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本节介绍与会计凭证有关的基本概念和操作，具体操作包括会计凭证的创建、预制、过账、冲销以及外币凭证的处理。
会计凭证是企业经济业务在会计上的反映，它是用会计语言表达的一种单据。在传统的会计业务中，财务人员每月要处理大量的会计凭证，以便最终能出具企业的财务报表。使用SAP系统后，大约80%的会计凭证可以由后勤业务自动集成，而20%的会计凭证是依靠手工在财务会计模块（FI）直接录入的。表2-1反映了一个全面实施了SAP的典型生产型企业各类会计业务凭证的创建方式。
表2-1 典型生产企业的财务凭证创建方式
续表
因此，企业在实施SAP的过程中，大部分凭证都是自动生成的。要保证这些凭证能准确地生成，必须要满足以下几个条件。
（1）基础数据准确。尤其是涉及影响过账的数据，如物料的评估类、标准成本。
（2）前台业务操作准确。例如，选择的业务类型要正确，输入的价格、计量单位不能错误。
（3）后台自动过账规则的配置完全正确。
本小节主要介绍财务人员手工录入凭证是如何操作的。
会计凭证的输入包括会计凭证头层信息和行层信息的输入。头层信息是针对整个会计分录适用的信息，包括公司代码、过账日期、凭证货币、凭证类型等；而行层信息则是具体的借贷方分录，在行中除了一般理解的自然科目和金额外，还有附加反映的属性，如成本中心、客户等。
【业务操作】 具体操作如下。
路径：SAP菜单>会计核算>财务会计>总分类账>过账>输入总账科目凭证
事务代码：FB50
STEP 1
输入公司代码，单击“确认”按钮
，如图2-36所示。
图2-36
此处的公司代码，决定了接下来输入的凭证进入哪个“账套”。
STEP 2 系统进入“输入总账科目凭证：公司代码1000”界面，在此界面先输入头层信息，包括“凭证日期”“过账日期”等字段，如图2-37所示。
图2-37
凭证日期： 业务发生的日期。
过账日期： 凭证过账（相当于传统的“登账”）的日期，决定该凭证记入哪个会计期。该日期所处的会计期必须是已经打开的。如何打开会计期，请参看2.4.4小节。
参照： 业务单据上的参考号。
凭证抬头文本： 凭证头层的摘要，对整个凭证记录事项的说明。
STEP 3 在“输入总账科目凭证：公司代码1000”界面的下部区域，输入行层信息，如总账科目等，并按回车键，系统会验证输入的内容是否符合该科目的规范，如果符合则系统会将科目的描述（“短文本”）带出，如图2-38所示。
图2-38
总账科目： 借贷方使用的会计科目。注意，在此不能输入“只能自动记账”的科目，且不能输入统驭科目，这些属性是在科目主数据上设置的。
D/C： Debit/Credit的简写，分录的借贷方。
凭证货币计的金额： 借贷方的金额。这里只能输入正数；如果输入负数，系统会报错；如果输入0，系统会认为这一行是无效的行，在凭证保存后会自动删除这一行。
STEP 4 （可选）如果要针对某个行项目输入明细信息，则双击该行，进入“改正 总账科目项”界面，输入明细信息，如图2-39所示。
图2-39
在图2-39中，给凭证的第1行项目输入了“文本”字段，相当于行摘要。
STEP 5
单击“过账”按钮
，系统会在下方提示“凭证×××××记账到公司代码××××中”，如图2-40所示。
图2-40
如果要复核刚才输入的凭证，可以通过以下两种方法。
（1）直接在FB50界面，选择菜单中的“凭证”→“显示”命令，使系统显示当前用户刚刚创建的一张凭证，如图2-41所示。
图2-41
（2）通过专门的事务路径进入查询。
路径：SAP菜单>会计核算>财务会计>总分类账>凭证>显示
事务代码：FB03
系统会进入“显示凭证：初始屏幕”界面。在此界面，系统会自动填入当前用户刚刚创建的凭证编号、公司代码和所属会计年度，如图2-42所示。
