7 公文格式各要素编排规则

【 章节解读 】

《条例》第九条规定，公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章（签名章）、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。《格式》第7条的内容，就是要解决通用公文格式这些公文基本要素的编排问题。

【 标准条款 】

【 条款解读 】

通用公文格式各要素的划分，详见以下汇总表。

需要说明的是，“页码”位于版心尺寸之外，不属于版头、主体、版记的任何一个部分。还有“二维码”“复合体文”（含标题题注）“附件嵌套子附件”“印刷份数”“翻印机关和翻印日期”，以及正文可能出现的子要素“纵向表格”“图表”“逻辑图形”“图片”等，甚至尚未被列入《条例》和《格式》规定的要素，但在目前的实际工作中，应用却比较广泛。所以后续第三章，将在《格式》“规定动作”的基础上，对这些还没有涉及的内容，展开试验探索性质的研究和初设。

其中，对于WPS Word文字处理软件而言，二维码、图表、逻辑图形、图片都不属于文本层或文本层的下层，而是属于图形层。

【 标准条款 】

【 条款解读 】

根据《条例》第九条第（一）点规定“涉密公文应当标注份号”，因此份号不属于《格式》的“必填项”。也就是说，“份号”与随后的“密级和保密期限”是联体出现的，只有绝密、机密、秘密的公文，才应标注份号。此外，如第5.2.2条解读所述，份号字体可以自定。

公文份号是指具有同一发文字号的公文，印制成若干份时，每份的各自顺序编号。公文份号用以掌握该公文总印数中的每份公文的流向，防止遗失或混淆。在发文登记环节，要按照公文份号填写不同的送达机关（包括主送和抄送）；而在收文登记环节，则要检查收到的公文份号是否与来文封袋上记载的公文份号一致。

由此得知，公文如果标注了份号，必然不止1份。这样，如果公文通过打印机成印，每打印1份就需要手动修改1次份号。份数不多还好办，但份数较多时工作量无疑很大，而且容易出错。此时，WPS Word文字处理软件提供的“宏”功能不啻是较好的解决方法，使其在打印时按总份数自动编排份号，一次性地打印完毕。其编程、设置和操作等事项，详见第三章第36.3小节介绍。

【 标准条款 】

【 条款解读 】

根据《中华人民共和国保守国家秘密法》第十条规定，国家秘密的密级分为绝密、机密、秘密三级。绝密是指最重要的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受特别严重的损害。机密是重要的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受严重的损害。而秘密则是一般的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受损害。国家秘密的保密期限，除另有规定外，绝密级不超过三十年，机密级不超过二十年，秘密级不超过十年。

国家秘密涉及定密、保密、解密等三个主要环节。虽然《中华人民共和国保守国家秘密法》对密级进行了定义，但因为无法形成条例式的标准，所以在实际操作中受人的主观意志的影响比较大。此时，办公人员应当慎用“行政自由裁量权”，同时根据本机关、单位的工作需要和规定程序，与相关部门的人员一道，“合情、合理、合法”地制定密级和保密期限。特别要注意把保密工作与保障公众合法知情权相结合，不能“到处是秘密”，否则保密工作就失去了应有之义。另一方面，确定了具体的“密级和保密期限”之后，办公人员必须按照《格式》要求在公文上标注，并进行严格管理。秘密如果失去了严格管理，那么只能称之为“树洞的秘密”。最后，要将保密期限到期的定密公文及时解密，向社会公众开放浏览权限，做到信息畅通。

因为“密级和保密期限”是与“份号”联体出现的，所以同样不属于《格式》的“必填项”。换句话说，就是“密级和保密期限”当且仅当顶格编排在版心左上角第二行。此外，“密级和保密期限”以及随后第7.2.3条的“紧急程度”的字体，是第5.2.2条提及的特定情况，即使用3号黑体字。

关于“密级和保密期限”间隔号的使用，《格式》未做明确规定，但在《格式》第11条所展示的式样图2和图3中，“密级和保密期限”之间使用了“★”作为间隔号，比如“机密★1年”（注：正确应为11～20年之间）。还有一种情况，就是只有“密级”而没有“保密期限”，严格来说这种编排是不规范的。但在《格式》第11条式样图4中，此时“密级”两字之间要空1字（即WPS Word中文输入法“全角”状态时的1个字符），以“份号”为基准两端对齐，比如“机密”。

【 标准条款 】

【 条款解读 】

根据《条例》第九条第（三）点规定，紧急程度是公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度的需要，公文可以分别标注“特急”和“加急”。

“古有烽燧连台、今有紧急公文”，标明紧急程度就是为了确保紧急事项的迅速处理。特急公文，是指事关重大而又十分紧急，必须以最快速度完成流转和办结的公文，要求在8h内阅示并于3天之内办结。而加急公文，紧急程度低于特急公文，但涉及的也是重要工作，要求在24h内阅示并于五天之内办结。虽然“特急”和“加急”公文有上述时限规定，但特殊情况下，还可以在附注中标明“在×日×时前办结”。

办公人员特别需要注意的是，有了紧急公文，并不意味着未标注紧急程度的常规公文就无关紧要了。常规公文虽然按照正常工作程序和速度进行拟制、周转、办理，但常规公文也要及时完结。

紧急程度亦不属于《格式》的“必填项”。如需标注紧急程度，同样按照“份号”与“密级和保密期限”的有无情况，自版心左上角从上而下地分行顶格编排。换而言之，如果有联体出现的“份号”与“密级和保密期限”，则“紧急程度”顶格编排在版心左上角第三行。如果没有联体出现的“份号”与“密级和保密期限”，则“紧急程度”的编排位置相应提前至第一行。

接第7.2.2条解读，如果“份号”与“密级和保密期限”均有，之后“紧急程度”的两字之间不空字。但只有“份号”与“密级”时，那么“紧急程度”也要与“密级”一样，两字之间空1字，以“份号”为基准两端对齐，比如“特急”。关于这一点《格式》未做规定，但在其第11条式样图4中进行了明确的展示。

同样的，假如没有“份号”和“密级和保密期限”的话，“紧急程度”相应提前至第一行编排，两字之间也必须空1字。

【 标准条款 】

【 条款解读 】

发文机关标志即通常所称的“红头”，适用于《条例》规定的所有法定文种。发文机关标志如果使用全称，应以批准该机关成立的文件所核定名称为准，且与发文机关印章“图文相符”。发文机关标志如果使用简称，也应由上级核定。如果批准该机关成立的文件未核定，也可使用自定的，但自定的发文机关标志简称，必须已经通过书面形式广为通知。

发文机关标志上边缘，至版心上边缘（即WPS Word页面设置的上页边距）为35mm。需要特别注意的是，此处的“发文机关标志上边缘”指“发文机关标志字体上边缘”，这在使用WPS Word文字处理软件完整规范编排党政机关公文格式的过程中，是一个非常关键的技术“节点”。也就是说，由于WPS Word文字处理软件中字体固有边距的存在，从发文机关标志起至主送机关结束，应以“标准行高值定值10.23mm”对下空 N 行的“行”进行定义，而非“段落”、“行”的通常概念标准。这样，结合第5.2.3条解读的行高计算可知，发文机关标志上边缘落于版心第3行下横线的稍下方，即第4行上半部分的位置，正好可以满足“份号、密级和保密期限、紧急程度”同时存在时的排布。

