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1.1 新建文档。首先，按照第二章第1.2小节的步骤新建一个WPS Word文档。
1.2 调出“页面设置”对话框。单击菜单栏左侧“文件”选项卡的灰色向下箭头命令按钮，打开“文件”菜单的“页面设置”子菜单，如图3-1所示。
图3-1 调出“页面设置”对话框
1.3 确认纸张大小。在出现的“页面设置”对话框中，选择第二项“纸张”选项卡。通常默认的纸张大小即是A4，如若不是，则在“纸张大小”下拉列表中选择“A4”。之后，确认自动显示的宽度为210mm，高度为297mm。以上，如图3-2所示。此时勿要确定退出，以便继续下一步的设置。
进入“页面设置”对话框的第一项“页边距”选项卡。在页边距区域的“上（T）”“下（B）”“左（L）”“右（R）”输入框中，分别输入尺寸数值37mm、35mm、28mm、26mm。上述页边距数值设定完毕，即可实现156mm×225mm的版心尺寸。在这里，T、B、L、R分别代表上下左右Top、Bottom、Left、Right的英文缩写，直接在键盘上单击上述任何一个字母，或者某些机型使用控制（Ctrl）键+上述任何一个字母，即切换到相应的输入框选项。需要说明的是，WPS Word大部分功能选项的英文缩写均照此编排，之后的内容若非其他特例，将不再另行解释。
接下来，检查“装订线位置”“装订线宽”是否为系统默认的“左”和“0mm”。如若不是，将其修改为“左”和“0mm”。在方向区域，确认选择为“纵向（P）”图像框。其他功能选项，保持系统默认方式不做变动。以上，如图3-3所示。
继续进入“页面设置”对话框的第四项“文档网格”选项卡，打开下方接近居中处的“字体设置”命令按钮。在出现的“字体”子对话框的“字体”选项中，在“中文字体（T）”下拉列表中选择“仿宋”，在“西文字体（X）”下拉列表和“复杂文种字体（F）”下拉列表中亦选择“仿宋”。“字形（Y）”与“字形（L）”下拉列表均选择“常规”，此外，“字号（S）”与“字号（Z）”下拉列表也都选择“三号”。以上，如图3-4所示。上述确认无误后，单击“确定”退出“字体”子对话框，以继续进行其他方面的设置。
图3-2 纸张选择
图3-3 页边距设置
图3-4 文档网格字体和字号设置
回到第四项“文档网格”选项卡主界面之后，首先在网格区域选中“指定行和字符网格”。接着在“字符”输入框中，每行填写数值28；在“行”输入框中，每页填写数值22。其余部分不做变动，保持WPS Word的默认状态。以上，如图3-5所示。
图3-5 文档网格行数和字数设置
【 补充说明 】
需要说明的是，第3节“字体和字号”与第4节“行数和字数”的设置先后次序不能颠倒。根据实际操作对比，如果先设置“行数和字数”，再设置“字体和字号”，则会改变先前在“行数和字数”中每行28字、每页22行的设置。
《格式》第5.2.4条要求：“如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色”。接下来就要设定文字的颜色。
5.1 “颜色”下拉列表取色。同本章第3节步骤，再次进入“页面设置”对话框的第四项“文档网格”选项卡，打开下方接近居中处的“字体设置”命令按钮。在出现的“字体”子对话框的所有文字区域，单击“字体颜色”下拉列表之后的黑色小倒三角命令按钮，在“主题颜色”下拉列表中选择“黑色，文本1”。以上，如图3-6所示。其余部分不做变动，保持WPS Word的默认状态，单击“确定”退出“字体”子对话框。但是，不要继续单击“确定”退出“页面设置”对话框，以便后续设置。
5.2 RGB自定义数值取色。关于颜色的设定，还有一种方法是RGB自定义数值取色。首先，同第5.1小节调出“主题颜色”下拉列表，在出现的选项组中选择“更多颜色”（见图3-7）。
图3-6 “颜色”下拉列表取色
【 补充说明 】
当此处再次进入“字体”对话框，会发现“西文字体（X）”下拉列表由设定的仿宋字体自动变更为“使用中文字体”。这时对这种系统的自动设置无需多虑，如果在国标公文文档网格中输入西文字体时，WPS Word显示和采用的仍然是第3节“字体和字号”设定的仿宋体字。假若出于保险起见，也可以像本演示举例一样，再次将其确认为“仿宋”。当然，如有需要将西文字体设定为其他字体时，必须按此方法选择需要的字体。
之后，在出现的“颜色”子对话框中，进入第二项“自定义”选项卡。检查“颜色模式”是否为系统默认的RGB，确认无误后在“红色”“绿色”“蓝色”输入框中分别填写数值0、0、0（见图3-8），单击“确定”退出。
图3-7 调出“更多颜色”
图3-8 RGB自定义数值取色
之后内容中有关颜色的部分，会在其后标明（RGB取色：×、×、×），以此代表可根据本小节所述步骤，进行RGB自定义数值取色，特此说明。
至此，第一部分《公文用纸幅面尺寸及版面要求》就完成了。幅面尺寸及版面要求的确定，为之后内容的制作打下了基础。
在使用WPS Word完整规范制作国标公文的过程中，为了更好地完成公文各要素的编排，必须使用WPS Word的几项功能作为辅助，分别是设置文档网格（总绘图网格）、显示网格线、调出行号。需要说明的是，本文所指的总绘图网格，同时也是由第4节“行数和字数”所组成的国标公文档网格。
6.1 设置国标公文文档网格（总绘图网格）