图2-42
单击“确认”按钮
，或者直接按回车键，系统会显示该凭证的详细信息，如图2-43所示。
图2-43
如果想看到凭证头层的更多信息，如凭证类型等，则可以单击“显示凭证抬头”按钮
来查看，如图2-44所示。
图2-44
凭证抬头的明细信息给用户提供了较好的审计线索，如输入者、输入日期、输入时间、事务代码等，在某些需要追溯的情况下比较实用。
会计凭证输入，除了2.4.2小节介绍的FB50事务代码外，还有其他多个路径可以输入。举例如下。
（1）路径：SAP菜单>会计核算>财务会计>总分类账>过账>一般过账（事务代码：F-02）
（2）路径：SAP菜单>会计核算>财务会计>总分类账>过账>编辑或预制总账凭证（事务代码：FV50）
（3）路径：SAP菜单>会计核算>财务会计>总分类账>过账>一般凭证预制（事务代码：F-65）
这些路径，无非是凭证输入的不同方式。在不同路径下，用户操作的灵活度不同，其可以达到的结果不同。例如，路径（1）进入的界面允许用户在输入凭证时修改头层默认的凭证类型和行层默认的记账码，如图2-45所示。
图2-45
同时，该路径在第一个界面只能输入第一行的记账码、科目等信息，金额及其他明细信息（如成本中心）必须到下一界面才输入。
路径（2）和路径（3）都是预制凭证的路径，在相应的界面中，可以将凭证制作为“预制”的凭证，事后等具有过账权限的人审核后再予以过账。路径（2）（FV50）是FB50对应的预制界面；路径（3）（FV65）是路径（1）（F-02）对应的预制界面。
当凭证录入比较复杂时，就牵涉较多的概念。以下分别详细介绍相关的概念。
（1）记账码（Posting Key，又称“PK码”或“过账码”）。由两位阿拉伯数字组成，它用来区分各类记账事项，同时控制着行项目记账的账户类型、借方还是贷方记账以及行项目输入时的界面布局（字段状态组）等。系统预设了50余种记账码，如图2-46所示。
图2-46
账户类型有5种，如表2-2所示。
表2-2 账户类型
从图2-47中可以看出记账码是如何控制行项目账户类型和借贷方规则的。
路径：IMG>财务会计（新）>财务会计全局设置（新）>凭证>定义过账码
事务代码：OB41
图2-47
在图2-47所示的界面中单击
按钮，可以进入图2-48所示的界面。
图2-48
双击“选择组”块下的任何一组，即可以看到该字段组下字段的状态设置。图2-49就是双击字段组“一般数据”后显示的字段的详细状态，它决定了使用01记账码时，凭证行项目中的某些字段是可选输入的，而某些字段是隐藏的。
图2-49
提示
在2.3.2小节曾提到，在会计科目主数据的“创建/银行/利息”选项卡中有一个科目的字段状态组，而这里提到的是记账码的字段状态组。两个字段状态组有何关联呢？在实际输入凭证时，凭证行项目的字段状态是同时受记账码和科目的字段状态组控制的。如果一个字段状态组要求可选、另一个要求必输，那么，最终结果将是“必输”；但如果一个要求隐藏、另一个要求必输，系统将因为无法同时满足两个相悖的需求而报错。
（2）成本分配对象。如果凭证行项目的科目是成本要素，则系统要求必须指定一个成本分配对象。这是由成本要素的“天然”属性决定的。成本分配对象可以是成本中心、订单（内部订单、生产订单、维护订单、网络订单等在系统中均统称为“订单”）、销售订单及行项目、WBS元素等，如图2-50所示。
图2-50
用户在凭证行项目上输入作为成本要素的科目时，只要选择任何一个实际的成本分配对象，系统就可以接受。注意，是“实际”的成本分配对象，而不是“统计”的成本分配对象。例如，如果行项目中只输入了统计性的内部订单，系统仍无法接受，会报错，此时，还需要输入一个实际的成本分配对象（如成本中心），系统就可以接受了。