发文机关标志可以有“文件”二字，也可以不加。但如果有“文件”二字，必须置于发文机关全称或者规范化简称之后，且联合发文机关标志仅使用一个“文件”二字。发文机关标志无论使用全称还是简称，或者有“文件”二字还是无“文件”二字，《格式》均要求居中排布。这里所说的“居中排布”，指发文机关标志在版心尺寸内居中的同时，字间距也应适中，不能使发文机关标志的总宽度与版头中的分隔线宽度相差过大，即满足《格式》所要求的“醒目、美观、庄重”的原则。

《格式》未对发文机关标志包括最大字号在内的字号数值做出具体规定，但从遵循实际的角度出发，中央以下地方、部门的党务发文机关标志的字高，不能超过中共中央发文机关标志专用字体的字高28mm，换算成字号数值就是不能大于85磅。国务院以下地方、部门的行政发文机关标志的字高，不能超过国务院发文机关标志专用字体的字高22mm，换算成字号数值就是不能大于62磅。

同时，根据《格式》字号由前往后依次递减的“不成文”规律，发文机关标志的字号也不应小于标题的二号字，即不小于22磅。

《条例》第九条第（四）点规定，联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。如果并用联合发文机关名称，一般以主办机关在前，分行连续标注所有联合发文机关名称，做到上下居中排布，其余要求，同单一机关发文。这里需要注意的是，虽然大多数时候，主办机关的重要性无疑与其排位先后次序相符，但有时也并不意味着主办机关就一定比其他联合发文机关等级更高。此时，仅能说明在该份公文办理中，主办机关扮演着“召集人”的角色。

此外，对于WPS Word文字处理软件而言，超长单一发文机关标志（即超出一行的单一发文机关标志）的编排，类似于联合发文机关标志的制作。还要特别注意的是，在使用WPS Word文字处理软件设置发文机关标志字号、行间距（行高值）以及位置等的过程中，发文机关标志自身会产生磅值损失和位置损失，造成先前设置的国标公文“显性”文档网格与此时实际编排的“隐性”文档网格产生偏差。所以在完成发文机关标志的制作之后，还要调整发文机关标志下方第2行的行间距，以补偿发文机关标志自身的磅值损失和位置损失，从而配合后续发文字号和版头中的分隔线的编排。以上具体的技术操作方法详见第三章第11节相关内容。

【 标准条款 】

【 条款解读 】

“发文字号”又称“文号”或“发文号”，是某个发文机关在一个年度内所发相同公文种类之总数的顺序编号，由发文机关的办公部门负责根据实际发文数统一依次编排。根据《条例》第九条第（五）点规定，发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

发文机关代字位于发文字号首位，是发文机关的办公部门为本机关所有单位、部门制定的规范化缩写。它包括三个前后衔接的层次，首先是发文机关代字，其次是发文机关的主办公文部门的代字，最后是公文种类的代字。其中，前两个层次是必不可少的，最后一个层次则属于“选填项”。

比如“中办发”，“中”代表发文机关“中共中央”，“办”代表具体主办部门“办公厅”，“发”则代表着“发文”，合称起来就是“中共中央办公厅发文”。这里的“发”，多指代“通知”“通报”等通用公文格式承载的公文种类代字。同理，还有“中办函”发文机关代字，代表了“函”的特定公文格式种类代字。同样的，“国办发”则代表国务院办公厅发文，其相应特定公文格式种类代字编排亦与“中办”相同。

发文机关代字不宜过多，在同一系统内互不混淆的情况下（注：指不能与本机关所能够涉及的其他发文机关代字重复或产生歧义），越简化越好。从这个角度来说，如果机关发文数量较少，发文机关代字的最后一个层次即公文种类的代字可不编入，以降低公文管理的复杂程度。

发文字号的年份应使用阿拉伯数字标全。发文顺序号则应避免两个常见笔误，即注意发文顺序号不加“第”字，也不编虚位。

行文类型为上行文时，发文字号必须始终“与（最后一个）签发人姓名处在同一行”。这个规定，与《格式》第7.2.7条“发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线”相互对应。比如，当联合行文有多个签发人，如果发文字号不与最后一个签发人姓名同处一行而是处于其之上的行，那么版头中的分隔线就无法完全起到分隔版头和主体的作用，势必造成版头中的分隔线之下还有少部分只能出现在版头中的签发人姓名。

就WPS Word文字处理软件排版来说，发文字号的编排也会产生位置损失。但其因为空间局限和自身原因，无法实现自我补偿，所以必须转入之后的标题要素进行补偿。

【 标准条款 】

【 条款解读 】

《条例》第九条第（六）点规定，上行文应当标注签发人姓名。这句话有两层意思：一是只要上行文，就必须标注签发人姓名，否则无效；二是对于平行文、下行文而言，体现为党的民主集中制的集体领导形象，所以均无需标注签发人。因此，《格式》所称“签发人”，指发文机关最后核查并批准上行文发出的领导姓名，即机关正职负责人或主持工作的负责人。

在公文实务中，作为一种内部流程控制，公文的拟稿、会商、审核、签发、印制和用印等环节均有责任人。也就是说，包括平行文、下行文在内的所有公文，实际上也都有签发人，只是这些不直接显现于公文当中，而是体现在流程控制单（比如公文处理单、发文稿纸等）的签字把关环节，代表已经完成“先核后签”和作为检查追责的依据。在这些内部流程中，某一方面的工作可由分管领导签发，一般事务性公文可由办公部门负责人签发。不过，上行文、事关全局性的公文必须由机关正职负责人或主持工作的负责人签发，而且仅有上行文才可以有显现于公文当中的签发人。

那为什么上行文签发人要单独显现于公文当中呢？这主要有两个方面原因：首先便于上级收文机关及时与发文机关负责人取得联系，比如在请示类的上行文中，还要根据《格式》第7.3.6条附注联系方式。其次是一种责任压力的传导，作为上行文的签发人，必须对公文的真实性、可行性、正确性等负责。这样一来，上行文签发人的行事会更加谨慎，但这并不意味着，在平行文、下行文中，不直接显现于公文当中而仅体现在流程控制单上的签发人就可以“为所欲为”。此时，流程控制单上的签发人同样承担着相同的责任，仅仅只是在公文处理时的“回旋空间”稍大一点而已。这里所说的“回旋空间”，并不是指推脱责任，而是指解释沟通。

还有一种情况，就是联合行文时会有多个签发人。在公文完成拟稿、会商、审核环节后，由主办机关牵头征求各联合发文机关的意见并请其领导签字，这个过程称为“会签”。会签结束之后，在公文上按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排签发人姓名。从第7.2.5条的解读中可知，单一机关行文时，发文字号与签发人同处一行；联合机关行文时，最后一个签发人姓名必须和发文字号同处一行。

