2.1　PowerPoint界面结构

在开始制作课件之前，首先应该对PowerPoint的界面结构有所了解，以便可以更容易地在PowerPoint中执行各种操作。PowerPoint界面主要由快速访问工具栏、功能区、文件按钮、状态栏、视图等部分组成。如果使用过Microsoft Office中的其他组件，例如Word或Excel，则会很快适应PowerPoint的界面环境。

2.1.1　快速访问工具栏

在PowerPoint程序中打开一个演示文稿后，PowerPoint程序窗口的顶部将显示该演示文稿的名称和PowerPoint程序的名称，该部分称为“标题栏”。快速访问工具栏默认位于标题栏的左侧，其中包含一些命令，它们以按钮的形式显示，单击这些按钮将执行相应的PowerPoint命令，如图2-1所示。

在快速访问工具栏中默认只有“保存”“撤销”“恢复”和“从头开始”几个命令，用户可以向其中添加所需的命令，或从中删除不需要的命令。

2.1.2　功能区

功能区位于PowerPoint窗口标题栏的下方，它是一个横向贯穿整个PowerPoint窗口的矩形区域，如图2-2所示。在功能区中包含多个选项卡，每个选项卡的名称显示在选项卡的上方，例如“开始”选项卡、“插入”选项卡。单击选项卡的名称将激活相应的选项卡，使其中的命令显示在功能区中，然后可以执行其中的命令。

在功能区的各个选项卡中包含很多PowerPoint命令，每个选项卡中的命令按照功能划分为多个组。例如，“幻灯片放映”选项卡中的命令分为“开始放映幻灯片”“设置”和“监视器”3个组。

功能区中的命令有多种类型，有可以直接单击就能执行操作的“按钮”，例如“开始”选项卡中的“重置”按钮，如图2-3所示；也有可以从多个选项中选中其中之一的“下拉列表”，例如“开始”选项卡中的“字体”下拉列表，如图2-4所示；还有可以同时勾选多个选项的“复选框”，例如“视图”选项卡中的几个复选框，如图2-5所示。

在某些组的右下角有一个“对话框启动器” 按钮，如图2-6所示。单击该按钮将打开一个对话框，其中包含该按钮所在的组中的所有命令和选项，以及并未显示在组中的选项。例如，在“开始”选项卡中单击“字体”组右下角的 按钮，将打开“字体”对话框。

2.1.3　文件按钮

“文件”按钮位于功能区中的“开始”选项卡的左侧，单击“文件”按钮将进入如图2-7所示的界面，其中包含与演示文稿操作相关的命令，例如“新建”“打开”“关闭”等。在该界面中还包含用于设置PowerPoint程序选项的“选项”命令，选择该命令将打开“PowerPoint选项”对话框，第2.3节将介绍在该对话框中设置一些常用的PowerPoint选项。

2.1.4　幻灯片编辑区和导航窗格

在PowerPoint中新建或打开一个演示文稿之后，将在窗口中默认显示一个白色矩形，它是幻灯片编辑区，如图2-8所示。创建和编辑演示文稿时需要在幻灯片编辑区中操作。在幻灯片编辑区中显示当前选中的一张幻灯片中的内容，如果当前选中了多张幻灯片，则只显示位于最后选中的一张幻灯片中的内容。

导航窗格位于幻灯片编辑区的左侧，其中以缩略图的形式显示当前演示文稿中的每一张幻灯片，如图2-9所示。使用导航窗格既可以快速选择多张幻灯片并进行批量操作，也可以快速选择要在幻灯片编辑区中显示的幻灯片，以便查看或编辑其中的内容。选择幻灯片的方法请参考2.2.6小节。

2.1.5　状态栏

状态栏位于PowerPoint窗口的底部，如图2-10所示。状态栏的左侧显示了与当前演示文稿相关的一些辅助信息，例如当前显示的是哪一页、一共包含多少张幻灯片；右侧提供了用于调整幻灯片显示比例和视图切换的控件，可以使用这些控件调整幻灯片的显示比例，或在不同的视图之间切换。