会计期间是SAP中用于决定财务凭证记账的期间，它对应日常会计业务的记账周期。在会计凭证输入时，必须首先确保相应的会计期间是打开的，这样才能进行操作。
要确保一个公司代码的会计期间可用，必须按以下思路进行。
（1）确认公司代码的会计年度变式。
（2）确认公司代码的记账期间变式。
（3）对该记账期间变式设置开放的期间。
以下分别说明。
首先，确认公司代码的“会计年度变式”。会计年度变式决定了一个公司代码的会计分期是怎样的。例如，是分12个期间还是13个期间（用于调整年度账务），是每年1月～12月为一个会计年度，还是4月到次年3月为一个会计年度。
会计年度变式的定义如图2-51所示。
路径：IMG>财务会计（新）>财务会计全局设置（新）>分类账>会计年度和过账期间>维护会计年度变式（维护缩短的会计年度）
事务代码：OB29
图2-51
以最典型的会计年度变式K4为例，它是按“日历年度”来定义会计期间的：每年的1月1日至12月31日就是一个完整的会计年度，它包含12个自然记账期间和4个特殊记账期间（13～16期间）。系统中还预设了K1~K3几个会计年度变式，分别表示含有1~3个特殊记账期间。如果要输入13～16期间的凭证，过账日期必须是12月1日至12月31日之间的日期。一般情况下，用户会选择12月31日作为过账日期。
除了按自然年度定义会计期间以外，还可以定义按日、按周、按半月或者是特殊的起始日和终止日的记账期间。例如，图2-51中的FV（会计年度变式）中的V9就是一个特殊会计年度变式，它是以每年10月至次年9月为一个会计年度。选中它，双击左侧列表中的“期间”，系统就会显示该变式的定义信息，如图2-52所示。
图2-52
会计年度变式是在后台配置中被赋予公司代码的。如图2-53所示，公司代码1000使用的会计年度变式是K4。
图2-53
路径：IMG>财务会计（新）>财务会计全局设置（新）>分类账>会计年度和过账期间>向一个会计年度变式分配公司代码（应翻译为“将一个会计年度变式分配给公司代码”）
事务代码：OB37
接下来确认公司代码的“记账期间变式”。在一个集团，多家公司代码的会计期间可以一起控制，即同时开同时关，也可以由每家公司代码分别控制。在这里，就可以使用“记账期间变式”。如果是同时开同时关，则将这些公司代码放在一个记账期间变式里；如果是分别控制，则针对每家公司代码单独设置一个记账期间变式。图2-54显示，公司代码0007、1000、2400、2500、2600是同时赋予记账期间变式1000的，这意味着这些公司代码的会计期间是同时开同时关的。
路径：IMG>财务会计（新）>财务会计全局设置（新）>分类账>会计年度和过账期间>记账期间>将变式分配给公司代码
事务代码：OBBP
图2-54
最后，对记账期间变式设置开放的期间。会计期间的控制界面如图2-55所示。将某段期间输入图中的区间1或区间2，即相当于打开了该期间，用户就可在该期间创建凭证。
路径1：SAP菜单>会计核算>财务会计>总分类账>环境>当前设置>未清过账期间和已结过账期间
路径2：IMG>财务会计（新）>财务会计全局设置（新）>分类账>会计年度和过账期间>记账期间>未清和关账过账期间
事务代码：S_ALR_87003642或OB52
图2-55
会计期间的控制既可以在前台进行也可以在后台进行。
提示
这种既能在前台操作又能在后台配置的事项，系统称为“当前设置”（current setting）。与之类似的还有2.4.5小节提到的汇率设置。当当前的client为生产（production）环境时，即便系统控制不能更改配置，但这类“当前设置”的设置，仍然是可以修改的，并且不用记录到请求号中。