根据《格式》的具体要求，首先要注意签发人姓名字体为第5.2.2条提及的特定情况，即使用3号楷体字；其次是超过两个签发人时，回行时第三个签发人姓名应与上一行第一个签发人姓名上下两端对齐；最后考虑“均匀编排签发人姓名”的难点，即多字姓名与常见二字、三字姓名的等宽对齐，具体可见第三章第12.2.1小节相关内容的介绍。

【 标准条款 】

【 条款解读 】

除了线条颜色为红色之外，《格式》对版头中的分隔线有两个具体数值要求。首先是发文字号之下4mm。根据该规定，如果之前按照《格式》要求进行的版面设置和版心尺寸不变，那么在先前设置的国标公文“显性”文档网格中，WPS Word制作的版头中的分隔线肯定落于发文字号所在行下横线（即发文字号所在行的下一行上横线）稍下方1.66mm位置。该值的具体计算过程，详见第三章第13.7小节相关内容的介绍。

其次，是版头中的分隔线应与版心等宽，即第5.2.1条规定的156mm。不过，关于版头中的分隔线高度，《格式》没有给出书面定值。但在《应用指南》一书中，认为应结合发文机关标志的字号大小，取值于0.35~0.5mm为宜。这种经过大量试验和反复比较后得出的结果，在实际工作中有着很强的指导意义，可供公文制作时参照拟定。

最后特别需要注意的是，使用WPS Word文字处理软件排版过程中，同发文机关标志一样，版头中的分隔线在编排过程中也会产生磅值损失和位置损失。但出于减少间接误差的考虑，版头中的分隔线区域不补偿自身磅值损失和位置损失（注：尽管自身补偿有助于对WPS Word编排的理解），而是转入标题一并补偿。

【 标准条款 】

【 条款解读 】

《条例》第九条第（七）点规定：标题由发文机关名称、事由和文种组成。这里需要留意的是，为了行文简洁，发文机关标志本身可以视同于发文机关名称。但发文机关标志仅有主办机关名称的联合行文，此时标题必须列明所有联合发文机关名称。此外，如果联合发文机关名称出现在联合行文的标题中，四个及以下的联合发文机关名称（全称或简称）应全部列出，当有四个以上的联合发文机关时，自第四个联合发文机关名称后加“等”进行概括，无需全部列出。

汉藏语系公文具有简练、开放的特点，所以多数公文标题可用一两行进行排布。但与此同时，也有不少“超长”标题需要使用更多行才能完成排布，这就涉及“断句”，即《格式》要求的“词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当”。断句时，人名或地名等专有名词，以及单个的词（含成语）不能断开分置两行，以免产生歧义。

断句后的效果，要达到《格式》要求的“标题排列应当使用梯形或菱形”。这里的“梯形或菱形”主要指上梯形或上菱形，即首行对应。尾行应上短下长，赋予标题结构以稳定感。否则，就成为了“头重脚轻”的下梯形或下菱形，除非标题实在难以断句，一般情况下不予采用此种排布。

公文标题不编排副标题。但必须注意到，《格式》仅包括了“函”“命令（令）”“纪要”等三种特定公文格式，也就是说，《条例》第八条规定的其他12种公文种类，比如决议、决定、通告、通报等文种，包括随后第7.3.4条解读亦即第三章第25节演示的机关应用文（事务文书）组成的“复合体文”等，都可以使用公文的通用格式承载。这就产生了一种标题的特殊情况，即“标题题注”（题下签注）。这在《格式》中虽未涉及，但实际工作却可能遇到，所以要正确掌握标题题注（题下签注）的用法。例如在标题之下正文之上，加括号予以注明关键要素，比如何时经什么会议通过，何时经什么机关批准，或什么机关发布于何时生效等。公文实务中，标题题注通常使用4号字号，字体不变仍为仿宋体字。

标题还涉及标点符号的规范使用，主要需注意以下几点：

1）公文标题是偏正短语，故不使用句末点号，包括句号、问号、感叹号；

2）标题中不使用除了“顿号”之外的句内点号，包括逗号、分号、冒号；

3）标题的事由部分涉及多个机关名称、人名时，各名称之间应使用顿号；

4）标题中“起头”的联合发文机关名称之间不使用顿号，而是空一字标示；但如果联合发文机关名称在标题中属于引用，则直接连排不再空一字标示；

5）当两个以上书名号、引号连用时，之间也不使用顿号，而是直接连排不再空一字标示；

6）标号通常会使用到引号、括号、书名号，偶尔出现破折号、连接号、间隔号，但不使用省略号、着重号、专名号、分隔号。

标题一般使用2号小标宋体字。此外《应用指南》一书中指出标题采用3号字字高的7/8（4.8475mm）作为行间距即可，不宜采用2号字字高的7/8，行距过大会使标题显得不美观。关于这一点，办公人员可以在使用WPS Word文字处理软件的排版实践中作为一种参考，总的原则是应使标题的最后一行必须刚好占满一行，以避免之后的版面失真。

简而言之，即由于标题字体字号的改变，自然而然地将导致行间距增大，因此除了使标题“醒目、美观、庄重”之外，还必须想办法恢复后续正常版面。对于WPS Word文字处理软件而言，就是要利用这种自然的变化形成“对冲”，将之前要素编排中所有剩余的磅值损失和位置损失一次性地完成全额补偿，应使《格式》第5.2.3条设置的国标公文“显性”文档网格与WPS Word实际编排时产生的“隐性”文档网格，亦即因为之前要素编排导致已经多次发生“形变”的版面最终相一致。从而使标题之下的版面能够以先前“行数和字数”的设置正常衔接，并在之后的主送机关、正文等公文首页其他要素中得以赓续。所涉及的具体编排方法，详见第三章第14节标题的相关内容介绍。

【 标准条款 】

【 条款解读 】

《条例》第九条第（八）点对主送机关的定义是：“公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。”需要注意的是，上行文原则上只有一个主送机关，便于公文办理。同时有些公文可能没有主送机关，比如用于向国内外宣布重要事项和法定事项的公告文种。

主送机关无论分几行排布，均顶格居左编排。《格式》仅规定了编排最后一个主送机关的句内点号即后标全角冒号，但并未对不同主送机关之间的句内点号做出明确要求。不过《应用指南》提及了不同主送机关之间句内点号的问题，书中解释到，主送机关的顺序一般按照重要程度排列，各有关单位之间用顿号或逗号分清层次，同类型机关内同级机关之间用顿号分隔，不同类型机关之间使用逗号分隔，最后一个主送机关之后标全角冒号，比如，综合了同类型机关统称和不同类型机关的“各省、自治区、直辖市党委和人民政府，中央和国家机关各部委，解放军各总部，各大单位，各人民团体：”。上述规范的解释，虽然未出现在《格式》具体条目当中，但无疑对实际工作有着指导意义，可供在公文制作过程中参照拟定。

此外，公文首页必须显示正文，如本条目所要求的：“如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。”

特别需要注意的是，如果标题仅有一行，造成调整行间距后的标题字体下边缘，较主送机关字体上边缘之间“下空一行”的可视化差异较为明显。那么，使用WPS Word文字处理软件排版过程中，为改善这种可视化差异，有必要单独调整标题下一行或称之为主送机关上一行的行间距。但是自主送机关编排完成之后，后续除了签名章要素及嵌套在表格内的联合发文机关印章，将以“段落”“行”的通常概念标准，对下空 N 行的“行”进行定义，而非继续拘泥于采用“标准行高值定值10.23mm”的概念作为标准。

