【 章节解读 】
在公文正文中,常常会使用到一些横排表格。这些横排表格,或是把某些情况、观点、意见等,通过汇总于表格的形式予以直观表达;或是列明需要使用或者已经发生的具体数据,辅助说明或佐证。还有的,是与正文一起装订的附件表格,多用于平行部门或下级部门作为反馈使用,比如各类数据统计表、信息调查表等。还有的,是不与正文一起装订的附件表格,多是一些大量数据或文字的罗列。这样,就产生了为这些横排表格编排页码的需要。
【 标准条款 】
8 公文中的横排表格
A4纸型的表格横排时,页码位置与公文其他页码保持一致,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。
【 条款解读 】
本条目的内容非常简单,看似“平淡无奇”。但话里话外,却使原有设定的版面和“页边与版心尺寸”发生重大变化。
需要特别注意的是,“表格横排时,页码位置与公文其他页码保持一致”的表述非常容易引起误解。这里要表达的并非是对应第7.5条在公文正文页面上“单页码居右空一字,双页码居左空一字”之要求,而是指横排表格的页码位置在公文印品(打印件)阅读时,应该与公文正文纵向页面的页码设置效果相同,使人可以顺着纵向页面的页码设置依次往下看。这段表述,来源于《应用指南》对本条目的解释。
澄清了“表格横排时,页码位置与公文其他页码保持一致”的易引起误解之处后,就可以清楚得知,该条目间接规定了在横排表格中,单页码应位于表格的左下角,即装订后以公文正文的纵向页面依次往下看的右下角;双页码应位于表格的左上角,即装订后以公文正文的纵向页面依次往下看的左下角。对于WPS Word文字处理软件而言,就是单页码应位于横排表格页脚部分的左下角,双页码应位于横排表格页眉部分的左上角。
因此可以得知,横排表格页码的编排位置,与第7.5条规定的公文正文纵向页面的页码编排位置迥然不同,在制作过程中必须进行针对性的调整。如果不“对症下药”,而是生搬硬套第7.5条对公文正文纵向页面的页码编排规定,那么装订之后横排表格的单页码会出现在版心尺寸右上角位置,而横排表格的双页码会出现在版心尺寸右下角位置,这些都不符合《格式》对横排表格页码编排的欲表之意。
综上所述,相比于纵向表格,意味着此时横向表格进行了顺时针90°旋转。就《格式》而言,这导致了横向表格的版面和“页边与版心尺寸”发生如下两个重大变化:
1)横向表格的版面由纵向页面改变为横向页面,幅面尺寸为297mm×210mm。
2)横向表格的“页边与版心尺寸”也发生变化,版心尺寸变化为225mm×156mm,页边随之顺时针旋转90°。以单页码的纵向表格转换成横向表格为例,具体有:
原来的天头即上白边(上页边距)→右白边(右页边距)
原来的订口即左白边(左页边距)→天头即上白边(上页边距)
原来的右白边(右页边距)→下白边(下页边距)
原来的下白边(下页边距)→左白边(左页边距)
针对上述页边的变化,WPS Word页面设置的页边距需要相应调整为上页边距28mm±1mm,下页边距与上页边距相对应为26mm±1mm,左页边距35mm±1mm,右页边距与左页边距相对应为37mm±1mm。页眉和页脚边距调整为页眉17mm,页脚18mm。
以上版面和“页边与版心尺寸”的重大变化,《格式》未予以条目形式的规定,但又以间接形式变相说明。所以在实务中,必须进行一系列“纵改横”的对应转换。横排表格正确完成编排之后的样式,可以参考图1-1和图1-2的页面模型。其具体制作方法,详见第三章第35节的内容。
图1-1 单页码页面模型——横排表格版面由纵向页面到横向页面转换图
图1-2 双页码页面模型——横排表格版面由纵向页面到横向页面转换图
此外,同第7.3.3小节对纵向表格的解读,如果横排表格较长超过一面,应在第二面续接的表格再行制作顶端行“表头”,避免第二面续接的表格在印刷或打印完毕后,仅能呈现左侧列“表头”而缺乏顶端行“表头”造成不易阅读和理解。
特别需要注意的是,即使位于公文最后1个偶数页的横排表格仍有版心尺寸空间,但也不能承载版记。版记必须制作在含折页在内的纵向页面上,以与版头首尾呼应。
本条目仅仅是针对A4型纸横排表格的规定,那么有读者会问:“超A4型纸横排表格又该如何编排页码呢?”这个问题确实存在,特别是A3型纸甚至更大型纸的横排表格,在涉及设计、施工领域的公文中常会出现。在后续的第三章第33.4小节及其第六大部分公文中的横排表格相关内容,将就此部分内容展开试验探索性的研讨。