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你的受众越具体，你就越能成功地进行沟通。避免使用“内部和外部的利益相关者”或“任何感兴趣的人”这样空泛的词语描述受众，因为一次性尝试与太多需求不同的人沟通，远没有与细分的一部分受众沟通高效。有时，这意味着针对不同的人采取不同的沟通方法。细分受众的方法之一便是识别决策者。你对受众了解得越多，就越能准确理解如何与之产生共鸣，如何在沟通中满足双方的需求。
思考你与受众的关系，以及你期望他们如何看待你，对沟通是非常有帮助的。这次沟通是你们首次见面，抑或双方已经相识？对方已经视你为可以信赖的专家，抑或你还需要努力树立威信？这些考虑对于组织沟通的结构，以及判断是否及何时使用数据都非常重要，并且会影响你所讲的整个故事的顺序和信息量。