑成果记录下来，以便在下次打开这个演示文稿时，可以继续之前未完成的编辑，而不会丢失上次编辑过的内容。
单击“文件”|“保存”命令或按Ctrl+S快捷键，保存当前演示文稿。如果该演示文稿从未被保存过，则会显示“另存为”对话框，如图2-28所示。用户需要为演示文稿选择保存位置和文件名，然后单击“保存”按钮，将演示文稿以指定的名称保存到用户选择的位置。
图2-28 “另存为”对话框
如果在修改演示文稿的内容后，既想保存修改结果，又不想破坏原来的演示文稿，则可以单击“文件”|“另存为”命令，进入的界面与打开演示文稿时的界面类似，选择保存位置后，将演示文稿以另一个名称保存，相当于为演示文稿创建了一个副本。
当不再使用演示文稿时，可以将其关闭，以释放其占用的系统资源。单击“文件”|“关闭”命令，关闭当前演示文稿。如果在关闭演示文稿时存在未保存的内容，则将显示如图2-29所示的对话框，可以执行以下几种操作：
● 单击“保存”按钮，保存演示文稿后将其关闭。
● 单击“不保存”按钮，不保存演示文稿并将其关闭。
● 单击“取消”按钮，不保存也不关闭演示文稿。
图2-29 选择关闭演示文稿的方式
PowerPoint允许用户恢复新建且未保存到计算机的演示文稿中的内容。例如，在PowerPoint中新建一个演示文稿，然后在其中输入一些内容，此时在不保存该演示文稿的情况下将其关闭，以后用户可以恢复该演示文稿中的内容，即使这个演示文稿并不存在。该功能仅在PowerPoint 2010及更高版本的PowerPoint中可用。
如需恢复未保存的演示文稿，可以单击“文件”|“打开”命令，在进入的界面中单击“恢复未保存的演示文稿”按钮，如图2-30所示。
图2-30 单击“恢复未保存的演示文稿”按钮
打开如图2-31所示的对话框，双击要恢复的演示文稿，将在PowerPoint中打开该演示文稿，其中的内容会自动恢复，然后可以将该演示文稿保存到计算机中，以便永久保存内容。
注 意
在关闭演示文稿时，如果提示信息中包含“将临时提供此文件的最新副本”文字，如图2-32所示，则说明以后可以恢复该演示文稿，否则无法进行恢复。如果无法使用未保存文件的恢复功能，则需要启用该功能，具体方法请参考2.3.2小节。
图2-31 选择要恢复的演示文稿
图2-32 通过关闭演示文稿时显示的提示信息判断能否进行恢复
可恢复的未保存的演示文稿位于以下路径，此处假设Windows操作系统安装在C盘。如果安装在其他磁盘分区，则需要替换路径中相应的分区盘符。<用户名>\表示当前登录Windows操作系统的用户名。
● Windows XP：C:\Documents and Settings\<用户名>\Local Settings\Application Data\Microsoft\OFFICE\UnsavedFiles。
● Windows 7/8/10：C:\Users\<用户名>\AppData\Local\Microsoft\OFFICE\UnsavedFiles。
PowerPoint中的幻灯片类似于Word中的文档页面、Excel中的工作表，使用PowerPoint制作的课件中的所有内容都位于幻灯片中。无论是在幻灯片中添加内容，还是移动、复制或删除幻灯片，都需要先选择幻灯片。
在PowerPoint普通视图中选择幻灯片需要在导航窗格中操作，有以下几种方法。
● 选择一张幻灯片：单击某个幻灯片缩略图，选中与其对应的幻灯片，并在幻灯片编辑区中显示该幻灯片中的内容。在导航窗格中处于选中状态的幻灯片缩略图的四周会加粗显示，如图2-33所示。
● 选择多张幻灯片：单击要选择的其中一张幻灯片缩略图，按住Shift键，然后单击要选择的另一张幻灯片缩略图，将选中这两张幻灯片以及位于它们之间的所有幻灯片。如果要选择的幻灯片位于不相邻的位置，则可以先按住Ctrl键，然后分别单击这些幻灯片缩略图，将它们选中。