【 标准条款 】

【 条款解读 】

《格式》因为侧重点不同的原因，对公文核心部分“正文”的用语不多。但实际上，正因为正文是整个公文的核心，所以归纳汇集起来，正文在格式方面需要留意之处却为数不少，主要分为以下五个大的方面。

1.公文首页无法显示正文的情况和解决方法

导致公文首页无法显示正文的情况，以下进行了汇总并罗列出解决方法。总的原则是，必须保证首页显示正文。

1）发文机关标志的联合发文机关过多。此时，可以仅使用主办机关名称。

2）联合行文的签发人过多。当发文机关标志的联合发文机关虽然较多，但仅仅是由于签发人同样过多的原因，造成首页无法显示正文时，可以依据《格式》每行排布两个签发人的规定稍做调整，增加每行签发人的排布个数，比如每行排布三个签发人。

3）标题过长。当出现这种情况时，可以根据第7.3.5.5条的规定，并采用第7.3.1条解读中调整标题行间距的方法予以解决。

4）主送机关过多。按照第7.3.2条规定，应当将主送机关名称移至版记。

2.子要素“结构层次序数”

就《格式》对“文中结构层次序数”的要求，除了第一层、第二层的规定字体有异之外，在公文实务中要注意以下几个方面：

1）严格按照“一、”“（一）”“1.”“（1）”进行标注，做到“有序不越级”。即按照从大到小方式排列公文整体的结构层次序数，同时也不要用错字体。公文中使用了《格式》规定的结构层次序数之后，应尽量避免还出现“首先、其次、再者”“第一个方面、第二个方面、第三个方面”“此其一、此其二、此其三”等不合规范的结构层次序数表示方法。

2）上一点所述的“有序不越级”，包括了两种特殊情况的处理。首先对“文中结构层次序数”而言，当需要分小点具体叙述一个事务的几个方面，且不需要过多的结构层次序数时，则可以直接使用规定的最小文中结构层次序数，比如（1）、（2）等。其次是对于字体来说，当正文中出现了纵向表格时，顶端行“表头”可使用《格式》规定的第一层黑体字，以及可能存在的左侧列“表头”可使用规定的第二层楷体字。通过这种方法，以示表格的“表头”部分与其他内容的区分。

3）要适度不宜过细。公文中使用的结构层次序数要适度，如果过细则显得很不紧凑，产生散乱、零碎之感。《格式》所规定的4个结构层次序数，一般而言在公文中已经够用，所以在公文事务中尽量不要超出。

3.正文可能出现的另外三个子要素

除了结构层次序数之外，公文正文撰拟过程中，还会出现《格式》未规定但实务中会遇到的三个子要素：

1）因为内容需要出现了纵向表格，那么表格宽度应不超过纵向页面版心尺寸宽度，即156mm。表格是格式特殊的书面材料，依据内容项目绘制格子（注：WPS Word文字处理软件称之为“单元格”），形成有固定边框的行和列。表格分为纵向表格和横排表格，此处提到的纵向表格系在纵向页面上制作的表格，而横排表格则指《格式》第8条规定的在横向页面上制作的表格。其中，表格的第一行通常称之为顶端行“表头”，而第一列则称为左侧列“表头”。所谓“表头”，即为表格的开头部分，或称之为“项目”。表头还有一种特殊的表现形式即“双（多）表头”，同时包括有顶端行“表头”和左侧列“表头”的内容，两（多）者中间使用一条斜划线隔开，通常位于表格的第一行第一列。

表格内容的相关突出性质，借由表头分门别类，根据内容不同，表头设计也有所区别。之后在表格内分别填入文字、数字甚至图片，便于统计查看。如果纵向表格较长超过一面，应在第二面续接的表格再制作顶端行“表头”，避免第二面续接的表格在印刷或打印完毕后，仅能呈现左侧列“表头”而缺乏顶端行“表头”造成不易阅读和理解。

2）有少数图片必须制作于正文当中时，图片宽度不应超过页面版心尺寸宽度。一般而言像素应不低于出版物要求的500dpi（每英寸点数），使其印刷（打印）后可以保持较高分辨率而不失真。特殊情况下，可以现场实际取得的动态图（影）的像素为准。图（影）的颜色，以其底片原有颜色为准。

3）根据纵向表格或横排表格的数据或文字生成了图表和含框图、关系图、智能图形等在内的逻辑图形。首先，应注意数据表格必须与生成图表同时存在，即“数图相依”。切不可因为图表已经生成，就不再保留原始数据表，否则图表很可能由于缺乏数据表而变得不易理解或有失精确。其次，文字表述而生成的直观性的含框图、关系图、智能图形等在内的逻辑图形，亦必须保留文字描述且做到通俗易懂，即“文图相依”。再次，这里所说的“数图相依”和“文图相依”，并非指两者一定要同时出现在公文正文当中，也可能是两者之一移至于附件，但是必须完整存在于公文的某个要素。最后，图表所生成的颜色，以所使用的排版系统或文字处理软件默认自动出现的颜色次序为准。逻辑图形使用的颜色必须朴素并接近公文用纸80%~90%的纸张白度，使图形内的文字能够以符合公文正文要求的颜色得以呈现，即《格式》所要求的BL100%。此外，图表和逻辑图形宽度不应超过页面版心尺寸宽度。

后续第三章的第16节，将就正文中上述特殊子要素的编排方法，进行探索试验性质的研究。

4.正文行文时的注意事项

在公文正文写作时，还应严格执行《格式》第2条所列的关联标准，从而使得整个公文标准规范。此外，《应用指南》一书中指出，如果需要引用其他公文时，应按照加书名号的公文标题在前、加圆括号的发文字号在后的方式引用，比如“根据《国务院国有资产监督管理委员会关于×××××的通知》（国资发〔2012〕××号）的要求”。

5.正文行文结束后的 “ 两端对齐 ” 检查

对于WPS Word文字处理软件而言，关于正文的《格式》要求可一次性设置完毕。因为正文制作的复杂性，为确保系统默认的“两端对齐”方式始终有效，在所有正文输入完毕后，还要进行一次“两端对齐”的检查。

【 标准条款 】

【 条款解读 】

要清楚解释“附件说明”条款，首先必须澄清办公实务中最常见的误区，即把不属于附件的公文正文也当作附件来处理。

在整个公务办理过程所要涉及的文书家族中，因工作需要而具有直接实用价值和某种惯例体式的文书超过上百种。其中，仅有15种成为了法定公文种类，有着相应的法律地位，从而具备单独发文的资格。

而除此之外的庞大文书群组，虽然同样承担着“贯彻党和国家方针政策、发布法律规章制度、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况、交流经验”等功能，却不属于《条例》规定的法定文种，没有相应的法律地位，所以也不具备单独发文的资格，被统称为“机关应用文”或“事务文书”。