在一个会计年度变式中，可以分别对各种科目类型（+/A/D/K/M/S）和科目范围设置可以记账的期间。“+”表示对所有类型的科目打开账期；A表示资产；D表示客户；K表示供应商；M表示物料；S表示总账科目。要打开任意一种类型的账期，都必须先打开“+”的账期。换句话说，“+”的账期必须是A、D、K、M、S账期的“并集”。
提示
会计凭证有借有贷，借贷方可能分别属于不同的科目类型，这时需要将两个科目类型的会计期都打开。例如，MM模块在对生产订单发料时，将会产生借记“生产成本”（S科目类型）、贷记“原材料”（M科目类型）的会计凭证。这就要求将S和M的期间都打开，同时再打开“+”的期间。如果其中任意一个期间没有打开，系统在发料时都会报错。
对每一个科目类型和科目范围的组合，可以定义两个区间的会计期，表明在这两个区间内，可以针对这一个科目类型和科目范围进行记账。每个区间，明确了会计期的起始期间和终止期间（年度、期间）。图2-55表示记账期间变式为1000的公司代码目前可创建凭证的期间是2016年3月和2015年13～16期间。
对这两个区间，SAP设计的本意是结合字段AuGr（权限组）的使用，使所有用户可以在区间2创建会计凭证，而只有那些有权限的用户才可以使用区间1创建会计凭证。
但在应用实践中，多数企业不会做得这么复杂，不会使用AuGr（权限组），而是将两个区间都开放给所有用户使用。这在需要同时开放两个不连续的期间段时显得特别有用。例如，一方面要处理今年3月份的业务，另一方面又要处理去年13期间的审计调整，那就需要同时开放今年3月份和去年13期间两个期间段，类似图2-55所示的设置。
如果企业只需要开放一个期间段，可以任意在区间1或区间2选择一个区间维护，而将另一个区间留为空白。
提示
企业在针对不同的账户类型打开或关闭会计期间时，不一定要将所有账户类型在同一会计期间同时开或同时关，而是可以根据实际情况将相应的账户类型单独关闭或单独打开。例如，在某月计提完资产的折旧后，可以将该月A（资产）的期间予以关闭，这样，可以避免用户在该月又对资产进行了不恰当的处理。事实上，这一点相当重要，因为多年的经验提醒我们，很多企业会存在这样的问题，而这种问题导致的“遗漏的”折旧，往往在年末甚至次年末才被发现，导致账务处理极其麻烦。
每个公司代码都有本位币，但也会使用到本位币以外的货币，即外币。汇率维护是外币业务处理如输入外币凭证、外币汇率重估等的前提。
要想弄清楚汇率的维护方法，首先要理解汇率类型。SAP系统预设了不同的汇率类型，用于不同业务。例如，M汇率类型在FI模块用于日常外币凭证处理；P汇率类型在CO模块用于外币的业务计划（如内部订单的外币计划或外币预算）。图2-56所示为汇率类型。
路径：IMG>SAP NetWeaver>General Setting>货币>检查交换率类型
事务代码：OB07
图2-56
M汇率类型是系统标准的平均汇率，企业一般在每月第一天上班时设置M汇率类型下的汇率，用于全月的外币业务。
如果使用欧元处理会计凭证，日常的使用汇率一般不用M，而是使用EURX。
提示
在标准的SAP中，月末外币重估时使用的汇率类型也是M（评估范围EVR中的定义），但这样就和平时的汇率类型一致了，不容易区分平时记账的汇率是多少，月末重估时的汇率是多少。于是，创造了一种新的汇率类型，称为PEND（Period END，期末外币重估汇率），专门用来维护每个期间最后一天下班时的汇率，用于外币重估。目前，这已经成为我国企业通常使用的一种做法。
在弄清楚汇率类型后，还要知道汇率类型下相关外币的换算比例。汇率定义不是直接设置多少外币对应1个单位的本位币，而是要通过换算比例转换。一般情况下，是1个单位的外币与1个单位的本位币进行换算，但对于币值较小的货币，换算成其他货币时，往往要用100个单位与1个单位的本位币进行换算，如日元换算成欧元，往往说100日元对应几欧元。在这种情况下，日元比欧元的换算比例就定义为100︰1，如图2-57所示。
