5 公文用纸幅面尺寸及版面要求

【 章节解读 】

对公文用纸幅面尺寸及版面做出要求，是为了保证各级党政机关公文制作的标准化和统一性，使党政机关公文格式的表现形式更为规范。从而以一个整体的形象，充分体现公文的权威性和严肃性，保证党政机关公文特定效力的发挥。

【 标准条款 】

【 条款解读 】

A4型纸是国际范围内公文用纸的共识，与之相配套的计算机、打印机、复印机、传真机等办公设备也广泛以A4型纸为基本标准。

其幅面尺寸为210mm×297mm，在打印纸和复印纸的包装上能够直接看到，办公人员使用时只要留意一下即可。特殊情况下，可以将A3型纸对裁成A4型纸，作为不得已时的一种应急方法。

对于WPS Word文字处理软件而言，幅面尺寸就是页面设置时选取的纸张大小，并默认为A4型纸。

【 标准条款 】

【 条款解读 】

在《格式》起草组主要成员撰写的《应用指南》一书中指出，之所以如此规定“页边与版心尺寸”的具体数值，主要原因有三点，首先造成整体版心尺寸略微下沉，使人感到公文的庄重性；其次天头的空间多一些，利于公文的多样化办理；最后因为订口略大于切口，使得公文完成装订后，可以产生公文水平居中的视觉效果。

WPS Word文字处理软件页面设置为“普通”页码范围时，公文首页天头（上白边）为页面设置的上页边距，对应的下白边即为页面设置的下页边距。同样的，订口（左白边）为页面设置的左页边距，对应的切口（右白边）即页面设置的右页边距。

这里需要注意的是天头（上白边）和订口（左白边）的尺寸标准均允许有“±1mm”的误差。但对于WPS Word文字处理软件而言，不能简单地将其理解为天头（上白边）和订口（左白边）可以误差“±1mm”，而是应该视作与下白边、右白边（下页边距、右页边距）的对应关系。即如果天头（上白边）“-1mm”，那么相应的下白边应该“+1mm”；或者如果天头（上白边）“+1mm”，那么相应的下白边应该“-1mm”。对于订口（左白边）“±1mm”的允许误差与切口（右白边）之关系亦如是。只有这样，WPS Word文字处理软件的页面设置才能满足版心尺寸为156mm×225mm的要求（注：版心尺寸=幅面尺寸-上下白边和左右白边）。

【 标准条款 】

【 条款解读 】

在随后的条目中读者可以逐渐了解到，就字体而言，“如无特殊说明”包括：

1）发文机关标志、各类标题均使用小标宋体字；

2）份号字体自定；

3）密级和保密期限、紧急程度使用黑体字；

4）签发人姓名使用楷体字；

5）附件无论是否与正文一起装订，另面编排的附件的“附件”二字和顺序号使用黑体字；

6）文中结构层次序数第一层使用黑体字，第二层使用楷体字；

7）页码使用半角宋体阿拉伯数字。

就字号而言，“如无特殊说明”包括：

1）发文机关标志字号自定；

2）正文标题使用2号字号。复合体文、附件的标题应小于2号字号，如果纵向表格、横排表格、图表、逻辑图形、图片有标题，亦应小于2号字号；

3）版记内的所有要素如抄送机关、印发机关和印发日期等，均使用4号字号；

4）页码使用4号字号；

5）《格式》未规定但实务中可能会出现的“标题题注”，使用4号字号。

而“字体和字号特定情况可以做适当调整”，除少数民族文字外，应当理解为就西文和阿拉伯数字而言。3号仿宋体字是汉藏语系字体中庄重、美观的一种，但对于处理西文和阿拉伯数字来说就未必。比如：

仿宋字体输入英文字母和阿拉伯数字效果

以及使用Times New Roman字体输入效果

平心而论，当文中出现大段的西文和阿拉伯数字时，使用特殊字体也是一种选择，这就是“特定情况可以做适当调整”的含义所在。

【 标准条款 】

【 条款解读 】

在对第3.1条和第3.2条的解读中，说明了就印刷格式而言，公文使用的3号仿宋体字的“字高”和“字宽”均约为5.54mm，也由行的定义计算出通用公文格式的“行高”约等于10.39mm。《应用指南》一书解释，之所以如此规定“行数和字数”的具体数值，主要原因如下：

1）3号仿宋体字的字宽约为5.54mm，28个字的总宽度则为155.12mm，取整后即等于版心宽度156mm；

2）使用225mm的版心高度，除以每行约等于10.39mm的行高，“四舍五入”正好能排布22行。

反过来，对于WPS Word文字处理软件而言，上述即为在页面设置的文档网格进行如下设定：

1）每行指定的字符数为28个，即视为“一个汉字宽度的距离”约为5.57mm。需要解释的是，因为即使在中文输入法“全角”状态下也存在着不完全占位1个字符的标点符号，设置的每行28个字符数偶尔因版面自动调整的关系，包括标点符号在内可能出现29个字符（注：专业排版软件可能亦是如此）；

2）每页指定的行数为22行，即视为一行的高度约等于10.23mm。

如上所述可以看到，印刷格式和电子格式的“字宽”和“行高”，均有略微的极小差别。而本书后续内容引用的“字宽”和“行高”，均为电子格式而言的计算结果，即版心尺寸除以每行的字数以及每面的行数，特此说明以避免混淆。

所谓“撑满版心”，就是将包括文字、线条、图形在内的全部内容，在版心尺寸内铺满。但这里的“撑满”，并不是“越紧凑越好”的意思，而是指严格按照《格式》要求，完整、规范地进行编排。

对于WPS Word文字处理软件来说，就是按照《格式》步骤完成公文编排之后，还要检查是否“两端对齐”，以及“段落间距”“行间距”“字符间距”是否正常。做到了上述这些，就达到了“撑满版心”的要求。

“特定情况可以作适当调整”，详见本章第7.3.5.5条内容。

【 标准条款 】

【 条款解读 】

除了正文中可能出现的图表、逻辑图形、图片之外，通用公文格式仅有发文机关标志、版头中的分隔线、印章（签名章）等文字、线条、图形使用红色。特别需要留意的是，版记中的分隔线使用黑色，而非是与版头中的分隔线相对应的红色。 OTixJaRooFNk92eQNAg5mK0EGTViQRyv/2qwXfKRmnFmGltUEcZrc1oDd75pvLu1