机关应用文（事务文书）如果需要发文，就必须在15种法定公文中确定一个载体（“文件头”）予以支持，表现形式为“以文载文”和“文后有文”。这种形式，就被称之为“复合体文”。比如《中国共产党×××委员会关于发布年度工作计划的通知》，这时法定文种“通知”仅是作为载体，在事由部分表达了诸如“××××年度工作计划已制定完毕，现予以发布，望各部门遵照执行。”之后，即另起一面，直接编排“工作计划”这一机关应用文（事务文书）文体，最后才制作版记。此类“复合体文”综合起来有以下几种类型：

1）批转（转发、翻印）类通知或通报。这种类型在日常办公实务中比较常见，比如第三章第14.7小节的举例：××××××局关于转发《××××××厅关于转发<××××××部关于××××××意见的通知>的通知》的通知。实际上，不少此类公文，都可以视情况直接调整为《××××××局关于转发××××××意见的通知》。

2）印发（下发）类通知或决定。借助该载体的机关应用文（事务文书），比如办法、细则、条例、任务、方案等。

3）颁布（发布）类命令（令）或通告。借助该载体的机关应用文（事务文书），比如法律、规章、制度、标准、公约、守则等。

4）报送（上报）类报告或请示。借助该载体的机关应用文（事务文书），比如计划、总结、预案、简报、体会等。

也就是说，上述被批转（转发、翻印）、印发（下发）、颁布（发布）、报送（上报）的内容，在发文机关署名、成文日期和印章之后另面编排，结束后制作版记。但不属于公文正文的附件，不列入附件说明。澄清了这个办公实务中关于附件最常见的误区之后，能够称为“附件”的内容也就随之大大减少。

根据《条例》第九条第（十五）点的解释，附件是公文正文的说明、补充或参考资料。《应用指南》一书中，认为公文正文的一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往会隔断公文前后的联系而造成阅读上的不便，需将其从公文正文中抽出来作为公文的补充单独表述，即附件。综合上述说法，可将公文附件定义为“是完善丰富或准确表达公文正文所必需的，但又无法或不宜与公文正文一起编排的内容。”也就是说，公文附件是正文内容的一部分。

因此，在公文正文涉及附件之处，应使用圆括号标注“（见附件）”或“（见附件×）”。同时，在公文正文之下，以及发文机关署名、成文日期和印章之上，汇总并说明公文中依次出现的附件顺序号和名称。一是表明两者之间不可分割的联系，二来便于阅读，这就是附件说明存在的意义。

附件说明的格式有着明确规定，特别要注意以下几点：

1）仅有一个附件时，正文后下空一行居左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称，无需添加顺序号，比如“附件：××××××”即可。

2）多个附件时，编排方法大体同单个附件，但附件顺序号由“附件：1.”的格式组成，此处阿拉伯数字后需注意使用实心句号（注：Windows系统自带英文输入法的句号或中文输入法切换到“半角”英文状态时的句号）。同时，整个附件顺序号和附件名称均不空格。

3）多个附件时，附件顺序号应按照在公文正文中出现的先后次序进行编排，名称亦应一致。

4）附件名称本身可包含第7.3.1条所解读的标点符号，但附件名称后不加任何标点符号。

5）附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。这里“附件名称的首字”，对仅有一个附件的公文而言，指第一行附件名称的首字；对于有多个附件的公文而言，均指向每个附件名称的首字。

但是，《格式》并未涉及办公实务中常见的“复合体文”、“附件嵌套子附件”的说明和相应编排，在本书第三章第17.3.1.4小节和第25节，对编排“附件嵌套子附件”“复合体文”进行了探索试验性质的研究。

【 标准条款 】

【 条款解读 】

根据《条例》第九条第（十一）、（十二）、（十三）点规定，发文机关署名、成文日期和印章（签名章）的解释分别如下。

（十一）发文机关署名：署发文机关全称或规范化简称。

（十二）成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人的日期。

（十三）印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符，有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

以上3个要素紧密联系、相互影响，构成了公文的生效标志，即什么公文由什么机关在什么日期颁布，并由印章确认上述生效的真实性。这里需要注意以下几点：

1）发文机关署名全称必须与印章做到“图文相符”。发文机关署名的简称要求同第7.2.4条解读对发文机关标志简称的要求。

2）与单一机关行文的成文日期不同的是，联合机关行文的成文日期是指最后一个联合发文机关的签发日期，被视为所有联合发文机关的共同成文日期。并按照发文机关顺序，将共同成文日期编排于最后一个联合行文机关署名之下。比如有A、B、C、D、E等5个联合发文机关，联合发文由C最后签发，即以C的签发日期作为A、B、C、D、E的共同成文日期。但该共同成文日期，编排于最后一个联合行文机关署名E之下。

3）签发人签名章属于印章的一种特殊形式，同样要做到“图文相符”。

4）当一些会议通过的决定、决议等文种，使用通用公文格式承载时，可使用第7.3.1条解读中提及的“标题题注”（题下签注）形式，标明发文机关署名甚至成文日期。

从《条例》第九条第（十三）点可以知道，公文中有发文机关署名的，唯有特定发文机关标志的普发性公文可不加盖印章，但《条例》并未给出“普发性公文”的定义。从字面上的意思理解，所谓“普发性公文”，就是“普遍发送性质的公文”。而且通常认为：普发性公文在格式上，指没有特定的主送机关，或仅在成文日期后以附注形式标明比如“（此件发至县团级）”的公文。有的普发性公文，甚至在新闻媒体上发表，或在街头巷尾“广而告之”。

《条例》第八条公文种类编入的文种中，“普发性公文”可以使用决议、决定、通告、意见、通知、通报、纪要等。但这并不意味着上述文种就一定是“普发性公文”，或者未列入的其他文种就不能适用“普发性公文”，仅仅只能说决议、决定、通告、意见、通知、通报、纪要等文种是“普发性公文”的主要载体。

综上所述，“普发性公文”就是本机关单位涉及范围内的人员甚至包括广大人民群众，均在相同时间内收到，且至少需要了解的同一份文件，多围绕着近期重大事项和当前中心工作展开。

如此一来，普发性公文的涵盖范围就相当大了，同时对公文管理也造成了一定压力。比如，哪些普发性公文需要哪些机关单位纳入公文管理，哪些又不需要纳入等。为此，近年来不少地方和部门都出台了包括普发性公文在内的公文管理办法，对此予以规定。

【 标准条款 】

【 条款解读 】

中国党政机关的印章样式在世界各国中算是比较独特的。国外的党派或行政机构将中国党政机关印章形容为“红红的、圆圆的，沿着圆弧边刻有一排中国字的机构（单位）签名章”。而国外的党政机构印章多为方形，蓝色或黑色。在外国人眼里，中国印章本身就是一种鲜明的“中国风”。可以说，《格式》关于“印章用红色，不得出现空白印章”的规定，也完全契合了这种“中国风”。

目前我国党政机关使用的印章规格，不包括钢印在内，大体分为60mm、50mm、45mm、42mm等4种，详见《中共中央办公厅印发〈关于各级党组织印章的规定〉的通知》（中办发〔1983〕37号）和《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号）。从这两个规定可以看到，大部分党政机关所使用的的印章规格为42mm×42mm。而根据《格式》要求的版心尺寸以及行数和字数，可以得知WPS Word页面设置通用公文格式每行的标准行高约为10.23mm。所谓“印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内”，即印章必须上距正文（或附件说明）10.23mm之内。这样，除了60mm印章规格将占据6个标准行之外，其余均只占据5个标准行。