● 选择所有幻灯片：单击任意一张幻灯片缩略图，然后按Ctrl+A快捷键；或者在功能区的“开始”选项卡中单击“选择”按钮，然后在弹出的快捷菜单中选择“全选”命令，如图2-34所示。
图2-33 选中的幻灯片缩略图的四周将加粗显示
图2-34 选择“全选”命令
如需取消多张幻灯片的选中状态，可以在导航窗格中单击任意一张幻灯片。
提 示
如果未做特殊说明，本小节及本书后续内容中的操作都是在PowerPoint的普通视图中进行的。
当在PowerPoint中新建一个空白演示文稿时，其中默认包含一张幻灯片，用户可以使用功能区或光标快捷菜单中的命令添加更多的幻灯片。
在功能区的“开始”选项卡中单击“新建幻灯片”按钮上的下拉按钮（黑色三角），在打开的列表中显示了不同版式的幻灯片，选择要使用的版式，创建该版式的幻灯片，如图2-35所示。
提 示
版式是内容在幻灯片中的布局方式，它控制着内容在幻灯片中的类型、位置和格式，用户可以修改现有版式或创建新的版式。版式的更多内容将在第9章进行介绍。
选择一种版式后，将在当前演示文稿中自动添加一张幻灯片，其位于导航窗格中当前所选幻灯片的下方。如果在添加幻灯片之前，未在导航窗格中选中幻灯片，而是在两张幻灯片之间显示一条横线，则添加的幻灯片将位于横线处，可以将该横线称为“插入点”，如图2-36所示。
在导航窗格中右击，然后在弹出的快捷菜单中选择“新建幻灯片”命令，如图2-37所示，添加一张幻灯片，其位置与使用功能区命令添加幻灯片时的情况相同。
图2-35 选择幻灯片的版式
图2-36 导航窗格中的插入点
图2-37 选择“新建幻灯片”命令添加幻灯片
用户可以将不需要的幻灯片从演示文稿中删除，选择要删除的一张或多张幻灯片，然后按Delete键，或者右击选中的任意一张幻灯片，在弹出的快捷菜单中选择“删除幻灯片”命令或“剪切”命令。
移动幻灯片可以调整各个幻灯片之间的排列顺序，它们的排列顺序决定浏览和放映时的顺序。复制幻灯片可以获得幻灯片的副本，对副本稍加修改，可以快速制作出与现有幻灯片的大部分内容相似但又存在少许区别的幻灯片，显著提高操作效率。
移动幻灯片有以下几种方法：
● 在导航窗格中单击要移动的幻灯片缩略图，按住鼠标左键并将幻灯片拖动到目标位置。
● 在导航窗格中右击要移动的幻灯片缩略图，然后在弹出的快捷菜单中选择“剪切”命令。右击目标位置，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴选项”中的命令，如图2-38所示。
● 在导航窗格中单击要移动的幻灯片缩略图，按Ctrl+X快捷键将其剪切到剪贴板，然后单击目标位置并按Ctrl+V快捷键。
图2-38 选择幻灯片的粘贴方式
复制幻灯片的方法与移动幻灯片类似，有以下几种方法：
● 在导航窗格中单击要复制的幻灯片缩略图，按住鼠标左键并将幻灯片拖动到目标位置，拖动过程中需要按住Ctrl键。
● 在导航窗格中右击要移动的幻灯片缩略图，然后在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令。右击目标位置，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴选项”中的命令。
● 在导航窗格中单击要移动的幻灯片缩略图，按Ctrl+C快捷键将其复制到剪贴板，然后单击目标位置并按Ctrl+V快捷键。
添加新的幻灯片时，用户可以选择幻灯片的版式。对于演示文稿中已经存在的幻灯片，用户可以更改它们的版式，有以下两种方法：
● 在导航窗格中右击要更改版式的幻灯片缩略图，然后在弹出的快捷菜单中选择“版式”命令，在子菜单中选择一种版式，如图2-39所示。
● 将要更改版式的幻灯片显示在幻灯片编辑区中，然后在功能区的“开始”选项卡中单击“版式”按钮，在打开的列表中选择一种版式。
图2-39 更改幻灯片的版式