用户可以选择要在状态栏中显示哪些内容，只需右击状态栏，在弹出的快捷菜单中进行选择，如图2-11所示。开头带有对钩标记的选项表示当前正显示在状态栏上。

2.1.6　视图

视图是为完成特定任务提供的便捷操作环境，普通视图、大纲视图、幻灯片浏览视图是PowerPoint中比较常用的3种视图。图2-12所示为幻灯片浏览视图的外观。第2.1.4小节介绍的幻灯片编辑区和导航窗格是普通视图的组成部分。

用户可以使用以下两种方法在不同视图之间切换：

●　单击状态栏右侧的视图按钮，如图2-13所示。

●　单击功能区的“视图”选项卡中的视图按钮，如图2-14所示。

2.1.7　自定义设置快速访问工具栏和功能区

用户可以将常用的命令添加到快速访问工具栏，以后单击快速访问工具栏中的按钮就可以执行这些命令，提高操作效率。

单击快速访问工具栏右侧的下拉按钮 ，弹出如图2-15所示的菜单，其中带有对钩标记的命令表示已被添加到快速访问工具栏。选择没有对钩标记的命令可将其添加到快速访问工具栏，选择有对钩标记的命令会将其从快速访问工具栏中删除。

如果要将功能区中的命令添加到快速访问工具栏，则可以右击功能区中的某个命令，在弹出的快捷菜单中选择“添加到快速访问工具栏”命令，如图2-16所示。

如果要添加的命令不在功能区中，则可以右击快速访问工具栏，在弹出的快捷菜单中选择“自定义快速访问工具栏”命令，打开“PowerPoint选项”对话框的“快速访问工具栏”选项卡，在左侧的下拉列表中选择“不在功能区中的命令”，如图2-17所示。

在左侧下方的列表框中将显示“不在功能区中的命令”类别中的命令，选择要添加的命令，然后单击“添加”按钮，将其添加到右侧的列表框中，如图2-18所示。位于右侧列表框中的命令将显示在快速访问工具栏中，单击“上移”按钮 或“下移”按钮 可以调整命令的排列顺序。

使用以下两种方法可以删除快速访问工具栏中的命令：

●　在快速访问工具栏中右击要删除的命令，然后在弹出的快捷菜单中选择“从快速访问工具栏删除”命令。

●　打开“PowerPoint选项”对话框的“快速访问工具栏”选项卡，在右侧的列表框中选择要删除的命令，然后单击“删除”按钮。

自定义设置功能区的方法与自定义快速访问工具栏类似，右击功能区，在弹出的快捷菜单中选择“自定义功能区”命令，打开“PowerPoint选项”对话框的“自定义功能区”选项卡，在左侧的下拉列表中选择命令所在的位置，然后在下方的列表框中选择所需的命令，再在右侧的列表框中选择一个组，单击“添加”按钮，将所选命令添加到选中的组中。

自定义功能区时，使用“新建选项卡”“新建组”和“重命名”3个按钮，用户可以在PowerPoint默认的选项卡中创建新的组，并将所需命令添加到新建的组中，也可以完全创建新的选项卡，并修改选项卡、组和命令的名称，如图2-19所示。

快速访问工具栏和功能区有两个显示方面的常用设置。快速访问工具栏默认位于功能区的上方，可以右击快速访问工具栏，在弹出的快捷菜单中选择“在功能区下方显示快速访问工具栏”命令，就可将快速访问工具栏移动到功能区的下方，如图2-20所示。

另一个显示方面的设置是将功能区折叠起来，从而扩大工作区域的空间。双击功能区中的任意一个选项卡的名称，即可折叠功能区，此时只会显示各个选项卡的名称，而不会显示其中的命令，如图2-21所示。单击任意一个选项卡的名称，将临时显示选项卡中的命令，单击其他位置时，选项卡会再次折叠起来。