在未出现第7.3.5.5条所述特殊情况的正常编排时，对于除60mm印章规格之外的公文而言，仅占一行的单一发文机关署名，应在正文（或附件说明）后下空3行（即第4行）的位置，随后成文日期编排在单一发文机关署名之下（即第5行）的位置。随着“印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期”，方能满足“印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内”的规定。对60mm印章规格的仅占一行的单一发文机关署名，则应处在正文（或附件说明）后下空4行（即第5行）的位置，成文日期编排在发文机关署名之下（即第6行）的位置。而对于超过一行的超长单一发文机关署名，应按其所占的行数，相应减少在正文（或附件说明）后的下空行数。

联合行文时，除60mm规格之外的其他印章同样在正文（或附件说明）后下空3行，成文日期编排在最后一个发文机关署名之下。如果是60mm印章规格，则要多空1行。

综合来说，《格式》对联合发文机关署名、成文日期和印章（签名章）的主要要求有以下几点：

1）联合发文机关的署名按照发文机关标志顺序整齐排列在相应位置。换而言之，要将联合发文机关按照党政机关排序高低进行排列，以中国的通常惯例，表现在公文署名当中的次序就是自上而下、从左至右。

2）“印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名”。对于公文制作而言，这条规定的意思是每个联合发文机关署名都要加盖印章。同时，正确理解“居中下压”应以随后第3）点和第6）点的表述为准，方能满足《格式》所要求的“醒目、美观、庄重”的原则。

3）最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期。也就是说，只有最后一个印章需要编排成文日期。这里规定的“居中下压”，首先指发文机关署名、成文日期和印章的纵向中心线应重合（即WPS Word水平位置居中对齐），其次是印章下边缘必须与成文日期下边缘相切。

4）与对单一机关行文规定的“以成文日期为准居中编排发文机关署名”不同，联合行文并未对最后一个发文机关署名和成文日期的居中参照物做出明确要求。从这个方面理解，就是最后一个发文机关署名能够与成文日期和印章做到水平位置居中对齐即可，这一点对于使用WPS Word文字处理软件规范进行制作省事不少。

5）与超过一行的超长单一发文机关署名相同，因联合发文编排印章的需要，可能导致较长的发文机关署名，无法同时满足编排印章和编排发文机关署名的需要。这种情况下，可分为两行或多行排布发文机关署名。此时，就涉及重新计算在正文（或附件说明）之后的下空行数，以编排分行排布的发文机关署名。当同处一排的发文机关署名均不带成文日期时，分行排布的联合发文机关署名，应与同处一排的其他未分行排布的发文机关署名为参照物垂直位置居中对齐。无论是否分行排布，最后一排（含仅有一排）的其他发文机关署名的最后一行，均以带成文日期的最后一个联合发文机关署名的最后一行（含仅有一行）为参照物垂直位置靠下对齐。

6）当联合发文机关印章大小不一时，第一排无成文日期的印章应假想存在有成文日期，并以规格最大的印章为基准上距正文（或附件说明）一行之内，而在第一排的其余印章则以其为参照物，垂直位置靠下居中对齐。其他排无成文日期的印章编排，亦是如此。当某排（含仅有一排）大小不一联合发文机关印章出现了成文日期，则该排联合发文机关印章以加盖在成文日期之上的印章为参照物，垂直位置靠下居中对齐。此时，必须注意：“印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心”。

7）联合行文的“印章之间排列整齐、互不相交或相切”，一方面指的是每排最多排列3个印章确保“互不相交或相切”；另一方面说明印章之间必须有留白的间隙。对于有多排印章的公文而言，横向留白的间隙受到每一排印章规格，以及因此能够排布的印章数量多少的影响，因此不好量化。不过，纵向留白的间隙是可以量化的。虽然《格式》对此未明确予以书面规定，但根据对《格式》第11条所展示的式样图8，使用量尺测量的结果是：上面一排的最大规格印章下边缘，与下面一排最大规格印章上边缘之间的留白间隙约为5mm。

8）联合发文机关的印章排布受其数量影响，因此需要办公人员在熟知通行排布方式的基础上，发挥主观能动性巧妙构思整体布局，本书第20.1.2.3小节非常规均衡分布联合发文机关署名和印章位置的相关内容，可以作为一种借鉴思路。

最后，使用WPS Word文字处理软件完整规范制作国标公文时，印章编排还涉及电子印章的制作。虽然对于少部分高规格印章而言，会根据非强制性标准GB/T 33481—2016《党政机关电子印章应用规范》，在制章结束之后要求附送制章的电子底版，所以不受此方面问题的困扰。但是对于使用42mm×42mm印章规格的不少党政机关来说，这种可能性不是每个部门都能享有的。所以本书在第三章专辟第18节，对这方面《格式》未涉及的内容，展开了实验探索性质的研究。

【 标准条款 】

【 条款解读 】

不加盖印章的公文即前述的“普发性公文”，其发文机关署名和成文日期的编排，主要涉及两种情况，一是成文日期短于发文机关署名，则以发文机关署名为参照物编排成文日期；二是成文日期长于发文机关署名，反之以成文日期为参照物编排发文机关署名。

这里应注意的是，成文日期长于发文机关署名时，《格式》要求需要“相应增加发文机关署名右空字数”的描述，可以说是语焉不详。比如，究竟应该右空多少字数？但在《格式》第11条所展示的式样图9中，不加盖印章的联合发文且成文日期长于发文机关署名时，发文机关署名首字比成文日期首字左移二字。虽然说，该版式所展示的对象是联合发文，但对不加盖印章的单一机关发文同样具有指导意义。

不加盖印章的联合行文，发文机关署名和成文日期编排方法亦同单一机关行文。此外，应先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排，与随后加盖签发人签名章的公文的签发人职务和签名章编排方法类似。

【 标准条款 】

【 条款解读 】

签发人职务和签名章设置，在党政机关特定格式公文文种“命令（令）”中使用非常广泛。然而，在党政机关通用格式公文中，有时也会使用到。比如当一些议案制作成通用公文格式呈报，或者几个单位（部门）同时制定和报告的事项需要借助通用公文格式承载等，就涉及签发人职务和签名章的设置。此时，使公文生效的标志不再是印章，而是印章的特殊形式，即“签发人签名章”。

本条目列出了单一机关行文和联合机关行文时，签发人签名章的各自编排方法。这里主要需要留意的是，联合行文时应当先编排主办机关签发人职务、签名章。也就是说，主办机关排序在前，这与《格式》第7.2.4条“联合发文机关标志”和第7.3.5.1条“加盖印章的公文”的规定，属于前后对照的呼应关系。需要注意的是，与联合行文机关的印章规格可能不一致所导致的情况相同，因此联合发文机关签名章的相应调整措施有：