路径：IMG>SAP NetWeaver>General Setting>货币>定义货币换算的换算率
事务代码：OBBS
图2-57
从图2-57中还可以发现，对于M汇率下的其他货币与ERU的互换，一般在Alt. ERT（Alternative Exchange Rate Type，备选汇率类型）中标注EURX，表示接下来在设置这一货币与EUR的汇率时，不是在M汇率类型下设置，而是在EURX汇率类型下设置。
接下来，才真正设置所需的汇率了。图2-58显示了已经设置好的汇率。
图2-58
汇率设置既可以在前台操作也可以在后台操作。
路径1：SAP菜单>会计核算>财务会计>总分类账>环境>当前设置>输入兑换比率
路径2：IMG>SAP NetWeaver>General Setting>货币>输入汇率
事务代码：S_BCE_68000174或OB08
【业务操作】 下面介绍设置汇率的操作方法。
STEP 1
在“更改视图‘货币汇率’：概览”界面，单击
按钮，系统显示空白的输入界面，如图2-59所示。
图2-59
STEP 2 在第一条记录中输入“汇率”字段（实际上是“汇率类型”），如M。
STEP 3 输入“有效从”字段，表明该条记录从哪一天开始生效。
按照国内企业惯例，一般将本位币设为CNY，在每月月初设置M类型汇率或EURX类型汇率（针对欧元与人民币的换算），因此M和EURX的汇率有效期均从每月第一天开始；而在每月末设置PEND类型的汇率，因此，PEND的有效期起始日均是每月最后一天。
STEP 4 输入“直接报价”或“间接报价”以及“从”货币和“到”货币。
STEP 5
单击“保存”按钮
，保存所做的操作。最终的设置如图2-58所示。
延思伸考
直接报价和间接报价是什么意思？应怎样使用？
直接报价是指将1个单位的外币换算成多少本位币。与之相反，间接报价是指将1个单位的本位币换算成多少外币。如果本位币为人民币，输入1欧元=7.4445元或7.4445元=1欧元就是直接报价；输入1元=0.1343欧元或0.1343欧元=1元就是间接报价。在输入凭证时，直接报价的汇率可以使用乘法来计算折合的本位币金额。例如，输入1000，系统就可以根据7.4445×1000=7444.50计算出它折合7444.50元。而如果使用间接报价，系统要使用除法来计算：1000÷0.1343=7446.02，这样计算出它折合为7446.02元。两者计算的结果略有差异。
图2-60所示为IDES中输入的两条汇率记录。IDES以欧元为本位币。对本位币欧元而言，这两条汇率本质上都是间接汇率，虽然第二条记录是将报价数放在“直接报价”栏。如果输入人民币结算的凭证，系统会使用“CNY金额÷7.4235”来计算折合的欧元金额。
图2-60
在系统中，一般只输入一条记录（从外币到本位币）即可，不用输入相反的汇率记录。
一般情况下，输入直接报价比较方便。但如果后台定义了“标准汇率报价”，则必须遵循它的要求来设置，如图2-61所示。标准汇率报价规定了将一种货币换算成另一种货币时，必须使用间接报价还是直接报价。
路径：IMG>SAP NetWeaver>General Setting>货币>定义标准汇率报价
事务代码：ONOT
图2-61
在图2-61中，自2005-01-01起，从外币转换到本位币EUR，必须设置间接报价。
如果一定要在汇率设置界面输入直接报价，系统也能保存，但会以红色字体显示报价数，如图2-62所示。
图2-62
如果“到”货币在汇率类型定义时被当作“参考货币”，则在汇率表中必须设置间接报价。图2-63显示，汇率类型EURX中，EUR被作为“参考货币”。
路径：IMG>SAP NetWeaver>General Setting>货币>检查交换率类型
