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在正式开始本书内容之前，还有几点总概性的事项需做统一说明。
（1）《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），除部分用以强调说明之外，其余均简称为“《条例》”。书中引用的《条例》部分，均按照原文体进行书写，比如：“根据《条例》第九条第（十一）、（十二）、（十三）点规定”。
（2）GB/T 9704—2012《党政机关公文格式》，除部分用以强调说明之外，其余均简称为“《格式》”。书中引用的《格式》部分，均按照原文体进行书写，比如：“如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字”。
（3）《GB/T 9704—2012〈党政机关公文格式〉国家标准应用指南》，除部分用以强调说明之外，其余均简称为“《应用指南》”。
（4）本书所称的“办公人员”指广义上的办公人员，即在各类工作中涉及公文的拟、商、审、签、印、发、收、办、存等部分环节或某个环节的人员。
（5）《格式》部分未涉及的体式，本书亦不涉及。
（6）除部分用以强调说明之外，本书在编写过程中所安装和使用的免费WPS Office 2019文字处理软件，版本号为W.P.S.8696.12012.2019，全书内容均以此版本为准。如有不同之处，请读者检查安装版本号是否有异。
（7）除书中所述操作之外，其余均应保持WPS Office 2019首次安装后的默认状态，不做改动。文字处理软件的实际操作部分，均使用其术语进行书写，比如WPS Word 2019的“在‘字号’下拉列表中选择‘三号’字”。
（8）部分演示图片，或是因为篇幅原因对不必要的内容进行了裁剪，或是为更加直观描述进行了组合，还有部分图片添加了“描红强调”和“文字性说明”等特效，但均来源于实际操作过程中的真实截图。
（9）书中所述的操作，属于传统、正规的文字处理软件的使用方法，未涉及右键操作。读者熟悉规范排版方法后，可自行尝试右键操作，以提高编排速度和工作效率。
（10）本书编写过程中，所使用到的各种软件无论属于免费还是付费，均为官网下载的正版软件；所使用到的各种硬件，以及参考文献中列出的书籍（不包括公开性文件），亦为正规渠道购买。希望以作者自己的绵薄之力，提高全社会的知识产权保护意识。
第一章简介
作为全书首个章节，本章着眼于运用通俗易懂的公务语言和WPS Word文字处理软件术语，对GB/T 9704—2012《党政机关公文格式》所有条目，逐一进行全面细致的解读。
解读时，首先使用方框形式逐项列出《格式》条目原文，简称为“标准条款”。之后，在“条款解读”内容中对该条目进行详细分析研究，必要时辅之以表格或图形，以便清楚精准地予以描述。本章的开始和结尾还编写了“解读绪言”和“解读结语”，对于部分重要的条款还配有“章节解读”。
整个解读，既有斟字酌句的“抠字眼”，又有对《格式》未明确规定之处的补充；既有对传统公文精神的坚守，又有结合现代发展趋势的发散性思维拓展。突出体现在回答传统公文格式“为何这么规定”，WPS Word文字处理软件“该怎么做”，新的历史条件下又有哪些“可以延伸或创新的地方”？