1）当联合发文机关签名章大小不一时，所有签名章必须水平位置居中对齐。以宽度最长的签名章为基准“右空四字”，亦以该签名章为基准“左空二字”标注签发人职务。

2）所有联合行文的签发人职务，均应以字符数最长的签发人职务为基准做到“等宽对齐”。

3）签发人职务在以签名章为基准垂直位置居中对齐的基础上，同时以高度最高的签名章的“左空二字”的签发人职务为基准纵向等高分布。

4）在最后一个签发人签名章下空一行，“右空四字”编排成文日期。

只有这样，联合发文机关签名章规格大小不一致时，签名章“右空四字”编排、“左空二字”标注签发人职务，以及签发人职务和签名章的纵向等高分布等共生问题才能得到较为合理的解决。

还需要注意的是，使用WPS Word文字处理软件完整规范制作国标公文时，印章的编排方法不适用于此处的签发人签名章的编排。盖因两者由于《格式》的不同要求，造成制作方法差别很大，详见第三章第22节和第23节的相关介绍。还有一点需要强调的是，对于使用WPS Word文字处理软件完整规范制作国标公文而言，尽管主送机关之后以“段落”“行”的通常概念标准，对下空 N 行的“行”进行定义。但如果（最后一个）签名章高度过小，造成之后的成文日期“下空一行”编排后的位置可视化差异过于明显，可缩小“下空一行”的行间距，使（最后一个）签名章与成文日期之间为标准行高值定值10.23mm。

【 标准条款 】

【 条款解读 】

这里主要应注意“月、日不编虚位”。在一份同时会出现很多日期的文本中，编制“月、日虚位”无疑会增加易阅读性以及整体的美观程度。但在公文制作中，无论是单一机关发文还是联合行文，均只会出现一个成文日期。那么此时，“月、日”是否编虚位，即与易阅读性以及整体的美观程度无关。

【 标准条款 】

【 条款解读 】

这条规定表达了两个层面的含义。第一个层面的含义是，发文机关署名、成文日期和印章（签名章）必须与正文同页；第二个层面的含义是，如果按照之前《格式》的设置，发文机关署名、成文日期和印章（签名章）无法与正文同页，那么必须调整之前《格式》中比如行距、字距的设置，想办法使其同页。这里所说的之前《格式》设置，主要指主体部分的内容。含版头中的分隔线在内的版头部分，不到万不得已之时，不宜做“牵一发而动全身”的调整。此外，更不能采取缩小电子印章或电子签发人签名章的方法来达成目的，电子印章或电子签发人签名章必须“图实相符”。

有时，会出现一种极端情况，即无论如何排版，“发文机关署名、成文日期、印章”最后一部分始终无法与正文同页，特别是多个机关联合行文时，由于机关众多造成版心尺寸难以全部兼顾，比如所有印章同页实在摆放不下。《应用指南》一书中，对这种特殊情况的处理建议是：“可以采取将印章加盖在下一空白页上，并在该空白页第一行顶格标注‘（此页无正文）’的方法。”作为一种指导意见，办公人员可在实际工作中参考运用。

【 标准条款 】

【 条款解读 】

根据《条例》第九条第（十四）点规定的定义，附注是指公文印发传达范围等需要说明的事项。《应用指南》一书中指出，附注不是对公文正文内容的解释，因此使用时需要注意以下事项：

1）公文附注印发传达的范围一般是下行文和平行文，比如“（此件公开发布）”“（此件发至县团级）”等。目的是告知发送范围和对象，便于相关人员掌握公文办理流程，进行动态管理。

2）上行文标有附注的多为“请示”件，比如注明电话、地址等联系方式，以便上级机关与之及时地双向沟通。关于这一点，与《条例》第九条第（六）点规定“上行文应当标注签发人姓名”相呼应。

3）附注如果内容较多超出一行，回行时顶格。

【 标准条款 】

【 条款解读 】

在第7.3.4条解读了“复合体文”不属于附件的基础上，实践中还让办公人员感到困惑的是，如何区分附件与正文一起装订还是不与正文一起装订？这确实也是办公实务中的一个难点，同第7.2.2条解读所述的定密工作一样，因为涉及人的主观因素比较大，也难以形成量化标准，所以《条例》和《格式》对这方面仅提出了大原则与大方向。

出现附件与正文一起装订或不与正文一起装订的不同情况时，首先版记及附件本身的编排方法有异，其次还涉及文件的收文管理和档案管理。简单说，就是附件与正文一起装订不易发生不小心丢失、弄混淆的情况，比如正文还在但附件却找不着了，或者反之。而附件不与正文一起装订时，这种“尴尬”发生的概率毫无疑问就更大一些。

如果在发文之后，还会因为附件的存在，使得收文机关和发文机关短时间内必须发生诸如反馈、报告、请示等相当紧密的直接联系，宜将此类附件与公文正文一起装订，比如意见反馈表、问卷统计单、报名回执表等。比如某公文《×××局关于举办财务管理培训班的通知》，该公文首先无疑是要让相关单位、部门了解这个财务管理培训班的大概情况；其次的重点，肯定是要相关单位、部门及时将参培人员的报名回执表反馈回来，以便统计整体情况将相应的培训事务安排妥当，否则后续工作无从谈起。所以，这张报名回执表非常重要。

但假如所发公文不是电子文件而是印刷成文，由于报名回执表未与正文一起装订，导致不小心丢失或一下子找不到，就必须重新补发报名回执表。这样，无论对举办培训的单位和参培人员来说，时间上都会很紧张。

行文至此，“不与正文一起装订的附件”的第一点意义就出来了。“不与正文一起装订的附件”，因为收文机关和发文机关无需短时间内再次直接联系，即使出现附件未与正文一起装订导致不小心丢失、弄混淆的情况，也有充裕的时间整理和补齐，不至于因为“不赶趟”而误事。或者说，“不与正文一起装订的附件”大多可以视为是长期事实性存在的内容，比如“××月各区县扶贫工作指标排名”“关于××批次采购服务中存在的若干问题汇总”等。

“不与正文一起装订的附件”的第二点意义，即某些附件内容过多，导致无法“与正文一起装订”。比如《×××局关于在线实时监测系统上线的通知》中，最后一个附件“××在线实时监测系统使用说明书”有近百页，这种情况下，理所当然不宜将该附件与公文正文一起装订，从实用角度而言也是分开装订为佳。

区分清楚“与正文一起装订的附件”和“不与正文一起装订的附件”之后，就产生了《格式》所述的不同编排方法。即“与正文一起装订的附件”中，“附件”二字及附件顺序号比如“附件1”，用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，附件标题居中编排在版心第三行。“不与正文一起装订的附件”中，在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号，并在其后标注“附件”二字及附件顺序号，两者之间不空格，比如“国资发〔2012〕××号附件1”。此时附件标题同“与正文一起装订的附件”一致，即居中编排在版心第三行。

但是，本条目仅规定了附件名称（即条目中的“附件标题”）的字体字号，对附件真正的标题的字体字号却未做要求。一般可以认为，附件中出现的标题字体也应使用主体要素标题的小标宋体字，但字号则应小于主体要素标题规定的2号字号。