事务代码：OB07
图2-63
那么，在设置EURX的汇率时，必须针对EUR设置间接报价，即设置1欧元折合多少外币，而不是1个单位外币折合多少欧元，如图2-64所示。
图2-64
在2.4.3小节曾介绍了会计凭证的预制功能。预制凭证是一种暂存状态的凭证，它不影响科目余额。
有了预制的功能，就可以将会计凭证预制和过账的职责分开。例如，普通会计只能预制，而主管会计可以审核过账。这两种角色分别被授予不同的事务代码的操作权限。
假设普通会计已经在系统中预制了一张凭证，则此时可以由主管会计进入系统，查到该凭证，并根据相应的系统外附件进行校核，检查凭证是否正确，然后决定过账还是退回修改。
【业务操作】 具体操作介绍如下。
路径：SAP菜单>会计核算>财务会计>总分类账>凭证>预制凭证>记账/删除
事务代码：FBV0
STEP 1
设置“公司代码”“凭证编号”“会计年度”后，按回车键或单击“确认”按钮
，如图2-65所示。
图2-65
提示
如果不知道凭证号，或者有一批预制凭证需要过账，可以单击
按钮，进入查询界面，然后输入查询条件，即可看到预制凭证的清单（此处从略）。
STEP 2 系统进入“过账预制凭证：概览”界面，如图2-66所示。在此界面复核凭证。
图2-66
复核凭证时，界面本身显示的内容可能有限，需要查看明细。如果需要查看凭证抬头的明细，则单击
按钮；如果需要查看凭证行的明细，则双击相应的行。双击图2-66显示的凭证的第一行后，可以复核其明细，如图2-67所示。在明细界面，可以复核成本中心等数据是否正确。
图2-67
提示
在进入凭证明细行项目后，如果要返回凭证的概览界面，可以通过单击“概览”按钮
或“后退”按钮
来实现。
STEP 3
如果凭证确认无误，可以单击上方的“凭证记账”按钮
，对凭证进行记账。此时，系统会提示凭证是否记账，如图2-68所示。
图2-68
如果在复核凭证时发现凭证做重复了，则要删除该凭证，可以通过菜单中的“凭证”→“删除”命令进行操作，如图2-69所示。
图2-69
系统会出现图2-70所示的提示，要求用户确认是否删除该预制凭证。
图2-70
如果单击“是”按钮，系统退回初始界面，并在下方显示“暂存凭证XXXXX被删除”字样，如图2-71所示。
图2-71
提示
预制凭证一旦被保存，系统就自动分配一个凭证编号，该号码和正常凭证的号码使用同一个号码段。如果删除了预制凭证，其凭证编号仍然会被占用，在下一个凭证被创建时，系统会继续调用下一个凭证编号，于是会造成“断号”的情况。因此，在删除凭证时，要注意这一不利影响，可以考虑借用原凭证的“壳”补入一张新的凭证。
提示
对预制凭证的行项目，如果发现会计科目做错了，不能直接修改，但可以通过将行项目金额修改为0的方法，使这一行被“重置”（重置的行在凭证记账时将会被系统删除），然后再输入新的一行即可。
预制凭证和已记账凭证的头信息和行项目，不是所有字段都能修改的。表2-3列出了可修改的字段。
表2-3 预制凭证和已记账凭证可修改的字段
每一个公司代码都有自己的本位币。例如，SAP的IDES中，1000公司代码的本位币是EUR（欧元）。这是在公司代码的组织参数中定义的，如图2-72所示。
图2-72
路径：IMG>企业结构>定义>财务会计>编辑，复制，删除，检查公司代码-编辑公司代码数据
事务代码：OX02
每一个会计凭证都有自己的凭证货币，又称“交易货币”，体现在凭证抬头上。如果凭证货币和本位币不同，则该凭证为外币凭证。
【业务操作】 外币凭证录入的操作细节如下。
STEP 1 使用任意可以输入凭证的事务代码（如F-02）进入凭证界面，在凭证抬头的“货币”字段输入外币“USD”，如图2-73所示。
图2-73
STEP 2 确定外币对本位币的汇率。汇率的确定有以下3种方法。
（1）在凭证抬头的“汇率”字段，手工输入汇率。