6.1.1 进入绘图网格。同样在“页面设置”对话框的第四项“文档网格”选项卡，单击“字体设置”命令按钮旁边的，即位于界面右下方的“绘图网格”命令按钮，进入“绘图网格”对话框（见图3-9）。
图3-9 进入绘图网格
6.1.2 文档网格（总绘图网格）设定。在出现的“绘图网格”对话框的对齐区域，勾选多选框“对象与网格对齐（S）”。在网格设置区域的“水平间距”输入框填写数值“1”字符，“垂直间距”输入框填写数值“1”行。之后，在网格起点区域保留系统默认勾选的“使用页边距”，同时勾选“在屏幕上显示网格线”多选框。随即，在下方的“水平间隔（H）”输入框填写数值“1”，但不勾选“垂直间隔（T）”多选框。以上操作，如图3-10所示。
6.2 显示网格线 单击“确定”退出“绘图网格”对话框后，在页面中可以看到，整个版心尺寸已经被第4节设定的行数所分隔，即被23条虚线分隔成22行（见图3-11）。因其在之后制作的大部分过程中必须始终存在，所以这里将该水平间隔为1行时所显示的绘图网格，称之为“国标公文文档网格（总绘图网格）”。
图3-10 设置绘图网格
图3-11 国标公文文档网格（总绘图网格）
当然，在少部分公文要素的编排时，因总绘图网格不足以提供足够的制作精度，还必须将其细化成为10μm级别的“分绘图网格”。10μm级别的“分绘图网格”精度与显示比例亦有关系，它们之间的对应关系如表3-1所示（注：正常行文不勾选垂直间隔）。
表3-1 显示比例与绘图网格精度对应表
在第一章对《格式》第3条解读后的【条款小结】中提到，“字”与“行”构成了版心尺寸的二维横纵轴坐标体系。对于WPS Word文字处理软件而言，该二维横纵轴坐标体系称之为文档网格。在此基础上，WPS Word文字处理软件继续发展出了绘图网格，该功能可以提供最小至10μm（0.01mm）级别的二维横纵轴坐标体系，用于绘制、移动、调整比如图表、图形、图片、表格等，以及包括其他嵌入另一个程序中的形式。而所有这些嵌入另一个程序中的形式，均被WPS Word文字处理软件统称为OLE对象。
【 补充说明 】
OLE，全称为Object Linking and Embedding（对象的链接和嵌入），是允许在多个应用程序之间互相操作，可重复的即插即用式组件对象模型。对于WPS Word文字处理软件而言，即在一个文档中，加入来自于不同源应用程序所产生的不同格式数据，通常使用到的比如有图表、图形、图片、表格等。
通过OLE技术，可以快捷实现WPS Word各项模块和功能组件的调用，使之协同工作从而创建复合文档。
上述绘图网格和OLE对象，就是第6.1.2小节“绘图网格”对话框的对齐区域的两个多选框选项中，所指代的“网格”和“对象”。即当需要绘制、调整、移动OLE对象时，可以在“对象与网格对齐”和“对象与其他对象对齐”两个选项中选择不同的对齐基准或组合。
顾名思义，“对象与网格对齐”就是OLE对象以绘图网格为基准对齐。需要绘制、调整、移动的OLE对象，会自动吸附到最近的绘图网格的横轴线或纵轴线上。简单的说，就是OLE对象对齐于绘图网格二维横纵轴坐标体系中最近的格子（单位间距）的上、下、左、右边缘，而不能进入到格子（单位间距）的内部进行绘制、调整、移动。此时，格子（单位间距）不仅控制着OLE对象的最小移动距离，也控制着OLE对象尺寸变化的最小调整单位。同样的，“对象与其他对象对齐”是指OLE对象以其他OLE对象为基准对齐。此时，需要绘制、调整、移动的OLE对象，会自动吸附到最近的其他OLE对象的上、下、左、右边缘。
从上述解释中可以得知，当文字处理工作多数以文字内容为主时，对齐方式应选择“对象与网格对齐”。反之，如果文字处理工作以各种OLE对象为主要应用时，则应调整为“对象与其他对象对齐”。
需要说明的是，选择了“对象与网格对齐”，并不意味着“对象与其他对象对齐”就不起作用了，仅是此时“对象与其他对象对齐”的效果不那么明显。反过来，假如选择了“对象与其他对象对齐”，那么“对象与网格对齐”的使用效果也会随之降低。
当同时选中“对象与网格对齐”和“对象与其他对象对齐”两个多选框时，系统执行的是“对象与网格对齐”方式。如果“对象与网格对齐”和“对象与其他对象对齐”同时都不选，需要绘制、调整、移动的OLE对象就变身为“自由人”，既不以“网格”也不以“其他对象”为基准对齐，而是一切以绘制、调整、移动时所到达的位置为准。以上，对于使用WPS Word文字处理软件排版国标公文格式有着很大用途，需要在实际制作过程中恰到好处地掌握对齐方式的转换时机。
6.3 调出“行号”。为了更好更直观地检查制作国标公文中的各行分布情况，可以调出WPS Word“行号”功能。单击菜单栏左侧“文件”选项卡的灰色向下箭头命令按钮，打开“视图”菜单的“行号”子菜单，在出现的下拉列表中选择“连续”（见图3-12），即可在每行行首显示各自行号。
图3-12 调出“行号”功能
“行号”被调出后，文档每产生新的一行，新一行的行首的左白边均会自动显示所在行的行号。由于第4节设定的行数，国标通用公文格式的每面版心尺寸内，至多可以显示22个行号（见图3-13）。此时，行号与总绘图网格一道，清晰勾勒出版心尺寸的基本轮廓，因为可见而使整个页面构成变得更加具有直观性，从而大大方便了使用WPS Word完整规范排版国标公文的制作。
调出“行号”的目的在于辅助公文制作，但行号属于可打印内容，所以公文制作结束后，务必取消行号使其不再显示。
图3-13 国标公文档网格（总绘图网格）和行号