还需要注意的是，与“复合体文”相同，不论“与正文一起装订的附件”还是“不与正文一起装订的附件”均要另面编排，这在公文实务中有时会被忽略。

【 标准条款 】

【 条款解读 】

在公文格式各要素中，版记与版头相呼应，代表着一份公文的收尾及其完整性。版记至少包括两个方面的要素，即版记中的分隔线、印发机关和印发日期。特别需要注意的是以下几点：

1）公文以正常的普通页面印刷或打印时，版记必须落于偶数页，即使版记页因为前面出现了空白页而未编排页码。

2）如果公文制作成“书籍折页”（即“四面折页”），版记也必须落于最后一面即4的倍数所在面。当然，这也可以认为是特殊形式的偶数页。

3）如果转发的附件是本身就有版记的文件，应保留该版记不得删除。

【 标准条款 】

【 条款解读 】

与版头中的分隔线一样，版记中的分隔线同样既有醒目的分隔作用，对阅读者也有提示性作用。两者的宽度均相同，即与版心等宽的156mm，但后者使用的颜色为黑色。与版头中的分隔线高度只有一种规格不同，版记中的分隔线因为存在多种不同要素，所以分隔线高度被分为两种规格。简单来说，“一首一尾”必须用粗线（推荐高度为0.35mm）。所谓“一首一尾”，是指首条分隔线与版记中第一个要素所在行的上横线重合，末条分隔线与版记所在页面的版心下边缘重合。

而“一首一尾”中间的分隔线，不论有多少条，均使用细线（推荐高度为0.25mm）。

【 标准条款 】

【 条款解读 】

根据《条例》第九条第（十六）点规定，抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。与第7.3.2条解读的主送机关一样，不同抄送机关的顺序也是按照重要程度排列，之间的句内点号编排亦相同。

抄送机关是版记中的第一个要素，但不属于必填项。也就是说如果有抄送机关，应编排在属于必填要素的“印发机关和印发日期”之上一行。其具体编排方法，本条目中对“字体字号”“空字数量”，以及“标点符号”都做了明确规定。

除此之外，接第7.3.2条所述，“如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。”此时，应当将主送机关置于可能有的抄送机关之上一行，但两者之间不加分隔线。没有抄送机关时，则将主送机关直接替代抄送机关位置。主送机关名称移至版记后，要将“抄送”二字改为“主送”，并把原有的最后一个机关名称所标全角冒号改为句号收尾，其他编排方法同抄送机关。

在公文实务中，还要特别注意“抄送：”“主送：”的书写，即全角冒号前不要加“机关”二字。

【 标准条款 】

【 条款解读 】

根据《条例》第九条第（十七）点规定，印发机关和印发日期是指公文的送印机关和送印日期。这里需要注意的是，成文日期和印发日期指的是两个时间段，可能存在时间差。

本条目对“印发机关和印发日期”的具体编排方法做出了明确规定，比如“版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开”，可以理解为其他要素必须居于可能的抄送（主送）机关之后，但又必须位于印发机关和印发日期之前。所谓“细分隔线”，是指《格式》第7.4.1条提到的推荐高度为0.25mm的“中间的分隔线”。

除了版记中的分隔线、抄送（主送）机关、印发机关和印发日期等常用要素之外，版记中可能的其他要素，比如还有“印刷份数”，虽然“印刷份数”未在《格式》中直接显现，不过根据第7.2.1条的解读，“份号”与“密级和保密期限”又是联体出现的。一言以蔽之，即当不存在“密级和保密期限”但又需要使人知悉公文分发整体情况时，则可在版记中添加“印刷份数”。那么此时，“印刷份数”居于可能的抄送（主送）机关之后，但又必须位于印发机关和印发日期之前，三者之间各使用一条细分隔线隔开。在第三章第30节印刷份数相关内容中，详细介绍了版记中出现“印刷份数”要素后的编排方法。

还需要注意的是，一般而言，版记应当以“印发机关和印发日期”收尾。但是有时，还可能出现“翻印机关和翻印日期”要素。《格式》并未对“翻印机关和翻印日期”进行明确规定，但《应用指南》一书中，指出“翻印文件时需给出翻印机关和翻印日期，并标注在印发机关和印发日期的下方位置。翻印机关居左空一字标注，用全称或规范化简称。翻印日期居右空一字标注，用阿拉伯数字完整写明年、月、日，后加‘翻印’二字”。这个规范的解释虽然未编入《格式》的具体条目，但无疑对实际工作有着指导意义。也就是说翻印文件时，无需借助“复合体文”的形式，在被翻印公文版记的印发机关和印发日期的下方位置，直接标注翻印机关和翻印日期收尾，而原来收尾的“印发机关和印发日期”则位置提前一行。

“翻印机关和翻印日期”的字体字号，应与“印发机关和印发日期”相同。但与“成文日期和印发日期”稍微不同的是，“翻印日期和印发日期”指的是两个肯定不一致的时间段。

【 标准条款 】

【 条款解读 】

页码是公文页数的顺序号。标注页码，有利于公文的编排、印刷、装订、收阅、统计和检索。

本条目要求“公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。”以及“公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。”意思是说，公文以及与正文一起装订的附件，除版记页前出现了空白页之外，都必须连续编排页码。

对页码的编排方法，主要应注意单页码、双页码的各自不同位置，以及“一字线”的放置。本条目规定的“一字线上距版心下边缘7mm”，对于WPS Word文字处理软件而言，就是在页面设置时正确设定“页脚”与下页边距的距离，使符合《格式》“字体字号”要求的页码，能够自动满足“一字线上距版心下边缘7mm”。此外，虽然《格式》并未明确规定，居中一字线应在页码数字前后空0.5个字符。但在该标准第11条所展示的式样图2、4～10、12中，只要涉及页码的式样图，居中一字线均在“全角”状态下，进行了前后各空0.5个字符的操作。

在制作页码之前，必须对已结束行文的公文进行整体性检查，主要包括确定公文是否为“复合体文”、附件是否与正文一起装订、公文正文或与正文一起装订的附件是否有横排表格、版记前是否有空白页等。通过这些整体性检查，最终确定页码“怎么编”，以及“编至何处”。

对于WPS Word文字处理软件而言，一份普通文档的页码是在制作之前就设置好，还是最后一起进行设置，实际上仅仅只是使用者的个人习惯，而并无哪种“个人习惯”更具优势之分。但就标准公文制作来说，宜根据《格式》所列条目先后次序放在最后进行页码设置。最主要的原因，可能源于上述整体性检查所涉及内容的复杂性，所以待最后一起计算需要设置页码或不需要设置页码的部分时，稍微不容易“犯迷糊”。

尽管如此，《格式》的表述仍然存在两个问题，分别是：

1）前述第7.3.4条解读中提及的“附件嵌套子附件”，如果与正文一起装订时，页码是否应当连续编排？

2）在后述第8条解读将提及的，公文正文或与正文一起装订的附件中的超A4纸型横排表格，页码是否应当连续编排？

这两个问题都是比较复杂的，但《格式》均未予以具体规定。所以后续第三章第五大部分的第33节相关内容中，将在《格式》“规定动作”的基础上，对这些内容展开试验探索性的研讨。 M4zeJtcfpVjhRQfC0bbY5nh6H/AkDtl7x0jMMO9PDfgrAfobkawKDhoV0DQg6aki