（2）不用手工输入，由系统自动默认（自动默认的汇率可以通过凭证抬头“汇率”字段后的“搜索”按钮
进入，可在“输入汇率”界面单击
按钮查看到，如图2-74所示）。
图2-74
该汇率就是事先设置在系统中的汇率（参见2.4.5小节）。
（3）在行项目中直接输入外币和本位币金额。
对于（1）和（2），在凭证行输入外币金额后，系统会自动计算出本位币金额，如图2-75所示，输入360美元后，系统自动换算出321.89欧元。
图2-75
对于（3），虽然可以手工直接输入外币金额和本位币金额，但各行凭证在外币金额和本位币金额上，都必须遵循“有借必有贷，借贷必相等”的会计规则。而且，手工输入的本位币金额和根据系统汇率换算出的本位币金额不能偏差过大；否则系统会提示警告或错误，如图2-76所示。
图2-76
STEP 3 依次输入凭证各行，并将凭证过账。
外币凭证输入完毕，在查看凭证时，可以通过
按钮来切换显示外币金额和本位币金额，如图2-77所示。
图2-77
如果选中“凭证货币”单选钮，系统显示结果如图2-78所示。
图2-78
如果选中“本币”单选钮，系统显示结果如图2-79所示。
图2-79
从图2-77中可以看到，除了凭证货币和本位币外，还有“集团货币”和“硬通货”两种选择，这是因为，一个公司代码可以有3个本位币，图中的“本币”“集团货币”“硬通货”分别被称为“第一本位币”“第二本位币”和“第三本位币”（后两者也被称为“附加本位币”）。这是在后台配置的，如图2-80所示。
图2-80
路径：IMG>财务会计（新）>财务会计全局设置（新）>分类账>定义主要分类账的货币
事务代码：SM30（表/视图：V_T001A）
多个本位币的作用是，在产生任何一笔凭证时，能同时看到多个本位币的发生额，从而可以在任何时点查看相关科目多个本位币下的金额，出具多个本位币的财务报表。当然，并不是所有公司代码都需要多个本位币。一般地，跨国公司出于同步汇报不同币种财务数据的需要，可以启用2个或3个本位币；某些企业所在国家的货币汇率波动较大时，也可以考虑采用一个基本稳定的货币（如USD）作为第二本位币。
注意
关于图2-80中，第二本位币和第三本位币的“源货币”，SAP原装环境设置的是“2换算以第一本币为基础”，这是容易让企业财务人员感到困惑的。例如，假设中国某企业，第一本位币为CNY，第二本位币为USD，当发生USD交易时，按照换算以第一本币为基础的原则，系统会按CNY金额换算出第二本位币USD的金额，从而导致第二本位币USD金额反倒和凭证货币USD的金额不一致，存在几分钱的尾差。因此，在启用附加本位币的情况下，一定要将“源货币”的设置修改为“1换算以交易货币为基础”。
如果凭证做错了或者做重复了，可以使用SAP提供的凭证冲销功能。既可以冲销一张凭证（单一冲销），也可以冲销一批凭证（批量冲销）。
【业务操作】 以下详细介绍单一冲销的操作。
路径：SAP菜单>会计核算>财务会计>总分类账>凭证>冲销>单一冲销
事务代码：FB08
STEP 1 输入要冲销的“凭证编号”“公司代码”和“会计年度”（这3个字段是定位一张凭证的关键字段）。
STEP 2 选择冲销原因。在SAP中预设了几种冲销原因，如图2-81所示。在国内，只会用到01～04，较为常用的是03和04。此处选择04。
图2-81
冲销原因： 冲销凭证的方式。04“关闭期间实际回转”表示：红字冲销，不记账在先前的日期。
STEP 3
（可选）在冲销前，可以单击
按钮，预先查看、确认该凭证是否是自己所要冲销的凭证。
STEP 4 因为“冲销原因”选择了04，因此需要输入“过账日期”，表明冲销凭证记账在哪一天，如图2-82所示。（如果冲销原因选择03，则表明冲销在原记账日期，这样就可以不输入“过账日期”，但必须确保原凭证的记账期间是打开的）
图2-82
STEP 5
单击“记账”按钮
，生成冲销凭证。系统提示“凭证XXXXX记账到公司代码XXXX中”。此例中，对1000公司代码2010年的凭证100000001冲销后产生的凭证是2016年的凭证10000004。
注意
凭证冲销是有限制的，并不是所有凭证都能通过FB08来冲销。有两类凭证不能通过FB08冲销：①带有清账信息的凭证，必须先重置清账关系，然后才能冲销；②来自后勤业务的凭证，只能从后勤源头进行冲销，不能直接在FI层面进行冲销。
延伸思考1
冲销原因应如何理解？如何选择？
冲销原因是在后台配置的，它实质上是“冲销方式”，决定了是否启用反记账以及冲销产生凭证的记账日期是否和原凭证相同。后台配置如图2-83所示。
路径：IMG>财务会计（新）>总账会计核算（新）>业务交易>调整过账/冲销>定义冲销原因
事务代码：SM30（表/视图：T041C）
图2-83
反记账： 冲销生成的凭证将保持原凭证的借贷方，还是采用红字冲销的方式（负借负贷）。如果是后者，则勾选“反记账”复选框。在国内，红字冲销是比较符合企业习惯的，因此，用户更愿意选择03或04。
替换pos.dt： 其他的记账日期。如果勾选此复选框，表明生成的冲销凭证的记账日期可以和原凭证记账日期不同；如果不勾选，则冲销凭证只能使用原凭证的记账日期。因此，如果是将过去某期间的记账凭证在本月冲销，只能选择02或04；而如果选择01和03，则生成的冲销凭证的记账日期只能是原凭证的记账日期。
综合以上情况，中国企业用户使用冲销原因04更合适，更具有普遍性。
延伸思考2
冲销凭证有哪些特点？
冲销凭证有以下几个特点。
（1）凭证显示时，出现
按钮，如图2-84所示，它可以实现冲销凭证与原凭证来回切换显示。
图2-84
（2）凭证抬头信息中，显示了被冲销凭证的凭证号，如图2-85所示。
图2-85
而在查看原凭证时，抬头信息中显示了“冲销由”信息，即原凭证被哪张凭证所冲销，如图2-86所示。
图2-86
（3）冲销凭证的“凭证类型”一般是AB，从图2-85中可以看出。这是由SAP预设在后台配置中的，如图2-87所示。
图2-87
注意
SAP系统中预设了几十种凭证类型，这些凭证类型的“冲销凭证类型”多数被预设为AB（如给客户开票产生的RV凭证、从客户收款的DZ凭证），这是不合理的。按中国传统习惯，一个凭证被冲销了，冲销凭证和原凭证应该归为一类并装订在一起，这比较合理。而SAP这种做法，是将各类凭证的冲销凭证作为一类。因此，在实施时，建议对SAP预设的凭证类型全面梳理一次，将冲销凭证类型全部设置成和原凭证类型一样。
（4）如果采用了冲销原因03或04，冲销凭证的行项目中，“反记账”字段是被勾选的，如图2-88所示。
图2-88
延伸思考3
反记账有什么效果？
反记账的效果，就是虽然从记账码上看是贷方，但是实际上是借方的负数；记账码上是借方，实际上是贷方的负数。可以通过科目发生额的查询发现这一效果，如图2-89所示，科目440000在冲销凭证中显示为贷方，但是在科目余额查询时，体现为借方的负数。
路径：SAP菜单>会计核算>财务会计>总分类账>账户>显示余额（新）
事务代码：FAGLB03
图2-89
科目余额查询的具体操作方法，将在2.5节中介绍。
延伸思考4
批量冲销如何使用？
批量冲销凭证是将一批凭证同时选中，进行冲销。它应用的情况比较少，一般是针对批量导入形成的凭证进行冲销。例如，期初切换系统时，导入了一批凭证，结果发现有错误，需要批量冲销。
路径：SAP菜单>会计核算>财务会计>总分类账>凭证>冲销>批量冲销
事务代码：F.80
操作界面如图2-90所示（具体操作从略）。
注意
批量冲销凭证因为处理的凭证量比较大，因此一定要慎重。建议先测试运行，确认无误后再正式运行。
图2-90